Pedoman Pengelolaan Dokumen

PEMERINTAH KABUPATEN SLEMAN
DINAS KESEHATAN
PUSAT KESEHATAN MASYARAKAT
MINGGIR
Alamat: Minggir III, Sendangagung, Minggir, Sleman, Yogyakarta
Telepon (0274) 7494412, Rawat Inap (0274) 7887753 Kode Pos
55562
Email: puskminggir@gmail.com
KEBIJAKAN
KEPALA UPT BLUD PUSKESMAS MINGGIR
Nomor : ......................
TENTANG
PENGENDALIAN DOKUMEN PUSKESMAS
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA UPT BLUD PUSAT KESEHATAN MASYARAKAT MINGGIR
Menimbang : 1. Pentingnya sistem pengendalian dokumen agar memudahkan

didalam pengelolaan, penyimpanan dan pencarian untuk
diberlakukan pelaksanaannya,
2. Sebagi pedoman didalam pengelolaan dokumen di Puskesmas,
baik dokumen yang berkaitan dengan dokumen administrasi
Puskesmas maupun dokumen akreditasi Puskesmas,
Mengingat : 1. Undang-Undang No. 36 tahun 2009 tentang Kesehatan.

2. Peraturan pemerintah Nomor 8 tahun 2003 tentang pedoman
organisasi perangkat daerah ( Lembaran Negara Tahun 2003
nomor 14, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4262.
3. Peraturan pemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun
2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara
Pemerintah Daerah Propinsi an Pemerintah Daerah Kabupaten /
Kota.
4. Sistem kearsipan, Manajemen Perkantorkan, Depkes.RI.2009.
5. Kepmenkes nomor: 269/ Menkes/ Per / III/ 2008, Tentang
Rekam Medik,
6. Standar Akreditasi Puskesmas Kriteria 2.1.11. Elemen
Penilaian 4
Dokumen Akreditasi Puskesmas Minggir Dokumen Mutu

Page 1
DINAS KESEHATAN
MINGGIR
55562
MEMUTUSKAN
Menetapkan : 1. Pengendalian dokumen Puskesmas Minggir dengan sistem

pengelolaan dokumen/ surat menyurat, yang meliputi sistem
penomoran maupun penyimpanan dokumen Puskesmas, baik
dokumen perkantoran maupun dokumen akreditasi Puskesmas.
2. Dokumen ekternal adalah: buku, peraturan, standar, surat
keputusan, kebijakan yang merupakan acuan/ referensi di dalam
penyusunan dokumen akreditasi Puskesmas,
3. Dokumen/ arsip aktif dokumen yang frekuensi pemakaian masih
tinggi/ masih dipakai didalam kegiatan, dan masih disimpan
diunit- unit pelayanan,
4. Dokumen/ arsip inaktif dokumen yang frekuensi pemakaiannya
sudah rendah/ sudah tidak dipakai, untuk dokumen rekam medik
apabila pasien yang sudah meninggal atau sudah pindah.
5. Master dokumen akreditasi yang telah lengkap/ telah dinomori,
disyahkan dan ditanda-tangani namun belum dibubuhi cap
Puskesmas.
6. Kelompok dokumen kelompok jenis- jenis dokumen/ rekaman
(contoh kelompok SPO),
Kesatu : Pengendalian dokumen akreditasi Puskesmas Minggir wajib
mentaati sistem pengendalian dokumen yang telah ditentukan
didalam kebijakan pengendalian dokumen ini,
Kedua : Pengendalian dokumen dengan menerapkan hal- hal sebaga berikut:
A. Pengkodean dokumen kelompok:
1. Administrasi Manajemen dengan kode: A.,
a. Bab I, (A/I),
b. Bab II, (A/II),
c. Bab III, (A/ III),
2. Pelayanan Upaya kode : B,
a. Bab IV, (B/ IV),
b. Bab V, (B/ V),
c. Bab VI, (B/ VI),
d. Apabila Pelayanan Upaya diikuti jenis upaya (contoh

Page 2
DINAS KESEHATAN
MINGGIR
55562
upaya KIA= B/ KIA, upaya promkes = B/ Promkes, dan

lain- lain),
3. Pelayanan Klinis kode : C,
a. Bab VII, (C/ VII),
b. Bab VIII, (C/ VIII),

c. Bab IX, (C/ IX),
4. Standar Prosedur Operasional, disingkat: SPO,
5. Daftar tilik disingkat: Dt,
6. Kerangka Acuan Kerja disingkat: KAK,
7. Surat Keputusan disingkat: SK,
8. Kebijakan disingkat: Kb,
9. Dokumen ekternal disingkat: Dek,
10. Manual Mutu disingkat MM.
11. Pedoman Mutu disingkat PM,
12. Audit Internal disingkat AI.
B. Penyimpanan Dokumen/ arsip.
1. Dokumen rekam klinik/ medik inaktif wajib disimpan
sekurang- kurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal
terakhir pasien periksa, setelah batas waktu sebagaimana
dimaksud diatas dilampaui, rekam klinis dapat
dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan dan persetujuan
lain harus disimpan jangka waktu 10 tahun, terhitung dari
tanggal dibuatnya,
2. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas
harus dipelihara dan disimpan minimal dua tahun
3. Penyimpanan dokumen/ arsip perkantoran sesuai dengan
sistem penyimpanan dokumen/ arsip aturan Pemerintah
Daerah Kabupaten Sleman.
4. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan dimasing-
masing kelompok pelayanan, sedangkan di administrasi dan
manajemen (admin) menyimpan master dokumen semua
kelompok pelayanan dan program,
C. Sistem penomoran:
1. Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah

Page 3
DINAS KESEHATAN
MINGGIR
55562
Daerah Kabupaten Sleman

2. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok
pelayanan masing- masing disesuaikan dengan sistem
pengkodean yang telah ditentukan,
3. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengodean,
4. Urutan penomoran meliputi: Kode Kelompok, Kode
dokumen, Bulan, Tahun dan nomor urut dokumen:
Contoh: B/ IV/SPO/ 6/ 13/ 005 (B: Kode pelayanan upaya,
IV: Bab IV, SPO: Standar Prosedur Operasional,6: bulan 6/
Juni, 13 tahun 2013, 005: nomor urut SPO),
Ketiga : Kebijakan ini berlaku mulai Tanggal 1 Januari 2015, dengan
ketentuan bila ada kekeliruan akan dilakukan perubahan
sebagaimana mestinya.
Kepala UPT Pusat Kesehatan

Masyarakat Minggir
dr.ELLYZA SINAGA
Penata Tk I, IIId
NIP. 19660407 200212 2 002

Page 4
DINAS KESEHATAN
MINGGIR
55562
LAMPIRAN : SURAT KEPUTUSAN KEPALA

UPT PUSKESMAS MINGGIR
NOMOR :
TANGGAL : Januari 2015
FORMAT-FORMAT YANG DISTANDARKAN
NO Nama Format
1 Format Standar Prosedur Operasional, (SPO)
2 Format rekam klinis,
3 Format resep,
4 Format rujukan ekternal
5 Format rujukan internal
6 Format persetujuan tindakan (Inform Consent)
7 Format penolakan tindakan
8 Format permintaan rujukan ekternal
9 Format penolakan rujukan ekternaL
10 Format permintaan pulang paksa
11 Format penolakan pasien pulang
Kepala UPT Puskesmast Minggir
dr. ELLYZA SINAGA

Penata Tk I, III/d
NIP. 19660407 200212 2 002

Page 5

Pedoman Pengelolaan Dokumen

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pedoman Pengelolaan Dokumen

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

PEMERINTAH KABUPATEN SLEMAN

PENGENDALIAN DOKUMEN PUSKESMAS

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

Menimbang : 1. Pentingnya sistem pengendalian dokumen agar memudahkan

Mengingat : 1. Undang-Undang No. 36 tahun 2009 tentang Kesehatan.

Dokumen Akreditasi Puskesmas Minggir Dokumen Mutu

Menetapkan : 1. Pengendalian dokumen Puskesmas Minggir dengan sistem

Dokumen Akreditasi Puskesmas Minggir Dokumen Mutu

upaya KIA= B/ KIA, upaya promkes = B/ Promkes, dan

b. Bab VIII, (C/ VIII),

Dokumen Akreditasi Puskesmas Minggir Dokumen Mutu

Daerah Kabupaten Sleman

Kepala UPT Pusat Kesehatan

Dokumen Akreditasi Puskesmas Minggir Dokumen Mutu

LAMPIRAN : SURAT KEPUTUSAN KEPALA

FORMAT-FORMAT YANG DISTANDARKAN

Kepala UPT Puskesmast Minggir

dr. ELLYZA SINAGA

Dokumen Akreditasi Puskesmas Minggir Dokumen Mutu

Anda mungkin juga menyukai