Pengendalian Dokumen & Pengendalian

Rekaman

No. Dokumen :
800/26/PKM
/SOP/III/201
SOP 7
No. Revisi : 001
Tanggal Terbit : 04/03/2017
Halaman :1/2
UPTD Agussalim, SKM
PUSKESMAS Nip. 19770817
DOMPU TIMUR 199021002
1. Pengertian a. Pengendalian dokumen puskesmas adalah: sistem
pengelolaan dokumen/surat menyurat, yang meliputi
sistem penomoran maupun dokumen akreditasi
puskesmas.
b. Dokumen eksternal adalah: buku, peraturan, standar,
surat keputusan yang merupakan acuan/referensi di
dalam penyusunan dokumen akreditasi puskesmas.
c. Dokumen/arsip aktif adalah: dokumen yang frekuensi
pemakaian masih tinggi/masih dipakai dalam kegiatan,
masih disimpan di unit-unit pelayanan.
d. Dokumen/arsip in aktif adalah: dokumen yang frekuensi
pemakaiannya sudah rendah/sudah tidak dipakai, untuk
dokumen rekam medis apabila pasien yang sudah
meninggal atau sudah pindah.
e. Master dokumen adalah: dokumen akreditasi yang telah
lengkap/telah dinomori, disyahkan dan ditanda-tangani
namun belum dibubuhi cap puskesmas
f. Kelompok dokumen adalah: kelompok jenis-jenis dokumen
(contoh kelompok Prosedur Kerja (PK), Instruksi Kerja (IK),
dst
2. Tujuan Sebagai acuan untuk pedoman didalam pengelolaan
dokumen di puskesmas, baik dokumen yang bertalian
dengan dokumen administrasi puskesmas maupun
akreditasi puskesmas.
3. Kebijakan SK kepala UPTD Puskesmas Dompu Timur
Nomor: / / / / tentang pengendalian dokumen.
4. Referensi 1. UU Republik Indonesia Nomor 36 Thn 2009 pasal 5,
tentang Pelayanan, Monitoring dan Evaluasi
Pelayanan Kesehatan di Puskesmas.
2. Permenkes 75 th 2014, tentang puskesmas
5. Prosedur/ a. Persiapan Alat dan Bahan:
Langkah- a. ATK
langkah b. Komputer

b. Petugas yang Melaksanakan:

Pegawai Tata Usaha
c. Langkah-langkah:
a. Petugas melakukan pembuatan rekaman dan
mengumpukan dokumen sesuai dengan tugasnya
masing-masing.
b. Petugas memberikan semua dokumen & rekaman
kepada TU.
c. Pegawai TU melakukan pengarsipan dokumen &
rekaman selurus kegiatan puskesmas yang disetorkan
oleh petugas.
d. Hasil pengarsipan dokumen dan rekaman dianalisis
oleh kepala puskesmas dan ditinjau ulang tentang
pengendalian dokumen & rekaman yang telah ada.
e. Menentukan tata cara Pedoman Dokumen dengan
rincian:
 Surat Keluar
 SOP
Klarifikasi Pedoman sesuai dengan Aturan yang
ada.
f. Memberikan Penomoran Dokumen
Setelah disahkan, sekretariat akreditasi memberi
nomor dokumen (Penomoran mengikuti SK kepala
Dinas Kesehatan Nomor: / / / / tentang tata
kearsipan Dinas Kesehatan Kabupaten Dompu).
Adapun tata Cara Penomoran sbb:
a. Surat keluar ,surat keterangan dan lain-lain:
/ /PKM/X/2017
Ket:
- Nomor Kode
- Nomor Urut
- PKM
- Bulan
- Tahun

b. Untuk penomoran SOP

/ /PKM/SOP/X/2017
Ket:
- Nomor Kode
- Nomor Urut
- PKM
- SOP
- Bulan
- Tahun

c. Untuk penomoran SK
/ /PKM/SK/X/2017
Ket:
- Nomor Kode
- Nomor Urut
- PKM
 - SK
- Bulan
- Tahun

6. Bagan Alir

7. Hal-hal yang
perlu
diperhatikan
8. Unit terkait Tata Usaha
9. Dokumen
terkait
10. Rekaman Tanggal mulai
No Yang diubah Isi perubahan
historis diberikan
perubahan