REVISI KE
BERLAKU TANGGAL
Ditetapkan
Kepala UPTD Puskesmas Kroya II
ii
iii
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Salah satu unsur penting dan sangat vital yang menentukan keberhasilan
Mutu Puskesmas adalah pengaturan sistem dokumentasi. Pengaturan sistem
dokumentasi dalam satu dalam proses implementasi Mutu Puskesmas dianggap
penting karena dokumen merupakan acuan kerja, bukti pelaksanaan dan
penerapan kebijakan, program dan kegiatan, serta bagian dari salah satu
persyaratan Mutu Puskesmas.
Keberadaan sistem dokumentasi yang baik dalam suatu institusi/organisasi
diharapkan fungsi-fungsi setiap personil maupun bagian-bagian dari organisasi
dapat berjalan sesuai dengan perencanaan bersama dalam upaya mewujudkan
kinerja yang optimal
Dokumen yang dimaksud dalam Mutu Puskesmas secara garis besar
dibagi atas dua bagian yaitu dokumen internal dan eksternal. Dokumen tersebut
digunakan untuk membangun dan membakukan sistem manajemen mutu dan
sistem manajemen pelayanan. Dokumen internal berupa Kebijakan, Pedoman,
Standar Operasional Prosedur (SOP) dan dokumen lain disusun berdasarkan
peraturan perundangan dan pedoman-pedoman (regulasi) eksternal yang
berlaku.
Agar para pemangku kepentingan Mutu Puskesmas memiliki acuan dan
memudahkan dalam melakukan dokumentasi perlu disusun Pedoman
Penyusunan Dokumen Mutu Puskesmas.
1. Maksud
C. Sasaran
1. Pelatih Mutu
2. Pendamping dan surveior Mutu Puskesmas
3. Kepala Puskesmas, penanggungjawab, pelaksana dan Tim Mutu/Mutu
Puskesmas
4. Pemerhati Mutu Puskesmas
D. Dasar Hukum
1. Dokumen Internal
2. Dokumen Eksternal
1. Dokumen Rahasia
2. Dokumen
1. Dokumen Induk
2. Dokumen Terkendali
4. Dokumen Kedaluwarsa
Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena telah mengalami
perubahan/revisi sehingga tidak dapat lagi menjadi acuan dalam
melaksanakan pekerjaan. Dokumen ini harus ada tanda/stempel
“KEDALUWARSA”. Dokumen induk diidentifikasi dan dokumen sisanya
dimusnahkan.
1. Kepala
Bagian kepala Keputusan terdiri dari :
a. Kop naskah dinas, yang berisi lambang daerah berwarna hitam ( Kab.
Cilacap ) diletakkan pada sisi kiri kop naskah dinas, Penulisan pada kop
surat memakai jenis huruf Arial dengan huruf kapital, penulisan
perbandingan ukuran huruf kop dinas adalah 3 : 4 yaitu ukuran Arial 14
untuk penulisan nama pemerintah kabupaten cilacap, ukuran Arial 18 untuk
tulisan nama SKPD. Penulisan “CILACAP” menggunakan ukuran Arial 12,
sedangkan untuk penulisan alamat SKPD dan kode pos menggunakan
ukuran Arial 10, Penggunaan huruf besar hanya digunakan pada awal
kata. Penulisan kode pos diletakkan dibagian kanan kop naskah dinas.
Contoh isi kop naskah sebagai berikut :
b. Kata Keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis dengan
huruf kapital secara simetris, dengan menggunakan huruf Arial 12
c. Kata penghubung tentang ditulis dengan huruf kapital secara simetris,
dengan menggunakan huruf Arial 12
d. Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa (terutama untuk Peraturan)
2. Konsideran, meliputi:
a. Menimbang:
1) Memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi
latar belakang dan alasan pembuatan keputusan,
2) Huruf awal kata “menimbang” ditulis dengan huruf kapital diakhiri
dengan tanda baca titik dua ( : ), dan diletakkan di bagian kiri,
3) Konsideran menimbang diawali dengan penomoran menggunakan
huruf kecil dan dimulai dengan kata “bahwa” dengan “b” huruf kecil.
b. Mengingat:
1) Memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangan yang
memerintahkan pembuat Peraturan/Surat Keputusan tersebut,
2) Peraturan perundangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan
yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi,
3) Kata “mengingat” diletakkan di bagian kiri sejajar kata menimbang,
4) Konsideran yang berupa peraturan perundangan diurutkan sesuai
dengan hirarki tata perundangan dengan tahun yang lebih awal
disebut lebih dulu, diawali dengan nomor 1, 2, dst.
3. Diktum:
a. Diktum “MEMUTUSKAN” ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan
HURUF KAPITAL dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:);
b. Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan sejajar dengan
kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata menetapkan ditulis
dengan HURUF KAPITAL, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : );
c. Nama keputusan sesuai dengan judul keputusan (kepala), seluruhnya
ditulis dengan HURUF KAPITAL.
4. Batang Tubuh.
a. Batang tubuh memuat semua substansi Peraturan/Surat Keputusan yang
dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya:
KESATU :
KEDUA :……..
dst
5. Kaki:
Kaki Peraturan/Surat Keputusan merupakan bagian akhir substansi yang
memuat penanda tangan penerapan Peraturan/Surat Keputusan,
pengundangan peraturan/keputusan yang terdiri dari:
a. Tempat dan tanggal, bulan, serta tahun penetapan,
b. Nama jabatan ditulis dengan HURUF KAPITAL dan diakhiri dengan tanda
koma (,),
c. Tanda tangan pejabat, dan
d. Nama lengkap pejabat yang menanda tangani tanpa gelar dan pangkat,
e. Stempel instansi.
6. Penandatanganan:
Peraturan/Surat Keputusan Kepala Puskesmas ditandatangani oleh Kepala
Puskesmas.
I. Pendahuluan:
A. Latar belakang
1. Profil Organisasi
2. Kebijakan Mutu
B. Ruang Lingkup
C. Tujuan
D. Landasan Hukum dan Acuan
E. Istilah dan Definisi
II. Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Penyelenggaraan Pelayanan :
A. Persyaratan Umum
B. Pengendalian Dokumen
C. Pengendalian Rekaman
III. Tanggung Jawab Manajemen :
A. Komitmen Manajemen
B. Fokus pada Sasaran/Pasien
C. Kebijakan Mutu
D. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu dan Pencapaian Sasaran
Kinerja/Mutu
E. Tanggung Jawab, Wewenang, dan Komunikasi
F. Wakil Manajemen Mutu/Penanggung Jawab Manajemen Mutu
G. Komunikasi Internal
IV. Tinjauan Manajemen :
A. Umum
B. Masukan Tinjauan Manajemen
C. Luaran Tinjauan
3. Penutup.
4. Lampiran
F. Pedoman/ Panduan
Judul
No. Dokumen :
No. Revisi :
Pedoman TanggalTerbit :
Halaman :
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Tujuan Pedoman
C. Sasaran Pedoman
D. Ruang Lingkup Pedoman
E. Batasan Operasional
BAB V LOGISTIK
BAB IX PENUTUP
d. Format Panduan Pelayanan
BAB I DEFINISI
BAB IV DOKUMENTASI
Sistematika pedoman/panduan pelayanan Puskesmas dapat dibuat sesuai
dengan materi/isi pedoman/panduan. Pedoman/panduan yang harus dibuat
adalah pedoman/panduan minimal yang harus ada di Puskesmas yang
dipersyaratkan sebagai regulasi yang diminta dalam elemen penilaian.
Bagi Puskesmas yang telah menggunakan e-file tetap harus mempunyai
hardcopy pedoman/panduan yang dikelola oleh tim Mutu Puskesmas atau
bagian Tata Usaha Puskesmas.
Judul
No. Dokumen :
No. Revisi :
Kerangka TanggalTerbit :
Acuan Halaman :
2. Pendahuluan
Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang bersifat umum yang
masih terkait dengan upaya/ kegiatan
3. Latar Belakang
Judul
No. Dokumen :
No. Revisi :
SOP TanggalTerbit :
Halaman :
2. Tujuan
3. Kebijakan
4. Referensi
5. Prosedur/ Langkah-
langkah
6. Diagram Alir (jika
dibutuhkan)
7. Unit terkait
Rekaman Historis Perubahan
Tanggal mulai
No Yang diubah Isi Perubahan
diberlakukan
Penjelasan :
2) Isi SOP
Isi dari SOP setidaknya adalah sebagai berikut:
a) Pengertian: diisi definisi judul SOP, dan berisi penjelasan dan
atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau
menyebabkan salah pengertian/menimbulkan multi persepsi.
o Awal kegiatan:
o Simbol Keputusan:
ya
?
tidak
o Penghubung :
o Dokumen :
o Arsip :
Σ Ya
Compliance rate (CR) = X 100 %
Σ Ya+Tidak
2) Evaluasi isi SOP.
a) Evaluasi SOP dilaksanakan sesuai kebutuhan dan minimal
dua tahun sekali yang dilakukan oleh masing-masing unit
kerja.
b) Hasil evaluasi: SOP masih tetap bisa dipergunakan, atau SOP
tersebut perlu diperbaiki/direvisi. Perbaikan/revisi isi SOP bisa
dilakukan sebagian atau seluruhnya.
c) Perbaikan/ revisi perlu dilakukan bila :
─ Alur SOP sudah tidak sesuai dengan keadaan yang ada
─ Adanya perkembangan Ilmu dan Teknologi (IPTEK)
pelayanan kesehatan,
─ Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru,
─ Adanya perubahan fasilititas
d) Peraturan Kepala Puskesmas tetap berlaku meskipun terjadi
penggantian Kepala Puskesmas.
I. Surat Undangan
1. Surat Undangan adalah naskah dinas yang merupakan pemberitahuan yang
meminta kepada yang bersangkutan untuk datang pada waktu, tempat, dan
acara yang ditentukan.
2. Susunan :
a. Surat Undangan terdiri atas :
1) Kepala Surat Undangan ;
2) Isi Surat Undangan ;
3) Bagian Akhir Surat Undangan.
b. Kepala Surat Undangan terdiri atas :
1) Nama tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun ditempatkan di kanan atas ;
2) Alamat undangan yang dituju ;
J. Notulen
1. Notulen adalah naskah dinas yang memuat catatan jalannya kegiatan rapat
mulai dari acara pembukaan, pembahasan masalah sampai dengan
pengambilan keputusan serta penutup.
2. Susunan :
a. Notulen terdiri atas :
1) Kepala Notulen ;
2) Isi Notulen ;
3) Bagian Akhir Notulen.
b. Kepala Notulen terdiri atas tulisan “NOTULEN”
c. Keterangan tentang Notulen Rapat terdiri atas :
1) Nama Rapat ;
2) Hari, Tanggal ;
3) Waktu Rapat ;
4) Tempat ;
K. Daftar Hadir
1. Daftar hadir adalah naskah dinas yang dipergunakan untuk mencatat dan
mengetahui kehadiran seseorang.
2. Susunan :
a. Daftar hadir terdiri atas :
1) Kepala daftar hadir ;
2) Isi daftar hadir ;
3) Bagian akhir daftar hadir.
2. Penyusunan Dokumen
Kepala Subag Tata Usaha Puskesmas, Penanggung jawab Admen di
Puskesmas dan Penanggung jawab UKM dan UKP bertanggung jawab
terhadap pelaksanaan identifikasi/perubahan serta penyusunan dokumen.
7. Penataan Dokumen.
Untuk memudahkan didalam pencarian dokumen Mutu Puskesmas
dikelompokan masing- masing bab/kelompok pelayanan/UKM dengan
diurutkan setiap urutan kriteria dan elemen penilaian, dan diberikan daftar
secara berurutan.
M. Rekam Implementasi.
1. Rekam implementasi adalah: dokumen yang menjadi bukti obyektif dari
kegiatan yang dilakukan atau hasil yang dicapai didalam kegiatan
Puskesmas dalam melaksanakan regulasi internal atau kegiatan yang
direncanakan.
Arial 10
Mengingat : 1. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
2. mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
MEMUTUSKAN :
Menetapkan : MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
M
MMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMMM
M
KESATU : Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
m
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
m
KEDUA : Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
m
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
m
KETIGA : Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
m
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
m
Ditetapkan di....
pada tanggal
KEPALA UPTD PUSKESMAS MMMMM,
NAMA JELAS
(Nama Tanpa Gelar dan Pangkat)
LAMPIRAN : KEPUTUSAN KEPALA UPTD
PUSKESMAS MMMMMMMM
NOMOR : ______________________
TENTANG : MMMMMMMMMMMMMMM
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm.
MMMMMM
A. Pendahuluan
Pelayanan kesehatan gigi dan mulut di Puskesmas terdiri dari pelayanan di
dalam gedung yaitu di poli gigi dan pelayanan luar gedung yaitu program Usaha
Kesehatan Gigi Sekolah (UKGS) dan Usaha Kesehatan Gigi Masyarakat
(UKGM). Masalah kesehatan gigi yang paling banyak ditemukan adalah karies
gigi, hal ini terjadi karena kurangnya tingkat pengetahuan masyarakat terhadap
pentingnya kesehatan gigi dan mulut dari mulai bayi dalam kandungan sampai
tua (life cycle).
Program UKGM merupakan program kesehatan gigi dan mulut yang
ditujukan untuk masyrakat terutama pada kelompok rawan/resiko tinggi, yang
termasuk kelompok rawan tersebut adalah: ibu hamil, balita, anak pra sekolah
dan lansia.
Pelaksanaan program UKGM dilaksanakan sesuai visi Puskesmas x yaitu
memberikan pelayanan kesehatanparipurna melalui pemberdayaan masyarakat
dalam pelayanan kesehatan, pemberian pelayanan yang cepat dan tepat
sasaran sesuai dengan tata nilai UPTD Puskesmas X yang telah ditetapkan yaitu
cekatan, informatif, profesional, akurat, handal, optimal, responsif, efisien.
B. Latar Belakang
Puskesmas X terletak di kecamatan A yang terdiri dari 4 desa dengan
jumlah penduduk 12.000 jiwa, 23 ibu hamil, 120 balitas, 100 anak pra sekolah
dan 80 lansia berdasarkan data penduduk tahun 2017.
Dari hasil penilaian kinerja Puskesmas tahun 2016 jumlah kunjungan bumil
yang diperiksa kesehatan gigi dan mulut hanya 40%, anak pra sekolah yang
F. Sasaran
1. Anak pra sekolah
2. Ibu hamil
3. Masyarakat lanjut usia
G. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan (Gambarkan dalam bagan Gantt untuk rencana 1
tahun)
No Kegiatan 2016 2017
11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Pemeriksaan x x x x x x x x x x x x x
kes. gigi dan
mulut ibu
2 Pemeriksaan x x x x x x x x x x x x x
kes. gigi dan
mulut anak
pra sekolah
3 Pemeriksaan x x x x x x x x x x x x x
kes. gigi dan
mulut lansia
3. Langkah-langkah:
a. Petugas Mencuci tangan
b. Petugas memakai APD
c. Petugas menyiapkan alat-alat dan bahan dalam bak instrumen
steril
d. Petugas memberi tahu maksud tindakan kepada pasien
e. Petugas melakukan aspirasi obat sesuai dosis dengan spuit
injeksi
f. Petugas mengatur posisi pasien
g. Petugas memilih area penusukan yang bebas dari lesi dan
peradangan
h. Petugas membersihkan area penusukan menggunakan kapas
alkohol
Melakukan aspirasi
spuit
Mencatat dalam
rekam medis
Cuci
Tangan
Arial 10
Mmmmmm, .................
Kepada
Nomor : ................ Yth. Mmmmmmmmmmm
Sifat : ................ Mmmmmmmmmmm
Lampiran : ................
Perihal : UNDANGAN di-
MMMMMMMM
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Mmmmmmmmmm
Hari : Mmmmmmmmmm
Tanggal : Mmmmmmmmmm
Waktu : Pukul. ................
Tempat : Mmmmmmmmmm
Acara : Mmmmmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
Mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm
KEPALA PUSKESMAS
NAMA JELAS
Pangkat
NIP
Catatan :
1.Mmmmmmmmmm;
NOTULEN
Arial 10
Rapat :
Hari/Tanggal :
:
Waktu Rapat
:
Tempat
:
Acara
:
Pimpinan Rapat
:
Ketua
:
Sekretaris
:
Pencatat
: 1.
Peserta Rapat
2. dst.
: 1.
Kegiatan Rapat
2. dst
:
1. Kata Pembukaan
:
2. Pembahasan
:
3. Keputusan
(Penutup)
PIMPINAN RAPAT
NAMA JABATAN
NAMA JELAS
Pangkat
NIP.
PEDOMAN PENYUSUNAN DOKUMEN UPTD PUSKESMAS KROYA II 64
Penulisan isi dari Notulen pertemuan menggunakan :
- Jenis huruf : Arial
- Ukuran Huruf : 12
- Spasi : 1,5
- Margin : kiri 3 cm, kanan 2.5 cm,atas 3 cm, bawah 2.5 cm
- Kertas : HVS warna putih ukuran F4 berat 70 gr atau 80 gr
- Posisi kertas : Portrait
- Letak KOP : di header
- Bila notulen lebih dari satu halaman ,halaman kedua dan seterusnya tidak diberi
Kop cukup diberi nomor halaman sesuai urutan
Arial 10
Mmmmmm.........................................
NAMA JABATAN
(PIMPINAN/PENANGGUNG
JAWAB/PENYELENGGARA RAPAT)
NAMA JELAS
Pangkat
NIP.