PENGENDALIAN DOKUMEN

No. Dokumen : 004/A/SOP/2017

No. Revisi : 00
SOP
Tanggal Terbit : 14/02/2017
Halaman : 1/4
PUSKESMAS Andi Firmanda, SKM
MEKAR BARU NIP. 19700426 199101 1 001

A. Pengertian 1. Pengendalian dokumen puskesmas adalah sistem pengelolaan

dokumen/surat menyurat, yang meliputi sistem penomoran
maupun dokumen akreditasi puskesmas
2. Dokumen eksternal adalah buku, peraturan, standar, surat
keputusan yang merupakan acuan/referensi di dalam
penyusunan dokumen akreditasi puskesmas
3. Dokumen/arsip aktif adalah dokumen yang frekuensi
pemakaian masih tinggi/masih dipakai dalam kegiatan, masih
disimpan di unit-unit pelayanan
4. Dokumen/arsip in aktif adalah dokumen yang frekuensi
pemakaiannya sudah rendah/sudah tidak dipakai, untuk
dokumen rekam medis apabila pasien yang sudah meninggal
atau sudah pindah
5. Master dokumen adalah dokumen akreditasi yang telah
lengkap/telah dinomori, disyahkan dan ditandatangani namun
belum dibubuhi cap puskesmas
6. Kelompok dokumen adalah: kelompok jenis-jenis dokumen
(contoh kelompok Prosedur Kerja (PK), Instruksi Kerja (IK),
dst)

B. Tujuan Sebagai pedoman di dalam pengelolaan dokumen di puskesmas,

baik dokumen yang bertalian dengan dokumen administrasi
puskesmas maupun akreditasi puskesmas

C. Kebijakan SK Kepala Puskesmas Mekar Baru No. 025 Tahun 2017 tentang
Pengendalian Dokumen Puskesmas Mekar Baru
D. Referensi Pedoman pengendalian dokumen puskesmas
E. Langkah-langkah 1. Pengkodean (coding)
Kode Pokok Kerja (Pokja) :
a. Pokja Administrasi Manajemen : A
b. Pokja Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM ) : B
c. Pokja Upaya Kesehatan Perorangan (UKP) : C
Kode Dokumen
a. Standar Prosedur Operasi : SOP
 PENGENDALIAN DOKUMEN

No. Dokumen : 004/A/SOP/2017

No. Revisi : 00
SOP
Tanggal Terbit : 14/02/2017
Halaman : 2/4
PUSKESMAS Andi Firmanda, SKM
MEKAR BARU NIP. 19700426 199101 1 001

2. Penyimpanan dokumen arsip

a. Dokumen rekam klinik/medis wajib disimpan sekurang-
kurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal terakhir
pasien berobat, setelah batas waktu sebagaimana
dimaksud diatas dilampaui, rekam medis/klinis dapat
dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan dan
persetujuan lain harus disimpan jangka waktu 10 tahun,
terhitung dari tanggal dibuatnya rekam medis
b. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayanai di
puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal 2 tahun
dan pada setiap resep harus diberi tanda :
1) Umum : resep umum
2) Askes : untuk resep yang diterima oleh peserta
asuransi kesehatan
3) Gratis/Jakesmas/Jamkesda/Jamsostek/Jampersal untuk
resep yang diberikan kepada pasien yang dibebaskan
dari pembiayaan retribusi
c. Penyimpanan dokumen/arsip perkantoran sesuai dengan
sistem penyimpanan dokumen/arsip aturan Pemerintah
Kota Tanjungpinang
d. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan di masing-
masing kelompok pelayanan/program, sedangkan
administrasi manajemen (admen) menyimpan master
dokumen semua kelompok pelayanan dan program
3. Sistem penomoran
a. Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah
Kota Tanjungpinang
b. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh
kelompok pelayanan masing-masing disesuaikan dengan
sistem pengkodean yang telah ditentukan
c. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan
pengkodean
 PENGENDALIAN DOKUMEN

No. Dokumen : 004/A/SOP/2017

No. Revisi : 00
SOP
Tanggal Terbit : 14/02/2017
Halaman : 3/4
PUSKESMAS Andi Firmanda, SKM
MEKAR BARU NIP. 19700426 199101 1 001

d. Urutan penomoran meliputi nomor urut dokumen, kode

Pokja, kode dokumen dan tahun
Contoh: 001/A/SOP/2017
001 Nomor Urut
A Pokja Administrasi
SOP Standar Operasional Prosedur
2017 Tahun 2017
4. Format dokumen diatur/diseragamkan dengan contoh format
terlampir
a. Format prosedur
b. Format rekam klinis/medis
c. Format resep
d. Format rujukan internal
e. Format rujukan eksternal
f. Format informed consent
g. Format penolakan tindakan
F. Unit terkait Seluruh unit pelayanan dan Program Puskesmas Mekar Baru
 PENGENDALIAN DOKUMEN

No. Dokumen : 004/A/SOP/2017

No. Revisi : 00
SOP
Tanggal Terbit : 14/02/2017
Halaman : 4/4
PUSKESMAS Andi Firmanda, SKM
MEKAR BARU NIP. 19700426 199101 1 001

G. Rekaman Historis Perubahan

Tanggal mulai
No. Yang diubah Isi perubahan
diberlakukan