PEMERINTAH KOTA MAKASSAR

DINAS KESEHATAN KOTA MAKASSAR

PUSKESMAS SUDIANG
Jl. Goa Ria KM 18 Kel. Pai, Kec. Biringkanaya,Kota Makassar 90241
Telp. 0411-555869, email: puskesmas.sudiang@mail.com

KEBIJAKAN PUSKESMAS SUDIANG

Nomor : SK/PKM-JGY/VIII/2015

Tentang :
PENGENDALIAN DOKUMEN PUSKESMAS
KEPALA PUSKESMAS SUDIANG

Menimbang : a. bahwa pentingnya sistem pengendalian dokumen agar memudahkan di dalam

pengelolaan, penyimpanan dan pencarian untuk diberlakukan pelaksanaannya

b. bahwa sebagai pedoman di dalam pengelolaan dokumen di Puskesmas, baik

dokumen yang bertalian dengan dokumen administrasi Puskesmas maupun
dokumen akreditasi Puskesmas

Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5063)

2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 tahun 2009 tentang Pelayanan

Publik

3. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 128/MENKES/SK/II/2004 tentang

Kebijakan Dasar Pusat Kesehatan Masyarakat

4. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 269/MENKES/Per/III/2008 tentang

Rekam Medik

5. Standar Akreditasi Puskesmas Kriteria 2.1.11. Elemen Penilaian 4.

MEMUTUSKAN

Menetapkan : 1.Pengendalian dokumen Puskesmas Sudiang dengan sistem pengelolaan dokumen/

Kebijakan surat menyurat, yang meliputi sistem penomoran maupun penyimpanan
dokumen Puskesmas, baik dokumen perkantoran maupun dokumen akreditasi
Puskesmas
 2. Dokumen eksternal adalah : buku, peraturan, standar, surat keputusan,
kebijakan yang merupakan acuan / referensi di dalam penyusunan dokumen
akreditasi Puskesmas
3. Dokumen / arsip aktif adalah dokumen yang frekuensi pemakaiannya masih
tinggi / masih dipakai di dalam kegiatan, dan masih disimpan di unit-unit
pelayanan
4. Dokumen / arsip inaktif adalah dokumen yang frekuensi pemakaiannya sudah
rendah / sudah tidak dipakai
5. Master adalah dokumen akreditasi yang telah lengkap / telah dinomori,
disyahkan dan ditanda-tangani namun belum dibubuhi cap Puskesmas
6. Kelompok dokumen kelompok jenis-jenis dokumen / rekaman (contoh kelompok
SPO)

Kesatu : Pengendali dokumen akreditasi Puskesmas Sudiang wajib mentaati sistem

pengendalian dokumen yang telah ditentukan di dalam kebijakan pengendalian
dokumen ini
Kedua : Pengendalian dokumen dengan menerapkan hal- hal sebagai berikut :
A. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan
1. Administrasi Manajemen dengan kode : A,
a. Bab I, (A/I),
b. Bab II, (A/II),
c. Bab III, (A/III).
2. Pelayanan Upaya kode : B,
a. Bab IV, (B/IV),
b. Bab V, (B/V),
c. Bab VI, (B/VI).
3. Pelayanan Klinis kode : C,
a. Bab VII, (C/VII),
b. Bab VIII, (C/VIII),
c. Bab IX, (C/IX).
4. Standar Prosedur Operasional, disingkat : SPO,
5. Daftar tilik disingkat : Dt,
6. Kerangka Acuan disingkat : KA,
7. Surat Keputusan disingkat : SK,
8. Kebijakan disingkat : Kb,
9. Dokumen ekternal disingkat : Dek,
10.Manual Mutu disingkat : MM,
11.Pedoman Mutu disingkat : PM,
12.Audit Internal disingkat : AI.
 B. Penyimpanan Dokumen / Arsip
1. Dokumen rekam klinik / medik inaktif wajib disimpan sekurang- kurangnya
dua tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien meninggal, atau pindah
tempat, setelah batas waktu sebagaimana dimaksud di atas dilampaui, rekam
klinis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan dan persetujuan lain
harus disimpan jangka waktu 10 tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya
2. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas harus dipelihara
dan disimpan minimal dua tahun dan pada setiap resep harus diberi tanda :
a. Umum : resep umum
b. Askes/BPJS/Jamkesmas : untuk resep yang diterima oleh peserta
asuransi kesehatan
c. Jamkesda : untuk resep yang diberikan kepada pasien yang dibebaskan
dari pembiayaan retribusi
3. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan dimasing - masing kelompok
pelayanan, sedangkan di administrasi dan manajemen (admen) menyimpan
master dokumen semua kelompok pelayanan dan program
C. Sistem penomoran
1. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok pelayanan masing-
masing disesuaikan dengan sistem pengkodean yang telah ditentukan
2. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengkodean
3. Urutan penomoran meliputi : Kode pelayanan, Kode dokumen, Bulan, Tahun
dan nomor urut dokumen :
Contoh : B/IV/SPO/6/13/005 (B : Kode pelayanan upaya, IV : Bab IV, SPO :
Standar Prosedur Operasional, 6 : bulan 6 / Juni, 13 tahun 2013, 005 : nomor
urut SPO),

Ketiga : Kebijakan ini mulai berlaku sejak tanggal diberlakukan dengan ketentuan apabila
dikemudian hari terdapat kekeliruan dalamnya akan diadakan perubahan
sebagaimana mestinya.

Makassar, Agustus 2015

Kepala Puskesmas Sudiang,

dr. Hj. Hatase Nurna

NIP.19591113 198902 2 001

Lampiran : KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS SUDIANG KOTA MAKASSAR

Nomor :
Tanggal :
 Tentang : Visi, Misi, Tujuan, Motto dan Tata Nilai Puskesmas Sudiang

VISI, MISI, TUJUAN, MOTTO PUSKESMAS SUDIANG

a. Visi
Mewujudkan pelayanan kesehatan yang merata dan terjangkau di wilayah kerja Puskesmas Sudiang

b. Misi
- Menyediakan pelayanan kesehatan yang merata dan terjangkau
- Menyediakan pelayanan kesehatan berbasis teknologi
- Menciptakan lingkungan sehat berbasis masyarakat
- Meningkatkan peran serta masyarakat untuk mendukung perilaku sehat

c. Tujuan
Terselenggaranya pelayanan kesehatan yang merata dan terjangkau guna meningkatkan derajat
kesehatan masyarakat di wilayah kerja Puskesmas Sudiang.

d. Motto
SEHAT untuk semua.

e. Tata Nilai

CERDIK :
-

Kepala Puskesmas Sudiang

dr. H. Muhammad Sofyan

NIP. 19790504 200502 1 005