PENGENDALIAN DOKUMEN

No. Dokumen : ….SOP/ADMIN/429.112.03/2023

No. Revisi :0
SOP
Tanggal Terbit :
Halaman : 1/2

PUSKESMAS drg. Risa Passasia W

KELIR NIP.19830227 200903 2 003

1. Pengertian Pengendalian dokumen adalah mengendalikan / pengontrolan dokumen

agar memudahkan untuk pencarian data dokumen.
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah – langkah untuk pengendalian
dokumen
3. Kebijakan Surat Keputusan Plt. Kepala Puskesmas Kelir No 188.4/ …….. /
429.112.03/ 2023 tentang Pengendalian dokumen pada Puskesmas
Kelir.
4. Referensi Pedoman Mutu

5. Prosedur Pengendalian dokumen dengan menerapkan hal- hal sebagai berikut:

A. Pengkodean dokumen sesuai kelompok pelayanan :
1. Kepemimpinan dan Manajemen Puskesmas dengan kode:
ADMEN
a. Bab I (ADMEN),
2. Penyelenggaraan UKM yang berorientasi pada upaya promotif
dan preventif dengan kode : UKM,
a. Bab II (UKM),
b. Apabila dari upaya Puskesmas dengan ditambahkan upaya
(contoh upaya KIA= UKM_KIA, upaya promkes =
UKM_Promkes, dan lain- lain),
3. Penyelenggaraan UKP, Farmasi & Laboratorium dengan kode :
UKP
a. Bab III (UKP),
b. Apabila dari upaya Puskesmas dengan ditambahkan Ruang
Pelayanan (contoh Pelayanan Loket= UKP_LKT,
Pelayanan Poli Umum : UKP_PU, dan lain- lain),
4. Program Prioritas Nasional dengan kode : PPN
a. Bab IV (PPN),
5. Peningkatan Mutu Puskesmas dengan kode : PMP
a. Bab V (PMP),
6. Standar Operasional Prosedur, disingkat: SOP,
7. Daftar tilik disingkat: Dt,
8. Kerangka Acuan disingkat: KAK,
9. Surat Keputusan disingkat: SK,
10. Kebijakan disingkat: Kb,
11. Dokumen ekternal disingkat: Dek,
12. Manual Mutu disingkat MM.
13. Pedoman Mutu disingkat PM,
14. Audit Internal disingkat AI,

SOP PENGENDALIAN DOKUMEN 1

 B. Penyimpanan Dokumen / arsip
1. Dokumen rekam klinik / medik inaktif wajib disimpan sekurang-
kurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien
meninggal, atau pindah tempat, setelah batas waktu
sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, rekam klinis dapat
dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan dan persetujuan lain
harus disimpan jangka waktu 10 tahun, terhitung dari tanggal
dibuatnya,
2. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas
harus dipelihara dan disimpan minimal dua tahun dan pada
setiap resep harus diberi tanda:
a. Umum: resep umum,
b. BPJS: untuk resep yang diterima oleh peserta asuransi
kesehatan,
3. Penyimpanan dokumen / arsip perkantoran sesuai dengan
sistem penyimpanan dokumen / arsip aturan Pemerintah
Daerah Kabupaten Banyuwangi,
4. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan dimasing- masing
kelompok pelayanan, sedangkan di administrasi dan
manajemen (ADMEN) menyimpan master dokumen semua
kelompok pelayanan dan program,
C. Sistem penomoran
1. Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah
Daerah Kabupaten Banyuwangi
2. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok
pelayanan masing- masing disesuaikan dengan sistem
pengkodean yang telah ditentukan,
3. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengkodean,
4. Urutan penomoran meliputi: Kode pelayanan, Kode dokumen,
Bulan, Tahun dan nomor urut dokumen;
5. Contoh: UKM/II/SOP/1/ 23/ 003 (UKM : Kode pelayanan upaya,
II : Bab 2, SOP: Standar Operasional Prosedur, 1: bulan
Januari, 23 tahun 2023, 003: nomor urut dokumen SOP)

6. Bagan Alir
7. Unit terkait
8. Dokumen
terkait

9. Rekaman No Yang diubah Isi Perubahan Tanggal mulai diberlakukan

historis
perubahan

SOP PENGENDALIAN DOKUMEN 2