DOKUMENTASI PROSEDUR DAN

PENCATATAN KEGIATAN
No. Dukumen : /SOP.ADMEN/PWA/I/2018
No. Revisi : 00
SOP
Taggal Terbit : 04/01/2018
Halaman : 1/2
PUSKESMAS H. MUKTADIR, SKM
WAWO NIP. 1970050819931009
1. Pengertian 1. Pengendalian dokumen Puskesmas adalah: sistem pengelolaan dokumen
perkantoran maupun dokumen akreditasi Puskesmas. (Sistem penomoran,
penyimpanan, dan pemusnahan )
2. Dokumen eksternal adalah: buku, peraturan, standar, surat keputusan,
kebijakan yang merupakan acuan/ referensi dalam pelaksanan kegiatan yang
diterbitkan oleh puskesms, maupun dinas kesehatan kabupaten.
3. Dokumen/ arsip aktif adalah dokumen masih berlaku/dipakai dalam kegiatan,
dan disimpan diunit- unit pelayanan serta tidak boleh dipinjamkan keluar area
puskesmas. Untuk dokumen akreditasi aktif diberi cap terkendali
4. Dokumen/ arsip inaktif adalah: dokumen yang frekuensi pemakaiannya sudah
rendah/ sudah tidak dipakai, copy dari dokumen aktif yang boleh dibawa
keluar puskesmas untuk dokumen rekam medik apabila pasien yang sudah
mati atau sudah pindah. Untuk dokumen akreditasi aktif diberi cap tidak
terkendali.
5. Master dokumen adalah: dokumen akreditasi yang telah lengkap/ telah
dinomori, disyahkan dan ditanda tangani namun belum dibubuhi cap
Puskesmas.
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah dokumentasi prosedur dan pencatatan
kegiatan.
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas No. 445/ /SK/PWA/IV/2018 tentang dokumentasi
prosedur dan pencatatan kegiatan Puskesmas Wawo.
4. Referensi Kepmenkes No.269/Menkes/Per/III/2008 tentang rekam mendik.
5. Langakah- 1. Setiap pelaksanaan kegiatan baik upaya pelayanan kesehatan perorangan
Langkah/ maupun upaya kesehatan masyarakat dan kegiatan lain yang mendukung
Prosedur dalam pelaksanaan upaya tersebut diatas wajib didokumentasikan dalam
catatan mutu.
2. Kepala Tata Usaha dan Staf unit terkait melalukan penyimpanan dokumen/
arsip dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Penataan dan pengarsipan dokumen rekam klinik/medik dilakukan
oleh staf diloket pendaftaran, dimana dokumen rekam medik inaktif
wajib disimpan sekurang- kurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal
terakhir pasien meninggal, atau pindah tempat, setelah batas waktu
sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, rekam medik/ klinis dapat
dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan dan persetujuan lain harus
disimpan jangka waktu 10 tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya.
b. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas harus
dipelihara dan disimpan minimal satu tahun. Kegiatan ini dilakukan
oleh pengelola obat/farmasi puskesmas.
c. Surat masuk dan keluar dicatat pada buku surat masuk dan keluar
 pada bagian Tata Usaha Puskesmas.
d. Surat rujukan pasien di tulis pada buku rujukan dan diarsipkan oleh
bagian Tata Usaha Puskesmas.
e. Penomoran surat keluar dan surat rujukan dilakukan dengan sesuai
peraturan penomoran yang telah dtentukan.
f. Laporan-laporan pelaksanan kegiatan seluruh program puskesmas,
baik program wajib maupun program pengembangan dimasukan oleh
pengelola program pada Bagian Tata Usaha untuk di arsipkan dan
dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten sesuai waktu yang telah
ditentukan.
g. Pencatatan daftar kunjungan pasien disetiap poli dan laporan kegiatan
program dilakukan berdasarkan Format Sistem Informasi Kesehatan
Daerah (SIKDA) dan dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten sesuai
waktu yang telah ditentukan.
3. Kepala Tata Usaha menetapkan format dokumen diatur/diseragamkan dengan
contoh format terlampir.
a. Format Rujukan Sesuai
b. Format Rujukan Bersama
c. Format Surat Keterangan Berbadan Sehat
d. Format Surat Keterangan Istrahat
e. Format Surat Keterangan Sakit
f. Format permintaan pulang paksa,
6. Unit terkait Semua Unit Pelayanan/ Program Puskesmas
7. Rekam
No Yang diubah Isi perubahan Tanggal mulai
historis
diberlakukan