DOKUMENTASI PROSEDUR DAN PENCATATAN

KEGIATAN
No Dokumen :
SOP No.Revisi :
Tanggal Terbit :
Halaman : 1/2
Puskesmas Kotaratu Fatimah Arubusman
NIP. 19650904 200003 2 003
1. Pengertian Dokumentasi Prosedur dan Pencatatan kegiatan adalah proses
pendokumentasian prosedur dari kegiatan yang dilaksanakan di
puskesmas baik dalam bentuk tertulis tangan maupun komputerisasi
yang dilakukan secara terus menerus dan berkelanjutan (Kontinu).
2. Tujuan Sebagai acuan langkah - langkah untuk :
1. Memberikan informasi data mengenai kegiatan yang telah dilakukan
2. Mendeteksi perubahan mendadak serta monitoring kegiatan
pelayanan yang telah dilaksanakan
3. Sebagai data evaluasi cakupan dan efektifitas setiap indikator mutu
3. Kebijakan Keputusan Kepala Puskesmas No / / / /2017 tentang dokumentasi
prosedur dan pencatatan kegiatan
4. Referensi Permenkes No 44 tahun 2016 tentang Manajemen Puskesmas
5. Prosedur/ langkah- 1. Setiap pelaksana kegiatan membuat buku harian dan buku konsultasi,
langkah yang selalu diisi setelah melakukan kegiatan dan dilaporkan unutk
didokumentasikan dalam catat mutu.
2. Kepala Tata Usaha dan Staf unit terkait melalukan penyimpanan
dokumen/ arsip dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Penataan dan pengarsipan dokumen rekam klinik/medik
dilakukan oleh staf diloket pendaftaran, dimana dokumen rekam
medik inaktif wajib disimpan sekurang- kurangnya dua tahun,
terhitung dari tanggal terakhir pasien meninggal, atau pindah
tempat, setelah batas waktu sebagaimana dimaksud diatas
dilampaui, rekam medik/ klinis dapat dimusnahkan, kecuali
persetujuan tindakan dan persetujuan lain harus disimpan
jangka waktu 10 tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya.
b. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas
harus dipelihara dan disimpan minimal satu tahun. Kegiatan ini
dilakukan oleh pengelola obat/farmasi puskesmas.
c. Surat masuk dan keluar dicatat pada buku surat masuk dan
keluar pada bagian Tata Usaha Puskesmas
 d. Surat rujukan pasien di tulis pada buku rujukan dan diarsipkan
oleh bagian Tata Usaha Puskesmas.
e. Penomoran surat keluar dan surat rujukan dilakukan dengan
sesuai peraturan penomoran yang telah dtentukan.
f. Laporan-laporan pelaksanan kegiatan seluruh program
puskesmas, baik program wajib maupun program
pengembangan dimasukan oleh pengelola program pada Bagian
Tata Usaha untuk di arsipkan dan dilaporkan ke Dinas
Kesehatan Kabupaten sesuai waktu yang telah ditentukan.
g. Pencatatan daftar kunjungan pasien disetiap poli dan laporan
kegiatan program dilakukan berdasarkan Format Sistem
Informasi Kesehatan Daerah (SIKDA) dan dilaporkan ke Dinas
Kesehatan Kabupaten sesuai waktu yang telah ditentukan.
3. Kepala Tata Usaha menetapkan format dokumen diatur/diseragamkan
dengan contoh format terlampir.
a. Format Rujukan Sesuai
b. Format Rujukan Bersama
c. Format Surat Keterangan Sehat
d. Format Surat Keterangan Istrahat
e. Format Surat Keterangan Sakit
f. Format Surat Jaminan Pelayanan Perawatan
g. Format Surat Perintah Rawat Inap
h. Format permintaan pulang paksa, Format Pelaporan SIKDA
4. Petugas tata usaha mengklasifikasikan dan memisahkan dokumentasi /
arsip sesuai dengan indikator mutu terkait
5. Petugas tata usaha merekapitulasi dan mencatat data setiap indikator
mutu dalam system komputerisasi
6. Unit terkait Semua unit
2/2