PUSKESMAS MUSUK I
KABUPATEN BOYOLALI
TAHUN 2019
PEDOMAN PENGENDALIAN DOKUMEN
PUSKESMAS MUSUK I
KABUPATEN BOYOLALI
I. PENDAHULUAN
Dokumen Puskesmas merupakan data manajemen Puskesmas, sehingga
data maupun dokumen Puskesmas wajib dikelola secara baik agar tidak
sampai tercecer bahkan hilang. Untuk memudahkan didalam pengelolaan
dokumen, penting ditentukan sistem pengendalian dokumen agar
memudahkan didalam pengelolaan, penyimpanan dan pencarian untuk
diberlakukan pelaksanaannya. Upaya pengelolaan dokumen di Puskesmas
ditujukan untuk dokumen yang bertalian dengan dokumen administrasi
Puskesmas maupun dokumen akreditasi Puskesmas. Oleh karena itu sebagai
acuan didalam pengelolaan dokumen maka wajib disusun Pedoman
Pengendalian Dokumen Puskesmas.
a. Surat Masuk
1) Surat masuk diterima oleh petugas administrasi pada bagian Tata
Usaha.
2) Petugas administrasi surat melakukan pencatatan data agenda surat
masuk dan melakukan penyimpanan.
3) Pengguna tujuan surat dapat melihat dan memeriksa data maupun isi
surat masuk yang ditujukan kepadanya.
4) Apabila surat masuk tersebut salah alamat, surat segera
dikembalikan ke Petugas administrasi surat agar dilakukan
penyesuaian.
5) Pengguna tujuan surat dapat menangani surat masuk dengan
membuat disposisi.
b. Disposisi
1) Alur disposisi merupakan kelanjutan dari penanganan surat masuk
atau disposisi lanjutan,
2) Pembuat disposisi merupakan pengguna tujuan surat yang menerima
surat masuk pertama kali atau penerima disposisi yang melakukan
disposisi lanjutan,
3) Format disposisi dilengkapi dengan keterangan perintah yang
diberikan kepada penerima disposisi.
4) Penerima disposisi harus menindaklanjuti disposisi dan melaporkan
pelaksanaan tindak lanjut disposisi kepada pembuat disposisi.
5) Apabila diperlukan, penerima disposisi dapat melakukan disposisi
lanjutan kepada pejabat di bawahnya.
c. Surat Keluar
1) Konsep surat dibuat oleh unit kerja yang mempunyai inisiatif untuk
membuat konsep surat keluar.
2) Konsep surat dibuat dengan menggunakan template/ acuan sesuai
dengan ketentuan yang mengatur tentang tata naskah dinas pada
Pemerintah Daerah.
3) Konsep surat harus diajukan kepada atasan untuk mendapat
persetujuan.
4) Surat yang telah disetujui oleh atasan diberi nomor sesuai dengan
format penomoran agenda surat keluar.
5) Surat yang telah diberi nomor kemudian dicetak dan dibubuhi tanda
tangan dan cap sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan.
d. Penyimpanan dokumen/arsip kepegawaian puskesmas dilakukan dengan
menggunakan box file masing-masing nama pegawai
e. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan dimasing- masing kelompok
pelayanan, sedangkan di administrasi dan manajemen (admen)
menyimpan master dokumen semua kelompok pelayanan dan program.
Format SK
TENTANG
MEMUTUSKAN :
Menetapkan :
KESATU : Keputusan Kepala Puskesmas Musuk I Tentang
Persyaratan Kompetensi Penanggung Jawab Upaya di
Puskesmas Musuk I.
KEDUA : Persyaratan kompetensi petugas penanggung jawab
upaya sebagaimana dimaksud pada diktum KESATU
keputusan ini adalah sebagaimana pada lampiran
Surat Keputusan ini.
KETIGA : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan
ketentuan akan dilakukan koreksi apabila ternyata di
kemudian hari terdapat perubahan atau kekeliruan.
Ditetapkan di Boyolali
pada tanggal 05 Januari 2019
LAMPIRAN
KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS
MUSUK I
KABUPATEN BOYOLALI
NOMOR 800/II/ /139/TAHUN 2019
TANGGAL 5 JANUARI 2019
Keterangan :
Margin kiri : 2,54 cm, margin kanan : 2,54 cm, margin
atas : 2,54 cm, margin bawah : 2,54 cm
Font : Bookman Old Style, Ukuran : 12
Spasi sesuaikan dengan format kolom ini
Naskah diketik pada kertas F4 lebar:21,5 cm (8,5’’)
tinggi: 33 cm (13’’)
Format SPO
JUDUL
No. Dokumen : ....../ IV.1.1 /2018
No. Revisi :0
SPO Tanggal Terbit : 07 Maret 2018
Halaman :1/2
Pengertian
Kebijakan
Referensi 1.
2.
5. Prosedur 1.
6. Unit terkait 1.
KETERANGAN
Margin kiri : 2,54 cm, margin kanan : 2,54 cm, margin
atas : 2,54 cm, margin bawah : 2,54 cm
Font : Arial, Ukuran : 12
Spasi sesuaikan dengan format kolom ini
Naskah diketik pada kertas A4
Format daftar hadir rapat
Hari : ……………………………………………………………………………
Tanggal : ……………………………………………………………………………
Waktu : ……………………………………………………………………………
Tempat : ……………………………………………………………………………
Acara : ……………………………………………………………………………
TANDA
NO. NAMA JABATAN KET
TANGAN
1 1.
2 2.
3 3.
4 4.
5 5.
6 6.
7 7.
8 8.
9 9.
10 10.
Boyolali , ………………………
Nomor : 005/ /139 /2019
Sifat :
Lampiran : -
Hal : UNDANGAN
Kepada :
Yth…………………………………
di-
BOYOLALI
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmm :
Hari : ………………………….
Tanggal : ………………………….
Pukul : …………………………..
Tempat : …………………………..
Acara : …………………………..
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
Nama,gelar
Jabatan
NIP.
Format Kerangka Acuan Kegiatan
I. PENDAHULUAN
II. LATAR BELAKANG
III. TUJUAN UMUM DAN TUJUAN KHUSUS
IV. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN
V. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN
VI. SASARAN (harus memenuhi ‘SMART’ – specific, Measureable,
Agresive but attainable, result oriented, time bound)
VII. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN
VIII. EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN
IX. PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN
Mengetahui,
Kepala Puskesmas Musuk I, Penanggungjawab,
……………………………….. ………………………………..
Keterangan :
silakan tulis sesuai dengan format yang sudah disediakan
Font : Arial 12
Format Notulen
NOTULEN RAPAT
JUDUL RAPAT :
RAPAT DIPIMPIN :
TEMPAT :
WAKTU :
AGENDA RAPAT SEBELUMNYA :
PESERTA RAPAT :
RAPAT YANG DIBAHAS :
TANYA JAWAB :
RENCANA TINDAK LANJUT :
REKOMENDASI :
Mengetahui,
Kepala Puskesmas Musuk I, Petugas Notulen,
……………………………….. ………………………………..
Keterangan :
Notulen ditulis tangan di kertas folio bergaris.
Format Notulen Kegiatan
NAMA KEGIATAN :
HARI/TANGGAL :
TEMPAT :
HASIL KEGIATAN :
Pelaksana,
………………………………..
PEMERINTAH KABUPATEN BOYOLALI
DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS MUSUK I
Dk. Drajidan, Ds. Sruni, Kec Musuk, Kab Boyolali 57361, Propinsi Jawa Tengah
Telp. (0276) 3280462 e-mail pkmmusuk1@boyolali.go.id
SURAT PERINTAH
NOMOR : 900/ /139/2018
MEMERINTAHKAN:
Kepada Kepada:
a Nama :
NIP :
Jabatan :
b Nama :
NIP : -
Jabatan :
c Nama :
NIP : -
Jabatan :
Untuk :
Besok pada :
Hari :
Tanggal :
Tempat :
Demikian Surat Perintah ini agar dilaksanakan dengan sebaik-baiknya dan penuh tanggung jawab.
Ditetapkan di Boyolali
Tanggal
LAMPIRAN I
PERATURAN BUPATI BOYOLALI
NOMOR 52 TAHUN 2017
TENTANG
PERJALANAN DINAS KABUPATEN
BOYOLALI
Lembar Ke :
Kode No :
Nomor : 900/ / 139/2018
SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS
(SPPD )
1 Pejabat yang member Perintah : Kepala Puskesmas Musuk I Kabupaten Boyolali
2 Nama / NIP Pegawai yang :
diperintah :
LAMPIRAN I
PERATURAN BUPATI BOYOLALI
NOMOR 52 TAHUN 2017
TENTANG
PERJALANAN DINAS KABUPATEN
BOYOLALI
Lembar Ke :
Kode No :
Nomor : 900/ / 139/2018
SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS
(SPPD )
1 Pejabat yang member Perintah : Kepala Puskesmas Musuk I Kabupaten Boyolali
2 Nama / NIP Pegawai yang :
diperintah :
LAMPIRAN I
PERATURAN BUPATI BOYOLALI
NOMOR 52 TAHUN 2017
TENTANG
PERJALANAN DINAS KABUPATEN
BOYOLALI
Lembar Ke :
Kode No :
Nomor : 900/ / 139/2018
SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS
(SPPD )
1 Pejabat yang member Perintah : Kepala Puskesmas Musuk I Kabupaten Boyolali
2 Nama / NIP Pegawai yang :
diperintah :
I. Berangkat dari :
Ke :
Pada Tanggal :
(............................................) (.........................................)
NIP........................................ NIP. ..............................
NIP. NIP.
NIP. NIP.
VII.PERHATIAN
Pejabat yang berwenang menerbitkan SPPD pegawai yang melakukan perjalanan dinas, para
pejabat yang mengesahkan tanggal berangkat/ tiba serta bendahara pengeluaran bertanggungjawab
berdasarkan peraturan – peraturan Keuangan daerah apabila daerah mendapat rugi akibat kesalaha,
kelalaian, dan kealpaannya.
1. Nama Petugas :
2. Jenis Kegiatan :
3. Hari :
4. Tanggal :
5. Tempat :
6. Hasil Kegiatan :
Pemegang Program
(............................................)
NIP.