DOKUMENTASI PROSEDUR DAN PENCATATAN

KEGIATAN

Dinas Kesehatan
Puskesmas
Kabupaten Tulang No. Dokumen :
Candra Mukti
Bawang Barat
Disetujui oleh,
Tanggal Terbit :
SOP No. Revisi :
Pimpinan Puskesmas Candra Mukti

A. Sobri Lakoni
ADMEN Halaman : 1/4
NIP. 19680709 198711 1 001

1. Pengertian : 1. Pengendalian dokumen Puskesmas adalah: sistem

pengelolaan dokumen perkantoran maupun dokumen
akreditasi Puskesmas. (Sistem penomoran, penyimpanan,
dan pemusnahan )
2. Dokumen eksternal adalah: buku, peraturan, standar, surat
keputusan, kebijakan yang merupakan acuan/ referensi
dalam pelaksanan kegiatan yang diterbitkan oleh puskesms,
maupun dinas kesehatan kabupaten.
3. Dokumen/ arsip aktif adalah dokumen masih
berlaku/dipakai dalam kegiatan, dan disimpan diunit- unit
pelayanan serta tidak boleh dipinjamkan keluar area
puskesmas. Untuk dokumen akreditasi aktif diberi cap
terkendali
4. Dokumen/ arsip inaktif adalah: dokumen yang frekuensi
pemakaiannya sudah rendah/ sudah tidak dipakai, copy
dari dokumen aktif yang boleh dibawa keluar puskesmas
untuk dokumen rekam medik apabila pasien yang sudah
mati atau sudah pindah. Untuk dokumen akreditasi aktif
diberi cap tidak terkendali.
5. Master dokumen adalah: dokumen akreditasi yang telah
lengkap/ telah dinomori, disyahkan dan ditanda-tangani
namun belum dibubuhi cap Puskesmas.
2. Tujuan : Sebagai acuan penerapan langkah-langkah dokumentasi
prosedur dan pencatatan kegiatan.
3. Kebijakan : SK Kepala Puskesmas tentang Pedoman Pendokumentasian
Prosedur dan Pencatatan Kegiatan Nomor
Tahun
4. Referensi : Kepmenkes No.269/Menkes/Per/III/2008 tentang rekam
mendik
5. Alat dan Bahan
6. Prosedur : 1. Setiap pelaksanaan kegiatan baik upaya pelayanan
kesehatan perorangan maupun upaya kesehatan
masyarakat dan kegiatan lain yang mendukung dalam
pelaksanaan upaya tersebut diatas wajib didokumentasikan
dalam catatan mutu.
2. Kepala Tata Usaha dan Staf unit terkait melalukan
penyimpanan dokumen/ arsip dengan ketentuan sebagai
berikut:
a. Penataan dan pengarsipan dokumen rekam
klinik/medik dilakukan oleh staf diloket pendaftaran,
dimana dokumen rekam medik inaktif wajib disimpan
sekurang- kurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal
terakhir pasien meninggal, atau pindah tempat, setelah
batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui,
rekam medik/ klinis dapat dimusnahkan, kecuali
persetujuan tindakan dan persetujuan lain harus
 DOKUMENTASI PROSEDUR DAN PENCATATAN
KEGIATAN

Dinas Kesehatan
Puskesmas
Kabupaten Tulang No. Dokumen :
Candra Mukti
Bawang Barat
Disetujui oleh,
Tanggal Terbit :
SOP No. Revisi :
Pimpinan Puskesmas Candra Mukti

A. Sobri Lakoni
ADMEN Halaman : 2/4
NIP. 19680709 198711 1 001

disimpan jangka waktu 10 tahun, terhitung dari tanggal

dibuatnya.
a. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di
Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal satu
tahun. Kegiatan ini dilakukan oleh pengelola
obat/farmasi puskesmas.
b. Surat masuk dan keluar dicatat pada buku surat masuk
dan keluar pada bagian Tata Usaha Puskesmas
c. Surat rujukan pasien di tulis pada buku rujukan dan
diarsipkan oleh bagian Tata Usaha Puskesmas.
d. Penomoran surat keluar dan surat rujukan dilakukan
dengan sesuai peraturan penomoran yang telah
dtentukan.
e. Laporan-laporan pelaksanan kegiatan seluruh program
puskesmas, baik program wajib maupun program
pengembangan dimasukan oleh pengelola program pada
Bagian Tata Usaha untuk di arsipkan dan dilaporkan ke
Dinas Kesehatan Kabupaten sesuai waktu yang telah
ditentukan.
f. Pencatatan daftar kunjungan pasien disetiap poli dan
laporan kegiatan program dilakukan berdasarkan Format
Sistem Informasi Kesehatan Daerah (SIKDA) dan
dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten sesuai waktu
yang telah ditentukan.
3. Kepala Tata Usaha menetapkan format dokumen
diatur/diseragamkan dengan contoh format terlampir.
1. Format Rujukan Sesuai
2. Format Rujukan Bersama
3. Format Surat Keterangan Sehat
4. Format Surat Keterangan Istrahat
5. Format Surat Keterangan Sakit
6. Format Surat Jaminan Pelayanan Perawatan
7. Format Surat Perintah Rawat Inap
8. Format permintaan pulang paksa,
9. Format Pelaporan SIKDA
b. 1.
c. Un :
Terkaitit