PENGENDALIAN DOKUMEN DAN

REKAMAN
No. Dokumen : A/II/SOP/6/2016/027

No. Revisi :0
SOP
Tanggal Terbit : 01 Juni 2016
Dinkes UPTD Unit
Kab.Kebumen Halaman : 1/4
PuskesmasAlian
Ditetapkan
Herdiyanto, SKM
Kepala UPTD Unit
NIP.196502161986031008
PuskesmasAlian
1. Pengertian Pengendalian Dokumen Puskesmas adalah system pengelolaan
dokumen perkantoran maupun dokumen Mutu/ akreditasi Puskesmas
yang meliputi sistem penomoran, penyimpanan, dan pemusnahan.
2. Tujuan Memudahkan didalam pengelolaan, penyimpanan, dan pencarian untuk
diberlakukan pelaksanaannya
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas Alian tentang Pengendalian Dokumen dan
Rekaman nomor 440.1/256/KEP/2016
4. Referensi Pedoman penyusunan dokumen akreditasi fasilitas kesehatan tingkat
pertama tahun 2015
5. Langkah- 1. Surat masuk dan surat keluar diberi nomer.
langkah 2. Petugas menyiapkan dokumen yang akan diberi nomor kode.
3. Petugas menyiapkan Buku Nomor Kode Dokumen.
4. Penomeran dokumen akreditasi dilakukan sekretaris masing-masing
Kelompok Kerja.
a. Penomeran SK berdasarkan Pedoman Klasifikasi Arsip di
Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kebumen No 25 Tahun
2014 dengan urutan sebagai berikut :
1) Kode klasifikasi/no urut surat keluar/KEP/tahun
(Contoh : SK Tentang Jenis-jenis Pelayanan di UPTD Unit
Puskesmas Alian Nomor: 440.1/221/KEP/2016)
2) Penomoran dokumen selain SK, urutan penomeran
meliputi :
“Kode Kelompok Kerja/kode BAB/ Jenis Dokumen/Sub
Upaya/bulan/tahun/nomer urut dokumen 3 digit” tanpa
spasi.

3) Nomor urut yang dimaksud adalah nomor urut dokumen

sesuai urutan dokumen yang jadi terlebih dahulu di
masing-masing kelompok kerja.
Contoh : B/IV/SOP/Promkes/5/2016/005,
A/I/SOP/5/2016/001

4) Penomoran Dokumen Eksternal, dengan ketentuan

sebagai berikut :
DE/PKM Alian/xxx( no urut 3 digit tanpa spasi )
5) Penomoran Form di unit pelayanan
Form/unit pelayanan/PKM Alian/no urut 3 digit tanpa spasi
b. Pengkodean Dokumen
Pengkodean dokumen dengan menerapkan hal- hal sebagai
berikut:
Pengkodean dokumen kelompok pelayanan:
1) Administrasi Manajemen dengan kode : A
a. Bab I : A/I
b. Bab II : A/II
c. Bab III : A/III
2) Upaya Kesehatan Masyarakat dengan kode : B
a. Bab IV : B/IV
b. Bab V : B/V
c. Bab VI : B/VI
 PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN
No. Dokumen : A/II/SOP/6/2016/027
No. Revisi : 01Juni 2016
Tanggal Terbit :0
Halaman : 4/4

3) Pelayanan Klinis dengan kode : C

a. Bab VII : C/VII
b. Bab VIII : C/VIII
c. Bab IX : C/IX

4) Manual Mutu dengan kode MM

5) Pedoman dengan kode PD
6) Panduan dengan kode Pd
7) Kebijakan dengan kode Kb
8) Surat Keputusan dengan kode SK
9) Kerangka Acuan Kegiatan dengan kode KA
10) Standar Prosedur Operasional dengan kode SOP
11) Dokumen ekternal disingkat: DE
12) Daftar Tilik dengan kode DT
13) Audit Internal dengan kode AI
14) Apabila dokumen merujuk pada upaya kesehatan/
pelayan tertentu bisa ditambahkan kode sesuai
pelayanannya a.l :
a) Kesehatan Ibu dan Anak dan Program Keluarga
Berencana (KIA-KB)
b) Gizi : Pelayanan Perbaikan Gizi
c) P3 : Pencegahan dan Pemberantasan Penyakit
d) Promkes : Promosi Kesehatan
e) Kesling : Kesehatan Lingkungan
f) BPU : Balai Pengobatan Umum
g) BPG : Balai Pengobatan Gigi
h) Lab : Laboratorium
i) RM : Pendaftaran
j) UGD : Unit Gawat Darurat
k) Obat : Pelayanan Farmasi
l) Konsul : Konsultasi
m) MTBS : Manajemen Terpadu Balita Sakit
n) Imun : Imunisasi
o) UKS : Usaha Kesehatan Sekolah
p) Pkm : Perkesmas
q) Lansia: Lansia

c. Penyimpanan Dokumen/ Rekam/ Arsip

Tata Cara Penyimpanan dokumen
Untuk memudahkan didalam pencarian dokumen akreditasi
Puskesmas dikelompokan masing- masing bab/ kelompok
pelayanan/ upaya dengan diurutkan setiap urutan kriteria
dengan dipilah- pilah dalam bentuk tata dokumen. Apabila
dokumen tersebut direkam didalam buku maka urutan
dokumen tersebut diberi lembar penjelasan bahwa dokumen
tersebut didalam buku.
1) Dokumen asli
Master dokumen akreditasi yang telah lengkap/ telah
dinomori, disyahkan dan ditanda-tangani namun belum
dibubuhi cap Puskesmas. Master dokumen yang sudah
dinomori dan sudah ditandatangani agar disimpan di
Bagian Tata Usaha Puskesmas, sesuai dengan ketentuan
yang berlaku di Puskesmas tentang tata cara pengarsipan
dokumen yang diatur dalam pedoman/ tata naskah.
 PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN
No. Dokumen : A/II/SOP/6/2016/027
No. Revisi : 01Juni 2016
Tanggal Terbit :0
Halaman : 4/4

2) Dokumen fotocopy disimpan di masing-masing unit upaya

Puskesmas, dimana dokumen tersebut dipergunakan. Bila
tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan maka unit kerja
wajib mengembalikan dokumen yang sudah tidak berlaku
tersebut ke Bagian Tata Usaha.
3) Dokumen/arsip aktif adalah dokumen yang frekuensi
pemakaian masih tinggi/masih dipakai didalam kegiatan,
dan masih disimpan di unit- unit pelayanan, Untuk
dokumen Mutu/akreditasi aktif diberi cap TERKENDALI.
Semua dokumen akreditasi aktif/terkendali memiliki masa
berlaku 3 tahun.setelah itu dilakukan evaluasi
(direvisi,diganti atau tidak terkendali)
4) Dokumen Rekam Medik (RM) inaktif wajib disimpan
sekurang-kurangnya 3 (tiga) tahun, terhitung dari tanggal
terakhir pasien meninggal, atau pindah tempat. Setelah
batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui,
rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan
tindakan dan persetujuan lain harus disimpan jangka
waktu 10 tahun terhitung dari tanggal dibuatnya
5) Dokumen resep yang telah terlayani dipelihara dan
disimpan minimak 2 (dua) tahun dan dikelompokkan
sesuai jenis pasiennya yaitu : pasien umum, pasien BPJS
(PBI, non PBI, Mandiri) dan pasien Jamkesda.

Penyimpanan dokumen/ arsip kepegawaian puskesmas

dilakukan dengan menggunakan box file masing-masing nama
pegawai dengan urutan arsip kepegawaian yang ditentukan.

6. Unit Terkait Admen, penanggung jawab program, pelaksana pelayanan

7. Dokumen a. Dokumen eksternal
Terkait
b. SPO
c. SK
d. Kerangka acuan
e. Daftar tilik
f. Manual Mutu
g. Pedoman Mutu
h. Resep
 PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN
No. Dokumen : A/II/SOP/6/2016/027
No. Revisi : 01Juni 2016
Tanggal Terbit :0
Halaman : 4/4

8. Rekaman Histori Perubahan

No Yang Dirubah Isi Perubahan Tanggal diberlakukan