Pedoman Tata Naskah Citalem Revisi

PEDOMAN TATA NASKAH PUSKESMAS CITALEM 2019
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Ketatalaksanaan pemerintah merupakan pengaturan tentang cara melaksanakan
tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan pemerintahan di lingkungan instansi
pemerintah, salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan pemerintah adalah
administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah, penamaan
lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan serta tata ruang perkantoran .
Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum meliputi antara
lain pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang
negara, logo dan cap dinas, penggunaan Bahasa Indonesia yang baik dan benar,
pengurusan naskah dinas korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan,
pembatalan produk hukum dan ralat.
Ketentuan tentang tata naskah dinas yang berlaku untuk seluruh instansi
pemerintah telah diatur dalam Peraturan Bupati Bandung Barat Nomor 15 tahun 2010
Tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bandung Barat dan
Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 42 tahun 2016 Tentang Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Kementerian Dalam Negeri, dimana ketentuan dalam pedoman umum tata
naskah tersebut perlu disesuaikan.
Sehubungan dengan hal tersebut, Pedoman Umum Tata Naskah Puskesmas
Citalem yang ditetapkan dengan Peraturan Bupati Bandung Barat Nomor 15 tahun
2010 Tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bandung
Barat dan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 42 tahun 2016 Tentang Tata
Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri tersebut maka perlu
disempurnakan.
B. MAKSUD DAN TUJUAN

1. Maksud
Pedoman Tata Naskah Puskesmas Citalem dimaksudkan sebagai acuan
penyelenggaraan tata naskah di Puskesmas Citalem.
2. Tujuan
Pedoman tata naskah Puskesmas Citalem bertujuan menciptakan kelancaran
komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan kegiatan.
C. SASARAN
Sasaran penetapan Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah adalah:
1
1. Tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam penyelenggaraan tata

naskah dinas di Puskesmas Citalem.
2. Terwujudnya kepaduan penyelenggaraan tata naskah dinas dengan unsur lainnya
dalam lingkup administrasi umum.
3. Terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis.
4. Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas.
5. Berkurangnya tumpang tindih dan pemborosan penyelenggaraan tata naskah dinas.
D. ASAS
Pedoman Tata Naskah Puskesmas Citalem ini disusun berdasarkan asas sebagai
berikut:
1. Efektif dan efisien penyelenggaraan tata naskah perlu dilakukan secara efektif dan
efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi
informasi serta dalam penggunaan Bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas.
2. Pembakuan naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang
telah dilakukan.
3. Pertanggungjawaban penyelenggaraan tata naskah dinas dapat
dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan dan keabsahan.
4. Keterkaitan kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satu
kesatuan sistem administrasi umum.
5. Kecepatan dan ketepatan naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat
waktu, dan tepat sasaran dalam redaksional, prosedural dan distribusi.
6. Keamanan tata naskah dinas harus aman dalam penyusunan, klarifikasi,
penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan dan distribusi.
2
BAB II
DOKUMENTASI PUSKESMAS DAN FASILITAS KESEHATAN
TINGKAT PERTAMA
Sistem manajemen mutu, sistem pelayanan, dan sistem penyelenggaraan upaya

Puskesmas perlu dibakukan berdasarkan regulasi internal. Regulasi internal ini disusun
dalam bentuk dokumen Puskesmas yang harus dipersiapkan oleh Puskesmas untuk
memenuhi standar pelayanan yang bermutu.
Penyusunan regulasi internal, perlu didukung regulasi eksternal yang berupa
peraturan perundangan dan pedoman-pedoman yang diberlakukan oleh Kementerian
Kesehatan, Dinas Kesehatan Provinsi, Dinas Kesehatan Kabupaten dan organisasi profesi,
yang merupakan acuan bagi puskesmas dalam menyelenggarakan manajemen puskesmas,
upaya kesehatan masyarakat, dan upaya kesehatan perorangan. Dokumen-dokumen tersebut
sebaiknya ada di Puskesmas dan merupakan dokumen eksternal yang dikendalikan.
Dokumen-dokumen yang perlu dipersiapkan di Puskesmas dapat dibedakan
sebagai berikut :
A. Penyelenggaraan manajemen Puskesmas:
1. Kebijakan Kepala Puskesmas/Fasilitas Pelayanan Kesehatan Tingkat Pertama,
2. Rencana Lima Tahunan Puskesmas
3. Pedoman/manual mutu
4. Pedoman/panduan teknis yang terkait dengan manajemen
5. Standar Operasional Prosedur (SOP)
6. Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP), Rencana Usulan Kegiatan (RUK) dan
Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK)
7. Kerangka Acuan Kegiatan
B. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat Puskesmas:

1. Kebijakan Kepala Puskesmas
2. Pedoman untuk masing-masing upaya kesehatan masyarakat
4. Rencana Tahunan untuk masing-masing UKM
5. Kerangka Acuan Kegiatan pada tiap-tiap UKM
C. Penyelenggaraan pelayanan klinis/upaya kesehatan perorangan

1. Kebijakan tentang pelayanan klinis
2. Standar Operasional Prosedur (SOP) klinis
3
3. Pedoman Pelayanan Klinis

4. Kerangka Acuan terkait dengan Program/Kegiatan Pelayanan Klinis dan
Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien
Dokumen-dokumen yang perlu dipersiapkan oleh Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama

antara lain:
1. Rencana strategik/rencana lima tahunan
2. Rencana tahunan
3. Kebijakan Kepala Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama
4. Pedoman/panduan mutu
6. Panduan-panduan teknis
7. Kerangka Acuan Kegiatan
Sebagai bukti pelaksanaan kegiatan dan pelayanan, Puskesmas dan Fasilitas

Kesehatan Tingkat Pertama perlu menyiapkan rekam implementasi (bukti tertulis
kegiatan yang dilaksanakan) dan dokumen-dokumen pendukung lain, seperti foto copy
ijazah, sertifikat pelatihan dan sebagainya.
4
BAB III
PENYUSUNAN DOKUMEN PUSKESMAS
A. KEBIJAKAN
Kebijakan adalah Peraturan/Keputusan yang ditetapkan oleh Kepala FKTP yang
merupakan garis besar yang bersifat mengikat dan wajib dilaksanakan oleh
penanggung jawab maupun pelaksana. Berdasarkan kebijakan tersebut, disusun
pedoman/panduan dan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang memberikan
kejelasan langkah-langkah dalam pelaksanaan kegiatan di Puskesmas.
Penyusunan Peraturan/Surat Keputusan tersebut harus didasarkan pada peraturan
perundangan, baik Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Presiden,
Peraturan Daerah, Peraturan Kepala Daerah, Peraturan Menteri dan pedoman-pedoman
teknis yang berlaku seperti yang ditetapkan oleh Kementerian Kesehatan, Kementerian
Dalam Negeri, Dinas Kesehatan Provinsi, dan Dinas Kesehatan Kabupaten.
Aturan penulisan kebijakan adalah sebagai berikut:
1. Kertas ukuran F4 (216 cm x 33 cm)
2. Jenis huruf Times new roman
3. Ukuran huruf 12
4. Spasi 1,5
5. Batas kertas:
a. Batas kanan : 3 cm
b. Batas kiri : 3 cm
c. Batas atas : 3 cm
d. Batas bawah : 4 cm
Format Peraturan/ surat keputusan dapat disusun sebagai berikut:

1. Pembukaan
a. Judul : Surat Keputusan Kepala Puskesmas
b. Nomor: ditulis sesuai sistem penomoran surat keputusan di FKTP,
c. Jabatan pembuat keputusan ditulis simetris, diletakkan di tengah margin serta
ditulis dengan huruf kapital.
d. Konsideran, meliputi:
5
1) Menimbang: memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang

menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan. Huruf awal kata
menimbang ditulis dengan huruf capital diakhiri dengan tanda baca titik dua
( : ), dan diletakkan di bagian kiri, konsideran menimbang diawali dengan
penomoran menggunakan huruf kecil abjad dan dimulai dengan kata bahwa
dengan “b” huruf kecil;
2) Mengingat: memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangan yang
memerintahkan pembuat keputusan tersebut. Peraturan perundangan yang
menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih
tinggi. Konsideran ini diletakkan di bagian kiri tegak lurus dengan kata
menimbang. Konsideran yang berupa peraturan perundangan diurutkan sesuai
dengan hirarki tata perundangan diawali dengan nomor dengan huruf angka 1,
2, dst.
2. Diktum
a. Diktum “Memutuskan” ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf
kapital, serta diletakkan di tengah margin;
b. Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan disejajarkan ke
bawah dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata menetapkan
ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : );
c. Nama keputusan sesuai dengan judul (kepala), seluruhnya ditulis dengan huruf
kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik ( . )
3. Batang Tubuh.
a. Batang tubuh memuat semua substansi keputusan yang dirumuskan dalam
diktum-diktum, misalnya:
Kesatu :
Kedua :
dst
b. Dicantumkan saat berlakunya peraturan/keputusan, perubahan, pembatalan,
pencabutan ketentuan dan peraturan lainnya.
c. Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran peraturan/keputusan, dan pada
halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan
peraturan/keputusan.
d. Kaki
Kaki peraturan/keputusan merupakan bagian akhir substansi peraturan/keputusan
yang memuat penanda tangan penerapan peraturan/keputusan, pengundangan
6
peraturan/keputusan yang teridiri atas tempat dan tanggal penetapan, nama

jabatan, tanda tangan pejabat, dan nama lengkap pejabat yang menanda tangani.
e. Penandatanganan
Peraturan/Keputusan Kepala FKTP ditandatangani oleh Kepala FKTP, dituliskan
nama tanpa gelar dengan huruf capital.
d. Lampiran peraturan/keputusan
1) Halaman pertama harus dicantumkan judul dan nomor peraturan/keputusan.
2) Halaman terakhir harus ditandatangani oleh Kepala FKTP.
KOP Surat
Puskesmas
PEMERINTAH KABUPATEN BANDUNG BARAT Citalem
DINAS KESEHATAN sesuai dengan
Tata Naskah
PUSKESMAS CITALEM Dinas Di
Jl. PLTA Saguling No.63 Desa Citalem Kec, Cipongkor Lingkungan
Email: puskesmasCitalem@gmail.com tlp 022.68195006 : Kode Pos 40564 Pemerintah
Kabupaten
Bandung Barat
Nomor kebijakan 2 spasi Judul
sesuai dengan KEPUTUSAN (kepala)
Font:
sistem penomoran KEPALA PUKESMAS CITALEM Time New
Surat Keputusan NOMOR :01/SK/ADM-1/I/2018 Roman 12 pt
di Puskesmas 2 spasi Spasi 1,5
Citalem Keseluruhan
TENTANG huruf kapital.
Rata tengah
(center).
...............................................................
2 spasi
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA PUSKESMAS CITALEM,
2 spasi
Menimbang : a. bahwa dalam .........................................................................
............................................................. ;
b. bahwa berdasarkan pertimbangan yang dimaksud pada huruf a
perlu ditetapkan Keputusan Kepala Puskesmas Citalem
Tentang .............................................
2 spasi
Mengingat : 1.
2.
3.
Konsideran
Font:
Time new Roman 12 pt 7
Spasi 1,5
Rata Kanan-Kiri (Justify).
Menimbang:
 Huruf awal kata menimbang ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca
titik koma ( ; )
 dan diletakkan di bagian kiri
Diktum “Memutuskan”
Font:
Time New Roman 12 pt
Spasi 1,5
Keseluruhan huruf kapital.
Rata tengah (center).
Nama keputusan sesuai dengan judul (kepala),
seluruhnya ditulis dengan huruf capital dan
diakhiri dengan tanda baca titik ( . ).
MEMUTUSKAN
1 spasi
Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS CITALEM
TENTANG ..............................................
1 spasi
Kesatu
Batang tubuh diktum : ……………………………..dalam Lampiran merupakan
bagian yang tidak terpisahkan dari Surat Keputusan ini.
1 spasi
Kedua : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan
ketentuan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan
diadakan perbaikan atau perubahan sebagaimana mestinya.
dst
2 spasi
Diktum Menetapkan Ditetapkan di : Citalem

Font: Pada tanggal : XX Bulan 20XX
Time New Roman 12 pt 2 spasi
Spasi 1,5 KEPALA PUSKESMAS CITALEM 8
Dicantumkan setelah kata
“memutuskan” disejajarkan ke bawah
dengan kata menimbang dan mengingat.
Isi diktum “menetapkan” ditulis dengan
huruf kapital secara keseluruhan dan
diakhiri dengan tandan baca titik ( . ) ;
NAMA KEPALA PUSKESMAS
2 spasi
Penandatanganan
Font:
Spasi 1,5
Diletakkan di bagian kanan.
Tulisan “ditetapkan” dan tanggal ditulis dengan diawali
huruf kapital.
Penandatangan ditulis dengan keseluruhan huruf kapital.
Nama Kepala Puskesmas

Ditulis tanpa gelar dan NIP.
Font:
Spasi 1,5
Huruf kapital.
LAMPIRAN : KEPUTUSAN KEPALA
Lampiran PUSKESMAS CITALEM

Font: Arial 12 pt NOMOR : 001/SK/ADM-01/I/2018
Spasi 1,5
Keseluruhan huruf TENTANG : ..............................................
kapital.
Diletakkan di bagian
kanan. 2 spasi
Judul, nomor, dan Judul
perihal lampiran harus
sesuai dengan judul Isi Lampiran
(kepala). Font:
Spasi 1,5
Format isi disesuaikan dengan kebutuhan.
Penandatanganan
Font:
KEPALA PUSKESMAS CITALEM
Penandatangan ditulis dengan
keseluruhan huruf kapital.
Diletakkan di bagian kanan.
Nama ditulis tanpa gelar dan
NIP serta Huruf kapital.
NAMA KEPALA PUSKESMAS
9
B. MANUAL MUTU
Manual Mutu adalah dokumen yang memberi informasi yang konsisten ke dalam
maupun ke luar tentang sistem manajemen mutu. Manual mutu disusun, ditetapkan dan
dipelihara oleh organisasi yang meliputi:
1. Pendahuluan
a) Latar belakang
1) Profil organisasi
2) Kebijakan mutu
3) Proses pelayanan (proses bisnis)
b) Ruang lingkup
c) Tujuan
d) Landasan hukum dan acuan
e) Istilah dan definis
2. Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Penyelenggaraan Pelayanan:
a) Persyaratan umum
b) Pengendalian dokumen
c) Pengendalian rekaman
3. Tanggung Jawab Manajemen
a) Komitmen manajemen
b) Fokus pada sasaran/pasien
c) Kebijakan mutu
d) Perencanaan sistem manajemen mutu dan pencapaian sasaran kinerja/mutu
e) Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi
f) Wakil manajemen mutu/penanggung jawab manajemen mutu
g) Komunikasi internal
4. Tinjauan Manajemen:
a) Umum
b) Masukan tinjauan manajemen
c) Luaran tinjauan
10
5. Manajemen sumber daya:

a) Penyediaan sumber daya
b) Manajemen sumber daya manusia
c) Infrastruktur
d) Lingkungan kerja
6. Penyelenggaraan pelayanan:
a) Upaya kesehatan masyarakat
b) Pelayanan klinis (Upaya kesehatan perorangan)
7. Penutup
Lampiran (jika ada)
Aturan penulisan manual mutu adalah sebagai berikut:
2. Jenis huruf Times New Roman
3. Ukuran huruf 12
4. Spasi 1,5
5. Batas kertas:
C. RENCANA LIMA TAHUNAN PUSKESMAS

1. Pendahuluan
Sejalan dengan rencana strategi Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, Puskesmas
perlu menyusun rencana kinerja lima tahunan dalam memberikan pelayanan kepada
masyarakat sesuai dengan target kinerja yang ditetapkan oleh Dinas Kesehatan
Kabupaten.
Rencana lima tahunan tersebut harus sesuai dengan visi, misi, tugas pokok dan
fungsi Puskesmas bedasarkan pada analisis kebutuhan masyarakat akan pelayanan
kesehatan sebagai upaya untuk meningkatkan derajat kesehatan masyarakat secara
optimal.
Dalam menyusun rencana lima tahunan, Kepala Puskesmas bersama seluruh
jajaran karyawan yang bertugas di Puskesmas melakukan analisis situasi yang
meliputi analisis pencapaian kinerja, mencari faktor-faktor yang menjadi pendorong
maupun penghambat kinerja, sehingga dapat menyusun program kerja lima tahunan
yang dijabatkan dalam kegiatan dan rencana anggaran.
2. Sistematika Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas
11
Sistematika Rencana kinerja lima tahunan Puskesmas dapat disusun dengan

sistematika sebagai berikut:
Bab I. Pendahuluan
A. Keadaan Umum Puskesmas
B. Tujuan penyusunan rencana lima tahunan
C. Indikator dan standar kinerja untuk tiap jenis pelayanan dan upaya
Puskesmas
Bab II. Analisis Kinerja
A. Pencapaian Kinerja untuk tiap jenis pelayanan dan upaya Puskesmas
B. Analisis Kinerja: menganalisis faktor pendukung dan penghambat
pencapaian kinerja
Bab III. Rencana Pencapaian Kinerja Lima Tahun
A. Program Kerja dan kegiatan berisi program-program kerja yang akan
dilakukan yang meliputi antara lain:
1. Program Kerja Pengembangan SDM, yang dijabarkan dalam kegiatan-
kegiatan misalnya pelatihan, pengusulan penambahan SDM, seminar,
workshop dan sebagainya.
2. Program Kerja Pengembangan sarana, yang dijabarkan dalam
kegiatan-kegiatan, misalnya: pemeliharaan sarana, pengadaan alat-alat
kesehatan dan sebagainya.
3. Program Kerja Pengembangan Manajemen dan seterusnya.
B. Rencana anggaran: yang merupakan rencana biaya untuk tiap-tiap
program kerja dan kegiatan-kegiatan yang direncanakan secara garis
besar
Bab IV. Penutup
Lampiran : matriks rencana kinerja lima tahunan Puskesmas/ Klinik
3. Langkah-langkah Penyusunan Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas

Adapun tahapan penyusunan rencana lima tahunan Puskesmas/ Klinik adalah sebagai
berikut:
a. Membentuk tim penyusunan rencana kinerja lima tahun yang terdiri dari Kepala
Puskesmas bersama dengan penanggung jawab upaya Puskesmas dan Pelayanan
Klinis.
b. Tim mempelajari rencana stratejik Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, target
kinerja lima tahunan yang harus dicapai oleh Puskesmas.
c. Tim mengumpulkan data pencapaian kinerja.
d. Tim melakukan analisis kinerja.
12
e. Tim menyusun pentahapan pencapaian indikator kinerja untuk tiap upaya

Puskesmas dengan penjabaran pencapaian untuk tiap tahun.
f. Tim menyusun program kerja dan kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai
target pada tiap-tiap indicator kinerja.
g. Tim menyusun dokumen rencana kinerja lima tahunan untuk disahkan oleh Kepala
Puskesmas.
h. Sosialisasi rencana pada seluruh jajaran puskesmas.
4. Matriks Rencana Kinerja Lima Tahunan

Panduan dalam mengisi matriks rencana kinerja lima tahunan:
a. Nomor : diisi dengan nomor urut
b. Pelayanan/Upaya Puskesmas: diisi dengan Pelayanan Klinis (Upaya Kesehatan
Perseorangan), dan Upaya Kesehatan Masyarakat yang dilaksanakan di
Puskesmas tersebut, misalnya Upaya KIA, Upaya KB, Upaya PKM dan
seterusnya.
c. Indikator: diisi dengan indikator-indikator yang menjadi tolak ukur kinerja
Upaya/Pelayanan.
d. Standar : diisi dengan standar kinerja untuk tiap indicator.
e. Pencapaian : diisi dengan pencapaian kinerja tahun terakhir.
f. Target pencapaian: diisi dengan target-target yang akan dicapai pada tiap tahap
tahunan.
g. Program Kerja : diisi dengan Program Kerja yang akan dilakukan untuk mencapai
target pada tiap tahun berdasarkan hasil analisis kinerja, misalnya program kerja
pengembangan SDM, program kerja peningkatan mutu, program kerja
pengembangan SDM, program kerja pengembangan sarana dan sebagainya.
h. Kegiatan: merupakan rincian kegiatan untuk tiap program yang direncanakan,
misalnya untuk program pengembangan SDM, kegiatan Pelatihan Perawat,
Pelatihan Tenaga Puskesmas dan sebagainya.
i. Volume : diisi dengan volume kegiatan yang direncanakan untuk tiap tahapan
tahunan.
j. Harga Satuan: harga satuan untuk tiap kegiatan.
k. Perkiraan Biaya : diisi dengan perkalian antara volume dengan harga satuan.
5. Penutup
Panduan ini disusun dengan harapan akan membantu Kepala Puskesmas
dalam menyusun rencana kinerja lima tahunan, yang kemudian diuraikan dalam
rencana tahunan dalam bentuk Rencana Usulan Kegiatan dan Rencana Pencapaian
Kegiatan.
13
Lampiran:
Lampiran 1. Matriks Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas
Aturan penulisan rencana lima tahunan puskesmas adalah sebagai berikut:

3. Ukuran huruf 12
4. Spasi 1,5
5. Batas kertas:
D. PERENCANAAN TINGKAT PUSKESMAS (PTP) TAHUNAN

Perencanaan adalah suatu proses kegiatan secara urut yang harus dilakukan
untuk mengatasi permasalahan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan
dengan memanfaatkan sumberdaya yang tersedia secara berhasil guna dan berdaya
guna.
Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) diartikan sebagai proses penyusunan
rencana kegiatan Puskesmas pada tahun yang akan datang, dilakukan secara sistematis
untuk mengatasi masalah atau sebagian masalah kesehatan masyarakat diwilayah
kerjanya.
Perencanaan Puskesmas mencakup semua kegiatan upaya Puskesmas yang
dilakukan di Puskesmas baik wajib, pengembangan maupun upaya khusus spesifik
wilayah/ Puskesmas sebagai rencana Tahunan Puskesmas yang dibiayai oleh
pemerintah, baik pemerintah pusat maupun daerah serta sumber dana lainnya.
1. Mekanisme Perencanan Tingkat Puskesmas.

Langkah pertama dalam mekanisme Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP)
adalah menyusun usulan kegiatan yang meliputi usulan mencakup semua kegiatan
semua upaya Puskesmas, maupun upaya khusus spesifik wilayah/ Puskesmas.
Penyusunan Rencana Usulan Kegiatan (RUK) memperhatikan berbagai
kebijakan yang berlaku baik secara global, nasional maupun daerah sesuai dengan
hasil kajian data dan informasi yang tersedia di Puskesmas. Puskesmas perlu
mempertimbangkan masukan dari masyarakat melalui kajian maupun asupan dari
lintas sektoral Puskesmas. Rencana Usulan Kegiatan harus dilengkapi usulan
14
pembiayaan untuk kebutuhan rutin, sarana, prasarana dan operasional Puskesmas.

RUK yang disusun merupakan RUK tahun mendatang (H+1). RUK dibahas di
Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota selanjutnya terangkum dalam usulan Dinas
Kesehatan Kabupaten/ Kota akan diajukan ke DPRD untuk memperoleh
persetujuan pembiayaan dan dukungan politis. Secara rinci RUK dijabarkan
kedalam rencana pelaksanaan kegiatan (RPK).
Setelah mendapatkan persetujuan, selanjutnya diserahkan ke Puskesmas
melalui Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota maka disusun secara rinci rencana
pelaksanaan kegiatan dengan menyesesuaikan anggaran yang telah turun.
2. Tahap penyusunan RUK.

a. Tahap persiapan
Tahap ini mempersiapkan staf Puskesmas yang terlibat dalam proses
penyusunan RUK agar memperoleh kesamaan pandangan dan pengetahuan
untuk melaksanakan tahap- tahap perencanaan.
b. Tahap analisis situasi
Tahap ini dimaksudkan untuk memperoleh informasi mengenai keadaan dan
permasalahan yang dihadapi Puskesmas melalui proses analisis terhadap data
yang dikumpulkan tim yang telah ditunjuk oleh Kepala Puskesmas. Data-data
tersebut mencakup data umum dan data khusus hasil penilaian kinerja
Puskesmas.
3. Tahap penyusunan RUK.

Penyusunan RUK memperhatikan hal-hal untuk mempertahankan kegiatan yang
sudah dicapai pada periode sebelumnya dan memperhatikan program/ upaya yang
masih bermasalah, menyusun rencana kegiatan baru yang disesuaikan dengan
kondisi kesehatan diwilayan tersebut dan kemampuan Puskesmas.
Penyusunan RUK terdiri dua tahap, yaitu:
a. Analisis Masalah dan Kebutuhan Masyarakat
Analisis masalah dan kebutuhan masyarakat dilakukan melalui kesepakatan tim
penyusun dan lintas sektoral Puskesmas melalui:
1) Identifikasi masalah dan kebutuhan masyarakat akan pelayanan kesehatan,
melalui analisis kesehatan masyarakat (community health analysis)
2) Menetapkan urutan prioritas masalah,
3) Merumuskan masalah,
4) Mencari akar penyebab, dapat mepergunakan diagram sebab akibat, pohon
masalah, curah pendapat dan alat lain yang dapat digunakan.
b. Penyusunan RUK
15
Penyusunan RUK meliputi upaya kesehatan upaya wajib, pengembangan dan

upaya khusus setempat yang meliputi:
1) Kegiatan tahun yang akan datang.
2) Kebutuhan sumber daya.
3) Rekapitulasi rencana usulan kegiatan.
4. Penyusunan Rencana Pelaksanaan Kegiatan

Rencana Pelaksanaan Kegiatan baik upaya kesehatan wajib, pengembangan
maupun khusus setempat dan rencana inovasi secara bersama-sama, terpadu dan
terintegrasi, dengan langkah-langkah:
a. Mempelajarai alokasi kegiatan
b. Membandingkan alokasi kegiatan yang disutujui dengan RUK
c. Menyusun rancangan awal secara rinci
d. Mengadakan lokakarya mini
e. Membuat Rencana Pelaksanaan Kegiatan
Proses penyusunan Perencanaan Tingkat Puskesmas dengan menggunakan format-
format sesuai dengan Pedomanan Perencanaan Tingkat Puskesmas yang dikeluarkan
Kementrian Kesehatan Direktorat Jenderal Bina Kesehatan Masyarakat, tahun 2006.
Aturan penulisan perencanaan tingkat puskesmas (PTP) tahunan adalah sebagai

berikut:
3. Ukuran huruf 12
4. Spasi 1,5
5. Batas kertas:
E. PEDOMAN/ PANDUAN
Pedoman/panduan adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah
langkah-langkah yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar untuk menentukan
dan melaksanakan kegiatan.
Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan, sehingga dapat diartikan
pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya mengatur 1 (satu)
16
kegiatan. Pedoman/ panduan dapat diterapkan dengan baik dan benar melalui
penerapan SOP.
Mengingat sangat bervariasinya bentuk dan isi pedoman/panduan maka
Puskesmas menyusun/membuat sistematika buku pedoman/ panduan sesuai kebutuhan.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen pedoman atau panduan
yaitu :
1. Setiap pedoman atau panduan harus dilengkapi dengan peraturan atau keputusan
Kepala Puskesmas untuk pemberlakuan pedoman/ panduan tersebut.
2. Peraturan Kepala Puskesmas tetap berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala
Puskesmas.
3. Setiap pedoman/ panduan sebaiknya dilakukan evaluasi minimal setiap 2-3 tahun
sekali.
4. Bila Kementerian Kesehatan telah menerbitkan Pedoman/ Panduan untuk suatu
kegiatan/ pelayanan tertentu, maka Puskesmasdalam membuat pedoman/ panduan
wajib mengacu pada pedoman/ panduan yang diterbitkan oleh Kementerian
Kesehatan.
5. Format baku sistematika pedoman panduan yang lazim digunakan sebagai berikut :
a. Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja
BAB I PENDAHULUAN
BAB II GAMBARAN UMUM PUSKESMAS
BAB III VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN PUSKESMAS
BAB IV STRUKTUR ORGANISASI PUSKESMAS
BAB V STRUKTUR ORGANISASI UNIT KERJA
BAB VI URAIAN JABATAN
BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA
BAB VIII POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL
BAB IX KEGIATAN ORIENTASI
BAB X PERTEMUAN/ RAPAT
BAB XI PELAPORAN
1. Laporan Harian
2. Laporan Bulanan
3. Laporan Tahunan
b. Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Tujuan Pedoman
C. Ruang Lingkup Pelayanan
D. Batasan Operasional
17
E. Landasan Hukum
BAB II STANDAR KETENAGAAN
A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia
B. Distribusi Ketenagaan
C. Jadwal Kegiatan, termasuk Pengaturan Jaga (Rawat Inap)
BAB III STANDAR FASILITAS
A. Denah Ruang
B. Standar Fasilitas
BAB IV TATALAKSANA PELAYANAN
BAB V LOGISTIK
BAB VI KESELAMATAN PASIEN
BAB VII KESELAMATAN KERJA
BAB VIII PENGENDALIAN MUTU
BAB IX PENUTUP
c. Format Pedoman Penyusunan Dokumen Puskesmas

HALAMAN JUDUL
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar belakang
B. Maksud dan tujuan
C. Sasaran
D. Asas
BAB II DOKUMENTASI PUSKESMAS DAN FASILITAS KESEHATAN
TINGKAT PERTAMA
BAB III PENYUSUNAN DOKUMEN PUSKESMAS
A. Kebijakan
B. Manual mutu
C. Rencana lima tahunan puskesmas
D. Perencanaan tingkat puskesmas (PTP) tahunan
E. Pedoman/ panduan
F. Penyusunan kerangka acuan program/kegiatan
G. Standar operasional prosedur (SOP)
BAB IV PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN PUSKESMAS

CITALEM
A. Tujuan proses
18
B. Tanggung jawab dan wewenang

C. Uraian umum
D. Kebijakan
BAB V PENUTUP
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN (JIKA ADA)
d. Format Panduan Pelayanan Puskesmas
BAB I DEFINISI
BAB II RUANG LINGKUP
BAB III TATALAKSANA
BAB IV DOKUMENTASI
Sistematika panduan pelayanan Puskesmas dapat dibuat sesuai dengan materi

atau isi panduan. Pedoman/panduan yang harus dibuat adalah pedoman/panduan
minimal yang harus ada di Puskesmas yang dipersyaratkan sebagai regulasi yang
diminta dalam elemen penilaian.
Aturan penulisan panduan adalah sebagai berikut:

2. Jenis Times New Roman
3. Ukuran huruf 12
4. Spasi 1,5
5. Batas kertas:
F. Penyusunan Kerangka Acuan Program/Kegiatan

Kerangka acuan disusun untuk program atau kegiatan yang akan dilakukan oeh
Puskesmas, misalnya program pengembangan SDM, program peningkatan mutu
19
Puskesmas dan Keselamatan Pasien, Program pencegahan bencana, Program

pencegahan kebakaran, Program Imunisasi dan sebagainya. Dalam menyusun
kerangka acuan harus jelas tujuan dan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan dalam
mencapai tujuan. Tujuan dibedakan atas tujuan umum yang merupakan tujuan secara
garis besar dari keseluruhan program/kegiatan, dan tujuan khusus yang merupakan
tujuan dari tiap-tiap kegiatan yang akan dilakukan. Dalam kerangka acuan harus
dijelaskan bagaimana cara melaksanakan kegiatan agar tujuan tercapai, dengan
penjadwalan yang jelas, dan evaluasi serta pelaporan.
1. Sistematika/ Format Kerangka Acuan Program/Kegiatan

Sistematika atau format kerangka acuan Program/Kegiatan adalah sebagai berikut :
a. Pendahuluan
b. Latar belakang
c. Tujuan umum dan tujuan khusus
d. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
e. Cara melaksanakan kegiatan
f. Sasaran
g. Jadwal pelaksanaan kegiatan
h. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
i. Pencatatan, Pelaporan dan evaluasi kegiatan
Jika diperlukan, dapat ditambahkan butir-butir lain sesuai kebutuhan, tetapi tidak
diperbolehkan mengurangi, misalnya rencana pembiayaan dan anggaran
Petunjuk Penulisan
a. Pendahuluan
Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang bersifat umum yang masih
terkait dengan upaya/ kegiatan
b. Latar belakang
Latar belakang adalah merupakan justifikasi atau alasan mengapa program
tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi dengan data-data sehingga alasan
diperlukan program tersebut dapat lebih kuat.
c. Tujuan umum dan tujuan khusus
Tujuan ini adalah merupakan tujuan Program/kegiatan. Tujuan umum adalah
tujuan secara garis besarnya, sedangkan tujuan khusus adalah tujuan secara rinci.
d. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
Kegiatan pokok dan rincian kegiatan adalah langkah-langkah kegiatan yang
harus dilakukan sehingga tercapainya tujuan Program/kegiatan. Oleh karena itu
antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan.
e. Cara melaksanakan kegiatan
20
Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk melaksanakan kegiatan pokok

dan rincian kegiatan. Metode tersebut bisa antara lain dengan membentuk tim,
melakukan rapat, melakukan audit dan lain-lain
f. Sasaran
Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan terukur untuk
mencapai tujuan-tujuan upaya/ kegiatan .
Sasaran Program/kegiatan menunjukkan hasil antara yang diperlukan untuk
merealisir tujuan tertentu. Penyusunan sasaran program perlu memperhatikan
hal-hal sebagai berikut :
Sasaran yang baik harus memenuhi “SMART” yaitu :
1) Specific : sasaran harus menggambarkan hasil spesifik yang diinginkan,
bukan cara pencapaiannya. Sasaran harus memberikan arah dan tolak ukur
yang jelas sehingga dapat dijadikan landasan untuk penyusunan strategi dan
kegiatan yang spesifik.
2) Measurable : sasaran harus terukur dan dapat dipergunakan untuk
memastikan apa dan kapan pencapaiannya. Akuntabilitas harus ditanamkan
kedalam proses perencanaan. Oleh karenanya metodologi untuk mengukur
pencapaian sasaran (keberhasilan upaya/ kegiatan) harus ditetapkan sebelum
kegiatan yang terkait dengan sasaran tersebut dilaksanakan.
3) Agressive but Attainable : apabila sasaran harus dijadikan standar
keberhasilan, maka sasaran harus menantang, namun tidak boleh
mengandung target yang tidak layak.
4) Result oriented : sedapat mungkin sasaran harus menspesifikkan hasil yang
ingin dicapai. Misalnya mengurangi komplain masyarakat terhadap
pelayanan rawat jalan sebesar 50%
5) Time bound : sasaran sebaiknya dapat dicapai dalam waktu yang relatif
pendek, mulai dari beberapa minggu sampai beberapa bulan (sebaiknya
kurang dari 1 tahun). Kalau ada Program/kegiatan 5 (lima) tahun dibuat
sasaran antara. Sasaran akan lebih mudah dikelola dan dapat lebih serasi
dengan proses anggaran apabila dibuat sesuai dengan batas-batas tahun
anggaran di Puskesmas.
g. Jadwal pelaksanaan kegiatan
Skedul atau jadwal adalah merupakan perencanaan waktu untuk tiap-tiap rincian
kegiatan yang akan dilaksanakan, yang digambarkan dalam bentuk bagan Gant.
h. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi
pelaksanaan kegiatan terhadap Jadwal yang direncanakan. Jadwal tersebut akan
dievaluasi setiap berapa bulan sekali (kurun waktu tertentu), sehingga apabila
21
dari evaluasi diketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal, maka
dapat segera diperbaiki sehingga tidak mengganggu Program/kegiatan secara
keseluruhan. Karena itu yang ditulis dalam kerangka acuan adalah kapan (setiap
kurun waktu berapa lama) evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan dan siapa
yang melakukan.
Yang dimaksud dengan pelaporannya adalah bagaimana membuat laporan
evaluasi pelaksanaan kegiatan tersebut dan kapan laporan tersebut harus dibuat.
Jadi yang harus ditulis di dalam kerangka acuan adalah cara bagaimana membuat
laporan evaluasi dan kapan laporan tersebut harus dibuat dan ditujukan kepada
siapa.
i. Penutup
Aturan penulisan kerangka acuan program/kegiatan adalah sebagai berikut:
3. Ukuran huruf 12
4. Spasi 1,5
5. Batas kertas:
G. Standar Operasional Prosedur (SOP)

Istilah prosedur ada beberapa pengertian, diantaranya:
1. Standard Operating Procedures (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang
dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintah
(Kepmenpan No.021 tahun 2008).
2. Instruksi kerja adalah petunjuk kerja terdokumentasi yang dibuat secara rinci, spesifik
dan bersifat instruktif, yang dipergunakan oleh pekerja sebagai acuan dalam
melaksanakan suatu pekerjaan spesifik agar dapat mencapai hasil kerja sesuai
persyaratan yang telah ditetapkan (Susilo, 2003).
Langkah didalam penyusunan instruksi kerja sama dengan penyusunan prosedur,
namun ada perbedaan, instruksi kerja adalah suatu proses yang melibatkan satu
bagian/unit/ profesi, sedangkan prosedur adalah suatu proses yang melibat lebih
dari satu bagian/ unit/ profesi. Prinsip dalam penyusunan prosedur dan instruksi kerja
adalah kerjakan yang ditulis, tulis yang dikerjakan, buktikan dan tindak-lanjut, serta
dapat ditelusur hasilnya.
22
3. Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah suatu perangkat instruksi/langkah-

langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu. Istilah ini
digunakan di Undang-undang No. 29 Tahun 2004, tentang Praktik Kedokteran dan
Undang-undang No. 44 Tahun 2009, tentang Rumah Sakit,
Beberapa Istilah Prosedur yang sering digunakan yaitu :
 Prosedur yang telah ditetapkan disingkat Protap,
 Prosedur untuk panduan Kerja (prosedur kerja, disingkat PK),
 Prosedur untuk melakukan tindakan,
 Prosedur Penatalaksanaan
 Petunjuk pelaksanaan disingkat Juklak,
 Petunjuk pelaksanaan secara tehnis, disingkat Juknis,
 Prosedur untuk melakukan tindakan klinis: protokol klinis, Algoritma/Clinical
Pathway
Walaupun banyak istilah tentang pengertian prosedur agar tidak menjadikan salah
tapsir maka yang dipergunakan didalam dokumen akreditasi Puskesmas dan
Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama didalam buku panduan ini adalah “Standar
Prosedur Operasional (SOP)”. Sedangkan pengertian SOP adalah : Suatu
perangkat instruksi/ langkah-langkah yang di bakukan untuk menyelesaikan proses
kerja rutin tertentu.
a. Tujuan Penyusunan SOP

Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif, konsisten/
seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui
pemenuhan standar yang berlaku.
b. Manfaat SOP
c. Memenuhi persyaratan standar pelayanan Puskesmas
d. Mendokumentasi langkah-langkah kegiatan
e. Memastikan staf Puskesmas memahami bagaimana melaksanakan
pekerjaannya.
Contoh :
SOP Pemberian informasi, SOP Pemasangan infus, SOP Pemindahan pasien
dari tempat tidur ke kereta dorong,
f. Format SOP
1) Format SOP dibakukan agar tidak terjadi banyak format yang digunakan,
contoh pada lampiran, dan diberlakukan sesuai dengan akreditasi Puskesmas
ini diberlakukan,
23
2) Format merupakan format minimal, oleh karena itu format ini dapat diberi
tambahan materi/kolom misalnya, nama penyusun SOP, unit yang memeriksa
SOP. Untuk SOP tindakan agar memudahkan didalam melihat langkah-
langkahnya dengan bagan alir, persiapan alat dan bahan dan lain- lain, namun
tidak boleh mengurangi item-tem yang ada di SOP.
Format SOP sebagai berikut:

JUDUL
No. Dokumen : 01/SOP/ADM-1/2019
No. Revisi : 00
SOP Tanggal terbit :
Halaman :
PUSKESMAS Mulyati Yuningsih
CITALEM NIP.19620817987032015
1. Pengertia
n
24
2. Tujuan
3. Kebijaka Keputusan Kepala Puskesmas Nomor 01/SK/ADM-1/I/2019 tentang …..

n
4. Referensi
5. Prosedur
6. Bagan
Alir
7. Unit
Kerja
8. Rekaman No Yang diubah Isi perubahan Tanggal mulai
histori diberlakukan
perubahan
Penjelasan :
1. Penulisan SOP harus tetap di dalam kotak adalah : nama Puskesmas Citalem
dan logo, judul SOP, nomor dokumen, tanggal terbit dan tanda tangan kepala
Puskesmas Citalem
2. Logo kabupaten dan lambang Puskesmas Citalem baik surat keputusan
maupun SOP berdiameter 2 cm.
3. Tulisan judul SOP Times New Roman ukuran 15 cm, spasi judul 1,5
4. Kotak logo kabupaten lebar 3 cm, logo Puskesmas lebar 4 cm
5. Nomer dokumen, nomer revisi, tanggal terbit, halaman spasi 1 , Times New
Roman ukuran 12 cm.
6. Tulisan SOP Times New Roman 12 bold
7. Penulisan Puskesmas Citalem spasi 1 , penulisannya Arial 12 (center)
8. Penulisan Kepala Puskesmas Arial 11, dan penulisan NIP Arial 11.
9. Kop SOP dan komponen SOP formatnya jadi satu
10. komponen SOP sejajar dengan garis kanan kop logo kabupaten.
11. Diagram alir hanya berlaku untuk SOP Klinis.
12. Untuk pengertian, tujuan, kebijakan, referensi, prosedur (bila perlu).
13. unit terkait, rekaman historis perubahan, lebar kotak menyesuaikan isi
materi.
4. Petujuk Pengisian SOP

1) Logo yang dipakai adalah logo Pemerintah Kabupaten Bandung Barat dan
logo Bakti Husada.
25
2) Kotak Heading : masing-masing kotak (Puskesmas, judul SOP, No.

Dokumen, No. Revisi, Halaman, SOP, Tanggal Terbit, ditetapkan Kepala
Puskesmas) diisi sebagai berikut :
a) Heading dicetak pada setiap halaman. Untuk halaman pertama heading
lengkap dengan logo Pemerintah Daerah dan logo Bakti Husada. Untuk
halaman kedua dan seterusnya heading tidak perlu diberi logo.
b) Kotak Nama FKTP diberi nama Puskesmas.
c) Judul SOP : diberi Judul /nama SOP sesuai proses kerjanya.
d) No. Dokumen: diisi dengan nomor urut SOP sesuai dengan sistem
penomoran
e) No. Revisi : diisi dengan status revisi, diisi menggunakan angka,
misalnya untuk dokumen baru dapat diberi nomor 00, sedangkan
dokumen revisi pertama diberi nomor 01, revisi kedua diberi nomor 02,
dan seterusnya.
f) Halaman : diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total
halaman untuk SOP tersebut (misalnya ; halaman pertama : 1/5,
halaman kedua : 2/5, dan seterusnya).
g) SOP diberi penamaan sesuai ketentuan (istilah) yang digunakan
Puskesmas, misalnya :SOP.
h) Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya atau tanggal
diberlakukannya SOP tersebut.
i) Ditetapkan Kepala Pusksmas: diberi tandatangan Kepala Puskesmas dan
nama jelasnya.
3) Isi SOP
Isi dari SOP minimal adalah sebagai berikut
a) Pengertian : berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang
mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah
pengertian/menimbulkan multi persepsi.
b) Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci :
“Sebagai acuan……”
c) Kebijakan : berisi kebijakan Kepala Puskesmas yang menjadi dasar
dibuatnya SOP tersebut. Dicantumkan kebijakan yang mendasari SOP
tersebut, contoh untuk SOP imunisasi pada bayi, pada kebijakan
dituliskan: Keputusan Kepala Puskesmas No ........... tentang Pelayanan
Imunisasi.
d) Referensi: berisikan dokumen ekternal sebagai acuan penyusunan SOP,
bisa berbentuk buku, peraturan perundang- undangan, ataupun bentuk
lain sebagai bahan pustaka.
26
e) Langkah- langkah prosedur : bagian ini merupakan bagian utama yang

menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses
kerja tertentu.
f) Unit terkait : berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam
proses kerja tersebut.
Dari keenam isi SOP sebagaimana diuraikan di atas, dapat ditambahkan
antara lain: bagan alir, dokumen terkait.
g) Diagram Alir/ bagan alir (Flow Chart):
Didalam penyusunan prosedur maupun instruksi kerja sebaiknya dalam
langkah- langkah kegiatan dilengkapi dengan diagram alir/bagan alir
untuk memudahkan dalam pemahaman langkah-langkahnya. Adapun
bagan alir secara garis besar dibagi menjadi dua macam, yaitu diagram
alir makro dan diagram alir mikro.
(1) Diagram alir makro/ Macro flow chart, menunjukkan kegiatan-
kegiatan secara garis besar dari proses yang ingin kita tingkatkan,
hanya mengenal satu simbol.
Bentuk balok :
(2) Diagram alir mikro/ micro flow chart, menunjukkan rincian

kegiatan-kegiatan dari tiap tahapan diagram makro, bentuk simbul
sebagai berikut:
o Awal kegiatan :
o Akhir kegiatan :
o Keputusan : ?
Ya
Tidak
o Penghubung :
27
o Dokumen : , Arsip :
h) Dokumen Terkait : berisi nama-nama dokumen yang ada kaitannya

dengan SOP tersebut.
i) Rekaman historis perubahan : berisi riwayat jika dilakukan revisi SOP.
4) Tata Cara Pengelolaan SOP

1) Agar ditetapkan siapa yang mengelola SOP,
2) Pengelola SOP harus mempunyai arsip seluruh SOP Puskesmas/Klinik,
3) Pengelola SOP agar membuat tata cara penyusunan, penomoran,
distribusi, penarikan, penyimpanan, evaluasi dan revisi SOP
5) Tata Cara Penyusunan SOP

Hal-hal yang perlu diingat :
1) Siapa yang harus menulis atau menyusun SOP
2) Bagaimana merencanakan dan mengembangkan SOP
3) Bagaimana SOP dapat dikenali
4) Bagaimana memperkenalkan SOP kepada pelaksana dan unit terkait
5) Bagaimana pengendalian SOP: penomoran, revisi yang keberapa, dan
distribusi kepada siapa.
6) Syarat penyusunan SOP

 Identifikasi kebutuhan, yakni mengidentifikasi apakah kegiatan yang
dilakukan saat ini sudah memiliki SOP atau belum, dan bila sudah agar
diidentifikasi apakah SOP masih efektif atau tidak, jika belum apakah
kegiatan tersebut perlu disusun prosedurnya.
 Perlu ditekankan bahwa SOPharus ditulis oleh mereka yang melakukan
pekerjaan tersebut atau oleh unit kerja tersebut. Tim atau panitia yang
ditunjuk oleh Kepala Puskesmas/FKTP hanya untuk menanggapi dan
mengkoreksi SOP tersebut. Hal tersebut sangatlah penting, karena
komitmen terhadap pelaksanaan SOP hanya diperoleh dengan adanya
keterlibatan personel/unit kerja dalam penyusunan SOP.
 SOP harus merupakan flow charting dari suatu kegiatan. Pelaksana atau unit
kerja agar mencatat proses kegiatan dan membuat alurnya kemudian Tim
Mutu diminta memberikan tanggapan.
 Di dalam SOP harus dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa,
dimana, kapan, dan mengapa.
28
 SOP jangan menggunakan kalimat majemuk, subjek, predikat dan objek

harus jelas.
 SOP harus menggunakan kalimat perintah/instruksi dengan bahasa yang
dikenal pemakai.
 SOP harus jelas, ringkas, dan mudah dilaksanakan. Untuk SOP pelayanan
pasien maka harus memperhatikan aspek keselamatan, keamanan dan
kenyamanan pasien. Untuk SOP profesi harus mengacu kepada standar
profesi, standar pelayanan, mengikuti perkembangan Ilmu Pengetahuan
dan Teknologi (IPTEK) kesehatan, dan memperhatikan aspek keselamatan
pasien.
7) Proses penyusunan SOP

1) SOP disusun dengan menggunakan format sesuai dengan panduan
penyusunan dokumen akreditasi Puskesmas/FKTP ini.
2) Penyusunan SOP dapat dikoordinir oleh tim mutu/tim akreditasi
Puskesmas/FKTP dengan mekanisme sebagai berikut :
a) Pelaksana atau unit kerja/ upaya menyusun SOP dengan melibatkan unit
terkait.
b) SOP yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja disampaikan ke
tim mutu/tim akreditasi,
c) Fungsi tim mutu/ tim akreditasi Puskesmas didalam penyusunan SOP
adalah :
(1) Memberikan tanggapan, mengkoreksi dan memperbaiki SOP yang
telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja baik dari segi bahasa
maupun penulisan,
(2) Mengkoordinir proses pembuatan SOPsehingga tidak terjadi
duplikasi SOP/tumpang tindih SOP antar unit,
(3) Melakukan cek ulang terhadap SOP-SOP yang akan ditandatangani
oleh Kepala Puskesmas.
(4) Penyusunan SOP dilakukan dengan mengidentifikasi kebutuhan
SOP. Untuk SOP pelayanan dan SOP administrasi, untuk
melakukan identifikasi kebutuhan SOP bisa dilakukan dengan
menggambarkan proses bisnis di unit kerja tersebut atau alur
kegiatan dari kerja yang dilakukan di unit tersebut. Sedangkan
untuk SOP klinis, identifikasi kebutuhan dilakukan dengan
mengetahui pola penyakit yang sering ditangani di unit kerja
tersebut. Dari identifikasi kebutuhan SOPdapat diketahui berapa
banyak dan macam SOP yang harus dibuat/disusun. Untuk
29
melakukan identifikasi kebutuhan SOP dapat pula dilakukan dengan

memperhatikan elemen penilaian pada standar akreditasi, minimal
SOP-SOP apa saja yang harus ada. SOP yang dipersyaratkan di
elemen penilaian adalah SOP minimal yang harus ada di
Puskesmas/FKTP. Sedangkan identifikasi SOP dengan
menggambarkan terlebih dahulu proses bisnis di unit kerja adalah
seluruh SOP secara lengkap yang harus ada di unit kerja tersebut.
(5) Mengingat SOP merupakan flow charting dari proses kegiatan
maka untuk memperoleh pengertian yang jelas bagi subyek,
penulisan SOP adalah dimulai dengan membuat flow chart dari
kegiatan yang dilaksanakan. Caranya adalah membuat diagram
kotak sederhana yang menggambarkan langkah penting dari seluruh
proses.
Setelah dibuatkan diagram kotak maka diuraikan kegiatan di
masing-masing kotak dan dibuat alurnya.
(6) Semua SOP harus ditandatangani oleh Kepala Puskesmas/ kepala
Klinik,
(7) Agar SOP dapat dikenali oleh pelaksana maka perlu dilakukan
sosialisasi SOP-SOP tersebut dan bila SOP tersebut rumit maka
untuk melaksanakan SOP tersebut perlu dilakukan pelatihan.
8) Hal-hal yang mempengaruhi keberhasilan penyusunan SOP

1) Ada komitmen dari Kepala Puskesmas/FKTP yang terlihat dengan adanya
dukungan fasilitas dan sumber daya.
2) Adanya fasilitator/petugas yang mempunyai kemampuan dan kemauan
untuk menyusun SOP.
3) Ada target waktu yaitu ada target dan jadwal yang disusun dan disepakati
4) Adanya pemantauan dan pelaporan kemajuan penyusunan SOP.
5) Tata cara penomoran SOP.
9) Tata Cara Penyimpanan SOP

a) Penyimpanan adalah bagaimana SOP tersebut disimpan.
b) SOP asli (master dokumen/ SOP yang sudah dinomori dan sudah
ditandatangani) agar disimpan di sekretariat Tim Akreditasi
Puskesmas/FKTP atau Bagian Tata Usaha Puskesmas/FKTP, sesuai
dengan ketentuan yang berlaku di organisasi tersebut tentang tata cara
pengarsipan dokumen yang diatur dalam tata nasakh. Penyimpanan SOP
30
yang asli harus rapi, sesuai metode pengarsipan sehingga mudah dicari
kembali bila diperlukan.
c) SOPfotocopy disimpan di masing-masing unit upaya Puskesmas/FKTP,
dimana SOP tersebut dipergunakan. Bila SOP tersebut tidak berlaku lagi
atau tidak dipergunakan maka unit kerja wajib mengembalikan SOP yang
sudah tidak berlaku tersebut ke sekretariat Tim mutu atau Bagian Tata
Usaha sehingga di unit kerja hanya ada SOP yang masih berlaku saja.
Sekretariat Tim Mutu atau Bagian Tata Usaha organisasi dapat
memusnahkan fotocopy SOP yang tidak berlaku tersebut, namun untuk
SOP yang asli agar tetap disimpan, dengan lama penyimpanan sesuai
ketentuan dalam ketentuan retensi dokumen yang berlaku di
Puskesmas/FKTP.
d) SOP di unit upaya Puskesmas/FKTP harus diletakkan ditempat yang
mudah dilihat, mudah diambil, dan mudah dibaca oleh pelaksana.
10) Tata Cara Pendistribusian SOP

a) Distribusi adalah kegiatan atau usaha menyampaikan SOP kepada unit
upaya atau pelaksana yang memerlukan SOP tersebut agar dapat
digunakan sebagai panduan dalam melaksanakan kegiatannya. Kegiatan
ini dilakukan oleh tim mutu atau bagian Tata Usaha Puskesmas/FKTP
sesuai pedoman tata naskah.
b) Distribusi harus memakai ekspedisi dan/atau formulir tanda terima.
c) Distribusi SOP bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa juga
untuk seluruh unit kerja lainnya.
d) Bagi Puskesmas/Klinik yang sudah menggunakan e-file maka distribusi
SOP bisa melalui jejaring area local, dan diatur kewenangan otorisasi
disetiap unit kerja, sehingga unit kerja dapat mengetahui batas
kewenangan dalam membuka SOP.
11) Evaluasi SOP.

Evaluasi SOP dilakukan terhadap isi maupun penerapan SOP.
a) Evaluasi penerapan/kepatuhan terhadap SOP dapat dilakukan dengan
meniai tingkat kepatuhan terhadap langkah-langkah dalam SOP. Untuk
evaluasi ini dapat dilakukan dengan menggunakan daftar tilik/check list
 Daftar tilik adalah daftar urutan kerja (actions) yang dikerjakan
secara konsisten, diikuti dalam pelaksanaan suatu rangkaian kegiatan,
untuk diingat, dikerjakan, dan diberi tanda (check-mark).
31
 Daftar tilik merupakan bagian dari sistem manajemen mutu untuk

mendukung standarisasi suatu proses pelayanan.
 Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk SOP yang kompleks.
 Daftar tilik digunakan untuk mendukung, mempermudah
pelaksanaan dan memonitor SOP, bukan untuk menggantikan SOP
itu sendiri.
(1) Langkah-langkah menyusun daftar tilik

Langkah awal menyusun daftar tilik dengan melakukan
Identifikasi prsedur yang membutuhkan daftar tilik untuk
mempermudah pelaksanaan dan monitoringnya
 Gambarkan flow-chart dari prosedur tersebut,
 Buat daftar kerja yang harus dilakukan,
 Susun urutan kerja yang harus dilakukan,
 Masukkan dalam daftar tilik sesuai dengan format tertentu,
 Lakukan uji-coba,
 Lakukan perbaikan daftar tilik,
 Standarisasi daftar tilik.
Daftar tilik untuk mengecek kepatuhan terhadap SOP dalam
langkah- langkah kegiatan, dengan rumus sebagai berikut.
Compliance rate (CR) = Σ Ya x 100 %

Σ Ya+Tidak
(2) Evaluasi isi SOP.
(a) Evaluasi SOP dilaksanakan sesuai kebutuhan dan minimal
dua tahun sekali yang dilakukan oleh masing-masing unit
kerja.
(b) Hasil evaluasi :SOP masih tetap bisa dipergunakan, atau
SOPtersebut perlu diperbaiki/direvisi. Perbaikan/revisi isi
SOP bisa dilakukan sebagian atau seluruhnya.
(c) Perbaikan/ revisi perlu dilakukan bila :
 Alur SOP sudah tidak sesuai dengan keadaan yang ada
 Adanya perkembangan Ilmu dan Teknologi (IPTEK)
pelayanan kesehatan,
 Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru,
 Adanya perubahan fasilititas
(d) Pergantian kepala Puskesmas, bila SOP memang masih
sesuai/ dipergunakan maka tidak perlu direvisi.
32
Aturan penulisan Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah sebagai berikut

2. Jenis huruf Times new Roman
3. Ukuran huruf 12
4. Spasi 1,5
5. Batas kertas
33
BAB IV
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN
PUSKESMAS CITALEM
A. TUJUAN PROSES
Pedoman ini disesuaikan sebagai acuan untuk melaksanakan pengedalian
dokumen dan rekaman agar terjadinya proses perubahan, penerbitan, distribusi dan
sirkulasi dokumen yang ada di Puskesmas Citalem sesuai dengan Perundangan dan
Peraturan yang berlaku serta memenuhi Persyaratan Dokumen Puskesmas.
B. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG

No Level Penanggung Jawab Diperiksa Disahkan
Dokumen
1 Surat Penanggungjawab Kasubag TU Kepala

Keputusan Admen/UKM/UKP (Paraf sebelah Puskesmas
(Paraf sebelah kiri) kanan)
2 Pedoman/ Penanggungjawab Ketua Tim Mutu Kapala

Panduan Admen/UKM/UKP (Paraf sebelah Puskesmas
(Paraf sebelah kiri) kanan)
3 SOP Penanggungjawab Ketua Tim Mutu Kapala

Admen/UKM/UKP (Paraf (Paraf sebelah kanan Puskesmas
sebelah kiri) )
4 KAK Penanggungjawab Penanggungjawab Kapala

program Admen/UKM/UKP( Puskesmas
(Paraf sebelah kiri) Paraf sebelah kanan)
C. URAIAN UMUM
1. DOKUMEN PUSKESMAS adalah seluruh dokumen resmi yang berlaku di
Puskesmas Citalem yang digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan tugas pokok
dan fungsi, meliputi:
a. Dokumen Internal
34
1) Surat Keputusan/Kebijakan (SK)

2) Manual Mutu (MM)
3) Kerangka Acuan Kegiatan (KAK)
4) Standar Operasional Prosedur (SOP)
b. Dokumen Eksternal
1) Dasar Hukum berupa Undang-Undang, Peraturan dan Keputusan yang
berasal dari supra sistem.
 Undang-Undang (UU)
 Keputusan Menteri Kesehatan (KMK)
 Peraturan Menteri Kesehatan (PMK)
 Lain-lain (X)
2) Buku-buku Pedoman atau buku lainnya yang menjadi referensi.
 Buku Pedoman atau panduan lain (Ped)
2. JENIS DOKUMEN
a) DOKUMEN INDUK
a. Dokumen asli.
b. Telah disahkan oleh Kepala Puskesmas Citalem.
c. Didokumentasikan oleh Pengendali Dokumen.
d. Tidak memiliki cap “TERKENDALI” atau “TIDAK TERKENDALI”
maupun “KADALUARSA”.
b) DOKUMEN TERKENDALI
a. Dokumen yang didistribusikan kepada setiap unit kerja.
b. Terdaftar dalam Daftar Distribusi Dokumen.
c. Menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan.
d. Ditarik bila ada perubahan (revisi).
e. Pada dokumen ini harus ada tanda/stempel “TERKENDALI”.
c) DOKUMEN TIDAK TERKENDALI
a. Didistribusikan untuk kebutuhan eksternal atau atas permintaan pihak di luar
Puskesmas Citalem.
b. Digunakan untuk keperluan insidentil.
c. Tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan pekerjaan.
d. Apabila didistribusikan harus memiliki tanda/stempel “TIDAK
TERKENDALI”.
e. Yang berhak mengeluarkan dokumen ini adalah Wakil Manajemen Mutu
dan tercatat pada Daftar Distribusi Dokumen Tidak Terkendali.
d) DOKUMEN KADALUARSA/TIDAK BERLAKU
35
a. Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena telah mengalami
perubahan/revisi.
b. Tidak dapat lagi menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan.
c. Dokumen ini harus ditarik dari seluruh unit dan dicatat dalam Lembar
Distribusi/Penarikan Dokumen.
d. Dokumen induk diberi stempel “KADALUARSA” dan dokumen sisanya
dimusnahkan.
Pengaturan tentang pengendalian dokumen merupakan tahapan lanjutan dari

penciptaan tata naskah dokumen. Pengendalian dokumen harus diikuti dengan tindakan
yang meliputi tahapan sebagai berikut:
1. Surat Masuk
a. Surat masuk adalah semua surat yang diterima dari orang/lembaga lain (eksternal).
Prinsip-prinsip penanganan surat masuk:
b. Penerimaan naskah dinas masuk dipusatkan di bagian kepegawaian yang memiliki
tugas dan fungsi ketatausahaan.
c. Penerimaan surat dianggap sah apabila diterima oleh petugas atau pihak yang
berhak menerima di bagian kepegawaian yang memiliki tugas dan fungsi
ketatausahaan.
d. Naskah dinas masuk yang disampaikan langsung kepada Kepala Puskesmas atau
staf unit pengolah harus diregistrasikan di unit masing-masing.
2. Pengendalian surat masuk dilaksanakan melalui tahapansebagai berikut:
a. Penerimaan
Surat masuk yang diterima dalam sampul tertutup dikelompokkan berdasarkan
kategoriklasifikasikeamanansangat rahasia (SR) atau rahasia (R).
b. Pencatatan
1) Surat masuk dan diterima oleh petugas penerimaan,dikelompokkan berdasarkan
kategori klasifikasi keamanan.
2) Pengendalian surat dilakukan dengan registrasi surat pada sarana pengendalian
surat.
Registrasi surat masuk meliputi:
a) Nomor urut pencatatan
b) Tanggal penerimaan;
c) Nomor dan tanggal surat;
d) Asal surat;
e) Isi ringkas surat;
f) Unit kerja yang dituju; dan
g) Keterangan.
36
c. Sarana pengendalian surat masuk antara lain dapat berupa:

1) Buku Agenda; dan/atau
2) Agenda Elektronik.
d. Pengarahan
1) Pengarahan surat masuk dengan kategori sangatrahasia, rahasia, dan terbatas
disampaikan langsung kepadaunit pengolah/pejabat yang dituju; dan
2) Pengarahan surat masukdengankategoribiasa/terbuka dilakukan dengan
membuka, membaca danmemahami keseluruhan isi dan maksud naskah dinas
untuk mengetahui unit pengolah/pejabat yang akan menindaklanjuti naskah
dinas tersebut.
e. Penyampaian
1) Surat masuk disampaikan kepada unit pengolah sesuai dengan arahan disertai
bukti penyampaian surat.
2) Bukti penyampaian surat masuk memuat informasi tentang:
a) Nomor urut pencatatan
b) Tanggal penerimaan;
c) Nomor dan tanggal surat;
d) Asal surat;
e) Isi ringkas surat;
f) Unit kerja yang dituju; dan
g) Tandatangan dan nama penerima di unit pengolah.
3) Bentuk bukti penyampaian surat masuk dapat berupa:
a) Buku ekspedisi;
b) Lembar tanda terima penyampaian; dan/atau
c) Lembar Pengantar.
3. Surat Keluar
1. Surat keluar adalah semua surat yang dikirim keorang/lembaga lain. Prinsip-
prinsip pengendalian surat keluar:
a. Pengiriman surat keluar dilakukan oleh tata usaha unitpengolah.
b. Untuk surat yang bersifat biasa sebelum dikirim harus dilakukanpemeriksaan
terhadap kelengkapan naskah dinas, meliputi:
1) Nomor dan tanggal surat;
2) Cap Puskesmas;
3) Tanda tangan;
4) Alamat yang dituju; dan
5) Lampiran jika ada.
2. Pengendalian surat keluar dilaksanakan melalui tahapansebagai berikut:
a. Pencatatan
37
1) Pengendaliannaskahdinaskeluardilakukandenganmencatat naskah dinas pada

sarana pengendalian surat keluar. Informasi sarana pengendalian surat keluar
meliputi:
a) Nomor urut;
b) tanggal surat;
c) Tujuan surat;
d) Isi ringkas surat; dan
e) Keterangan.
2) Sarana pengendalian surat keluar antara lain dapatberupa:
a) Buku Agenda; dan/atau
b) Agenda Elektronik.
b. Penggandaan
1) Penggandaan surat keluar adalah kegiatan memperbanyak surat keluar
dengan sarana penggandaan yang tersediasesuai dengan kebutuhan.
2) Penggandaan surat dilakukan setelah surat keluar ditandatangani oleh
pejabat yang berhak.
3) Penggandaan surat keluar yang kategori klasifikasikeamanannya sangat
rahasia, rahasia, dan terbatas harusdiawasi secara ketat.
4) Halaman pertama naskah dinas harus menggunakan kopasli dan
penandatangan menggunakan cap basah.
c. Pengiriman
1) Surat keluar yang akan dikirimkan oleh unit pengolah dimasukkan kedalam
amplop dengan mencantumkan alamat lengkap dan nomor surat sesuai
dengan kategori klasifikasi keamanan Sangat Rahasia(SR), Rahasia (R),
Terbatas (T), dan pembubuhan cap dinas.
2) Khusus untuk surat dengan kategori klasifikasikeamanan Sangat Rahasia
(SR), Rahasia (R), Terbatas (T),dimasukkan kedalam amplop kedua dengan
hanya mencantumkan alamat yang dituju dan pembubuhan cap basah.
d. Kecepatan penyampaian
1) AmatSegera/Kilatadalah surat yangharusdiselesaikan/dikirim/disampaikan
pada hari yang samadengan batas waktu 24 jam.
2) Segeraadalahsuratyangharusdiselesaikan/dikirim/disampaikan dalam waktu
2 x 24 jam.
3) Biasa adalah surat yang harus diselesaikan/dikirim/disampaikan menurut
urutan yang,diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan
jadwalperjalanan caraka/kurir.
e. Penyimpanan
38
1) Kegiatan pengelolaan surat keluar harus didokumentasikan oleh unit

pengolah.
2) Surat keluar yang disimpan merupakan verbal,konsep dan surat akhir (net)
yang diparaf dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan jenjang
kewenangannya.
3) Penyimpanan verbal, konsep dan surat akhir (net)keluar diberkaskan menjadi
satu kesatuan dengan surat masuk yang memiliki informasi atau masalah
yangsama.
3 KETENTUAN NUMERISASI DOKUMEN

Metode penomoran dokumen ditetapkan sebagai berikut:
A. Singkatan Dokumen
1. Surat Keputusan : SK
2. Pedoman : PED
3. Panduan : PAN
4. Kerangka Acuan : KAK
5. Standar Operasional Prosedur : SOP
6. Daftar tilik : DT
7. Rekaman : REK
8. Dokumen Eksternal : DE
9. Kepegawaian : Kepeg
B. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan:

1. Admen Kode : ADM
2. UKM Kode : UKM
3. UKP Kode : UKP
4. BAB dalam akreditasi Kode :1–9
5. Kepegawaian : 800
C. Sistem Penomoran
Penomoran surat masuk dan keluar atau dokumen perkantoran sesuai dengan
Peraturan Bupati Bandung Barat Nomor 15 tahun 2010 Tentang Tata Naskah Dinas
di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bandung Barat, Pedoman Penyusunan
Dokumen Akreditasi Tahun 2015 dan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 42
tahun 2016 Tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri.
1. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengkodean dan singkatan :

1) Surat Masuk
39
Kode Kepegawaian / No urut Dokumen / Singkatan Dokumen / Tahun.

Contoh: 800/001/Kepeg/2018
2) Surat Keputusan
No urut Dokumen / Singkatan Dokumen / Kode dokumen - kode Urut BAB /
Bulan / Tahun.
Contoh: 01/SK/ADM-1/I/2018
3) Pedoman/ Panduan
No urut dokumen / Singkatan Dokumen / Kode dokumen - kode Urut BAB /
Bulan / Tahun.
Contoh: 01/PED/ADM-1/I/2018
4) Kerangka Acuan
Bulan / Tahun.
Contoh: 01/KAK/ADM-1/I/2018
5) Standar Operasional Prosedur/ Daftar Tilik
Tahun.
Contoh: 01/SOP/ADM-1/2018
6) Dokumen Eksternal
No urut Dokumen/ Singkatan Dokumen/ Kode dokumen - kode Urut BAB /
Bulan dicatat / Tahun dicatat
Bulan dicatat / Tahun dicatat.
Contoh: 01/DE/ADM-1/I/2018
Keterangan:
1) Penomoran SK ditulis dari awal untuk keseluruhan BAB, dimulai dari BAB
I sampai BAB IX.
2) Penomoran SOP di tulis masing-masing BAB
4. SISTEM PENYIMPANAN
a. Rekam Medis sebagai bukti kegiatan baik tertulis atau terekam tentang identitas,
anamnesa, diagnosa, tindakan medis, pengobatan dan penentuan fisik laboratorium
serta pemeriksaan penunjang lainnya yang diberikan kepada pasien rawat jalan,
maupun layanan UGD harus dikumpulkan, disimpan dan dipelihara secara
sistematis sehingga merupakan sumber informasi yang efektif bagi pelayanan
kesehatan di Puskesmas Citalem.
40
b. Penanggung Jawab Rekam Medis yang ditunjuk adalah petugas loket, yang bertugas
mengecek kelengkapan rekam medis serta memelihara dan mengendalikan rekam
medis
c. Masa penyimpanan Rekam Medis ditentukan sesuai ketetapan yang berlaku tentang
pengelolaan Rekam Medis di Puskesmas. Adapun rekam medis yang berkaitan
langsung dengan pasien rawat jalan masa penyimpannya selama 3 tahun. Sedangkan
rekam medis yang tidak langsung berkaitan dengan pasien, masa penyimpannnya
selama 5 tahun.(SPJ dan BOK).
d. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas harus dipelihara dan
disimpan minimal 3 tahun.
e. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan di unit masing – masing dan pemegang
program. Sedangkan master dokumen disimpan di bagian Administrasi.
5. PENJELASAN DOKUMEN
a. Setiap pembuatan dokumen harus mendapat persetujuan kecukupannya sebagai
berikut :
a. Manual Mutu
1) Dibuat dan disiapkan oleh Pengendali Dokumen.
2) Ditinjau dan diperiksa oleh Tim Mutu.
3) Disahkan dan diberlakukan oleh Kepala Puskesmas.
b. Kerangka Acuan
1) Dibuat dan disiapkan oleh Penanggung Jawab Program/Kegiatan.
2) Ditinjau dan diperiksa oleh Koordinator Upaya.
c. Standar Operasional Prosedur
1) Dibuat dan disiapkan oleh Penanggung Jawab Program/kegiatan.
2) Ditinjau dan diperiksa oleh Koordinator Upaya.
b. Revisi atau Perubahan Dokumen
a. Dilakukan jika terdapat perubahan pada sebagian atau seluruh isi dokumen.
b. Revisi atau perubahan dokumen harus sepengetahuan Koordinator Upaya
dan/atau Tim Mutu.
c. Revisi atau perubahan dokumen merupakan upaya perbaikan berkelanjutan.
d. Revisi atau perubahan dokumen yang telah disetujui diajukan ke Pengendali
Dokumen untuk pencatatan, penomoran, penggandaan dan pendistribusian.
e. Dokumen yang dirubah/direvisi ditarik oleh Pengendali Dokumen.
41
c. Penyimpanan dokumen harus berprinsip pada keamanan dan memiliki

kemampuan telusur agar tidak hilang, tidak rusak, mudah ditemukan serta
terkendali.
d. Dokumen yang beredar
a. Status terkendali.
b. Telah mendapat pengesahan.
e. Dokumen eksternal
a. Harus ditetapkan dan dikendalikan oleh pemakainya.
b. Daftar dokumen eksternal disimpan oleh pemakai.
f. Rekaman
a. Dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau memberi bukti
pelaksanaan kegiatan.
b. Dapat dipakai untuk mendokumentasikan ketelusuran dan memberi bukti
verifikasi, tindakan pencegahan dan tindakan perbaikan.
c. Tidak perlu terkena pengendalian revisi.
d. Formulir yang diisi dan atau semua catatan yang merupakan bukti
melaksanakan pekerjaan menjadi rekaman.
g. Rekaman yang muncul dari setiap kegiatan diidentifikasi dan dikelompokkan
sesuai klasifikasi
h. Menentukan referensi rekam dan metode penyimpanan rekam
i. Memberikan pengesahan terhadap data induk rekam
j. Penyimpanan dan pemusnahan rekaman sesuai dengan masa retensi yang telah
ditetapkan Memeriksa rekam yang telah habis masa simpan
k. Rekaman disimpan dan dipelihara sehingga dapat dimanfaatkan sebagai bukti
pelaksanaan kegiatan, bahan analisa dan pengukuran kinerja.
l. Membuat daftar rekam habis masa simpan
m. Rekaman yang telah habis masa simpan dilaporkan ke atasan terkait untuk
dilakukan pemusnahan
n. Data rekam yang akan dimusnahkan dicek dan direview kemudian disetujui
pemusnahan rekam sesuai dalam aturan yang berlaku
o. Memerintahkan staf untuk melakukan pemusnahan
p. Memisahkan rekam dan melakukan pemusnahan rekam dan membuat berita
acara pemusnahan rekam
q. Pemusnahan rekaman diarsipkan dalam Berita Acara Pemusnahan Rekaman
D. KEBIJAKAN
1. Pengendalian dokumen dan rekaman di Puskesmas Citalem dilakukan secara
terpusat dibawah kendali Tim Manajemen Mutu.
42
2. Seluruh Dokumen Internal (SK, PED, PAN, KAK, DT, SOP) tercatat dalam Daftar
Dokumen Internal dan disimpan oleh Pengendali Dokumen.
3. Seluruh Dokumen Eksternal tercatat dalam Daftar Dokumen Eksternal dan
dikelompokkan berdasarkan program.
4. Seluruh Formulir/Rekaman tercatat dalam Daftar Rekaman dan dikelompokkan
berdasarkan program.
5. Dokumen Master disimpan oleh Tim Mutu.
6. Setiap dokumen harus dikendalikan sesuai prosedur yang berlaku dengan tujuan
untuk :
a. Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan.
b. Meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta untuk menyetujui ulang
dokumen.
c. Memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat
pemakaian.
d. Memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali.
e. Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar dikenali dan distribusinya
dikendalikan.
f. Mencegah pemakaian dokumen kadaluarsa yang disengaja dan menerakan
identifikasi sesuai dengan dokumen tersebut apabila disimpan untuk maksud
tertentu.
g. Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen
ditunjukkan.
7. Review terhadap dokumen internal berupa Surat Keputusan, Manual Mutu,
Panduan Kerja, Kerangka Acuan Kegiatan, dan Standar Operasional Prosedur
dilakukan secara berkala dan/atau jika terdapat perubahan dalam proses pelayanan.
8. Dokumen yang telah direview dan dinyatakan tidak dipergunakan kembali masuk
ke dalam kategori dokumen kadaluarsa.
9. Masa retensi dokumen kadaluarsa ditetapkan bersama oleh Penanggung Jawab
Program/kegiatan dan Tim Manajemen Mutu dan tercantum dalam daftar rekaman
dan kode formulir.
10. Setiap kegiatan baru didokumentasikan dalam bentuk catatan kegiatan/rekaman.
11. Pemusnahan dokumen kadaluarsa diusulkan Penanggung Jawab Program dan
dilakukan oleh Pengendali Dokumen atas persetujuan Wakil Tim Manajemen
Mutu dan Kepala Puskesmas.
12. Pemusnahan dokumen kadaluarsa dicatat dalam Berita Acara Pemusnahan.
43
BAB V
PENUTUP
Pada prinsipnya dokumen itu adalah “TULIS YANG DIKERJAKAN DAN

KERJAKAN YANG DITULIS, BISA DIBUKTIKAN SERTA DAPAT DITELUSURI
DENGAN BUKTINYA”. Namun pada penerapannya tidaklah semudah itu. Penyusunan
kebijakan, pedoman/ panduan, standar prosedur operasional dan program selain diperlukan
komitmen Kepala Puskesmas, juga diperlukan staf yang mampu dan mau menyusun
dokumen tersebut. Dengan tersusunnya Buku Pedoman Tata Naskah Puskesmas Citalem
inidiharapkan dapat membantu Puskesmas Citalemdalam menyusun dokumen-dokumen
selanjutnya.
Dengan pedoman ini diharapkan semua penulisan dokumen di Puskesmas dan
seluruh jaringannya dapat dilaksanakan sesuai dengan standar. Dokumen ini terbuka
terhadap saran-saran untuk perbaikan dan penyempurnaan.
Akhirnya semoga buku pedoman ini bermanfaat secara maksimal, dengan tidak
mengurangi kesempatan untuk berkonsultasi.
44
DAFTAR PUSTAKA
1. Peraturan Bupati Bandung Barat Nomor 15 tahun 2010 Tentang Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bandung Barat
2. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi, Direktorat Jenderal Bina Upaya
Kesehatan, Tahun 2015
3. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 42 tahun 2016 Tentang Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Kementerian Dalam Negeri.
4. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2017 tentang Tata
Naskah Dinas di Lingkungan Kementrian Kesehatan.
45
LAMPIRAN : PEDOMAN TATA NASKAH

PUSKESMAS CITALEM
NOMOR : 01/PED/ADM-1/2018
a. Surat Keputusan
PEMERINTAH KABUPATEN BANDUNG BARAT

DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS CITALEM
Jl. Saguling No 1 Desa Citalem Kecamatan Cipongkor
Email: puskesmasCitalem@gmail.com Kode Pos 40564
KEPUTUSAN
KEPALA PUKESMAS CITALEM
Nomor ………………………………
TENTANG
………………………………………………
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

46
Menimbang : a. bahwa …………………………………………………………………..;

b. bahwa ………………………………..…………………………………;
c. dan seterusnya;
Mengingat : 1. Undang-Undang ……………………………………………………...;

2. Peraturan Pemerintah ………………………………………………...;
3. dan seterusnya;
MEMUTUSKAN
Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMASCITALEM

TENTANG……………………………………………………………
……………
Kesatu : …………………………………………………………………………
Kedua : …………………………………………………………………………
Ketiga : .....................................................................................................
Ditetapkan di : Citalem
Pada Tanggal : 04 januari 2018
KEPALA
PUSKESMAS
CITALEM,
MULYATI
YUNINGSIH
47
b. Surat Keterangan

DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS CITALEM
SURAT KETERANGAN
NOMOR ...................................
Yang bertandatangan dibawah ini :
a. Nama : ............................................................................
48
b. Jabatan : ............................................................................
Dengan ini menerangkan bahwa
a. Nama/NIP : ...................................... /NIP .............................
b. Pangkat/Golongan : ...................................... / ...................................
c. Jabatan : ............................................................................
d. Maksud : ............................................................................
Demikian Surat Keterangan ini dibuat untuk dipergunakan seperlunya.
Citalem, Tgl, Bln, thn
MULYATI YUNINGSIH
NIP. 19620817987032015
c. Surat Perintah

DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS CITALEM
Email: puskesmasCitalem15@gmail.com Kode Pos 40564
SURAT PERINTAH
NOMOR ...................................
Nama (yang memberikan

perintah): ............................................................................
49
Jabatan : ..........................................................................
..
MEMERINTAHKAN
Kepada :
a. Nama
: ............................................................................
b. Jabatan
: ............................................................................
Untuk :
....................................................................................................................................
....
....................................................................................................................................
.....
ditetapkan di Citalem
pada tanggal ..........................
MULYATI YUNINGSIH
NIP. 19620817987032015
d. Surat Izin

DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS CITALEM
SURAT IZIN
NOMOR ...................................
TENTANG
..............................................................................
50
Dasar : a. ..............................................................................................................
..............................................................................................................
b. ..............................................................................................................
..............................................................................................................
MEMBERI IZIN :
Kepada :
Nama : ............................................................................................
Jabatan : ............................................................................................
Alamat : ............................................................................................
Untuk : ............................................................................................
Di tetapkan di Citalem
pada tanggal ..........................
MULYATI YUNINGSIH
NIP. 19620817987032015
e. Surat Perjanjian

DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS CITALEM
SURAT PERJANJIAN
NOMOR: ……………………….
TENTANG
……………………………………………
51
Pada hari ……………., Tanggal …., Bulan ……………. Dan Tahun …………..,
bertempat di ……………, kami yang bertanda tangan di bawah ini:
1. ……………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………. PIHAK KE I
2. ……………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………. PIHAK KE II
Pasal ……
………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………….…….. (Isi Perjanjian)
Pasal …....
……………………………………………………………………………………………
Penutup
Surat perjanjian ini ditandatangani oleh kedua belah pihak, pada hari dan tanggal
tersebut diatas.
PIHAK KE II PIHAK KE I
KEPALA PUSKESMAS
CITALEM,
NAMA JELAS
Pangkat MATERAI
NIP NAMA JELAS
Saksi-saksi:
1. ………………. (tanda tangan)
2. ………………. (tanda tangan)
3. Dst ……………………
f. Surat Perintah Tugas

DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS CITALEM
SURAT PERINTAH TUGAS

NOMOR: ……………………………
52
Dasar : ………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
MEMERINTAHKAN
Kepada : 1. Nama : ……………………………………..
Pangkat/Gol : ……………………………………..
NIP : ……………………………………..
Jabatan : ……………………………………..
2.Nama : ……………………………………..
Pangkat/Gol : ……………………………………..
NIP : ……………………………………..
Jabatan : ……………………………………..
Untuk : 1. ……………………………………………………..
2. ……………………………………………………..
3. ……………………………………………………..
Ditetapkan di Citalem
Pada Tanggal ………….
MULYATI YUNINGSIH
NIP. 19620817987032015
g. Surat Perintah Perjalanan Dinas

DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS CITALEM
Lembar : ………………………………
Kode No : ………………………………
53
Nomor : ………………………………
SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS
(SPPD)
1 Pejabat yang memberi perintah
2 Nama pegawai yang diberi perintah
3 a. Pangkat dan golongan menurut PP

No.6 Tahun 1997
b. Jabatan
c. Tingkat menurut peraturan perjalanan
4 Maksud Perjalanan Dinas
5 Alat angkut yang dipergunakan
6 a. Tempat berangkat
b. Tempat tujuan
7 a. Lamanya perjalanan dinas
b. Tanggal berangkat
c. Tanggal harus kembali
8 Pengikut
9 Pembebanann Anggaran
a. Instansi
b. Mata Anggaran
10 Keterangan lain-lain
Dikeluarkan di Citalem
Pada Tanggal ………….
MULYATI YUNINGSIH
NIP. 19620817987032015
Berangkat dari :
……………………………
(tempat kedudukan) :
……………………………
Pada tanggal :
……………………………
54
Ke :
……………………………
Selaku pelaksana teknis kegiatan
II. Tiba di : ……………………….. Berangkat dari :

…………………………
Pada tanggal : ……………………….. Ke :
…………………………
Kepala : ……………………….. Pada tanggal :
…………………………
Kepala
III. Tiba di : ……………………….. Berangkat dari :

…………………………
…………………………
…………………………
Kepala
IV. Tiba di : ……………………….. Berangkat dari :

…………………………
…………………………
…………………………
Kepala
V. Tiba kembali di : ……………………………

Pada tanggal : ……………………………
Telah diperiksa, dengan keterangan bahwa
perjalalanan tersebut diatas benar dilakukan
atas perintahnya dan semata-mata untuk
kepentingan jabatan dalam waktu yang
sesingkat-singkatnya.
55
MULYATI YUNINGSIH
NIP. 19620817987032015
h. Surat Kuasa

DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS CITALEM
56
SURAT KUASA
NOMOR: …………………
Yang bertanda tangan dibawah ini:

a. Nama : ……………………………………………….
b. Jabatan : ……………………………………………….
MEMBERI KUASA
Kepada :
a. Nama : ………………………………………………
b. Jabatan : ………………………………………………
c. NIP : ………………………………………………
Untuk :
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
……
Demikian Surat Kuasa ini dibuat dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Citalem, Tgl, Bln, thn
Yang diberi kuasa Yang memberi kuasa
NAMA JABATAN KEPALA PUSKESMAS CITALEM,
NAMA LENGKAP MULYATI YUNINGSIH

PangkatNIP. 19620817987032015
NIP
Tembusan:
1. Yth …………………………
2. Yth …………………………
3. dst
i. Surat Undangan

DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS CITALEM
57
Citalem, 28 Januari 2018

Nomor :……………………. Kepada
Lampiran : ……………………. ……………………………….
Hal : Undangan …………………..
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……
Hari : …………………………………………………………….
Tanggal : …………………………………………………………….
Waktu : …………………………………………………………….
Tempat : …………………………………………………………….
Acara : …………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
…..
KEPALA PUSKESMAS
CITALEM,
MULYATI YUNINGSIH
NIP. 19620817987032015
j. Surat Melaksanakan Tugas
58

DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS CITALEM
SURAT KETERANGAN MELAKSANAKAN TUGAS

NOMOR: …………………………
Yang bertanda tangan dibawah ini:

Nama : ……………………………………………
NIP : ……………………………………………
Pangkat/Golongan : ……………………………………………
Jabatan : ……………………………………………
Dengan ini menerangkat dengan sesungguhnya bahwa:
Nama : ……………………………………………
NIP : ……………………………………………
Pangkat/Golongan : ……………………………………………
Jabatan : ……………………………………………
Yang diangkat berdasarkan Peraturan

…………………………………………………….. Nomor………………………….
Terhitung ………………………………………………….. telah nyata menjalankan
tugas sebagai………………………………………………….....
………………………………………………………………………………………………
…..
Demikian surat keterangan melaksanakan tugas ini saya buat dengan

sesungguhnya dengan mengingat sumpah jabatan/ pegawai negeri sipil dan
apabila dikemudian hari isi surat pernyataan ini ternyata tidak benar yang berakibat
kerugian bagi negara, maka saya bersedia menanggung kerugian tersebut.
Citalem, Tgl, Bln, Thn

KEPALA PUSKESMAS
CITALEM,
MULYATI YUNINGSIH
NIP. 19620817987032015
59

DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS CITALEM
SURAT PANGGILAN
Nomor : …………………… Kepada

Sifat : …………………… Yth. …………………………
Lampiran : …………………… …………………………
Hal : …………………… di –
…………………………
Dengan ini diminta kedatangan Saudara di kantor ………………………….Pada:
Hari : …………………………………………
Tanggal : …………………………………………
Pukul : …………………………………………
Tempat : …………………………………………
Mengahadap
Kepada : …………………………………………
Alamat : …………………………………………
Untuk : …………………………………………
Demikian untuk dilaksanakan dan menjadi perhatian sepenuhnya.
KEPALA PUSKESMAS
CITALEM,
MULYATI YUNINGSIH
NIP. 19620817987032015
Tembusan:
1. Yth …………………….dst
60
k. Nota Dinas

DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS CITALEM
NOTA DINAS
Kepada : …………………………………………………………
Dari : …………………………………………………………
Tanggal : …………………………………………………………
Nomor : …………………………………………………………
Sifat : …………………………………………………………
Lampiran : …………………………………………………………
Hal : …………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
……………………………………..
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
……………………………………..
KEPALA PUSKESMAS
CITALEM,
MULYATI YUNINGSIH
NIP. 19620817987032015
Tembusan:
1. Yth …………………….
61
2. Dst
l. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas

DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS CITALEM
Kepada
Yth. ………………………………
………………………………
Nomor : ………………….. di –
………………………………
NOTA PENGAJUAN KONSEP NASKAH DINAS
Disampaikan dengan hormat : …………………………………………
Tentang : …………………………………………
Catatan : …………………………………………
Lampiran : …………………………………………
Untuk Mohon Persetujuan dan
Tanda tangan atas : …………………………………………
………………………………………….
DISPOSISI PIMPINAN KEPALA PUSKESMAS CITALEM,
Tindak Lanjut Staf MULYATI YUNINGSIH

NIP. 19620817987032015
62
Coret yang tidak perlu
m.Surat Pengantar

DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS CITALEM
Kepada
Yth. ………………………………
………………………………
di –
………………………………
SURAT PENGANTAR
NOMOR: …………………………
No Jenis yang dikirm Banyaknya Keterangan
Diterima tanggal ……………………..
Penerima Penerima
Nama Jabatan, Nama Jabatan,
Nama Pejabat Nama Pejabat

Pangkat Pangkat
NIP NIP
63
n. Notulen

DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS CITALEM
NOTULEN
Rapat : ................................................................................
Hari/Tanggal : ................................................................................
Waktu Panggilan : ................................................................................
Waktu Rapat : ................................................................................
Acara : 1. ........................................................................
2. dan seterusnya
3. Penutup.
Pimpinan Rapat
Ketua : ................................................................................
Sekretaris : ................................................................................
Pencatat : ................................................................................
Peserta Rapat : 1. ........................................................................
2. dan seterusnya.
Kegiatan Rapat : 1. ........................................................................
2. dan seterusnya.
1. Kata Pembukaan : ................................................................................
2. Pembahasan : ................................................................................
3. Peraturan : ................................................................................
PIMPINAN RAPAT
64
MULYATI YUNINGSIH
NIP. 19620817987032015
o. Daftar Hadir Pertemuan

DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS CITALEM
DAFTAR HADIR PERTEMUAN RAPAT
Hari : ............................................................
Tanggal : ............................................................
Waktu : ............................................................
Tempat : ............................................................
Acara : ............................................................
NO NAMA JABATAN TANDA TANGAN KETERANGAN
dst
Citalem, Tg., Bln, Thn

KEPALA PUSKESMAS
CITALEM,
MULYATI YUNINGSIH
NIP. 19620817987032015
65
p. Memo

DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS CITALEM
MEMO
Dari : ............................................................................................................
Kepada : ............................................................................................................
ISI : ............................................................................................................
................................................................................................................................
...
................................................................................................................................
...
................................................................................................................................
...
................................................................................................................................
...
................................................................................................................................
...
................................................................................................................................
...
Citalem, Tgl,, Bln, Thn
KEPALA PUSKESMAS
CITALEM
66
MULYATI YUNINGSIH
NIP. 19620817987032015
67

Pedoman Tata Naskah Citalem Revisi

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pedoman Tata Naskah Citalem Revisi

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PEDOMAN TATA NASKAH PUSKESMAS CITALEM 2019

B. MAKSUD DAN TUJUAN

1. Tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam penyelenggaraan tata

Sistem manajemen mutu, sistem pelayanan, dan sistem penyelenggaraan upaya

B. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat Puskesmas:

C. Penyelenggaraan pelayanan klinis/upaya kesehatan perorangan

3. Pedoman Pelayanan Klinis

Dokumen-dokumen yang perlu dipersiapkan oleh Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama

Sebagai bukti pelaksanaan kegiatan dan pelayanan, Puskesmas dan Fasilitas

Format Peraturan/ surat keputusan dapat disusun sebagai berikut:

1) Menimbang: memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang

peraturan/keputusan yang teridiri atas tempat dan tanggal penetapan, nama

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

Diktum Menetapkan Ditetapkan di : Citalem

Nama Kepala Puskesmas

LAMPIRAN : KEPUTUSAN KEPALA

Lampiran PUSKESMAS CITALEM

5. Manajemen sumber daya:

C. RENCANA LIMA TAHUNAN PUSKESMAS

2. Sistematika Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas

Sistematika Rencana kinerja lima tahunan Puskesmas dapat disusun dengan

3. Langkah-langkah Penyusunan Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas

e. Tim menyusun pentahapan pencapaian indikator kinerja untuk tiap upaya

4. Matriks Rencana Kinerja Lima Tahunan

Aturan penulisan rencana lima tahunan puskesmas adalah sebagai berikut:

D. PERENCANAAN TINGKAT PUSKESMAS (PTP) TAHUNAN

1. Mekanisme Perencanan Tingkat Puskesmas.

pembiayaan untuk kebutuhan rutin, sarana, prasarana dan operasional Puskesmas.

2. Tahap penyusunan RUK.

3. Tahap penyusunan RUK.

Penyusunan RUK meliputi upaya kesehatan upaya wajib, pengembangan dan

4. Penyusunan Rencana Pelaksanaan Kegiatan

Aturan penulisan perencanaan tingkat puskesmas (PTP) tahunan adalah sebagai

c. Format Pedoman Penyusunan Dokumen Puskesmas

BAB IV PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN PUSKESMAS

B. Tanggung jawab dan wewenang

LAMPIRAN (JIKA ADA)

d. Format Panduan Pelayanan Puskesmas

Sistematika panduan pelayanan Puskesmas dapat dibuat sesuai dengan materi

Aturan penulisan panduan adalah sebagai berikut:

F. Penyusunan Kerangka Acuan Program/Kegiatan

Puskesmas dan Keselamatan Pasien, Program pencegahan bencana, Program

1. Sistematika/ Format Kerangka Acuan Program/Kegiatan

Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk melaksanakan kegiatan pokok

G. Standar Operasional Prosedur (SOP)

3. Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah suatu perangkat instruksi/langkah-

a. Tujuan Penyusunan SOP

Format SOP sebagai berikut:

3. Kebijaka Keputusan Kepala Puskesmas Nomor 01/SK/ADM-1/I/2019 tentang …..

4. Petujuk Pengisian SOP

2) Kotak Heading : masing-masing kotak (Puskesmas, judul SOP, No.

e) Langkah- langkah prosedur : bagian ini merupakan bagian utama yang

(2) Diagram alir mikro/ micro flow chart, menunjukkan rincian

h) Dokumen Terkait : berisi nama-nama dokumen yang ada kaitannya

4) Tata Cara Pengelolaan SOP

5) Tata Cara Penyusunan SOP

6) Syarat penyusunan SOP

 SOP jangan menggunakan kalimat majemuk, subjek, predikat dan objek

7) Proses penyusunan SOP

melakukan identifikasi kebutuhan SOP dapat pula dilakukan dengan

8) Hal-hal yang mempengaruhi keberhasilan penyusunan SOP

9) Tata Cara Penyimpanan SOP

10) Tata Cara Pendistribusian SOP