PEMERINTAH KABUPATEN PESISIR SELATAN

UPT PUSKESMAS KAMBANG

KECAMATAN LENGAYANG
Jl. Raya Ps.Kambang Telp.(0756)7428016 Email:puskesmas.kambang@yahoo.com

KERANGKA ACUAN PENGENDALIAN DOKUMEN

WILAYAH KERJA UPT PUSKESMAS KAMBANG

A. PENDAHULUAN
Dokumen puskesmas merupakan data manajemen
puskesmas,sehingga data maupun dokumen puskesms wajib dikelolah
secara baik agar tidak sampai tercecer. Untuk memudahkan didalam
pengelolaan dokukmen penting ditentukan sistim pengendaliaan
dokumen agar memudahkan didalam pengeloalaan,penyimpanan dan
pencarian urtuk diberlakukan pelaksanaannya,sebagai pedoman
didalam pengelolahan dokumen di piskesmas,baik dokumen yang
bertalian maupun dokumen admnistrasi puskesmas dan dokumen
akreditasi puskesmas. Olaee karena itu sebagai acuan didalam
pengelolaan dokumen maka wajib disusun pedoman penegendalian
dokumen puskesmas.

B. DASAR PENGENDALIAN DOKUMEN PUSKESMAS

Didalam penetapan pedoman pengendalian puskesmas kambang
sebagai dasarnya adalah :
1. Undang-Undang nomor 36 tahun 2009 tentang kesehatan ( lembaran
Negara RI tahun 2009 No.144, tanbahan lembaran Negara RI no.
5063)
2. UU no 32 th 2004 tentang pemerintah daerah sebagai mana telah
diubah dengan Undang - Undang No. 8 tahun 2005 ( lembaran negara
RI tahun 2005 No.108, tenbahan lembarab Negara RI No. 4548 )
3. Undang - Undang No.10 ytahun 2004 tentang pembentukan peraturan
perundang – undangan ( lembaran Negara RI tahun 2004 No. 53 ).
4. Undang – Undaang No.8 tahun 1974 tentang pokok – pokok
kepegawaian ( lembaran Negara tahun 1974 No. 55. Tambahan
lembaran Negara No, 304 ) sebagai mana telahh diubah dengan UU
No. 43 tanu 1999 ( lembaran Negara tahun 1999 No. 169 )
5. Peraturan menteri kesehatan N0.75 tahun 2014 tentang puskesmas ).
 6. Peraturan Menteri dalam negeri RI No. 57 tahun 2007 tentang
petunjuk teknik penataan organisasi perangkat daerah.

C. PENGERTIAN PEDOMAN PENGENDALIAN DOKUMEN

1. Pengendalian dokumen puskesmas dengan sistim pengelolaan
dokumen / surat menyurat, yang meliputi sistim penomoran maupun
penyimpanan dokumen puskesmas,baik dokumen perkantoran
maupun dokumentsi akreditasi puskesmas.
2. Dokumen ekternal adalah: buku, peraturan.standar, surat
keputusan,kebijakan yang merupakan acuan / reperensi didalam
penyusunan dokumen akreditasi puskesmas.
3. Dokumen / arsip aktif adalah dokumen yang frekuensi pemakaian
masih tinggi / masih dipakai didalam kegiatan dan masih disimpan di
unit – unit pelayanan.
4. Dokumen / arsip inaktif adalah dokumen yang frekuensi
pemakaiannya sudah rendah / sudah tidag dipakai. Untuk diokumen
rekam medic apabila pasien yang mati atau pindah.
5. Master dokumen adalah dokumen akreditasi yang telah lengkap /
telah dinomori, disahkan dan ditanda tangani namun belum dibubuhi
cap puskesmas.
6. Kelompok dokumen adalah kelompok jenis – jenis dokumen atau
rekaman (contoh kelompok SOP )..

D. KETENTUAN PENGENDALIAN DOKUMEN

Pengendalian dokumen dengan menerapkan hal-hal sebagai berikut :
A. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan:

1. Administrasi Manajemen dengan kode: A.,

2. Pelayanan Medik Dasar dengan kode : B,

3. Pelayanan Program KIA.KB. dengan kode: C,

4. Pelayanan Program Promosi Kesehatan (Promkes) dengan kode: D,

5. Pelayanan Program Gizi dengan kode: E,

6. Pelayanan Program P2P dengan kode: F,

7. Pelayanan Program Kesehatan Lingkungan (Kesling) dengan kode: G.

8. Prosedur pelayanan/ kerja disingkat: PK,

9. Instruksi Kerja disingkat: IK,

 10.Daftar tilik disingkat: Dt,

11.Kerangka Acuan disingkat: KA,

12.Surat Keputusan disingkat: SK,

13.Kebijakan disingkat: Kb,

14.Dokumen ekternal disingkat: Dek,

B. Penyimpanan dokumen / arsip

1. Dokument rekam klinik/ medik wajib disimpan sekurang-kurangnya 5

tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat setelah batas
waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampoi. Rekam medik atau
klinis dapat dimusnahkan kecuali ada persetujuan tindakan dan
persetujuan lain haris disimpan jangka waktu 10 tahun terhitung dari
tanggal dibuatnya.

2. Sistem penyimpanan resep yg telah dilayani di Puskesmas harus

dipelihara

dan disimpan minimal 5 tahun dan pada setiap resep harus diberi
tanggal :

a. Umum : resep umur,

b. Askes : untuk resep yang diterima oleh peserta asuransi kesehatan

c. Gratis, jemkesmas, jamkesda, jampersal untuk resep yang

diberikan

pada pasienyang dibebaskan dari pembiayaan restibruri.

3. Penyimmpanan dokumen atau arsip perkantoran sesuai dengan sistem

penyimpanan dokumen/arsip aturan pemerintah daerah kabupaten

Pesisir Selatan;

4. Penyipanan dokument akreditasi disimpan masing-masing kelompok

pelayanan atau program sedangkan diadminitrasi dan manejemen atau

admen menyimpan master dokumen semua pelayanan dan program

C. Sistem penomoran:

1. Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah Daerah

Kabupaten pesisir selatan.
2. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok pelayanan
masing- masing disesuaikan dengan sistem pengkodean yang telah
ditentukan,

KEPALA UPT PUSKESMAS KAMBANG

ELZA SUMITRA, SKM