PENGENDALIAN DOKUMEN PUSKESMAS

No. Dokumen :
Tanggal terbit :
SOP
No. Revisi :1
Halaman : 1/3
Ditetapkan oleh: Tanda Tangan :
Kepala UPTD Dr. Endah Winarti, M.Kes
Puskesmas NIP. 19720405 199103 2 003
Karangdadap

1.Pengertian Pengendalian dokumen merupakan pedoman didalam pengelolaan

dokumen di Puskesmas.
2.Tujuan Memudahkan didalam pengelolaan, penyimpanan dan pencarian
untuk diberlakukan pelaksanaannya
3.Kebijakan Sebagai pedoman dalam melaksanakan pelaksanaan program dan
pelayanan puskesmas yang sesuai dengan langkah langkah dalam
SOP.
4.Referensi Pedoman Akreditasi Bapelkes Pekalongan
5.Prosedur/ 1. Petugas menyiapkan dokumen yang akan diberi nomor kode
langkah- 2. Petugas memberikan nomor kode pada dokumen sesuai acuan
langkah sebagai berikut:
a. Klasifikasi nomor SOP dan SK:
1) Kesehatan: 440
2) Kepegawaian: 800
3) Bendahara/ Keuangan: 900
b. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan
1) Administrasi Manajemen dengan kode: A.,
a) Bab I, (A/I),
b) Bab II, (A/II),
c) Bab III, (A/ III),
2) Pelayanan Program kode : B,
a) Bab IV, (B/ IV),
b) Bab V, (B/ V),
c) Bab VI, (B/ VI),
d) Apabila dari upaya Puskesmas dengan
ditambahkan upaya (contoh upaya KIA= B/IV/KIA,
upaya promkes = B/IV/Promkes, dan lain- lain),
3) Pelayanan Klinis kode : C,
a) Bab VII, (C/ VII),
 b) Bab VIII, (C/ VIII),
c) Bab IX, (C/ IX),
4) Standar Operasional Prosedur, disingkat: SOP,
5) Daftar tilik disingkat: Dt,
6) Kerangka Acuan disingkat: KA,
7) Surat Keputusan disingkat: SK,
8) Kebijakan disingkat: Kb,
9) Dokumen ekternal disingkat: Dek,
10) Manual Mutu disingkat MM.
11) Pedoman Mutu disingkat PM,
c. Penyimpanan Dokumen/ arsip.
1) Dokumen rekam klinik/ medic inktif wajib disimpan
sekurang- kurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal
terakhir pasien meninggal, atau pindah tempat, setelah
batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui,
rekam klinis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan
tindakan dan persetujuan lain harus disimpan jangka
waktu 10 tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya,
2) Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di
Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal dua
tahun dan pada setiap resep harus diberitanda:
a) Umum: resepumum,
b) Askes: untuk resep yang diterima oleh peserta
asuransi kesehatan,
c) Gratis/Jamkesmas/Jamkesda/Jamsostek/Jampersal
untuk resep yang diberikan kepadapasien yang
dibebaskan dari pembiayaan retribusi,
3) Penyimpanan dokumen/ arsip perkantoran sesuai
dengan system penyimpanan dokumen/ arsip aturan
UPTD Puskesmas Karangdadap,
4) Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan di masing-
masing kelompok pelayanan, sedangkan di administrasi
dan manajemen (admen) menyimpan master dokumen
semua kelompok pelayanan dan program,
d. Sistem penomoran:
1) Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan UPTD
Puskesmas Karangdadap
2) Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh
 kelompok pelayanan masing-masing disesuaikan
dengan sistem pengkodean yang telah ditentukan,
3) Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan
pengkodean.
4) Urutan penomoran meliputi: Klasifikasi nomor, Kode
pelayanan, Kode dokumen, Bulan, Tahun dan nomor
urut dokumen:
Contoh: 440/B/ IV/KIA/OP/ 6/13/ 005
(440: Kode kesehatan B: Kode pelayanan upaya, IV:
Bab IV, SOP: Standar Operasional Prosedur,6: bulan 6/
Juni, 13 tahun 2013, 005: nomor urut SOP),
3. Petugas memasukkan dokumen dalam file yang sesuai dalam
jangka waktu yang telah diatur di atas.
6.Unit Terkait Semua pelaksana kegiatan / program
7.Diagram Alir
Petugas menyiapkan dokumen yang akan
diberi nomor kode

Petugas memberikan nomor kode pada dokumen sesuai

acuan

Petugas memasukkan dokumen

dalam file yang sesuai dalam jangka
waktu yang telah diatur di atas.

8. Rekaman Historis Perubahan

Tanggal Mulai
No Yang dirubah Isi Perubahan
diberlakukan
1. KOP SOP Ditetapkan oleh UPTD 21 Januari 2019
Puskesmas
Karangdadap
2. Tujuan SOP Tujuan ditambah 21 Januari 2023
sebagai acuan
 dalam ...dst

a. Daftar Tilik

Dilakukan
No Daftar Pertanyaan
Ya Tidak
1 Apakah Anda telah membaca SOP ini?
2 Apakah Anda sudah mengimplementasikan SOP
ini?
3
4
5
6

dst