PENGENDALIAN DOKUMEN

No.Dokumen : A/II/SOP/7/2016/018
No. Revisi : 00
SOP
TanggalTerbit : 1 Juli 2016
Halaman : 3/3

PUSKESMAS drg. DEWI ANDRIANI

SEI JANG NIP.19740222 200312 2 009

1. Pengendalian Dokumen Puskesmas adalah sistem pengelolaan

dokumen/surat menyurat, yang meliputi sistem penomoran maupun
dokumen akreditasi Puskesmas.
2. Dokumen eksternal adalah buku, peraturan, standar, surat keputusan
yang merupakan acuan/referensi di dalam penyusunan dokumen
akreditasi Puskesmas.
3. Dokumen/arsip aktif adalah dokumen yang frekuensi pemakaian masih
tinggi/masih dipakai dalam kegiatan, masih disimpan di unit-unit
PENGERTIAN pelayanan.
4. Dokumen/arsip in aktif adalah dokumen yang frekuensi pemakaiannya
sudah rendah/sudah tidak dipakai, untuk dokumen rekam medis apabila
pasien yang sudah meninggal atau sudah pindah.
5. Master dokumen adalah: dokumen akreditasi yang telah lengkap/telah
dinomori, disyahkan dan ditanda-tangani namun belum dibubuhi cap
Puskesmas.
6. Kelompok dokumen adalah: kelompok jenis-jenis dokumen (contoh
kelompok Prosedur Kerja (PK), Instruksi Kerja (IK), dst).

Sebagai pedoman didalam pengelolaan dokumen di puskesmas, baik

TUJUAN dokumen yang bertalian dengan dokumen administrasi puskesmas maupun
akreditasi puskesmas.

KEBIJAKAN

1. Amsah, Zulkifli (1995). Manajemen Kearsipan. Jakarta : Gramedia

REFERENSI Pustaka Utama.
2. Bahan Ajar Pelatihan Manajemen Perkantoran, Depkes RI, 2009.

LANGKAH-
LANGKAH Pengendalian Dokumen Puskesmas Kalimas mengikuti langkah-langkah
dalam Prosedur sbb :
a. Pengkodean (coding) dokumen kelompok pelayanan :
1. Administrasi Manajemen dengan kode: A
2. Pelayanan Medik Dasar dengan kode: B
3. Pelayanan Program KIA dan KB dengan kode: C
 PENGENDALIAN DOKUMEN

No.Dokumen : A/II/SOP/7/2016/018
No. Revisi : 00
SOP
TanggalTerbit : 1 Juli 2016
Halaman : 3/3

PUSKESMAS drg. DEWI ANDRIANI

SEI JANG NIP.19740222 200312 2 009

4. Pelayanan Program Promosi Kesehatan (Promkes) dengan kode: D

5. Pelayanan Program Gizi dengan kode: E
6. Pelayanan Program P2P dengan kode: F
7. Pelayanan Program Kesehatan Lingkungan (kesling) dengan kode: G
8. Prosedur Pelayanan/Kerja disingkat: PK
9. Instruksi Kerja disingkat: IK
10. Daftar Tilik disingkat: Dt
11. Kerangka Acuan disingkat: KA
12. Surat keputusan disingkat: SK
13. Kebijakan disingkat: Kb
14. Dokumen Eksternal disingkat: Dek

b. Penyimpanan dokumen/arsip
1. Dokumen rekam klinik/medis wajib disimpan sekurang-kurangnya
dua tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat, setelah
batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, rekam
medis/klinis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan dan
persetujuan lain harus disimpan jangka waktu 10 tahun, terhitung
dari tanggal dibuatnya rekam medis.
2. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayanai di puskesmas harus
dipelihara dan disimpan minimal 2 tahun dan pada setiap resep
harus diberi tanda :
- Umum: resep umum
- Askes : untuk resep yang diterima oleh peserta asuransi
kesehatan.
- Gratis/Jamkesmas/Jamkesda/Jamsostek/Jampersal untuk resep
yang diberikan kepada pasien yang dibebaskan dari pembiayaan
retribusi.
3. Penyimpanan dokumen/arsip perkantoran sesuai dengan sistem
penyimpanan dokumen/arsip aturan Pemerintah Kota
Tanjungpinang.
4. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan di masing-masing
kelompok pelayanan/program, sedangkan administrasi manajemen
(admen) menyimpan master dokumen semua kelompok pelayanan
dan program.

c. Sistem penomoran
1. Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah Kota
Tanjungpinang.
2. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok pelayanan
 PENGENDALIAN DOKUMEN

No.Dokumen : A/II/SOP/7/2016/018
No. Revisi : 00
SOP
TanggalTerbit : 1 Juli 2016
Halaman : 3/3

PUSKESMAS drg. DEWI ANDRIANI

SEI JANG NIP.19740222 200312 2 009

masing-masing disesuaikan dengan sistem pengkodean yang telah

ditentukan.
3. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengkodean.
4. Urutan penomoran meliputi : kode pelayanan, kode dokumen, bulan,
tahun dan nomor urut dokumen.
Contoh: C/PK/IV/13/002

C Kode KIA dan KB

PK Prosedur Kerja
IV Bulan April
13 Tahun 2013
002 Nomor urut prosedur

d. Format dokumen diatur/diseragamkan dengan contoh format terlampir

1. Format prosedur
2. Format instruksi kerja
3. Format rekam klinis/medis
4. Format resep
5. Format rujukan internal
6. Format rujukan eksternal
7. Format informed consent
8. Format penolakan tindakan
9. Format permintaan rujukan eksternal

UNIT TERKAIT Seluruh Unit pelayanan dan Program Puskesmas Sei Jang.

1. PK (Prosedur Kerja)
2. IK (Instruksi Kerja)
DOKUMEN
3. Dokumen Akreditasi Program
TERKAIT
4. Dokumen Pelayanan Medis Dasar

REKAMAN Tanggal mulai

HISTORIS No Yang diubah Isi perubahan diberlakukan
PERUBAHAN