PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Salah satu unsur penting dan sangat vital yang menentukan keberhasilan
akreditasi adalah bagaimana mengatur sistem pedokumentasian dokumen.
Pengaturan sistem dokumentasi dalam suatu pedoman untuk proses
implementasi akreditasi Puskesmas Wooi dianggap penting karena dokumen
merupakan acuan kerja, bukti pelaksanaan dan penerapan kebijakan, program
dan kegiatan, serta bagian dari salah satu persyaratan Akreditasi Puskesmas
Wooi. Dengan adanya system dokumentasi yang baik dalam suatu
institusi/organisasi diharapkan fungsi-fungsi setiap personil maupun bagian-
bagian dari organisasi dapat berjalan sesuai dengan perencanaan bersama dalam
upaya mewujudkan kinerja yang optimal.
Dokumen yang dimaksud dalam Akreditasi Puskesmas Wooi secara garis
besar dibagi atas dua bagian yaitu dokumen internal dan eksternal. Dokumen
tersebut digunakan untuk membangun dan membakukan system manajemen
mutu dan sistem manajemen pelayanan. Dokumen internal tersebut berupa
Kebijakan, Pedoman/Panduan, Standar operasional prosedur (SOP) dan
dokumen lain disusun berdasarkan peraturan perundangan dan pedoman-
pedoman (regulasi) eksternal yang berlaku. Agar para pemangku kepentingan
Akreditasi Puskesmas Wooi memiliki acuan dan memudahkan dalam melakukan
dokumentasi perlu disusun Pedoman Tata Naskah Puskesmas Wooi.
B. Maksud dan Tujuan
1. Maksud
Pedoman ini dimaksudkan agar semua pemangku kepentingan memiliki
acuan dalam melakukan standarisasi tata naskah seluruh dokumen terkait
akreditasi Puskesmas Wooi.
2. Tujuan
a. Tersedianya pedoman bagi Kepala, penanggung jawab dan pelaksana
upaya kesehatan di Puskesmas Wooi dalam menyusun dokumen-
dokumen yang dipersyaratkan dalam standar akreditasi,
b. Tersedianya Pedoman bagi pendamping akreditasi di Dinas Kesehatan
Kabupaten Kepulauan Yapen untuk melakukan pendampingan pada
Puskesmas Wooi,
c. Tersedianya pedoman bagi Surveior dalam melakukan penilaian
akreditasi Puskesmas Wooi,
d. Tersedianya pedoman penyusunan dokumen untuk pelatihan
akreditasi Puskesmas Wooi.
A. Tata Naskah
Untuk ketentuan tata naskah Puskesmas Wooi memberlakukan terhadap
semua dokumen yang akan disusun dalam system manajemen mutu dan
akreditasi dengan mengacu pada Surat Keputusan Kepala Puskesmas Wooi
Nomor : /445/SK-ADM/PKM.W.DW/2023 tentang Tata Naskah Puskesmas
Wooi. Adapun ketentuan yang dipergunakan oleh Puskesmas Wooi adalah
sebagai berikut:
1. Pengertian
a. Tata Naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi
pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi
dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam
komunikasi kedinasan.
b. Naskah Dinas adalah Informasi tertulis sebagai alat komunikasi
kedinasan yang dibuat dan atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang
di Puskesmas Wooi.
c. Format adalah naskah dinas yang menggambarkan tata letak dan
redaksional, serta penggunaan lambang/logo dan stempel.
d. Stempel/cap dinas adalah tanda identitas dari suatu jabatan atau instansi.
e. Kop naskah dinas adalah kop surat yang menunjukan nama instansi
f. Penanda tanganan naskah dinas adalah hak, kewajiban dan tanggung
jawab yang ada pada seorang pejaba tuntuk menanda tangani naskah dinas
sesuai dengan tugas dan kewenangan pada jabatannya.
g. Keputusan kepala adalah naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk
hukum yang bersifat penetapan, individual, konkrit dan final.
h. Logo adalah gambar atau huruf sebagai identitas instansi.
2. Asas Naskah Dinas, terdiri atas :
Asas efisien dan efektif, Asas pembakuan, Asas akuntabilitas, Asas
keterkaitan, Asas kecepatan dan ketepatan, Asas keamanan.
3 . Prinsip Naskah dinas:
Ketelitian, kejelasan,singkat dan padat,logis dan meyakinkan.
4. Pengetikan:
a. Bentuk Huruf (fonts)
1. Setiap tulisan naskah dinas termasuk SK dan dokumen lainnya
menggunakan bentuk huruf Times New Roman ukuran 12 dan spasi
1,5.
B. KEBIJAKAN
Kebijakan adalah Peraturan/SuratKeputusan yang ditetapkan oleh Kepala
Puskesmas Wooi yang merupakan garis besar yang bersifat mengikat dan
wajib dilaksanakan oleh penanggung jawab maupun pelaksana. Berdasarkan
kebijakan tersebut, disusun pedoman/panduan dan standar operasional
prosedur (SOP) yang memberikan kejelasan langkah-langkah dalam
pelaksanaan kegiatan di Puskesmas Wooi.
Penyusunan Peraturan/Surat Keputusan tersebut harus didasarkan pada
peraturan perundangan,baik Undang-undang,Peraturan Pemerintah, Peraturan
TENTANG
TATA NASKAH PUSKESMAS WOOI
Menimbang : a. bahwa…………………………………………….;
b. bahwa…………………………………………….;
Mengingat : 1. …………………………………………………….;
2. ……………………………………………………;
MEMUTUSKAN
Ditetapkan di : Wooi
Pada tanggal : 10 Januari 2023
KEPALA PUSKESMAS WOOI,
ZIKHRI REMATOBI,
JUDUL PENETAPAN
DI PUSKESMAS WOOI
A. ....................................................................................................................
I. ..................................................................................
1) ...........................................
- .........................
2) ...........................................
3) ..........................................
- .........................
- ........................
- ........................
4) ..........................................
5) ..........................................
- ........................
- .......................
- .......................
6) ...........................................
II. ......................................................................................
1) .............................................
2) .............................................
3) ............................................
Dst……
Ditetapkan di : Wooi
Pada tanggal : Januari 2023
ZIKHRI REMATOBI,
NIP. 198205092006051002
C. PEDOMAN–PANDUAN
Judul
No. Dokumen :
No. Revisi :
SOP Tanggal Terbit :
(Logo Halaman : (Lambang Puskesmas)
Pemda)
Nama Ttd Ka.Puskesmas Nama Ka. Puskesmas
Puskesmas NIP
a) Jika SOP disusun lebih dari satu halaman, pada halaman kedua
dan seterusnya SOP dibuat tanpa menyertakan kop/heading.
2) Komponen SOP
1. Pengertian
2. Tujuan
3. Kebijakan
4. Referensi
5. Alat dan bahan
6. Prosedur/Langkah-langkah
7. Diagram Alir (jika dibutuhkan)
8. Hal-hal yang perlu diperhatikan
9. Unit terkait
10. Dokumen terkait
o Awal kegiatan:
o Akhir kegiatan:
oSimbol Keputusan: Ya
o Penghubung:
o Dokumen:
o Arsip:
Contoh SOP
JUDUL
No. Dokumen : .../SOP/ADMEN
No. Revisi : 00
SOP
TanggalTerbit : 13 Mei 2023
Halaman : 1/1
5. Alat dan
bahan
6. Prosedur/
Langkah-
langkah
7. Bagan Alir Bila diperlukan
(Times New Roman 10)
Unit :
Nama :
Tanggal Pelaksanaan :
Jumlah
Auditie Pelaksana/Auditor
1. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 14 tahun 2017 tentang Pedoman Tata Naskah
Dinas di Lingkungan Kementrian Kesehatan;
2. Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor 35 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan
Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan;
3. Direktorat Jenderal Pelayanan Kesehatan, Direktorat Mutu dan Akreditasi Pelayanan
Kesehatan Tahun 2017. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Fasilitas
Kesehatan Tingkat Pertama. Kementrian Kesehatan RI.