PEMERINTAH KABUPATEN BUOL

DINAS KESEHATAN, PENGENDALIAN PENDUDUK

DAN KELUARGA BERENCANA
UPTD PUSKESMAS BIAU
Jalan. R. M. Pusadan. Kelurahan Kali. KecamatanBiau; KodePos 94563

KEPUTUSAN
KEPALA UPT PUSKESMAS BIAU
NOMOR : 800/I/SK. …./PKM.B/09/2020

TENTANG
PENGENDALIAN DOKUMEN PUSKESMAS
PADA UPT PUSKESMAS BIAU

DenganRahmatTuhan Yang MahaEsa

Kepala UPTDPuskesmasBiau,

Menimbang : a. bahwa pentingnya sistem pengendalian dokumen agar

memudahkan didalam pengelolaan, penyimpanan, dan
pencarian untuk diberlakukan pelaksanaannya;
b. bahwa pengendalian dokumen bertujuan untuk mengendalikan
kerahasiaan, proses perubahan, penertiban, distribusi, dan
sirkulasi dokumen.
c. bahwa sebagai pedoman didalam pengelolaan dokumen di
Puskesmas, baik dokumen yang bertalian dengan dokumen
administrasi puskesmas maupun dokumen akreditasi
Puskesmas;
d. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana pada huruf a
b dan c maka perlu menetapkan Keputusan Kepala UPT
Puskesmas Biau tentang Pengendalian Dokumen Puskesmas
pada UPT Puskesmas Biau;

Mengingat : 1. Undang-Undang No. 36 tahun 2009 tentang Kesehatan;

2. Peraturan Pemerintah Nomor 8 tahun 2003 tentang pedoman
organisasi perangkat daerah ( Lembar Negara Tahun 2003
Nomor 14, Tambahan Lembar Negara nomor 4262 );
 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun
2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara
Pemerintah Daerah provinsi dan Pemerintah Daerah
Kabupaten / Kota;
4. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 44
tahun 2016, tentang Manajemen Puskesmas;
5. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 4
tahun 2019, tentang Pemenuhan Mutu Pelayanan Dasar pada
Standar Pelayanan Minimal Bidang Kesehatan (Berita Negara
Republik Indonesia Nomor 68 Tahun 2019;
6. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor27tahun 2019, tentang Perubahan Kedua Atas
Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 46 Tahun 2015 Tentang
Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktik Mandiri
Dokter, Dan Tempat Praktik Mandiri Dokter Gigi;
7. Peraturan Daerah Kabupaten Buol Nomor 8 Tahun 2020
tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Daerah Nomor 5
Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat
Daerah;
8. Peraturan Bupati Buol Nomor 23 Tahun 2020 tentang
Perubahan Kedua Atas Peraturan Bupati Nomor 12 Tahun
2018 Tentang Pembentukan Susunan Organisasi, Tugas,
Fungsi, Dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Pusat
Kesehatan Masyarakat;

MEMUTUSKAN

Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA UPT PUSKESMAS BIAU TENTANG

PENGENDALIAN DOKUMEN PADA UPT PUSKESMAS BIAU

KESATU : Kebijakan
1. Pengendalian dokumen UPT Puskesmas Biau dengan sistem
pengelolaan dokumen / surat menyurat yang meliputi sistem
penomoran maupun penyimpanan dokumen Puskesmas baik
dokumen perkantoran maupun dokumen akreditasi Puskesmas.
2. Dokumen Internal adalah : Kebijakan/SK Kepala Puskesmas,
Pedoman,Panduan, Karangka Acuan Kerja, dan SOP.
 3. Dokumen eksternal adalah : Buku, Peraturan, Standar, Surat
Keputusan, Kebijakan, yang merupakan acuan/referensi didalam
penyusunan dokumen akreditasi Puskesmas.
4. Dokumen / Arsip Aktif adalah : Dokumen yang Frekwensi
pemakaiannya masih tinggi/masih dipakai didalam kegiatan, dan
masih disimpan diunit-unit pelayanan.
5. Dokumen / Arsip Inaktif adalah : Dokumen yang Frekwensi
pemakaiannya sudah rendah/sudah tidak dipakai. Untuk Rekam
Medik apabilah Pasien yang sudah Meninggal Dunia atau pindah.
6. Master Dokumen adalah : Dokumen Akreditasi yang telah
Lengkap/telah dinomori, disyahkan, dan ditanda tangani namun belum
dibubuhi cap Puskesmas.
7. Dokumen Rekaman adalah : Bukti-bukti dari hasil kegiatan yang telah
dilakukan bisa berupa Notulen, Foto-foto kegiatan, Materi, Daftar
Hadir, dan lain-lain.

KEDUA : Pengendalian Dokumen Akreditasi pada UPT Puskesmas Biau wajib

mentaati sistem pengendalian dokumen yang telah ditetapkan didalam
Pedoman Tata Naskah UPT Puskesmas Biau dan Standar Operasional
Prosedur Pengendalian Dokumen.

KETIGA : Pengendalian dokumen dengan menerapkan hal-hal sebagai berikut :

I. Singkatan
1. Surat Keputusan : SK
2. Pedoman : PDM
3. Panduan : PAN
4. Kerangka Acuan Kerja : KAK
5. Standar Operasional Prosedur : SOP
6. Daftar Tilik : DT
7. Rekaman : REK
8. Dokumen Eksternal : DE
II. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan
1. Admen Kode : ADM
2. UKM Kode : UKM
3. UKP Kode : UKP
4. Standar Operasional Prosedur Kode : SOP
5. Daftar Tilik Kode : DT
6. BAB dalam akreditasi Kode : I – IX
III. Sistem Penomoran
1. Penomoran surat masuk dan keluar atau dokumen perkantoran
sesuai dengan Pedoman Tata Naskah Dinas UPT Puskesmas
Biau.
2. Penomoran dokumen akreditasi diurutkan sesuai dengan
pengkodean dan singkatan :
a. Surat Keputusan :
800/I/SK.01/PKM.B/01/2020
b. Pedoman :
PDM/01/ADM/PKM.B/01/2020
c. Panduan :
PD/01/ADM/PKM.B/01/2020
d. Kerangka Acuan Kerja :
KAK/01/ADM/PKM.B/01/2020
e. Standar Operasional Prosedur
SOP/I/ADM-01/PKM.B/01/2020
f. Daftar Tilik :
DT/I/ADM/PKM.B/01/2020
g. Dokumen Rekaman
REK/01/ADM/PKM.B/01/2020
h. Dokumen Eksternal :
DE/I/ADM/PKM.B/01/2020
IV. Penyimpanan dokumen / Arsip
1. Dokemen internal dan eksternal disimpan oleh unit administrasi
dan manajemen (Admen) yang merupakan dokumen asli yang
distempel TERKENDALI. Sedangkan masing-masing kelompok
pelayanan dan program menyimpan duplikat dokumen yang
distempel TIDAK TERKENDALI
2. Dokumen rekaman disimpan masing-masing pelaksana kegiatan,
yang merupakan dokumen TIDAK TERKENDALI.
3. Dokumen rekam medik inaktif wajib disimpan sekurang-kurangnya
dua tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien meninggal, atau
pindah tempat, setelah batas waktu sebagaiman dimaksud diatas
telah dilampaui, rekam medik dapat dimusnahkan, kecuali
persetujuan Tindakan dan persetujuan lain harus disimpan dalam
jangka waktu 10 tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya.
4. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di UPT
Puskesmas Biau harus dipelihara dan disimpan minimal dua
tahun.
 5. Penyimpanan dokumen akreditasi baik master dokumen maupun
dokumen fisik, disimpan disekretariat akreditasi dibawah kendali
dan pengawasan Tim Pengendali Dokumen.

KEEMPAT : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan apabila dikemudian
hari terdapat kekeliruan dalam penetapannya, maka akan diadakan
perubahan/perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Buol
Pada Tanggal : September 2020

KEPALA UPT PUSKESMAS BIAU

JASMA H DJANAB