PUSKESMAS REBI
TAHUN 2024
DINAS KESEHATAN
PEMERINTAH KABUPATEN KEPULAUAN ARU
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pengaturan sistem dokumentasi dalam suatu proses implementasi
akreditasi FKTP sangat penting karena dokumen merupakan acuan
kerja, bukti pelaksanan dan penerapan kebijakan, program dan
kegiatan. Dengan adanya sistem dokumentasi yang baik dalam suatu
institusi/oraganisasi diharapkan fungsi-fungsi setiap personal maupun
bagian-bagian dari organisasi dapat berjalan sesuai dengan perencanaan
dalam mewujudkan kinerja yang optimal. Dokumen secara garis beras
dibagi dua bagian yaitu dokumen eksternal dan dokumen internal.
Dokumen tersebut digunakan untuk membangun dan
membakukan sistem manajemen mutu, sistem pelayanan, perlu disusun
pengaturan-pengaturan (regulasi) internal yang menjadi dasar dalam
pelaksanaan upaya kesehatan di Puskesmas, baik upaya kesehatan
masyarakat maupun upaya kesehatan perorangan. Regulasi internal
tersebut berupa Kebijakan, Pedoman, Standar Operasional Prosedur
(SOP) dan dokumen lain disusun berdasarkan peraturan perundangan
dan pedoman-pedoman eksternal yang berlaku. Untuk memudahkan
dalam mempersiapkan regulasi internal tersebut, maka perlu disusun
Pedoman Tata Naskah Penulisan Dokumen Puskesmas Rebi.
1
3. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 83 Tahun 2022 tentang
Kode Klasifikasi Arsip di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri
dan Pemerintah Daerah
4. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 1
Tahun 2024 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan
Pemerintah Daerah;
5. Peraturan Bupati Kepulauan Aru Nomor 40 Tahun 2019 tentang
Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten
Kepulauan Aru.
2
BAB II
DOKUMENTASI AKREDITASI
PUSKESMAS REBI
3
keperluan insidentil, tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam
melaksanakan pekerjaan dan memiliki tanda/stempel “TIDAK
TERKENDALI”. Yang berhak mengeluarkan dokumen ini adalah
Penanggung jawab Manajemen Mutu dan tercatat pada Daftar
Distribusi Dokumen Tidak Terkendali.
4. Dokumen Kadaluwarsa
Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena telah
mengalami perubahan/ revisi sehingga tidak dapat lagi menjadi
acuan dalam melaksanakan pekerjaan. Dokumen ini harus ada
tanda/stempel “KEDALUWARSA”. Dokumen induk diidentifikasi
dan dokumen sisanya dimusnahkan.
4
BAB III
PENYUSUNAN DOKUMEN AKREDITASI
A. Kebijakan
Kebijakan adalah Surat Keputusan yang ditetapkan oleh Kepala
Puskesmas Rebi yang merupakan garis besar yang bersifat mengikat dan
wajib dilaksanakan oleh penanggung jawab maupun pelaksana.
Berdasarkan kebijakan tersebut, disusun pedoman/panduan dan
standar operasional prosedur (SOP) yang memberikan kejelasan
langkah-langkah dalam pelaksanaan di Puskesmas.
Penyusunan Surat Keputusan tersebut didasarkan pada
peraturan perundangan, baik Undang-Undang, Peraturan Pemerintah,
Peraturan Presiden, Peraturan Daerah, Peraturan Kepala Daerah,
Peraturan Menteri dan pedoman-pedoman teknis yang berlaku seperti
yang ditetapkan oleh Kementerian Kesehatan, Kementerian Dalam
Negeri, Dinas Kesehatan Provinsi, dan Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota.
Surat Keputusan Kepala Puskesmas Rebi dituangkan dalam pasal-
pasal dalam keputusan tersebut, atau merupakan lampiran dari
keputusan.
Format Surat Keputusan disesuaikan dengan Peraturan Daerah
yang berlaku atau dapat disusun sebagai berikut :
1. Penulisan Kop Surat Keputusan ditulis dengan huruf kapital :
a) Jenis Huruf : menggunakan huruf Bookman Old Style
dan di Bold (B)
b) Ukuran Huruf : untuk tulisan PEMERINTAH
KABUPATEN KEPULAUAN ARU, DINAS KESEHATAN
menggunakan ukuran 14, tulisan PUSKESMAS REBI
menggunakan ukuran 18 sedangkan tulisan Jalan, dan
Email menggunakan ukuran 9 dan ditulis miring (Italic)
c) Spasi : spasi menggunakan line spasi 1
d) Lambang : menggunakan lambang Pemerintah
Kabupaten Kepulauan Aru di sebelah kiri dan lambang
Puskesmas di sebelah kanan.
2. Pembukaan ditulis dengan huruf kapital :
a) Kebijakan : Keputusan Kepala Puskesmas Rebi
b) Nomor : ditulis sesuai sistem penomoran di Puskesmas
Rebi, SK/Nomor/PKM R/2024
5
c) Judul : ditulis judul Keputusan tentang
d) Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa
e) Jabatan pembuat keputusan ditulis simetris, di letakan di
tengah margin diakhiri dengan tanda koma (,)
f) Jenis, ukuran huruf dan spasi : menggunakan huruf
“Bookman Old Style”, ukuran 12 dan dibold (B) dengan line
spasi 1
3. Konsideran menggunakan huruf Book Antiqua ukuran 12 dengan
line 1.5 yang meliputi :
a) Menimbang :
1) Memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran
yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan
keputusan,
2) Huruf awal kata “menimbang” ditulis dengan huruf
kapital diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : ), dan
diletakkan di bagian kiri,
3) Konsideran menimbang diawali dengan penomoran
menggunakan huruf kecil dan dimulai dengan kata
“bahwa” dengan “b” huruf kecil, dan diakhiri dengan
tanda baca (;).
b) Mengingat :
1) Memuat dasar kewenangan dan peraturan
perundangan yang memerintahkan pembuat Surat
Keputusan tersebut,
2) Peraturan perundangan yang menjadi dasar hukum
adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau
lebih tinggi.
3) Kata “mengingat” diletakkan di bagian kiri sejajar kata
menimbang,
4) Konsideran yang berupa peraturan perundangan
diurutkan sesuai dengan hirarki tata perundangan
dengan tahun yang lebih awal disebut dulu, diawali
dengan nomor 1, 2, dst, dan dikahiri dengan tanda
baca (;).
4. Diktum :
a) Diktum “MEMUTUSKAN” ditulis simetris di tengah,
seluruhnya dengan huruf kapital,
6
b) Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata
memutuskan sejajar dengan kata menimbang dan
mengingat, huruf awal kata menetapkan ditulis dengan
huruf kapital, dan di akhiri dengan tanda baca titik dua (:).
c) Nama keputusan sesuai dengan judul keputusan (kepala),
seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan
tanda baca titik (.)
5. Batang Tubuh :
a) Batang tubuh memuat semua substansi Peraturan/Surat
Keputusan yang dirumuskan dalam dictum, misalnya :
Kesatu :
Kedua :
Dst
b) Dicantumkan saat berlakunya Surat Keputusan,
perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan
peraturan lainya, dan
c) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran Surat
Keputusan, dan pada halaman terakhir ditandatangi oleh
Kepala Puskesmas yang menetapkan Keputusan.
6. Kaki
Kaki Surat Keputusan merupakan bagian akhir substansi yang
memuat penanda tangan penerapan Surat Keputusan,
pengundangan keputusan yang terdiri dari :
a) Tempat dan tanggal penetapan,
b) Nama jabatan (ditulis dengan huruf kapital) diakhiri dengan
tanda koma (,),
c) Tanda tangan kepala Puskesmas Rebi, dan
d) Nama lengkap kepala Puskesmas Rebi.
7. Penandatanganan
Surat Keputusan Kepala Puskesmas ditandatangi oleh Kepala
Puskesmas, dituliskan nama tanpa gelar dan NIP.
8. Lampiran Surat Keputusan :
a) Halaman pertama harus dicantumkan nomor dan judul
surat Keputusan, seluruhnya ditulis dengan huruf kapital,
menggunakan jenis huruf “Book Antiqua” ukuran 10 Line
spasi 1.
7
b) Halaman terakhir harus ditandatangani oleh Kepala
Puskesmas Rebi
Hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen Surat Keputusan ini, yaitu
kebijakan yang telah ditetapkan Kepala Puskesmas tetap berlaku
meskipun terjadi penggantian Kepala Puskesmas hingga adanya
kebutuhan revisi atau pembatalan.
8
PEMERINTAH KABUPATEN KEPULAUAN ARU
DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS REBI
Jln. Josias Darakay, Desa Rebi. Email : puskesmasrebi@gmail.com
Font :
Bookman Old
KEPUTUSAN Font :
Style
Font :
Bookman KEPALA PUSKESMAS REBI Bookman
9pt
Spasi 1
Old Style
Old Style
14pt
Nomor : SK/NOMOR/PKM R/2024 18pt
Spasi 1 Spasi 1
Font :
Book Antiqua
12 pt
Spasi 1.5
TENTANG
keseluruhan
huruf Kapital …………………………………………………………………
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
KEPALA PUSKESMAS REBI
Menimbang : a. ………………………………………………………………………..
b. ………………………………………………………………………..
c. ……………………………………………………………………….. Font :
Book Antiqua
12 pt
Spasi 1.5 rata
Mengingat : 1. ……………………………………………………………………….. kanan kiri
(justify)
2. ………………………………………………………………………..
3. ………………………………………………………………………..
4. dst Font :
Enter 1x Book Antiqua
12 pt
MEMUTUSKAN : Spasi 1.5
keseluruhan
huruf Kapital
Enter 1x
Kesatu : ……………………………………………………………………………
Ditetapkan di :
Pada tanggal :
KEPALA PUSKESMAS REBI,
Font :
Bookman
Old Style
12pt
Spasi 1.5
9
(Nama tanpa Gelar dan NIP)
Aturan penulisan kebijakan adalah sebagai berikut :
1. Kertas F4 Folio
2. Jenis Huruf Book Antiqua
3. Ukuran 12
4. Spasi 1.5
5. Batas Kertas :
a. Batas atas : 2 cm
b. Batas bawah : 2.5 cm
c. Batas kiri : 3 cm
d. Batas kanan : 2 cm
B. Manual Mutu
Manual mutu adalah dokumen yang memberi informasi yang konsisten
ke dalam maupun ke luar tentang sistem manajemen mutu. Manual
mutu disusun, ditetapkan, dan dipelihara oleh Puskesmas Rebi. Manual
mutu tersebut meliputi :
Kata Pengantar
I. Pendahuluan
A. Latar Belakang
1) Profil Puskesmas Rebi
2) Kebijakan Mutu
3) Proses Pelayanan (Proses Bisnis)
B. Ruang Lingkup
C. Tujuan
D. Landasan Hukum dan Acuan
E. Istilah dan Defenisi
II. Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Penyelenggaraan Pelayanan
A. Persyaratan Umum
B. Pengendalian Dokumen
C. Pengendalian Rekaman
III. Tanggung Jawab Manajemen
A. Komitmen Manajemen
B. Fokus pada sasaran/pasien
C. Kebijakan Mutu
D. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu dan Pencapaian
Sasaran Kinerja/Mutu
10
E. Tanggung Jawab, Wewenangdan Komunikasi
F. Wakil Manajemen Mutu/Penanggung Jawab Manajemen
Mutu
G. Komunikasi Internal
IV. Tinjauan Manajemen
A. Umum
B. Masukan Tinjauan Manajemen
C. Luaran Tinjauan
V. Manajemen Sumber Daya
A. Penyediaan Sumber Daya
B. Manajemen Sumber Daya Manusia
C. Infrastruktur
D. Lingkungan Kerja
VI. Penyelenggaraan Pelayanan
A. Upaya Kesehatan Masyarakat Puskesmas :
1) Perencanaan Upaya Kesehatan Masyarakat, Akses dan
Pengukuran Kinerja]
2) Proses yang Berhubungan dengan Sasaran :
a. Penetapan Persyaratann Sasaran
b. Tinjauan Terhadap Persyaratan Sasaran
c. Komuniasi dengan Sasaran
3) Pembelian (jika ada)
4) Penyelenggaraan UKM
a. Pengendalian Proses Penyelengaraan Upaya
b. Validasi Proses Penyelenggaraan Upaya
c. Identifikasi dan Mampu Telusur
d. Hak dan Kewajiban Sasaran
e. Pemeliharaan barang milik pelanggan (jika ada)
f. Manajemen Risiko dan Keselamatan
5) Pengukuran, Analisis, dan Penyempurnaan Sasaran
Kinerja UKM :
a. Umum
b. Pemantauan dan Pengukuran :
1. Kepuasaan Pelanggan
2. Audit Internal
3. Pemantauan dan Pengukuran Proses
4. Pemantauan dan Pengukuran Hasil
Layanan
11
c. Pengendalian (jika ada hasil yang tidak sesuai)
d. Analisis Data
e. Peningkatan Berkelanjutan
f. Tindakan Korektif
g. Tindakan Preventif
B. Pelayanan Klinis (Upaya Kesehatan Perorangan) :
1) Perencanaan Pelayanan Klinis
2) Proses Yang Berhubungan Dengan Pelanggan
3) Pembelian/Pengadaan Barang Terkait Dengan
Pelayanan Klinis :
a. Proses Pembelian
b. Verifikasi Barang Yang Dibeli
c. Kontrak Dengan Pihak Ketiga
4) Penyelenggaraan Pelayanan Klinis :
a. Pengendalian Proses Pelayanan Klinis
b. Validasi Proses Pelayanan
c. Identifikasi dan Ketelusuran
d. Hak dan Kewajiban Pasien
e. Pemeliharaan Barang Milik Pelanggan
(spesiemen, rekam medik, dsb)
f. Manajemen Risiko dan Keselamatan Pasien
5) Peningkatan Mutu Pelayanan Klinis dan Keselamatan
Pasien :
a. Penilaian Indikator Kinerja Klinis
b. Pengukuran Pencapaian Sasaran Keselamatan
Pasien
c. Pelaporan Insiden Keselamatan Pasien
d. Analisis dan Tindak Lanjut
e. Penerapan Manajemen Risiko
6) Pengukuran, Analisis, dan Penyempurnaan :
a. Umum
b. Pemantauan dan Pengukuran :
1. Kepuasan Pelanggan
2. Audit Internal
12
Layanan
d. Analisis Data
e. Peningkatan Berkelanjutan
f. Tindakan Korektif
g. Tindakan Preventif
VII. Penutup
Lampiran (jika ada)
Aturan penulisan kebijakan adalah sebagai berikut :
1. Kertas F4 Folio
2. Jenis Huruf Book Antiqua
3. Ukuran 12
4. Spasi 1.5
5. Batas Kertas :
a. Batas atas : 2 cm
b. Batas bawah : 2.5 cm
c. Batas kiri : 3 cm
d. Batas kanan : 2 cm
13
sehingga dapat menyusun program kerja lima tahunan yang dijabatkan
dalam kegiatan dan rencana anggaran.
1) Sistematika Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas Rebi
Sistematika Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas Rebi
disusun dengan sistematika sebagai berikut :
Kata Pengantar
BAB I. Pendahuluan
A. Keadaaan Umum Puskesmas
B. Tujuan Penyusunan Rencana Lima Tahunan
BAB II. Kendala dan Masalah
A. Identifikasi Keadaan dan Masalah
a. Kebijakan, RPJMN, rencana strategis Kementerian
Kesehatan, Dinas Kesehatan Propinsi Maluku/Kota
Ambon, target kinerja lima tahunan yang harus
dicapai oleh Puskesmas Rebi.
b. Data-data :
1) Data Umum
2) Data Wilayah
4) Data Cakupan
B. Penyusunan Rencana
2) Penyusunan Rencana
b) Penetapan Kegiatan
c) Pengorganisasian
1) Penjadwalan
14
3) Pelaksanaaan Kegiatan
4) Penggerak Pelaksanaan
BAB III. Indikator dan Standar Kinerja Untuk Tiap Jenis Pelayanan
dan Upaya Puskesmas
BAB IV. Analisis Kinerja
A. Pencapaian Kinerja untuk Tiap Jenis Pelayanan dan Upaya
Puskesmas
B. Analisis Kinerja : menganalisis faktor pendukung dan
penghambat pencapaian kinerja ( dalam bentuk tulang
ikan/pohon masalah)
BAB V. Rencana Pencapaian Kinerja Lima Tahun
A. Program Kerja dan Kegiatan : berisi program-program kerja
yang akan dilakukan yang meliputi, antara lain :
1. Program Kerja Pengembangan SDM, yang dijabarkan
dalam kegiatan-kegiatan, misalnya : pelatihan,
pengusulan penambahan SDM, seminar, workshop, dsb.
2. Program Kerja Pengembangan Sarana, yang dijabarkan
dalam kegiatan-kegiatan, misalnya : pemeliharaan
sarana, pengadaan alat- alat kesehatan, dsb.
3. Program Kerja Pengembangan Manajemen, dan
seterusnya.
B. Rencana Anggaran yang merupakan rencana biaya untuk
tiap-tiap program kerja dan kegiatan-kegiatan yang
direncanakan secara garis besar.
BAB VI. Pemantauan dan Penilaian
BAB VII. Penutup
Lampiran : Matriks Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas Rebi.
15
3. Tujuan : diisi dengan tujuan dari setiap upaya kesehatan.
4. Indikator Kinerja : diisi dengan indikator pencapaian upaya
kesehatan.
5. Cara perhitungan : diisi dengan cara perhitungan masing-masing
target indikator kinerja yang telah ditetapkan.
6. Target : diisi dengan target pencapaian setiap indikator kinerja
yang telah ditetapkan.
7. Rincian Kegiatan : diisi dengan penjabaran kegiatan dari masing-
masing upaya yang harus dilaksanakan dalam rangka mencapai
target yang telah ditetapkan.
8. Kebutuhan Anggaran : diisi dengan perkiraan anggaran yang
diperlukan untuk melaksanakan kegiatan yang telah dirumuskan.
16
Kegiatan yang meliputi usulan mencakup seluruh kegiatan
Puskesmas.
Penyusunan Rencana Usulan Kegiatan (RUK)
memperhatikan berbagai kebijakan yang berlaku sesuai dengan
hasil kajian data dan informasi yang tersedia di Puskesmas Rebi.
Puskesmas Rebi juga mempertimbangkan masukan dari
masyarakat melalui kajian maupun asupan dari lintas sectoral
puskesmas.
Rencana Usulan Kegiatan dilengkapi usulan pembiayaan
untuk kebutuhan rutin, sarana, prasarana, dan operasional
Puskesmas Rebi. RUK yang disusun merupakan RUK tahun
mendatang (H +1), dilakukan pada bulan Januari tahun berjalan
(H) berdasarkan hasil kajian pencapaian kegiatan tahun
sebelumnya (H -1) dan diharapkan telah selesai seluruh proses
penyusunannya pada akhir bulan Januari tahun berjalan. RUK
kemudian dibahas di Dinas Kesehatan Kabupaten Kepualuan Aru
selanjutnya terangkum dalam usulan Dinas Kesehatan Kabupaten
Kepualuan Aru akan diajukan ke DPRD untuk memperoleh
persetujuan pembiayaan dukungan politis.
Setelah mendapatkan persetujuan, selanjutnya diserahkan
ke Puskesmas melalui Dinas Kesehatan Kabupaten Kepualuan
Aru. Berdasarkan alokasi biaya yang disetujui tersebut, secara
rinci RUK dijabarkan ke dalam Rencana Pelaksanaan Kegiatan
(RPK). Penyusunan RPK dilaksanakan pada bulan Januari tahun
berjalan dalam forum Lokakarya Mini yang pertama.
17
Penyusunan RUK terdiri dari :
a. Analisis Masalah dan Kebutuhan Masyarakat
Analisis masalah dan kebutuhan masyarakat di wilayah
kerja Puskesmas Rebi dilakukan melalui kesepakatan Tim
Penyusun PTP dan lintas sektoral Puskesmas Rebi melalui :
1) Indentifikasi masalah dan kebutuhan masyarakat
akan pelayanan kesehatan
2) Menetapkan urutan prioritas masalah.
3) Merumuskan masalah.
4) Mencari akar penyebab dengan menggunakan diagram
sebab akibat, pohon masalah, dan curah pendapat
b. Penyusunan RUK
Penyusunan RUK meliputi Upaya Kesehatan Masyarakat
(UKM) terdiri dari UKM Esensial dan UKM Pengembangan,
Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP), Pelayanan
Keperawatan Kesehatan Masyarakat, Kefarmasian, dan
Laboratorium yang meliputi :
1) Kegiatan tahun yang akan datang,
2) Kebutuhan sumber daya,
3) Rekapitulasi Rencana Usulan Kegiatan dalam bentuk
matriks.
18
6) Target sasaran adalah jumlah dari sasaran/area yang
akan diberikan pelayanan oleh Puskesmas Rebi.
7) Kebutuhan sumber daya : diisi sumber daya yang
dibutuhkan untuk dapat melaksanakan kegiatan, di
luar pembiayaan (Man, Method, Material, Machine).
8) Mitra kerja : diisi unit lintas sektor yang harus terlibat
untuk mendukung pelaksanaan kegiatan.
9) Waktu pelaksanaan : diisi periode pelaksanaan
kegiatan dalam satu tahun
10)Kebutuhan anggaran : diisi dengan perkiraan
anggaran yang diperlukan untuk melaksanakan
kegiatan yang telah dirumuskan.
11)Indikator kinerja : diisi dengan indikator kinerja yang
didukung oleh pelaksanaan kegiatan tersebut.
12)Sumber pembiayaan dapat berasal dari pemerintah,
swasta, JKN, masyarakat atau sumber pendanaan lain
yang sah.
c. Penyusunan Rencana Pelaksanaan (RPK)
Penyusunan Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK)
dilakukan dengan tahapan :
1) Mempelajari alokasi kegiatan dan biaya yang sudah
disetujui,
2) Membandingkan alokasi kegiatan yang disetujui
dengan RUK dan situasi pada saat penyusunan RUK,
3) Menyusun rancangan awal, rincian dan volume
kegiatan yang akan dilaksanakan serta sumber daya
pendukung menurut bulan dan lokasi pelaksanaan,
4) Mengadakan Lokakarya Mini Bulanan Pertama
untuk membahas kesepakatan RPK,
5) Membuat Rencana Pelaksanaan Kegiatan tahunan
dalam bentuk matriks.
6) RPK dirinci menjadi RPK bulanan bersama dengan
target pencapaiannya, dan direncanakan kegiatan
pengawasan dan pengendaliannya.
7) RPK dimungkinkan untuk diubah/disesuaikan
dengan kebutuhan saat itu dengan didampingi oleh
Dinas Kesehatan Kabupaten Kepualuan Aru dengan
tidak mengubah pagu anggaran yang ada.
19
Matriks Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK)
1) Nomor diisi dengan nomor urut
2) Upaya Kesehatan : disi dengan UKM. UKP, Pelayanan
kefarmasian, keperawatan kesehatan masyarakat, dan
pelayaan laboratorium yang di laksanana
dipuskesmas Rebi
3) Kegiatan : diisi dengan penjabaran kegiatan dari
masing-masing upaya yang harus di laksanakan
dalam rangka mencapai target yang telah ditetapkan
4) Tujuan : diisi dengan tujuan dari setiap upaya
Kesehatan
5) Sasaran ada;ah jumlah populasi atau area diwilayah
kerja puskesmas yang akan dicakup dalam kegiatan
6) Target sasaran adalah jumlah dari sasaran/area yang
akan diberikan pelayanan oleh Puskesmas Rebi
7) Penanggungjawab : diisi penanggungjawab kegiatan di
Puskesmas Rebi.
8) Volume kegiatan diisi jumlah pelaksanaan kegiatan
dalam kurun waktu setahun
9) Jadwal : disii dengan waktun pelaksanaan kegiatan
dalam kurun waktu satu tahun.
10) Rincian pelaksanaan : diisi rincian kegiatan
dalam satu tahun yang di sesuaikan dengan jadwal
kegiatan
11) Lokasi pelaksanaan : diisi rincian lokasi
pelaksanaan kegiatan
12) Biaya : diisi anggaran yang diperlukan untuk
melaksanakan kegiatan yang telah dirumahkan.
20
b. Batas bawah : 2.5 cm
c. Batas kiri : 3 cm
d. Batas kanan : 2 cm
E. Pedoman/Panduan
Pedoman/ panduan adalah: kumpulan ketentuan dasar yang
memberi arah langkah- langkah yang harus dilakukan. Pedoman
merupakan dasar untuk menentukan dan melaksanakan kegiatan.
Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan, sehingga dapat
diartikan pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya
mengatur 1 (satu) kegiatan. Pedoman/ panduan dapat diterapkan
dengan baik dan benar melalui penerapan SOP.
Mengingat sangat bervariasi bentuk dan isi pedoman/panduan maka
Puskesmas Rebi Menyusun/membuat sistematika buku
pendoman/panduan sesuai kebutuhan.
Beberapa hal yang diperlukan diperjatikan untuk dokumen pedoman
atau panduan yaitu :
1) Setiap pedoman atau panduan harus dilengkapi dengan peraturan
atau keputusan Kepala Puskesmas Rebi untuk pemberlakuan
pedoman/panduan tersebut.
2) Peraturan Kepala Puskesmas Rebi tetap berlaku meskipun terjadi
penggatian Kepala Puskesmas Rebi
3) Setiap pedoman/panduan sebaiknya dilakukan evaluasi minimal
setiap 2-3 tahun sekali
4) Bila Kementerian Kesehatan telah menerbitkan Pedoman/
Panduan untuk suatu kegiatan/ pelayanan tertentu, maka
Puskesmas Rebi dalam membuat pedoman/ panduan wajib
mengacu pada pedoman/ panduan yang diterbitkan oleh
Kementerian Kesehatan.
5) Format baku sistematika pedoman panduan yang lazim digunakan
sebagai berikut :
a. Format Pedoman Penggorganisasian Unit Kerja
Kata Pengantar
BAB I Pendahuluan
BAB II Gambaran Umum Puskesmas Rebi
BAB III Visi, Misi, Tata Nilai, Tujuan Puskesmas Rebi
BAB IV Struktur Organisasi Puskesmas Rebi
BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja
21
BAB VI Uraian Jabatan
BAB VII Tata Hubungan Kerja
BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi
BAB IX Kegiatan Organisasi
BAB X Pertemuan/Rapat
BAB XI Pelaporan
1. Laporan harian
2. Laporan Bulanan
3. Laporan Tahunan
22
BAB III TATA LAKSANA
BAB IV DOKUMENTASI
Aturan penulisan pedoman/panduan adalag sebagai beikut :
1. Kertas F4 Folio
2. Jenis Huruf Book Antiqua
3. Ukuran 12
4. Spasi 1.5
5. Batas Kertas :
a. Batas atas : 2 cm
b. Batas bawah : 2.5 cm
c. Batas kiri : 3 cm
d. Batas kanan : 2 cm
23
dengan data-data sehingga alasan diperlukan program
tersebut dapat lebih kuat.
c. Tujuan Umum dan Tujuan Khusus
Tujuan ini adalah merupakan tujuan program/kegiatan.
Tujuan umum adalah tujuan secara garis besar, sedangkan
tujuan khusus adalah tujuan secara rinci.
d. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan
Kegiatan pokok dan rincian kegiatan adalah langkah-
langkah kegiatan yang dilakukan sehingga tercapainya
tujuan program/kegiatan. Oleh karena itu antara tujuan
dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan.
e. Cara Melaksanakan Kegiatan
Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk
melaksanakan kegiatan pokok dan rincian kegiatan. Metode
tersebut bisa antara lain dengan membentuk tim,
melakukan rapat, melakukan audit, dan lain-lain.
f. Sasaran
Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan
terukur untuk mencapai tujuan- tujuan upaya/kegiatan.
Sasaran program/kegiatan menunjukkan hasil antara yang
diperlukan untuk merealisir tujuan tertentu. Penyusunan
sasaran program perlu memperhatikan hal-hal sebagai
berikut :
1) Spesific : sasaran harus menggambarkan hasil
spesifik yang diinginkan, bukan cara pencapaiannya.
Sasaran harus memberikan arah dan tolak ukur yang
jelas sehingga dapat dijadikan landasan untuk
penyusunan strategi dan kegiatan yang spesifik.
2) Measurable : sasaran harus terukur dan dapat
dipergunakan untuk memastikan apa dan kapan
pencapaiannya. Akuntabilitas harus ditanamkan ke
dalam proses perencanaan. Oleh karenanya
metodologi untuk mengukur pencapaian sasaran
(keberhasilan upaya/kegiatan) harus ditetapkan
sebelum kegiatan yang terkait dengan sasaran
tersebut dilaksanakan.
3) Agressive but Attainable : apabila sasaran harus
dijadikan standar keberhasilan, maka sasaran harus
24
menantang, namun tidak boleh mengandung target
yang tidak layak.
4) Result Oriented : sedapat mungkin sasaran harus
menspesifikan hasil yang ingin dicapai. Misalnya :
mengurangi komplain masyarakat terhadap pelayanan
puskesmas sebesar 50%.
5) Time Bound : sasaran sebaiknya dapat dicapai dalam
waktu beberapa bulan sampai satu tahun. Kalau ada
program/kegiatan 5 tahun dibuat sasaran antara.
g. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan
Jadwal adalah merupakan perencanaan waktu untuk tiap-
tiap rincian kegiatan yang akan dilaksanakan, yang
digambarkan dalam bentuk bagan Gantt.
h. Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan Pelaporan
Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan
adalah evaluasi pelaksanaan kegiatan terhadap jadwal yang
direncanakan. Jadwal tersebut akan dievaluasi sekali setiap
bulan, sehingga apabila dari evaluasi diketahui ada
pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal, maka dapat
segera diperbaiki sehingga tidak mengganggu
program/kegiatan secara keseluruhan. Karena itu yang
ditulis dalam kerangka acuan adalah kapan evaluasi
pelaksanaan kegiatan dilakukan dan siapa yang melakukan.
Aturan penulisan kerangka Acuan program/kegiatan adalah
sebagai berikut :
1. Kertas F4 Folio
2. Jenis Huruf Book Antiqua Ukuran 12
3. Spasi 1.5
4. Batas Kertas :
a. Batas atas : 2 cm
b. Batas bawah : 2.5 cm
c. Batas kiri : 3 cm
d. Batas kanan : 2 cm
25
I. PENDAHULUAN
VI. SASARAN
26
3) Langkah di dalam penyusunan instruksi kerja, sama dengan
penyusunan prosedur, namun ada perbedaan, instruksi kerja
adalah suatu proses yang melibatkan satu bagian/unit/ profesi,
sedangkan prosedur adalah suatu proses yang melibat lebih dari
satu bagian/ unit/ profesi. Prinsip dalam penyusunan prosedur
dan instruksi kerja adalah kerjakan yang ditulis, tulis yang
dikerjakan, buktikan dan tindak-lanjut, serta dapat ditelusur
hasilnya.
4) Istilah Standar Prosedur Operasional (SPO) digunakan di UU
Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran dan UU Nomor
36 tahun 2009 tentang Kesehatan dan UU Nomor 44 Tahun 2009,
tentang Rumah Sakit.
Karena beraneka ragamnya istilah tentang prosedur dan untuk
menghindari salah tafsir serta dalam rangka menyeragamkan
istilah maka dalam pedoman penyusunan dokumen ini digunakan
istilah “ Standar Operasional Prosedur “ (SOP) sebagaimana yang
tercantum dalam Permenpan Nomor 35 tahun 2012.
Prosedur yang dimaksud dalam Istilah “Standar Operasional
Prosedur (SOP)“ bersifat institusi maupun perorangan sebagai
profesi sehingga dianggap lebih tepat karena prosedur yang
dimaksud dalam pedoman penyusunan dokumen akreditasi
Puskesmas ini adalah prosedur yang bersifat institusi maupun
perorangan sebagai profesi, sementara istilah “ Standar Prosedur
Operasional “ (SPO) yang dipergunakan dalam undang- undang
Praktik Kedokteran maupun dalam undang-undang Kesehatan
lebih bersifat perorangan sebagai profesi.
5) Tujuan Penyusunan SOP
Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif,
konsisten/ seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu
pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku.
6) Manfaat SOP
KETERANGAN :
1. Untuk yang berhubungan dengan Kop/heading SOP harus tetap
dalam table/kotak sedangkan untuk komponan SOP boleh diberi
table/kotak
2. Logo yang dipakai Pemerintah Kabupaten Kepulauan Aru dan
puskesmas Rebi
3. Kotak kop/heading diisi sebagai berikut :
a. Heading hanya di cetak halaman pertama
b. Kotak diberi logo Pemerintah Kabupaten Kepulauan Aru dan
puskesmas Rebi
c. Kotak judul diberi judul/nama SOP sesuai kerjanya
d. Nomor dokumen diisi sesuai ketentuan penomoran yang
berlaku di puskesmas Rebi, dibuat sistematis agar ada
keseragaman.
Standar Operasional Prosedur Elemen : (Nomor)/SOP/PKM
R. Jika ada revisi : REV
Nomor : Nomor Urut Standar Operasional Prosedur
28
YY Nomor Revisi
e. No. Revisi : diisi dengan status revisi, dengan menggunakan
angka misalnya untuk dokumen baru dapat diberi nomor 0,
sedangkan dokumen revisi pertama diberi nomor 1 dan
sterusnys
f. Tanggal terbit : diberikan tanggal sesuai tanggal terbaitnya
atau tanggal diberlakukan
g. Halaman : disisi nomor halaman dengan mencantumkan
juga total halaman untuk SOP tersebut (missal 1/5). Namun
di tiap halaman selanjutnya dibuat footer misalnya pada
halaman kedua : 2/5, halaman terakhir 5/5.
h. Ditetapkan Kepala Puskesmas Rebi : diberi tanda tangan
Kepala Puskesmas Rebi dan nama jelasnya
4. Isi SOP
Isi dari SOP setidanya adalah sebagai berikut :
a. Pengertian : diisi defenisi judul SOP, dan berisi penjelasan
atau defenisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami
atau menyebabkan salah pengertian
b. Tujuan : tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik . Kata
kunci “sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk...”
c. Kebijakan: kebijakan Kepala Puskesmas Rebi yang menjadi
dasar dibuatnya SOP tersebut.
d. Referensi: berisi dokumen eksternal sebagai acuan
penyusunan SOP, bisa berbentuk buku, peraturan
perundang-undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan
pustaka
e. Prosedur/Langkah-langkah: bagian ini merupakan bagian
utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk
menyelesaikan proses kerja tertentu. Urutan
prosuder/langkah-langkah dengan menggunaka angka,
misalnya 1, 2, dst.
f. Unit terkait: unit-unit yang terkait yang terkait atau
prosedur terkait dalam proses kerja tersebut.dari keenam isi
SOP sebagaimana diuraikan diatas, dapat ditambahkan
antara lain : bagan alir, dokumen terkait
g. Diagram alir (flow chart): adapun bagan alir secara garis
besar dibagi menjadi dua macam, yaitu diagram alir makro
dan diagram alir mikro :
29
1) Diagram alir makro, menunjukan kegiatan-kegiatan
secara garis besar dari proses yang diinginkan kami
tingkatkan, hanya mengenal satu symbol, yaitu simbol
balok
Akhir kegiatan :
ya
Simbol keputusan :
tidak
Penghubung :
Dokumen :
Arsip :
30
f. Daftar tilik untuk mengecek kepatuhan terhada[ SOP dalam
Langkah-langkah kegiatam, dengan rumus sebagai berikut :
Ruangan :
Nama Petugas :
Tanggal Pelaksanaan :
No. Langkah Kegiatan Ya Tidak Tidak
Berlaku
1
2
dst
JUMLAH
Compliance rate (CR) : …………………………%
Pelaksna/Auditor
……………………………………………
NIP :
KETERANGAN :
Tulisan menggunakan “Book Antiqua”, ukuran huruf 12, line spasi 1,15
(berlaku juga utk SOP)
Tulisan judul dan Daftar Tilik : seluruhnya menggunakan huruf kapital
yang diberi tanda bold (B)/tebal (berlaku juga untuk SOP)
Langkah kegiatan : diisi dengan peranyaan yang diambil dari setiap poin
prosedur/Langkah-langkah pada SOP.
Kolom Ya, tidak dan tidak berlaku : diberi tanda ()
Tulisan Pelaksana/auditor dan nama serta NIP diberi tanda bold
(B)/tebal.
31
Aturan penulisan kerangka acuan program/kegiatan adalah sebagai berikut
1. Kertas ukuran F4 Folio
2. Jenis huruf Book Antiqua
3. Judul SOP memakai huruf kapital, dibold dan ukuran huruf 12
4. Isi SOP memakai ukuran huruf 12
5. Spasi 1,15
6. Batas kertas
Batas atas : 2 cm
Batas bawah : 2.5 cm
Batas kiri : 3 cm
Batas kanan : 2 cm
32
H. Surat Tugas
SURAT TUGAS
Nomor : 800.1.11.1/Nomor
MENUGASKAN
Kepada : 1 Nama :
.
NIP :
Pangkat/Gol :
Jabatan :
2 Nama :
.
NIP :
Pangkat/Gol :
Jabatan :
Dikeluarkaan di : Rebi
Pada tanggal : ……………………………
KEPALA PUSKESMAS
NAMA
33 NIP………………………………….
KETERANGAN :
34
35
I. Surat Keterangan Dokter
Rebi, ……………………..
Dokter Pemeriksa,
KETERANGAN :
1. Semua dokumen memakai font “Book Antiqua”
36
2. Untuk sk kop surat tulisan “Pemerintah Kabupaten Kepulauan Aru,
Dinas Kesehatan menggunakan Font 14, Puskesmas Rebi menggunakan
Font 18, sedangkan tulisan jalan dan email menggunakan ukuran 9 di
tulis miring (italic)
3. Menggunakan ukuran 14, sedangkan tulisan jalan, no hp dan email
menggunakan ukuran 9 dan ditulis miring (italic),
4. Pakai logo pemda kota dan logo puskesmas disamping kiri dan kanan
dari kop surat
5. Judul memakai size 12 dan dibold, line space 1
6. Isi surat/dokumen memakai size 12 font time new roman, line space 1,5
7. Nama Kepala Puskesmas disertai gelar, NIP dan dibold
37
PEMERINTAH KABUPATEN KEPULAUAN ARU
DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS REBI
Jln. Josias Darakay Desa Rebi. Email : puskesmasrebi123@gmail.com
Rebi,…………………………
Dokter Pemeriksa,
KETERANGAN :
1. Semua dokumen memakai font “Book Antiqua”
2. Untuk sk kop surat tulisan “Pemerintah Kabupaten Kepulauan Aru,
Dinas Kesehatan menggunakan Font 14, Puskesmas Rebi menggunakan
Font 18, sedangkan tulisan jalan dan email menggunakan ukuran 9 di
tulis miring (italic)
3. Menggunakan ukuran 14, sedangkan tulisan jalan, no hp dan email
menggunakan ukuran 9 dan ditulis miring (italic),
4. Pakai logo pemda kota dan logo puskesmas disamping kiri dan kanan
dari kop surat
5. Judul memakai size 12 dan dibold, line space 1
38
6. Isi surat/dokumen memakai size 12 font Times New Roman, line space
1,5
7. Nama Kepala Puskesmas disertai gelar, NIP dan dibold
39
PEMERINTAH KABUPATEN KEPULAUAN ARU
DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS REBI
Jln. Josias Darakay Desa Rebi. Email : puskesmasrebi123@gmail.com
Kepada Yth :
……………………………….
Di_
Tempat
Anamamesis/Pemeriksaan Fisik :
Pemeriksaan Penunjang :
Diagnosis Sementara :
Demikian surat rujukan ini kami kirim, kami mohon umpan balik atas rujukan ini. Atas perhatian
Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Rebi, …………………….
Dokter Pemeriksa,
L. Penulisan Notulen
Format Notulen Rapat (tulis tangan)
41
Hari/tanggal :
Waktu :
Tempat :
Judul Rapat :
Pimpinan Rapat :
Susunan Acara :
a. Pembukaan oleh………………………
b. Materi/Topik bahasan
1) ………………………………………..
2) ………………………………………..
3) ………………………………………..
4) ………………………………………..
Dst
c. Kesimpulan
1) ………………………………………..
2) ………………………………………..
3) ………………………………………..
4) ………………………………………..
Dst
Notulen :
BAB IV
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN PUSKESMAS REBI
42
A. Tujuan Proses
2. Manual Mutu
Dokumen yang merincikan sistem manajemen mutu Puskesmas
Rebi
3. Dokumen Induk
a. Dokumen asli.
b. Telah disahkan oleh Kepala Puskesmas Rebi
43
c. Didokumentasikan oleh Pengendali Dokumen.
d. Tidak memiliki Cap Terkendali atau Tidak Terkendali
maupun Obsolute.
4. Dokumen Terkendali
a. Dokumen yang didistribusikan kepada setiap unit kerja.
b. Terdaftar dalam Daftar Distribusi Dokumen.
c. Menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan.
d. Ditarik bila ada perubahan (revisi).
e. Pada dokumen ini harus ada tanda/stempel “TERKENDALI”.
5. Dokumen Tidak Terkendali
a. Didistribusikan untuk kebutuhan eksternal atau atas
permintaan pihak di luar Puskesmas Rebi.
b. Digunakan untuk keperluan insidentil.
c. Tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan
pekerjaan.
d. Apabila didistribusikan harus memiliki tanda/stempel
“TIDAK TERKENDALI”
e. Yang berhak mengeluarkan dokumen ini adalah Wakil
Manajemen Mutu dan tercatat pada Daftar Distribusi
Dokumen Tidak Terkendali
6. Dokumen Obsolete/Kadaluarsa/Tidak Berlaku
a. Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena
telah mengalami perubahan/revisi.
b. Tidak dapat lagi menjadi acuan dalam melaksanakan
pekerjaan.
c. Dokumen ini harus ditarik dari seluruh unit dan dicatat
dalam lembar distribusi/penarikan dokumen.
d. Dokumen induk diberi stempel “OBSOLETE” dan dokumen
sisanya dimusnahkan.
7. Ketentuan numerisasi dokumen adalah sebagai berikut :
44
c. Standar Operasional Prosedur Non Elemen :
[Nomor]/SOP/[UP]/RJL. Jika ada Revisi : REV-[YY]
45
3) Revisi atau perubahan dokumen merupakan upaya
perbaikan berkelanjutan.
4) Revisi atau perubahan dokumen yang telah disetujui
diajukan ke Pengendali
5) Dokumen untuk pencatatan, penomoran, penggandaan dan
pendistribusian.
6) Dokumen yang dirubah/direvisi ditarik oleh Pengendali
Dokumen.
10. Penyimpanan dokumen harus berprinsip pada keamanan
dan memiliki kemampuan telusur yang baik agar tidak hilang,
tidak rusak, mudah ditemukan serta terkendali.
11. Dokumen yang beredar :
1) Status terkendali.
2) Telah mendapat pengesahan.
12. Dokumen eksternal :
1) Harus ditetapkan dan dikendalikan oleh pemakainya.
2) Daftar dokumen eksternal disimpan oleh pemakai.
13. Rekaman :
D. Kebijakan
46
1. Pengendalian dokumen dan rekaman di Puskesmas Rebi dilakukan
secara terpusat dibawah kendali Tim Manajemen Mutu.
2. Seluruh Dokumen Internal (SK, MM, PK, KAK, RK, SOP, FM) tercatat
dalam Daftar Dokumen Internal dan disimpan oleh Pengendali
Dokumen.
3. Seluruh Dokumen Eksternal tercatat dalam Daftar Dokumen Eksternal
dan dikelompokkan berdasarkan program/unit kerja.
4. Seluruh Formulir/Rekaman tercatat dalam Daftar Rekaman dan
dikelompokkan berdasarkan program/unit kerja
5. Dokumen Master disimpan oleh Tim Manajemen Mutu.
6. Setiap dokumen harus dikendalikan sesuai prosedur yang berlaku
dengan tujuan Untuk:
a. Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan.
b. Meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta untuk menyetujui
ulang dokumen.
c. Memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku
tersedia di tempat pemakaian.
d. Memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali,
e. Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar dikenali dan
distribusinya dikendalikan.
f. Mencegah pemakaian dokumen kadaluarsa yang disengaja dan
menerakan identifikasi sesuai dengan dokumen tersebut apabila
disimpan untuk maksud tertentu.
g. Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari
dokumen ditunjukkan.
7. Review terhadap dokumen internal berupa Surat Keputusan, Manual,
Panduan Kerja, Rencana Kegiatan, Kerangka Acuan Kegiatan, Standar
Prosedur Operasional dan Instruksi Kerja Formula dilakukan secara
berkala dan/atau jika terdapat perubahan dalam proses pelayanan.
8. Dokumen yang setelah direview dan dinyatakan tidak dipergunakan
kembali masuk ke dalam kategori dokumen obsolete/kadaluarsa.
9. Masa retensi dokumen kadaluarsa ditetapkan bersama oleh Penanggung
Jawab Program/Kegiatan dan Tim Manajemen Mutu dan tercantum
dalam daftar rekaman dan kode formulir.
10. Setiap kegiatan harus didokumentasikan dalam bentuk catatan
kegiatan /rekaman.
47
11. Pemusnahan dokumen obsolete/kadaluwarsa diusulkan oleh PJ
Program/Unit Kerja dan dilakukan oleh Pengendali Dokumen atas
persetujuan Wakil Manajemen Mutu dan Kepala Puskesmas.
12. Pemusnahan dokumen absolete/kadaluwarsa dicatat dalam Berita
Acara Pemusnahan Dokumen.
BAB V
48
PENUTUP
49