PENGENDALIAN DOKUMEN

AKREDITASI PUSKESMAS
No. Dokumen :
No. Revisi :
SOP
Tanggal Terbit :1 Mei 2015
Halaman :1 UPTD Puskesmas Sememi
dr. Lolita Riamawati
KOTA SURABAYA
NIP 196908262002122003

1. Pengertian Pengendalian dokumen Puskesmas adalah: sistem pengelolaan

dokumen/ surat menyurat, yang meliputi sistem penomoran maupun
penyimpanan dokumen Puskesmas, baik dokumen perkantoran
maupun dokumen akreditasi Puskesmas.
Dokumen aktif adalah: Dokument frekuensi pemakaian masih tinggi
atau masih dipakai didalam kegiatan, masih disimpan diunit-unit
pelayanan
Dokumen inaktif adalah: Dokumen yg frekuensi pemakaian sudah
rendah atau sudah tidak dipakai, untuk dokument rekap medik
apabila pasien yg sudah mati atau meninggal

2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah – langkah untuk pengendalian

dokumen dalam rangka peningkatan mutu dan kinerja di puskesmas
sememi

3. Kebijakan a. SK Kepala puskesmas Nomer : 800/ /436.6.3.7/2015

Tentang Pengendalian Dokumen Puskesmas

b. Peraturan walikota surabaya no.68 tahun 2011 tentang tata

naskah dinas di lingkungan pemerintah kota surabaya

4. Referensi Manajemen kearsipan, Zulkifli amsyah, Gramedia Pustaka Utama,

1995
Bahan ajar pelatihan manajemen perkantoran, Depkes RI 2009
Buku pedoman akrediatsi puskesmas tahun 2013
Permenkes no. 269/menkes/per/III/2008 tentang rekam medis
Permenkes n0.55 thn 2013 tentang penyelenggaraan pekerjaan
perekam medis
5. Prosedur/Langkah I. Pengendalian dokumen dengan menerapkan hal- hal sebagai
Berikut:
IA. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan:
1. Administrasi Manajemen dengan kode: A.,
a. Bab I, (A/I),
b. Bab II, (A/II),
c. Bab III, (A/ III),
2. Pelayanan Upaya kode : B,
a. Bab IV, (B/ IV),
b. Bab V, (B/ V),
 PENGENDALIAN DOKUMEN
AKREDITASI PUSKESMAS
No. Dokumen : dr. Lolita Riamawati
UPTD Puskesmas Sememi
No. Revisi : NIP 196908262002122003
SOP
Tanggal Terbit :1 Mei 2015
Halaman :2

c. Bab VI, (B/ VI),

3. Pelayanan Klinis kode : C,
a. Bab VII, (C/ VII),
b. Bab VIII, (C/ VIII),
c. Bab IX, (C/ IX),
4. Jenis Dokumen
a. Standar Prosedur Operasional, disingkat: SPO,
b. Daftar tilik disingkat: Dt,
c. Kerangka Acuan disingkat: KA,
d. Surat Keputusan disingkat: SK,
e. Kebijakan disingkat: Kb,
f. Dokumen ekternal disingkat: Dek,
g. Manual Mutu disingkat MM.
h. Pedoman Mutu disingkat PM,
i. Audit Internal disingkat AI.
I B . Sistem penomoran:
1. Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan
Pemerintah Kota Surabaya ( Tata Naskah )
2. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh
kelompok pelayanan masing- masing disesuaikan
dengan sistem pengkodean yang telah ditentukan,
3. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan
pengkodean,
4. Urutan penomoran meliputi: Kode pelayanan, Kode
dokumen, Bulan, Tahun dan nomor urut dokumen:
Contoh:
440/A.ISOP.001.06/436.6.3.7/2015 (A: Kode
Administrasi Manajemen, A : Pokja, I : Bab, SOP ,
Jenis Dokumen 001 : No Urut 06 : Bulan 436.6.3.7:
Kode Perwilayah Puskesmas 2015 : Tahun.
A : Kode Administrasi Manajemen ( Kode
Pokja I )
I : BAB
SOP : Jenis Dokumen
001 : Nomer Urut
06 : Bulan
436.6.3.7 : Kode Perwilayah Puskesmas
2015 : Tahun
 PENGENDALIAN DOKUMEN
AKREDITASI PUSKESMAS
No. Dokumen : dr. Lolita Riamawati
UPTD Puskesmas Sememi
No. Revisi : NIP 196908262002122003
SOP
Tanggal Terbit :1 Mei 2015
Halaman :3

I C. Penyimpanan Dokumen Manajemen

a. Penyimpanan dokumen/ arsip perkantoran sesuai
dengan sistem penyimpanan dokumen/ arsip aturan
Tata Naskah Pemerintah Kota Surabya
b. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan
dimasing- masing kelompok pelayanan, sedangkan di
administrasi dan manajemen (admen) menyimpan
master dokumen semua kelompok pelayanan dan
program,
II. Pengendalian Dokumen Rekam Medik
II A. Pengkodean
1. Untuk Penomeran Rekam Medis Orang Dewasa ( 5
Th Keatas )
a. I : Kelurahan Sememi
b. II : Kelurahan Kandangan
c. Kelurahan Klakah Rejo
d. Kelurahan Tb Oso W dan Kelurahan Romo
Kalisari

2. Untuk Penomeran Rekam Medis Anak ( Anak 1 Th

s/d 5 Th )
a. A1 : Kelurahan Sememi
b. A2 : Kelurahan Kandangan
c. A3 : Kelurahan Klakah Rejo
d. A4 : Kelurahan Tb Oso W dan Kelurahan Romo
Kalisari
3. Untuk Penomeran Rekam Medis Balita ( Balita 0
Bulan s/d 1 Tahun )
a. B1 : Kelurahan Sememi
b. B2 : Kelurahan Kandangan
c. B3 : Kelurahan Klakah Rejo
d. B4 : Kelurahan Tb Oso W dan Kelurahan Romo
Kalisari
II B. Penyimpanan Dokumen/ Rekam Medis
1. Dokumen rekam klinik/ medik inaktif wajib
disimpan sekurang- kurangnya lima tahun, terhitung
dari tanggal terakhir pasien meninggal, atau pindah
tempat, setelah batas waktu sebagaimana dimaksud
diatas dilampaui, rekam klinis dapat dimusnahkan,
kecuali persetujuan tindakan dan persetujuan lain
harus disimpan jangka waktu 10 tahun, terhitung dari
 PENGENDALIAN DOKUMEN
AKREDITASI PUSKESMAS
No. Dokumen : dr. Lolita Riamawati
UPTD Puskesmas Sememi
No. Revisi : NIP 196908262002122003
SOP
Tanggal Terbit :1 Mei 2015
Halaman :4

tanggal dibuatnya,
2. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di
Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal
dua tahun dan pada setiap resep harus diberi tanda:
a. Umum: resep umum,
b. Askes: untuk resep yang diterima oleh peserta
asuransi kesehatan,
c. Gratis/ Jamkesmas/ Jamkesda/ Jamsostek/
Jampersal untuk resep yang diberikan kepada
pasien yang dibebaskan dari pembiayaan
retribusi,

6. Diagram Alir
Mulai

Prosedur A
(Pengkodean dokumen kelompok
pelayanan)

Prosedur B
(Penyimpanan dokumen / arsip)

Prosedur C
(Sistem penomoran)

Selesei

7. Unit terkait
 PENGENDALIAN DOKUMEN
AKREDITASI PUSKESMAS
No. Dokumen : dr. Lolita Riamawati
UPTD Puskesmas Sememi
No. Revisi : NIP 196908262002122003
SOP
Tanggal Terbit :1 Mei 2015
Halaman :5

A. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan:

NO KEGIATAN YA TIDAK KETERANGAN

1. Administrasi Manajemen dengan kode: A.,

2. Pelayanan Program KIA.KB. dengan kode:

B,
3. Pelayanan Medik Dasar dengan kode : C,

4. Pelayanan Program Promosi Kesehatan

(Promkes) dengan kode: D,
 PENGENDALIAN DOKUMEN
AKREDITASI PUSKESMAS
No. Dokumen : dr. Lolita Riamawati
UPTD Puskesmas Sememi
No. Revisi : NIP 196908262002122003
SOP
Tanggal Terbit :1 Mei 2015
Halaman :6

5. Pelayanan Program Gizi dengan kode: E,

6. Pelayanan Program P2P dengan kode: F,

7. Pelayanan Program Kesehatan Lingkungan

(Kesling) dengan kode: G.
8. Standar Opreasional Prosedur dengan kode :
SOP,
9. Instruksi Kerja disingkat: IK,

10. Daftar tilik disingkat: Dt,

11 Kerangka Acuan disingkat: KA,

12 Surat Keputusan disingkat: SK,

13 Kebijakan disingkat: Kb,

14 Dokumen ekternal disingkat: Dek,

B. Penyimpanan dokumen / arsip

NO KEGIATAN YA TIDAK KETERANGAN

Dokument rekam klinik/ medik wajib

disimpan sekurang-kurangnya 5 tahun
terhitung dari tanggal terakhir pasien
berobat setelah batas waktu sebagaimana
1. dimaksud diatas dilampoi. Rekam medik
atau klinis dapat dimusnahkan kecuali ada
persetujuan tindakan dan persetujuan lain
haris disimpan jangka waktu 10 tahun
terhitung dari tanggal dibuatnya.
Sistem penyimpanan resep yg telah dilayani
di Puskesmas harus dipelihara dan disimpan
minimal 5 tahun dan pada setiap resep harus
diberi tanggal :
2. a. Umum : resep umur,
b. Askes : untuk resep yang diterima oleh
peserta asuransi kesehatan
c. Gratis, jemkesmas, jamkesda,
jampersal untuk resep yang diberikan
pada pasien yang dibebaskan dari
 PENGENDALIAN DOKUMEN
AKREDITASI PUSKESMAS
No. Dokumen : dr. Lolita Riamawati
UPTD Puskesmas Sememi
No. Revisi : NIP 196908262002122003
SOP
Tanggal Terbit :1 Mei 2015
Halaman :7

pembiayaan restibruri.
Penyimmpanan dokumen atau arsip
3. perkantoran sesuai dengan sistem
penyimpanan dokumen/arsip aturan
Pemerintah Kota Surabaya
Penyipanan dokument akreditasi disimpan
masing-masing kelompok pelayanan atau
4 program sedangkan diadminitrasi dan
manejemen atau admen menyimpan master
dokumen semua pelayanan dan program

C. Sistem penomoran:

NO KEGIATAN YA TIDAK KETERANGAN

1. Surat masuk dan keluar sesuai dengan

aturan Pemerintah Kota Surabaya
Penomoran kelompok pelayanan dilakukan
2. oleh kelompok pelayanan masing- masing
disesuaikan dengan sistem pengkodean yang
telah ditentukan