PEMERINTAH KABUPATEN MELAWI

DINAS KESEHATAN
PUSAT KESEHATAN MASYARAKAT MENUKUNG
KECAMATAN MENUKUNG
Komplek Lapangan MTQ Kecamatan Menukung
Email : puskesmamenukung@gmail.com
Hotline SMS/WA 082150356577 Kode Pos 79682

KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS MENUKUNG

NOMOR : /PKM/MKG/ 2018

TENTANG
KEBIJAKAN PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN
DI PUSKESMAS MENUKUNG

KEPALA PUSKESMAS MENUKUNG,

Menimbang : a. bahwa pentingnya sistem pengendalian dokumen agar

memudahkan didalam pengelolaan, penyimpanan dan
pencarian untuk diberlakukan pelaksanaannya;
b. bahwa sebagai pedoman didalam pengelolaan dokumen di
Puskesmas, baik dokumen yang bertalian dengan dokumen
administrasi Puskesmas maupun dokumen akreditasi
Puskesmas;
Mengingat : 1. Undang-Undang No 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 No
144,Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor
5063;
2. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 Tentang kesehatan
(lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587);
3. Peraturan pemerintah Nomor 8 tahun 2003 tentang pedoman
organisasi perangkat daerah ( Lembaran Negara Tahun 2003
nomor 14, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4262;
4. Peraturan pemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun
2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara
Pemerintah Daerah Propinsi Pemerintah Daerah Kabupaten /
Kota;
5. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 Tahun 2014 Tentang
Puskesmas;
6. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 Tahun 2014 Tentang
Puskesmas;

7.Keputusan...............
 7. Keputusan Kepala Puskesmas Menukung Nomor 002 /
PKM / MKG / 2018 tentang Kebijakan Pengelolaan
Puskesmas di Puskesmas Menukung;

MEMUTUSKAN

Menetapkan : KEBIJAKAN PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

DI PUSKESMAS MENUKUNG.
Kesatu : 1. Pengendalian dokumen Puskesmas Menukung dengan sistem
pengelolaan dokumen/ surat menyurat, yang meliputi sistem
penomoran maupun penyimpanan dokumen Puskesmas, baik
dokumen perkantoran maupun dokumen akreditasi Puskesmas.
2. Dokumen ekternal adalah: buku, peraturan, standar, surat
keputusan, kebijakan yang merupakan acuan/ referensi di
dalam penyusunan dokumen akreditasi Puskesmas.
3. Dokumen/ arsip aktif dokumen yang frekuensi pemakaian
masih tinggi/ masih dipakai didalam kegiatan, dan masih
disimpan di unit- unit pelayanan.
4. Dokumen/ arsip inaktif dokumen yang frekuensi pemakaiannya
sudah rendah/ sudah tidak dipakai, untuk dokumen rekam medik
apabila pasien yang sudah mati atau sudah pindah.
5. Master dokumen akreditasi yang telah lengkap/ telah dinomori,
disyahkan dan ditanda-tangani namun belum dibubuhi cap
Puskesmas.
6. Kelompok dokumen kelompok jenis- jenis dokumen/ rekaman
(contoh kelompok SOP).

Kedua : Pengendalian dokumen akreditasi Puskesmas Menukung wajib

mentaati sistem pengendalian dokumen yang telah ditentukan
didalam kebijakan pengendalian dokumen ini.
Ketiga : Pengendalian dokumen akreditasi Puskesmas Menukung wajib
mentaati sistem pengendalian dokumen yang telah ditentukan
dengan menerapkan hal- hal sebagai berikut :
A. Pengkodean nomor dokumen pelayanan administrasi :
a. Kesehatan : 440/010/PKM.MKG/II/2018 telaah kode (
445: Kesehatan, 010 : nomor urut dokumen, PKM :
Puskesmas,MKG : Menukung , II : bulan dikeluarkan
dokumen, 2018: tahun)

b.Kepegawaian...............
 b. Kepegawaian : 800/011/PKM/MKG/VI/2018 telaah kode
( 800 : Kepegawaian, 011 : nomor urut dokumen, PKM :
Puskesmas, MKG : MENUKUNG , VI : bulan dikeluarkan
dokumen, 2017: tahun)
c. Bendahara /Keuangan : 900/012/PKM/MKG/VI/2018
telaah kode ( 900 : Keuangan, 012 : nomor urut dokumen,
PKM : Puskesmas, MKG : MENUKUNG , VI : bulan
dikeluarkan dokumen, 2017: tahun)
B. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan:
1. Administrasi Manajemen dengan kode: ADMIN
a. Bab I (ADMIN/I)
b. Bab II (ADMIN/II)
c. Bab III (ADMIN/ III)
2. Pelayanan Upaya kode : UKM
a. Bab IV (UKM/ IV)
b. Bab V (UKM/ V)
c. Bab VI (UKM/ VI)
d. Apabila dari upaya Puskesmas dengan ditambahkan
upaya (contoh upaya KIA= UKM/ KIA, upaya promkes
= UKM/ Promkes, dan lain- lain)
3. Pelayanan Klinis kode : UKP
a. Bab VII (UKP/ VII)
b. Bab VIII (UKP/ VIII)
c. Bab IX (UKP/ IX)
4. Standar Operasional Prosedur, disingkat: SOP
5. Daftar tilik disingkat: Dt
6. Kerangka Acuan disingkat: KA
7. Surat Keputusan disingkat: SK
8. Kebijakan disingkat: Kb
9. Dokumen ekternal disingkat: Dek
10. Manual Mutu disingkat MM
11. Pedoman Mutu disingkat PM
12. Audit Internal disingkat AI
13. Puskesmas disingkat PKM
14. Puskesmas Menukung disingkat PKM MKG
15. Akreditasi disingkat AKR

C. Penyimpanan...................

C. Penyimpanan Dokumen/ arsip.

 1. Dokumen rekam klinik/ medik inaktif wajib disimpan
sekurang- kurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal
terakhir pasien meninggal, atau pindah tempat, setelah batas
waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, rekam
klinis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan dan
persetujuan lain harus disimpan jangka waktu 5 tahun,
terhitung dari tanggal dibuatnya.
2. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas
harus dipelihara dan disimpan minimal tiga tahun dan pada
setiap resep harus diberi tanda:
a. Umum: resep umum
b. Askes/KIS/BPJS/Jamsostek/Jampersal : untuk resep
yang diterima oleh peserta asuransi kesehatan
c. Gratis : resep yang diberikan kepada pasien yang
dibebaskan dari biaya retribusi.
3. Penyimpanan dokumen/ arsip perkantoran sesuai dengan
sistem penyimpanan dokumen/ arsip aturan Puskesmas
Menukung.
4. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan dimasing-
masing kelompok pelayanan, sedangkan master dokumen
yang asli disimpan oleh Tim Mutu.
D. Sistem penomoran:
1. Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Puskesmas
Menukung.
2. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok
pelayanan masing- masing disesuaikan dengan sistem
pengkodean yang telah ditentukan.
3. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan penkodean.
4. Urutan penomoran meliputi: Nomor Klasifikasi,nomor urut
dokumen, Jenis Dokumen, Kode dokumen, Puskesmas
Menukung,Bulan terbit, tahun terbit
Contoh: 440/056/SK/PKM.MKG/II/2018
( 440 : Nomor klasifikasi, 056 : nomor Urut, SK : Jenis
Dokumen, PKM.MKG : Puskesmas Menukung, II : Bulan
diterbitkan bulan Februari, 2018 : Tahun terbit )
Contoh : 440/056/SOP/PKM.MKG/II/2018
( 440 : Nomor klasifikasi, 056 : nomor Urut, SOP : Jenis
Dokumen, PKM.MKG : Puskesmas Menukung, II : Bulan
diterbitkan bulan Februari, 2018 : Tahun terbit )

Keempat : Kebijakan ini berlaku mulai diberlakukan kebijakan ini, dengan

ketentuan apabila ada kekeliruan akan dilakukan perubahan
sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Menukung
Pada tanggal : 8 Februari 2018
KEPALA PUSKESMAS MENUKUNG,

ARDION
LAMPIRAN

FORMAT- FORMAT YANG DISTANDARKAN

1. Format Standar Operasional Prosedur, (SOP)

2. Format rekam klinis
3. Format resep
4. Format rujukan ekternal
5. Format rujukan internal
6. Format persetujuan tindakan (Inform Consent),
7. Format penolakan tindakan
8. Format permintaan rujukan ekternal
9. Format penolakan rujukan ekternal
10. Format permintaan pulang paksa
11.Format penolakan pasien pulang