DINAS KESEHATAN KOTA MAKASSAR

PUSKESMAS KASSI KASSI

JALAN TAMALATE I NO. 43
Telp. (0411) 863536 - 8213478, E-mail : puskesmaskassikassi@gmail.com
MAKASSAR

PANDUAN PENGENDALIAN DOKUMEN

BAB I DEFENISI

Sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan di fasilitas kesehatan tingkat pertama (FKTP) serta
sistem penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat di Puskesmas perlu dibakukan berdasarkan
regulasi internal. Regulasi internal ini disusun dalam bentuk dokumen akreditasi yang harus
dipersiapkan oleh fasilitas kesehatan tingkat pertama untuk memenuhi standar akreditasi.

Penyusunan regulasi internal, perlu didukung regulasi eksternal yang berupa peraturan perundang-
undangan dan pedoman-pedoman yang diberlakukan oleh Kementerian Kesehatan, Dinas Kesehatan
Provinsi, Dinas Kesehatan Kabupaten/kota dan organisasi profesi, yang merupakan acuan bagi
puskesmas dalam menyelenggarakan manajemen puskesmas, upaya kesehatan masyarakat, dan
upaya kesehatan per orangan.

BAB II RUANG LINGKUP

Dokumen-dokumen yang ada dipuskesmas :

A. Penyelenggaraan manajemen puskesmas

a. Kebijakan Kepala Puskesmas
b. Rencana Lima Tahunan Puskesmas
c. Pedoman/manual mutu
d. Pedoman/panduan teknis yang terkait dengan manajemen
e. Standar prosedur operasional (SPO)
f. Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) : Rencana Usulan Kegiatan (RUK) dan Rencana
Pelaksanaan Kegiatan (RPK)
g. Kerangka acuan kegiatan
B. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat
a. Kebijakan Kepala Puskesmas
b. Pedoman untuk masing-masing upaya kesehatan masyarakat
c. Standar prosedur operasional
d. Rencana Tahunan untuk masing-masing UKM
e. Kerangka Acuan kegiatan pada tiap-tiap UKM
C. Penyelenggaraan pelayanan klinis/Upaya Kesehatan Perorangan (UKP)
a. Kebijakan tentang pelayanan klinis
b. Standar prosedur operasional (SPO) klinis
c. Pedoman pelayanan klinis
d. Kerangka acuan terkait dengan Program/Kegiatan Pelayanan Klinis dan Peningkatan Mutu dan
Keselamatan Pasien

Dokumen eksternal adalah buku, peraturan, standar, surat keputusan, kebijakan yang merupakan
acuan/referensi didalam penyusunan dokumen akreditasi puskesmas.
 DINAS KESEHATAN KOTA MAKASSAR
PUSKESMAS KASSI KASSI
JALAN TAMALATE I NO. 43
Telp. (0411) 863536 - 8213478, E-mail : puskesmaskassikassi@gmail.com
MAKASSAR

Dokumen aktif adalah dokumen yang frekuensi pemakaiannya masih tinggi/masih dipakai didalam
kegiatan dan masih disimpan diunit-unit pelayanan.

Master adalah dokumen akreditasi yang telah lengkap/telah dinomori, disahkan dan ditanda tangani
namun belum dibubuhi cap puskesmas.

Kelompok dokumen adalah kelompok jenis-jenis dokumen/rekaman (contoh kelompok SPO).

BAB III TATA LAKSANA

Prosedur yang digunakan untuk mengendalikan seluruh dokumen dan rekaman mutu. Dokumen mutu
adalah dokumen dalam bentuk hardcopy atau softcopy yang digunakan sebagai alat untuk menjalankan
sistem manajemen mutu. Rekaman mutu adalah dokumen yang menjadi bukti pelaksanaan suatu
kegiatan.

1. Dokumen yang baru atau revisi harus disahkan oleh pimpinan

2. Wakil manajemen mutu menerbitkan dan menggandakan dokumen
3. Wakil manajemen mutu mendisitribusikan dokumen ke seluruh bagian dengan mengacu pada
daftar distribusi dokumen dan daftar perubahan dokumen
4. Penerima dokumen bertanggungjawab untuk mengganti dokumen lama dan memusnahkannya,
atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel kadaluwarsa terlebih dahulu.
5. Dokumen luar dikendalikan pendistribusian salinannya oleh bagian yang bersangkutan

Pengendalian puskesmas Jongaya dengan sistem pengelolaan dokumen/surat menyurat yang meliputi
sistem penomoran, baik dokumen perkantoran maupun dokumen akreditasi puskesmas.

A. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan

1. Administrasi Manajemen dengan kode : A,B,C
a. Bab I, (A/1)
b. Bab II, (B/II)
c. Bab III, (C/III)
2. Pelayanan Upaya kesehatan masyarakat (UKM) dengan kode : D,E,F
a. Bab IV, (D/IV)
b. Bab V, (E/V)
c. Bab VI, (F/IV)
3. Pelayanan Klinis dengan kode : G,H,I
a. Bab VII, (G/VII)
b. Bab VIII, (H/VIII)
c. Bab IX, (I/IX)

4. Standar Operasional Prosedur disingkat SPO

5. Daftar Tilik disingkat Dt
 DINAS KESEHATAN KOTA MAKASSAR
PUSKESMAS KASSI KASSI
JALAN TAMALATE I NO. 43
Telp. (0411) 863536 - 8213478, E-mail : puskesmaskassikassi@gmail.com
MAKASSAR

6. Kerangka Acuan disingkat : KA

7. Surat Keputusan disingkat SK
8. Kebijakan disingkat Kb
9. Dokumen eksternal disingkat Dek
10. Manual mutu disingkat MM
11. Pedoman mutu disingkat PM
12. Audit internal disingkat AI
B. Penyimpanan dokumen/arsip
1. Dokumen rekam klinik / medik inaktif wajib disimpan sekurang- kurangnya dua tahun, terhitung
dari tanggal terakhir pasien meninggal, atau pindah tempat, setelah batas waktu sebagaimana
dimaksud di atas dilampaui, rekam klinis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan dan
persetujuan lain harus disimpan jangka waktu 10 tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya
2. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas harus dipelihara dan disimpan
minimal dua tahun dan pada setiap resep harus diberi tanda :
a. Umum : resep umum
b. Askes/BPJS/Jamkesmas : untuk resep yang diterima oleh peserta asuransi kesehatan
c. Jamkesda : untuk resep yang diberikan kepada pasien yang dibebaskan dari pembiayaan
retribusi
3. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan dimasing - masing kelompok pelayanan,
sedangkan di administrasi dan manajemen (admen) menyimpan master dokumen semua
kelompok pelayanan dan program
Sistem penomoran
1. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok pelayanan masing- masing
disesuaikan dengan sistem pengkodean yang telah ditentukan
2. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengkodean
3. Urutan penomoran meliputi : Kode pelayanan,nomor urut dokumen, Keterangan akreditasi,
nama Puskesmas,bulan,tahun :
Contoh : B.01/AK/PKM-KK/VI/2016 (B : Kode pelayanan upaya, 01 : nomor urut
dokumen,AK : singkatan dari Akreditasi,PKM-KK : puskesmas kassi kassi,VI : bulan Juni,
2016 : tahun pembuatan dokumen),

BAB IV DOKUMENTASI

Daftar induk dokumen

 DINAS KESEHATAN KOTA MAKASSAR
PUSKESMAS KASSI KASSI
JALAN TAMALATE I NO. 43
Telp. (0411) 863536 - 8213478, E-mail : puskesmaskassikassi@gmail.com
MAKASSAR

Kepala Puskesmas Kassi Kassi

dr. Hj.Mariathy Jassin