PEMERINTAH KOTA BEKASI

DINAS KESEHATAN KOTA BEKASI

UPTD PUSKESMAS JATIASIH
Jln.Swatantra IV No 1 Kel. Jatiasih, Kec. Jatiasih, Kota Bekasi
Telp.021-82436771, email: puskesmasjatiasih@gmail.com

KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS JATIASIH

NOMOR :440/SK/45/PKMJta/II/2017

TENTANG
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN
UPTD PUSKESMAS JATIASIH

KEPALA UPTD PUSKESMAS JATIASIH

Menimbang : a. bahwa dalam rangka penyelenggaraan kegiatan /

program dan pelayanan kesehatan Puskesmas perlu
dibentuk sistem pengendalian dokumen Puskesmas
Jatiasih agar memudahkan di dalam pengelolaan,
penyimpanan dan pencarian untuk diberlakukan
pelaksanaannya;
b. bahwa pedoman di dalam pengelolaan dokumen di
Puskesmas, baik dokumen yang bertalian dengan
dokumen administrasi Puskesmas maupun dokumen
akreditasi Puskesmas;

c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana

dimaksud pada huruf a dan b maka dipandang perlu
menetapkan Pengendalian Dokumen dan Rekaman
yang ditetapkan dengan keputusan Kepala Puskesmas
Jatiasih;

Mengingat : 1. Undang undang No. 36 Tahun 2009 tentang

Kesehatan (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2009 Nomor 144, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 5063);
2. Peraturan Menteri Kesehatan No. 75 Tahun 2014
tentang Pusat Kesehatan Masyrakat;
3. Peraturan Menteri Kesehatan No. 46 tahun 2015
tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat
Praktik Mandiri Dokter dan Tempat Praktik Mandiri
Dokter Gigi;

MEMUTUSKAN

Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS

JATIASIH TENTANG PENGENDALIAN DOKUMEN DAN
REKAMAN UPTD PUSKESMAS JATIASIH.

Kesatu : Kebijakan Pengendalian Dokumen dan Rekaman

Puskesmas sebagaimana terlampir dan merupakan
bagian yang tidak terpisahkan dari Surat Keputusan
ini.
Kedua : Seluruh biaya yang timbul terkait pengendalian
dokumen dan rekaman dibebankan pada anggaran
yang sesuai.

Ketiga : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan

apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan di
adakan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Bekasi
Pada tanggal, Februari 2017

KEPALA UPTD PUSKESMAS

JATIASIH

Bambang Ismanto

Tembusan Yth:
Kepala Dinas Kesehatan Kota Bekasi
 LAMPIRAN : KEPUTUSAN KEPALA UPTD
PUSKESMAS JATIASIH
Nomor : 440/SK/45/PKMJta/II/2017
Tanggal : Februari 2017
Tentang : PENGENDALIAN DOKUMEN
DAN REKAMAN

KEBIJAKAN PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

UPTD PUSKESMAS JATIASIH

1. TUJUAN PROSES
Kebijakan ini digunakan sebagai acuan untuk melaksanakan pengendalian
dokumen dan rekaman agar terkendalinya proses perubahan, penerbitan,
distribusi dan sirkulasi dokumen yang ada di Puskesmas Jatiasih sesuai
dengan Perundangan dan Peraturan yang berlaku serta memenhi
Persyaratan Akreditasi Puskesmas dan Sistem Manajemen Mutu.

2. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG

2.1. Wakil Manajemen Mutu.
2.2. Pengendali Dokumen.
2.3. Penanggung Jawab Program / Unit Kerja.

3. URAIAN UMUM
3.1. DOKUMEN PUSKESMAS adalah seluruh dokumen resmi yang berlaku
di Puskesmas yang digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan tugas
pokok dan fungsi meliputi :
a. Dokumen Internal
1. Surat Keputusan/ Kebijakan (SK).
2. Manual Mutu (MM).
3. Kerangka Acuan Kegiatan (KAK).
4. Standar Operasional Prosedur (SOP).
b. Dokumen Eksternal
1. Dasar Hukum berupa Undang Undang Peraturan dan
Keputusan yang berasal dari suara sistem.
2. Buku buku Pedoman atau buku lainnya yang menjadi
referensi.
3.2. MANUAL MUTU
a. Dokumen yang merincikan sistem manajemen mutu Puskesmas
Jatiasih.
b. Format Manual Mutu Puskesmas Jatiasih ditentukan sebagai
berikut :
1. MM 00 Pendahuluan.
2. MM 01 Profil.
3. MM 02 Struktur Organisasi.
4. MM 03 Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu.
5. MM 04 Proses Bisnis.
6. MM 05 Tanggungjawab Manajemen.
7. MM 06 Manajemen Sumber Daya.
8. MM 07 Realisasi Pelayanan.
9. MM 08 Pengukuran, Analisis dan Penigkatan.
3.3. DOKUMEN INDUK :
a. Dokumen asli.
 b. Telah disahkan oleh Kepala Puskesmas Jatiasih.
c. Didokumentaikan oleh pengendali Dokumen.
d. Tidak memiliki Cap Terkendali atau Tidak Terkendali mauoun
obsolete.
3.4. DOKUMEN TERKENDALI :
a. Dokumen yang didistribusikan kepada setiap unit kerja.
b. Terdaftar dalam Daftar Distribusi Dokumen.
c. Menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan.
d. Ditarik bila ada perubahan (revisi).
e. Pada dokumen ini harus ada tanda/stempel TERKENDALI
3.5. DOKUMEN TIDAK TERKENDALI :
a. Didistribusikan untuk kebutuhan eksternal atau atas permintaan
pihak di luar Puskesmas Jatiasih.
b. Digunakan untuk keperluan insidentil.
c. Tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan
pekerjaan.
d. Apabila didistribusikan harus memiliki tanda/stempel TIDAK
TERKENDALI
e. Yang berhak mengeluarkan dokumen ini adalah Wakil Manajemen
Mutu dan tercatat pula pada Daftar Distribusi Dokumen Tidak
Terkendali.
3.6. DOKUMEN OBSOLETE/KADALUARSA/TIDAK BERLAKU:
a. Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena telah
mengalami perubahan/revisi.
b. Tidak dapat lagi menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan.
c. Dokumen ini harus ditarik dari seluruh unit dan dicatat dalam
lembar distribusi/penarikan dokumen.
d. Dokumen induk diberi stempel OBSOLETE dan dokumen
sisanya dimusnahkan.
3.7. KETENTUAN NUMERASI DOKUMEN adalah sebagai berikut :
a. Pedoman : PDM/CC/BB/XX/YY
PDM : Kode Pedoman
CC : Nomor Urut
BB : Jenis Pedoman (Standar Admin ditulis ADM, UKM
ditulis UKM, UKP ditulis UKP)
XX : Bulan
YY : Tahun
b. Panduan : PD/C/BB/XX/YY
PD : Kode Panduan
CC : Nomor Urut
BB : Jenis Pedoman (Standar Admin ditulis ADM, UKM
ditulis UKM, UKP ditulis UKP)
XX : Bulan
YY : Tahun
c. Surat Keputusan (SK) : AA/SK/CC/BB/XX/YY
AA : Nomor urut sesuai klasifikasi surat
SK : Menyatakan Surat Keputusan
CC : Menyatakan nomor urut SK
BB : Menyatakan Nama Puskesmas
XX : Bulan
YY : Tahun
d. Standar Operasional Prosedur (SOP) : AA/SOP/BB/YY
AA : No. SOP
 SOP : Standar Operasional Prosedur
BB : Bulan
YY : Tahun
e. Dokumen Eksternal : DE/AA/U/XX/YY
DE : Dokumen Eksernal
AA : Bab dalam standar akreditasi
U : Menyatakan Unit Kerja
XX : Nomor Urut
YY : Tahun
3.8.Setiap pembuatan dokumen harus mendapat persetujuan
kecukupannya sebagai berikut :
a. Manual Mutu :
1. Dibuat dan Disiapkan oleh Pengendali Dokumen.
2. Ditinjau dan diperiksa kembali oleh Wakil Manajemen Mutu.
3. Disahkan dan diberlakukan oleh Kepala Puskesmas.
b. Panduan Kerja :
1. Dibuatkan dan Disiapkan oleh Penanggung Jawab Program/
Kegiatan.
2. Ditinjau dan diperiksa oleh Koordinator Upaya.
3. Disahkan dan diberlakukan oleh Kepala Puskesmas.
c. Kerangka Acuan Kegiatan
1. Dibuat dan Disiapkan oleh Penanggung Jawab Program/
Kegiatan.
2. Ditinjau dan diperiksa oleh Koordinator Upaya.
3. Disahkan dan diberlakukan oleh Kepala Puskesmas.
d. Standar Operasional Prosedur
1. Dibuat dan Disiapkan oleh Penanggung Jawab Program/
Kegiatan.
2. Ditinjau dan diperiksa oleh Koordinator Upaya.
3. Disahkan dan diberlakukan oleh Kepala Puskesmas.
3.9. Revisi atau Perubahan Dokumen :
a. Dilakukan jika terdapat perubahan pada sebagian atau seluruh isi
dokumen.
b. Revisi atau perubahan dokumen harus sepengetahuan
Koordinator Upaya/ Wakil Manajemen Mutu.
c. Revisi atau perubahan dokumen merupakan upaya perbaikan
berkelanjutan.
d. Revisi atau perubahan dokumen yang telah disetujui diajukan ke
Pengendali Dokumen untuk pencatatan, penomoran, penggandaan
dan pendistribusian.
e. Dokumen yang dirubah/direvisi ditarik oleh Pengendali Dokumen.
3.10. Penyimpanan dokumen harus berprinsip pada keamanan dan
memiliki kemampuan telusur yang baik agar tidak hilang, tidak
rusak, mudah ditemukan serta terkendali.
3.11. Dokumen yang beredar :
a. Status terkendali.
b. Telah mendapat pengesahan.
3.12. Dokumen Eksternal :
a. Harus ditetapkan dan dikendalikan oleh pemakainya.
b. Daftar dokumen eksternal disimpan oleh pemakai.
3.13. Rekaman :
a. Dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau memberi
bukti pelaksanaan kegiatan.
 b. Dapat dipakai untuk mendokumentasikan ketelusuran dan
memberi bukti verifikasi, tindakan pencegahan dan tindakan
perbaikan.
c. Tidak perlu terkena pengendalian revisi
d. Formulir yang diisi dan atau semua catatan yang merupakan
bukti melaksanakan pekerjaan menjadi rekaman.
3.14. Penyimpanan dan pemusnahan rekaman sesuai dengan masa relensi
yang ditetapkan.
3.15. Rekaman disimpan dan sipelihara sehingga dapat dimanfaatkan
sebagai bukti pelaksanaan kegiatan, bahan analisa dan pengukuran
kinerja.

4. KEBIJAKAN
4.1. Pengendalian Dokumen dan Rekaman di Puskesmas Jatiasih secara
terpusat di bawah kendali Tim Manajemen Mutu.
4.2. Seluruh Dokumen Internal (SK, KAK, PK, KAK, SOP) tercatat dalam
Daftar Dokumen Internal dan disimpan oleh Pengendali Dokumen.
4.3. Seluruh Dokumen Eksternal tercatat dalam Daftar Dokumen
Eksternal dan dikelompokkan berdasarkan program/unit kerja.
4.4. Seluruh Formulir/Rekaman tercatat dalam Daftar Rekaman dan
dikelompokkan berdasarkan program/unit kerja.
4.5. Dokumen master disimpan oleh Tim Manajemen Mutu.
4.6. Setiap dokumen harus dikendalikan sesuai prosedur yang berlaku
dengan tujuan untuk :
a. Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan.
b. Meninjau dan memutahirkan seperlunya serta untuk menyetujui
ulang dokumen.
c. Memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku
tersedia di tempat pemakaian.
d. Memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali.
e. Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar dikenali dan
distribusinya dikendalikan.
f. Mencegah pemakaian dokumen kadaluarsa yang disengaja dan
menerapkan identifikasi sesuai dengan dokumen tersebut untuk
maksud tertentu.
g. Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari
dokumen ditunjukkan.
4.7. Review terhadap dokumen internal berupa Surat Keputusan , Manual
Mutu, Pedoman Kerja, Kerangka Acuan Kegiatan dan Standar
Operasional Prosedur dilakukan secara berkala dan/atau jika
terdapat perubahan dalam proses pelayanan.
4.8. Dokumen yang setelah di review dan dinyatakan tidak dipergunakan
kembali masuk kedalam kategori dokumen absolete/Kadaluarsa.
4.9. Masa resensi dokumen kadaluarsa ditetapkan bersama oleh
Penanggung Jawab Program/ Kegiatan dan Tim Mutu dan tercantum
dalam daftar rekaman dan koe formulir.
4.10. Setiap kegiatan harus didokumentasikan dalam bentuk catatan
kegiatan / rekaman.
4.11. Pemusnahan dokumen absolet/kadaluarsa diusulkan oleh PJ
Program/ Unit Kerja dan dilakukan oleh pengendali dokumen ats
persetujuan Wakil Manajemen Mutu dan Kepala Puskesmas.
4.12. Pemusnahan dokumen absolete/kadaluarsa dicatat dalam Berita
Acara Pemusnahan Dokumen.
5. PENUTUP
Demikian kebijakan pengendalian dokumen dan rekaman ini dibuat untuk
dapat dijadikan sebagai acuan dan dipergunakan sebagaimana mestinya.

KEPALA UPTD PUSKESMAS

JATIASIH

Bambang Ismanto