PENGENDALIAN DOKUMEN PUSKESMAS

No. Dokumen : 440/280/435.102.104/SPO/UKM/2017

No. Revisi :
SPO
Tanggal Terbit : 6 Januari 2017

Halaman : 1/3 PUSKESMAS

KALIANGET
PEMERINTAH
Drg. Hj. Nurul Hayati, M.Si
KABUPATEN Tanda tangan : NIP. 19650919 199203 2 011
SUMENEP
1. Pengertian
a. Dokumen adalah data yang memuat informasi penting yang disimpan dalam
suatu media berupa prosedur, laporan, standar, rekaman, spesifikasi dan lain-
lain. Boleh dalam bentuk soft copy maupun hard copy
b. Pengendalian Dokumen adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian
dokumen-dokumen sistem manajemen mutu yang menckup pembuatan,
distribusi, penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang
diatur dalam prosedur ini
c. Dokumen terkendali adalah bahwa dokumen acuan kerja tersebut di up date/
diperbarui secara berkala sesuai perubahan-perubahan yang terjadi selama
pemakainya
d. Dokumen tidak terkendali adalah bahwa dokumen tersebut sejak diterbitkan
tidak di up date/ diperbaru dan karenanya tidak diperuntukkan sebagai acuan
kerja
2. Tujuan Sebagai acuan mengatur tata cara pengendalian dokumen agar sesuai dengan
persyaratan sistem manajemen mutu
SK Kepala Puskesmas Kalianget No.440/004/435.102.104/SK.ADM/2017
3. Kebijakan tentang Pengendalian Dokumen dan Rekaman
a. Pedoman Tata Naskah Puskesmas Kalianget
4. Referensi b. Peraturan Bupati Sumenep Nomor 17 Tahun 2006 tentang Pedoman Tata
Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Sumenep
a. ALat
- Komputer
- Lemari dokumen
- Mesin scanner, printer dan foto copy
5. Alat dan Bahan
- Alat tulis
- Stempel
b. Bahan
- Dokumen
6. Langkah - A. Pengendalian dokumen dengan menerapkan hal- hal sebagai Berikut:
langkah 1. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan:
a. Administrasi Manajemen dengan kode: ADM.,
1) Bab I, (ADM/I),
2) Bab II, (ADM/II),
3) Bab III, (ADM/ III),
b. Pelayanan Upaya kode : UKM,
1) Bab IV, (UKM/ IV),
2) Bab V, (UKM/ V),
3) Bab VI, (UKM/ VI),
c. Pelayanan Klinis kode : UKP,
1) Bab VII, (UKP/ VII),
2) Bab VIII, (UKP/ VIII),
3) Bab IX, (UKP/ IX),
 d. Jenis Dokumen
1) Standar Prosedur Operasional, disingkat: SPO,
2) Daftar tilik disingkat: DT,
3) Kerangka Acuan disingkat: KAK,
4) Surat Keputusan disingkat: SK,
5) Kebijakan disingkat: Kb,
6) Dokumen ekternal disingkat: Dek,
7) Manual Mutu disingkat MM.
8) Pedoman Mutu disingkat PM,
9) Audit Internal disingkat AI.
2. Sistem penomoran:
a. Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah Kabupaten
Sumenep ( Tata Naskah )
b. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok pelayanan
masing- masing disesuaikan dengan sistem pengkodean yang telah
ditentukan,
c. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengkodean,
d. Urutan penomoran
e. Contoh:
440/ 49/ SPO/UKM/2017 (49: no urut pembuatan SPO, SPO/UKM: dokumen
SPO/Pelayanan Upaya, 2017: tahun)
3. Penyimpanan Dokumen Manajemen
a. Penyimpanan dokumen/ arsip perkantoran sesuai dengan sistem
penyimpanan dokumen/ arsip aturan Tata Naskah Kabupaten Sumenep
b. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan dimasing- masing kelompok
pelayanan, sedangkan di administrasi dan manajemen (admen)
menyimpan master dokumen semua kelompok pelayanan dan program,
4. Menerbitkan dan mendistribusi dokumen dan rekaman
a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan
pengesahan dari Kapus
b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Sekretariat dan Ka TU
kepada semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi Formulir Bukti
Penerimaan Dokumen
c. Sekretariat bertanggungjawab menyimpan dokumen sah memelihara
Daftar Induk Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, dan Formulir yang ada pada
bagian, sub bagian bidang atau seksi
d. Untuk menunjukkan salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap
“Terkendali” dengan persetujuan ka TU
B. Merevisi dokumen dan rekaman
Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara :
a. Permohonan revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kapus
b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang
c. Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap dokumen
C. Menerbitkan ulang dokumen
Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika :
a. Terjadi perubahan sistem mutu
b. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen
c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas
d. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik
D. Melakukan penarikan dan pemusnahan dokumen
a. Ka TU menarik salinan dokumen dan rekaman yang sudah ditarik,
dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara
pemusnahan dokumen
b. Salinan dokumen yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar
dan dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen
c. Dokumen asli dari dokumen yang sudah ditarik, diberi cap “Tak
Terkendali” dan disimpan Ka TU sebagai arsip
d. Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh Ka TU
E. Melakukan peninjauan ulang dokumen
7. Bagan Alir

8. Hal – hal yang

Jika pengendalian dokumen eksternal tidak dilakukan dengan benar, maka
perlu
pengelolaan dan pelaksanaan UKM puskesmas tidak maksimal hasil
diperhatikan
9. Unit Terkait
Semua Poli/ Unit Puskesmas Kalianget
10. Dokumen Terkait

11. Rekaman
Historis
Tanggal mulai
No Yang Diubah Isi Perubahan
diberlakukan