DINAS KESEHATAN KABUPATEN SUMEDANG

PUSKESMAS RAWAT INAP JATINANGOR

Jalan Raya Jatinangor No. 234 Tlp. 022-7796143 Jatinangor Sumedang 45363
e mail : jatinangorjuara@gmail com

KEPUTUSAN
KEPALA PUSKESMAS RAWAT INAP JATINANGOR
Nomor : A.1/ /PKM/II/2017

TENTANG
KETENTUAN TATA NASKAH DAN PENDOKUMENTASIAN DOKUMEN
DAN REKAM KEGIATAN PUSKESMAS

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA,

KEPALA PUSKESMAS RAWAT INAP JATINANGOR,

Menimbang : a. bahwa agar semua penulisan dokumen akreditasi setiap Pokja sama perlu
adanya ketentuan tata naskah;
b. bahwa berdasarkan pertimbangan pada hurup a, perlu ditetapkan kebijakan
tentang ketentuan tata naskah dan pendokumentasian dokumen dan rekam
kegiatan.

Mengingat : 1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang

Kesehatan, Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 14
2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
Republik Indonesia Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah
Dinas Instansi Pemerintah;
3. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2014
tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktek Mandiri
Dokter, dan Tempat Praktek Mandiri Dokter Gigi;
4. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75 tahun 2014
Tentang Pusat Ke sehatan Masyarakat

MEMUTUSKAN

Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS RAWAT INAP JATINANGOR

TENTANG KETENTUAN TATA NASKAH DAN PENDOKUMENTASIAN
DOKUMEN DAN REKAM KEGIATAN DI PUSKESMAS RAWAT INAP
JATINANGOR.
Kesatu : 1. Pengendalian dokumen dan rekam implementasi Puskesmas adalah sistem
penomoran dan sistem penyimpanan dokumen dan rekam implementasi, baik
dokumen perkantoran maupun dokumen akreditasi Puskesmas.
2. Dokumen Induk adalah dokumen asli dan telah disahkan oleh Kepala FKTP
3. Dokumen terkendali adalah dokumen yang didistribusikan kepada sekretariat/
tiap unit/ pelaksana, terdafar dalam Daftar Distribusi Dokumen Terkendali, dan
menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan dapat ditarik bila ada
perubahan (revisi). Dokumen ini harus ada tanda/stempel TERKENDALI.
4. Dokumen tidak terkendali adalah dokumen yang didistribusikan untuk
 kebutuhan eksternal atau atas permintaan pihak di luar FKTP digunakan untuk
keperluan insidentil, tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan
pekerjaan dan memiliki tanda/stempel TIDAK TERKENDALI. Yang berhak
mengeluarkan dokumen ini adalah Penanggung jawab Manajemen Mutu dan
tercatat pada Daftar Distribusi Dokumen Tidak Terkendali
5. Dokumen Kedaluwarsa adlah Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku
oleh karena telah mengalami perubahan/revisi sehingga tidak dapat lagi menjadi
acuan dalam melaksanakan pekerjaan. Dokumen ini harus ada tanda/stempel
KEDALUWARSA. Dokumen induk diidentifikasi dan dokumen sisanya
dimusnahkan.
6. Kelompok dokumen adalah kelompok jenis - jenis dokumen / rekaman ( contoh
kelompok SOP, Intruksi Kerja, rekaman kegiatan dsb ).
Kedua : Pengendalian dokumen akreditasi wajib mentaati sistem pengendalian dokumen
yang telah ditentukan didalam kebijakan pengendalian dokumen ini,
Ketiga : Ketentuan tata naskah dan pengendalian dokumen menerapkan hal hal sebagai
berikut :
A. Penulisan Dokumen :
Menggunakan kertas F4 ukuran W : 216 cm dan H : 330 cm, margin T: 2,5. B:
2,5. L:2,5. R:2,5 dengan hurup Time New Roman ukuran 11, spasi 1,5

B. Pengkodean kelompok :
1. Manajemen Puskesmas dengan kode : A
a. Bab I : A.I
b. Bab II : A.II
c. Bab III : A.III
2. Upaya Kesehatan Masyarakat dengan kode : B
a. Bab IV : B.IV
b. Bab V : B.V
c. Bab VI : B.VI
3. Upaya Kesehatan Perorangan dengan kode : C
a. Bab VII : C.VII
b. Bab VIII : C.VIII
c. Bab IX : C.IX
4. Standar Prosedur Operasional, disingkat : SOP,
5. Daar tilik, disingkat : Dt,
6. Kerangka Acuan disingkat : KA,
7. Surat Keputusan disingkat : SK,
8. Kebijakan disingkat : Kb,
9. Dokumen ekstemal disingkat : Dek,
10. Manual Mutu disingkat : MM,
11. Pedoman Mutu disingkat : PM,
12. Audit Internal disingkat : AI.

C. Sistem Pembuatan
1. Sistem pembuatan dokumen/arsip perkantoran sesuai dengan aturan
Pemerintah Daerah Kabupaten Sumedang
2. Pembuatan dokumen akreditasi sesuai dengan Pedoman Penyusunan
Dokumen Akreditasi Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama.
3. Kop pembuatan SOP sesuai dengan lampiran I surat keputusan ini dan
merupakan bagian yang tidak terpisahkan
4. Sistem pembuatan rekam implementasi sesuai aturan yang berlaku di
masing-masing program,
 D. Sistem Penomoran Surat
1. Surat masuk dan keluar, Surat Keputusan, Surat Perintah, Surat Perintah
Kerja, Dokumen Pengadaan serta Dokumen Kerjasama sesuai dengan
ketentuan yang berlaku di Kabupaten Sumedang
2. Sistem penomoran disesuaikan dengan nomor masing-masing Pokja
3. Urutan penomoran dokumen meliputi : Kode BAB, nomor urut dokumen,
nama puskesmas, bulan pembuatan, dan tahun
Contoh : A.I/007/PKM/II/2017 (A.I : kode manajemn BAB I, 007 : adalah
nomor urut dokumen, II/2017 : bulan dan tahun pembuatan dokumen).

E. Sistem Penyimpanan
1. Dokumen rekam klinik/medik wajib disimpan sekurang-kurangnya dua
tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien meninggal atau pindah
tempat, setelah batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui,
rekam klinis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan atau
persetujuan lainnya harus disimpan jangka waktu 10 tahun terhitung dari
tanggal dibuatnya.
2. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas harus
dipelihara dan disimpan minimal dua tahun dan pada setiap resep harus
diberi tanda :
a. Umum : resep umum
b. BPJS : resep peserta asuransi kesehatan, jamkesmas, jamkesda dan
jampersal.
3. Penyimpanan dokumen/arsip perkantoran sesuai dengan sistem
penyimpanan dokumen/arsip aturan Pemerintah Daerah Kabupaten
Sumedang
4. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan di masing masing kelompok
pelayanan, sedangkan dokumen induk semua Pokja dan program
disimpan di Tim Mutu

F. Sistem Regulasi dan Akses

1. Dokumen Klinik/Medik menjadi kewenangan dokter/dokter gigi
2. Dokumen perkantoran dan akreditasi menjadi kewenangan Kepala
Puskesmas
3. Rekam Implementasi menjadi kewenangan penanggung jawab program,

G. Evaluasi
Evaluasi dokumen dilakukan minimal 2 tahun sekali atau jika ada
permasalahan terkait hal tersebut.
Keempat : Keputusan ini berlaku mulai tanggal ditetapkan dengan ketentuan akan dilakukan
koreksi apabila ternyata di kemudian hari terdapat perubahan atau kekeliruan.

Ditetapkan di : Sumedang
Pada tanggal : 9 Februari 2017

KEPALA PUSKESMAS
RAWAT INAP JATINANGOR,
 HARIS FATAH KRISTOFA

Lampiran I : Keputusan Kepala Puskesmas Rawat Inap

Jatinangor.
Nomor : A.1/ /PKM/II/2017
Tentang : Ketentuan Tata Naskah dan Pendokumentasian
dokumen dan Rekam Kegiatan Puskesmas

KOP SOP

JUDUL SOP .......

No. Dokumen : ......./............../PKM/......./2017
No. Revisi :
SOP Tanggal Terbit :
Halaman :

PUSKESMAS dr. Haris Fatah Kristofa

RAWAT INAP
NIP.196410302002121002
JATINANGOR
1 Pengertian
.
2 Tujuan
.
3 Kebijakan
.
4 Referensi
.
5 Prosedur/Langkah-
. langkah

6 Diagram Alir
.
7 Unit Terkait
.

Ditetapkan di : Sumedang
Pada tanggal : 9 Februari 2017

KEPALA PUSKESMAS
RAWAT INAP JATINANGOR,

HARIS FATAH KRISTOFA