PEMERINTAH KOTA BATAM

DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS SEI PANCUR
Jl. S. Parman Kav. Sei Pancur Blok I No. 01 Kel. Tanjung Piayu, Kec. Sei Beduk,
Telepon (0778 ) 7371370 e-mail : pseipancur@yahoo.com
KOTA BATAM Kode Pos : 29437

KEBIJAKAN UPT PUSKESMAS SEI PANCUR

NOMOR : A/ II/Kb/ 6/ 14/ 005.

TENTANG

PENGENDALIAN DOKUMEN PUSKESMAS

Menimbang : 1 bahwa pentingnya sistem pengendalian dokumen agar

memudahkan di dalam pengelolaan, penyimpanan dan pencarian
untuk diberlakukan pelaksanaannya

2 Sebagi pedoman di dalam pengelolaan dokumen di Puskesmas,

baik dokumen yang bertalian dengan dokumen administrasi
Puskesmas maupun dokumen akreditasi Puskesmas

Mengingat : 1 Undang-Undang No. 36 tahun 2009 tentang Kesehatan

2 Peraturan pemerintah Nomor 8 tahun 2003 tentang Pedoman

Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Negara Tahun 2003
Nomor 14, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4262

3 Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2007

tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah
Daerah Propinsi dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota

4 Sistem kearsipan, Manajemen Perkantorkan, Depkes.RI.2009

5 Kepmenkes Nomor 269/Menkes/Per/III/2008, tentang Rekam

Medik

6 Perwako Batam Nomor 5 Tahun 2016 tentang Pedoman Tata

Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kota Batam

MEMUTUSKAN

Menetapka : 1 Pengendalian dokumen Puskesmas Sei Pancur dengan system

n pengelolaan dokumen/surat menyurat, yang meliputi system
Kebijakan penomoran maupun penyimpanan dokumen Puskesmas, baik
dokumen perkantoran maupun dokumen akreditasi Puskesmas

2 Dokumen ekternal adalah buku, peraturan, standar, surat

keputusan, kebijakan yang merupakan acuan/referensi di dalam
penyusunan dokumen akreditasi Puskesmas

3 Dokumen/arsip aktif dokumen yang frekuensi pemakaian masih

tinggi/ masih dipakai didalam kegiatan, dan masih disimpan di
unit-unit pelayanan

4 Dokumen/arsip inaktif dokumen yang frekuensi pemakaiannya

sudah rendah/sudah tidak dipakai, untuk dokumen rekam medik
apabila pasien yang sudah mati atau sudah pindah

5 Master dokumen akreditasi yang telah lengkap/telah dinomori,

disyahkan dan ditanda-tangani namun belum dibubuhi cap
Puskesmas.

6 Kelompok dokumen kelompok jenis-jenis dokumen/rekaman

 (contoh kelompok SPO)

Kesatu : Pengendalian dokumen akreditasi Puskesmas Sei Pancur wajib

mentaati sistem pengendalian dokumen yang telah ditentukan di
dalam kebijakan pengendalian dokumen ini

Kedua : Pengendalian dokumen dengan menerapkan hal-hal sebagai

berikut:

A. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan :

1 Administrasi Manajemen dengan kode : A
a. BAB I (A.I)
b. BAB II (A.II)
c. BAB III (A.III)
2 UKM kode : B
a. BAB IV (B.IV)
b. BAB V (B.V)
c. BAB VI (B.VI)
d. Apabila dari upaya Puskesmas dengan ditambahkan
upaya (contoh upaya KIA= B/KIA, upaya promkes =
B/ Promkes dan lain-lain),
3 UKP kode : C
a. BAB VII (C.VII)
b. BAB VIII (C.VIII)
c. BAB IX (C.IX)
4 Standar Prosedur Operasional, disingkat : SOP
5 Daftar tilik disingkat : Dt
6 Kerangka Acua disingkat : KA
7 Surat Keputusan disingkat : SK
8 Kebijakan disingkat : Kb
9 Dokumen Eksternal disingkat : Dek
10 Manual Mutu disingkat : MM
11 Pedoman Mutu disingkat : PM

B. Penyimpanan Dokumen/Arsip
1 Dokumen rekam klinik/medik inaktif wajib disimpan
sekurang-kurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal
terakhir pasien meninggal atau pindah tempat, setelah
batas waktu sebagaimana dimaksud di atas dilampaui,
rekam klinis dapat dimunaskan, kecuali persetujuan
tindakan dan persetujuan lain harus disimpan jangka
waktu 10 tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya.
2