PENGENDALIAN DOKUMEN DAN

REKAMAN PUSKESMAS
No.Dokumen :SOP/MKP/017/ADM/2017

No.Revisi :00
SOP Tanggal
: 18 Januari 2017
Terbit
Halaman :1/2
PUSKESMAS Hj. Teti Rustini, SKM
MUKAPAYUNG NIP. 196901081988032001

1. Pengendalian dokumen Puskesmas adalah: sistem pengelolaan dokumen/ surat

menyurat, yang meliputi sistem penomoran maupun penyimpanan dokumen
Puskesmas, baik dokumen perkantoran maupun dokumen akreditasi Puskesmas.
1. Pengertian 2. Dokumen aktif/Terkendali adalah: Dokument frekuensi pemakaian masih tinggi atau
masih dipakai didalam kegiatan, masih disimpan diunit-unit pelayanan
3. Dokumen inaktif/Tidak Terkendali adalah: Dokumen yg frekuensi pemakaian sudah
rendah atau sudah tidak dipakai, untuk dokument rekap medik apabila pasien yg
sudah mati atau meninggal
2. Tujuan Agar peraturan yang dipedomani, kebijakan, kerangka acuan dan prosedur yang
ditetapkan oleh kepala puskesmas didokumentasikan
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas Mukapayung Nomor : 18/KAPUS/I/2017 tentang Pengendalian
dokumen
4. Referensi PERMENKES No 44 Tahun 2016

5. Prosedur/lang A. Pengkodean buku pedoman dan dokumen kelompok pelayanan:

kah-langkah 1. Administrasi Manajemen dengan kode: A.,
2. Pelayanan Program KIA.KB. dengan kode: B,
3. Pelayanan Medik Dasar dengan kode : C,
4. Pelayanan Program Promosi Kesehatan (Promkes) dengan kode: D,
5. Pelayanan Program Gizi dengan kode: E,
6. Pelayanan Program P2P dengan kode: F,
7. Public health Nursing (PHN) dengan Kode: G
8. Pelayanan Program Farmasi dengan kode: H
9. Pelayanan Program Laboratorium dengan kode: I
10. Pelayanan Program Kesehatan Lingkungan (Kesling) dengan kode: J
11. Pelayanan Program Ausrem dan Kecacingan dengan kode: K
12. Pelayanan Program Lansia dengan kode: L
13. Pelayanan Program SDIDTK dengan kode: M
14. Pelayanan Program Indera, Batra, Ispa Diare dengan kode: N
15. Standar Prosedur operasional dengan kode : SOP,
16. Kerangka Acuan disingkat: KAK,
17. Surat Keputusan disingkat: SK,
B. Penyimpanan dokumen / arsip
1. Dokument rekam medik/klinis wajib disimpan sekurang-kurangnya 5 tahun
terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat setelah batas waktu
 sebagaimana dimaksud diatas dilampaui. Rekam medik/klinis dapat
dimusnahkan kecuali ada persetujuan tindakan dan persetujuan lain harus
disimpan jangka waktu 10 tahun terhitung dari tanggal dibuatnya.
2. Sistem penyimpanan resep yg telah dilayani di Puskesmas harus dipelihara
dan disimpan minimal 5 tahun dan pada setiap resep harus diberi tanggal :
a. Umum : resep umur,
b. Askes : untuk resep yang diterima oleh peserta asuransi kesehatan
c. Gratis, jemkesmas, jamkesda, jampersal untuk resep yang diberikan pada
pasien yang dibebaskan dari pembiayaan restibusi.
3. Penyimpanan dokumen atau arsip perkantoran sesuai dengan sistem
penyimpanan dokumen/arsip aturan pemerintah daerah kabupaten Bandung Barat
4. Penyipanan dokumen akreditasi disimpan masing-masing kelompok
pelayanan atau program sedangkan di adminitrasi dan manejemen atau
admen menyimpan master dokumen semua pelayanan dan program
C. Sistem penomoran:
1. Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah Daerah Kabupaten
Bandung Barat
2. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok pelayanan masing-
masing disesuaikan dengan sistem pengkodean yang telah ditentukan,
6. Hal-hal yang
perlu
diperhatikan

7. Unit terkait Bagian Medrec, Tata Usaha

8. Dokumen Rekam medis, Laporan Bulanan, Buku Pedoman, buku Surat Keluar
Terkait

9. Rekaman No. Yang Diubah Isi Perubahan Tanggal Mulai Diberlakukan

historis
perubahan