PENGENDALIAN DOKUMEN

PUSKESMAS
PUSKESMAS No. Kode :
Terbitan :
MANEMBO
SOP No. Revisi
Tgl. Mulai
:
:
Berlaku
Halaman :
Tanda Tangan
PUSKESMAS Dr Henderie E Pandelaki
MANEMBO NIP. 197506172008031003

1. Definisi Pengendalian dokumen merupakan pedoman didalam pengelolaan

dokumen di Puskesmas.
2. Tujuan Memudahkan didalam pengelolaan, penyimpanan dan pencarian
untuk diberlakukan pelaksanaannya
3. Kebijakan Sebagai pedoman dalam melaksanakan pelaksanaan upaya dan
pelayanan puskesmas yang sesuai dengan langkah langkah dalam
SOP
4. Referensi Peraturan Bupati no. 32 tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas
Dilingkungan Pemerinta Kabuapaten Minahasa
5. Prosedur 1. Petugas menyiapkan dokumen yang akan diberi nomor kode.
2. Petugas menyiapkan Buku Nomor Kode Dokumen.
3. Petugas memberikan nomor kode pada dokumen sesuai acuan
sebagai berikut:
a. Kode klasifikasi Surat Keputusan (SK):
1) Kesehatan: 440
2) Kepegawaian: 800
3) Bendahara/ Keuangan: 900
b. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan
1) Administrasi Manajemen dengan kode: A.,
a) Bab I, (A/I),
b) Bab II, (A/II),
c) Bab III, (A/ III),
2) Pelayanan Upaya kode : B,
a) Bab IV, (B/ IV),
b) Bab V, (B/ V),
c) Bab VI, (B/ VI),
d) Apabila dari upaya Puskesmas dengan ditambahkan
nama upayanya (contoh upaya KIA= B/IV.KIA, upaya
promkes = B/IV.Promkes, dan lain- lain),
3) Pelayanan Klinis kode : C,
a) Bab VII, (C/ VII),
b) Bab VIII, (C/ VIII),
c) Bab IX, (C/ IX),
4) Standar Prosedur Operasional, disingkat: SPO,
 5) Daftar tilik disingkat: Dt,
6) Kerangka Acuan disingkat: KA,
7) Surat Keputusan disingkat: SK,
8) Kebijakan disingkat: Kb,
9) Dokumen eksternal disingkat: Dek,
10)Manual Mutu disingkat MM.
11)Pedoman Mutu disingkat PM,
c. Penyimpanan Dokumen / arsip.
1) Dokumen rekam klinik / medik inaktif wajib disimpan
sekurang- kurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal
terakhir pasien meninggal, atau pindah tempat, setelah
batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui,
rekam klinis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan
tindakan dan persetujuan lain harus disimpan jangka waktu
10 tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya,
2) Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di
Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal dua
tahun dan pada setiap resep harus diberi tanda :
a) Umum : untuk resep umum,
b) BPJS : untuk resep yang diterima oleh peserta asuransi
kesehatan,
c) Gratis : untuk resep yang diberikan kepada pasien yang
dibebaskan dari pembiayaan retribusi,
3) Penyimpanan dokumen / arsip perkantoran sesuai dengan
Peraturan Bupati no. 24 tahun 2007 tentang Pedoman Pola
Klasifikasi Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten
Wonosobo.
4) Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan di masing-
masing kelompok pelayanan, sedangkan di administrasi
dan manajemen (admen) menyimpan master dokumen
semua kelompok pelayanan dan upaya,
d. Sistem penomoran :
1) Surat masuk dan keluar sesuai dengan Peraturan Bupati
no. 24 tahun 2007 tentang Pedoman Pola Klasifikasi
Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Kabupaten
Wonosobo.
2) Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok
pelayanan masing- masing disesuaikan dengan sistem
pengkodean yang telah ditentukan,
3) Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan
pengkodean,
4) Urutan penomoran meliputi : Klasifikasi nomor (untuk SK),
Kode pelayanan, Kode dokumen, dan nomor urut dokumen.

Contoh:
a) Untuk penomoran SK :
440 / B / IV.KIA / SK / 005
(440: Kode kesehatan, B: Kode pelayanan upaya,
IV.KIA: Bab IV upaya KIA, SK: Surat Keputusan, 005:
 nomor urut SK)
b) Untuk penomoran SPO:
B / IV.KIA / SPO / 005
(B: Kode pelayanan upaya, IV.KIA: Bab IV upaya KIA,
SPO: Standar Prosedur Operasional, 005: nomor urut
SPO)

4. Untuk urutan penomoran dokumen Upaya, dimulai dari Upaya

Promkes dilanjutkan Upaya Kesling, Upaya KIA, Upaya Gizi dan
Upaya P2.
5. Petugas memasukkan dokumen dalam file yang sesuai dalam
jangka waktu yang telah diatur di atas.
6. Petugas memasukkan nomor kode dokumen dalam Buku Nomor
Kode Dokumen.
6. Diagram Alir
Petugas menyiapkan dokumen
yang akan diberi nomor kode

Petugas memberikan nomor kode

Petugas memasukkan
pada dokumen sesuaidokumen
acuan
dalam file folder yang sesuai

7. DokumenTerkai Dokumen eksternal, SPO, SK, Kerangka acuan, Daftar tilik, Manual
t Mutu, Pedoman Mutu, Resep
8. Distribusi Admen, penanggung jawab program, pelaksana pelayanan

9. Rekaman historis perubahan

No Yang dirubah Isi Perubahan Tgl.mulai
diberlakukan
1
 PENGENDALIAN DOKUMEN PUSKESMAS

No. Kode :
Terbitan :
No. Revisi :
Tanggal Mulai Berlaku :
Halaman :

No Kegiatan Ya Tidak TB.

1 Petugas menyiapkan dokumen yang akan diberi nomor kode.
2 Petugas menyiapkan Buku Nomor Kode Dokumen.
3 Petugas memberikan nomor kode pada dokumen sesuai acuan
sebagai berikut:
a. Kode klasifikasi Surat Keputusan (SK):
1) Kesehatan: 440
2) Kepegawaian: 800
3) Bendahara/ Keuangan: 900
b. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan
1) Administrasi Manajemen dengan kode: A.,
a) Bab I, (A/I),
b) Bab II, (A/II),Bab III, (A/ III),
2) Pelayanan Upaya kode : B,
a) Bab IV, (B/ IV),
b) Bab V, (B/ V),
c) Bab VI, (B/ VI),
d) Apabila dari upaya Puskesmas dengan
ditambahkan nama upayanya (contoh upaya KIA=
B/IV.KIA, upaya promkes = B/IV.Promkes, dan
lain- lain),
3) Pelayanan Klinis kode : C,
a) Bab VII, (C/ VII),
b) Bab VIII, (C/ VIII),
c) Bab IX, (C/ IX),
4) Standar Prosedur Operasional, disingkat: SPO,
5) Daftar tilik disingkat: Dt,
6) Kerangka Acuan disingkat: KA,
7) Surat Keputusan disingkat: SK,
8) Kebijakan disingkat: Kb,
9) Dokumen eksternal disingkat: Dek,
10) Manual Mutu disingkat MM.
11) Pedoman Mutu disingkat PM,
c. Penyimpanan Dokumen / arsip.
1) Dokumen rekam klinik / medik inaktif wajib disimpan
sekurang- kurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal
 terakhir pasien meninggal, atau pindah tempat, setelah
batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui,
rekam klinis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan
tindakan dan persetujuan lain harus disimpan jangka
waktu 10 tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya,

2) Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di

Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal dua
tahun dan pada setiap resep harus diberi tanda :
a) Umum : untuk resep umum,
b) BPJS : untuk resep yang diterima oleh peserta
asuransi kesehatan,
c) Gratis : untuk resep yang diberikan kepada pasien
yang dibebaskan dari pembiayaan retribusi,
3) Penyimpanan dokumen / arsip perkantoran sesuai
dengan Peraturan Bupati no. 24 tahun 2007 tentang
Pedoman Pola Klasifikasi Kearsipan di Lingkungan
Pemerintah Kabupaten Minahasa.
4) Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan di masing-
masing kelompok pelayanan, sedangkan di
administrasi dan manajemen (admen) menyimpan
master dokumen semua kelompok pelayanan dan
upaya,
d. Sistem penomoran :
1) Surat masuk dan keluar sesuai dengan Peraturan
Bupati no. 24 tahun 2007 tentang Pedoman Pola
Klasifikasi Kearsipan di Lingkungan Pemerintah
Kabupaten Minahasa.
2) Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh
kelompok pelayanan masing- masing disesuaikan
dengan sistem pengkodean yang telah ditentukan,
3) Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan
pengkodean,
4) Urutan penomoran meliputi: Klasifikasi nomor (untuk
SK), Kode pelayanan, Kode dokumen, dan nomor urut
dokumen.

Contoh:
a) Untuk penomoran SK :
440 / B / IV.KIA / SK / 005
(440: Kode kesehatan, B: Kode pelayanan upaya,
IV.KIA: Bab IV upaya KIA, SK: Surat Keputusan,
005: nomor urut SK)
b) Untuk penomoran SPO:
B / IV.KIA / SPO / 005
(B: Kode pelayanan upaya, IV.KIA: Bab IV upaya
KIA, SPO: Standar Prosedur Operasional, 005:
nomor urut SPO)
5) Untuk urutan penomoran dokumen Upaya, dimulai dari
Upaya Promkes dilanjutkan Upaya Kesling, Upaya KIA,
 Upaya Gizi dan Upaya P2.
Petugas memasukkan dokumen dalam file yang sesuai dalam
jangka waktu yang telah diatur di atas.
4
Petugas memasukkan nomor kode dokumen dalam Buku Nomor
Kode Dokumen.
5
Jumlah

CR: …………………………………………%.

(………………………………)