PENCATATAN DAN PELAPORAN

No.Dokumen : 298/SOP/UKM/IV/2022
SOP No.Revisi :-
Tanggal Terbit : 18 April 2022
Halaman : 1/5
UPTD
dr. Andi Suhendro
PUSKESMAS
Nip.197812152010011004
SUNGAI PUA

1. Pencatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu

aktifitas dalam bentuk tulisan diatas kertas, file computer dan lain-
lain disertai tulisan, grafik, gambar dan suara.
1. Pengertian 2. Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas merupakan kegiatan
pengumpulan data dan informasi di tingkat puskesmas, baik factor
utama dan tenaga pendukung lain yang menyangkut puskesmas
untuk dikirim ke pusat dinas.

Mendapatkan data dan informasi secara akurat, tepat waktu dan

2. Tujuan mutakhir secara periodik dan teratur pengolahan program kesehatan
masyarakat melalui puskesmas di berbagai tingkat administrasi

SK Kepala Puskesmas Sungai Pua Nomor 81 Tahun 2022 tentang

3. Kebijakan
Perubahan Pengelolaan Data dan Informasi Puskesmas Sungai Pua

4. Referensi Permenkes Nomor 43 Tahun 2019 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat

1. Pelaksanaan Pencatatan dan Pelaporan

Semua kegiatan pokok baik didalam maupun diluar gedung
puskesmas, puskesmas pembantu, dan bidan di desa harus dicatat.
5. Langkah – Untuk memudahkan dapat menggunakan formulir standar yang
langkah
telah ditetapkan oleh SP2TP. Jenis formulir standar yang
digunakan dalam pencatatan dan pelaporan adalah sebagai berikut:
a. Rekam Kesehatan Keluarga (RKK)
Rekam kesehatan keluarga atau family folder adalah himpunan
kartu-kartu individu suatu keluarga yang memperoleh
pelayanan kesehatan di puskesmas. Dalam pelaksanaannya
keluarga yang menggunakan RKK diberi alat bantu kartu tanda
pengenal (KTPK) untuk memudahkan pencarian berkas pada
saat melakukan kunjungan ulang.
b. Kartu Rawat Jalan
Kartu rawat jalan atau lebih dikenal dengan kartu rekam medis
pasien merupakan alat bantu untuk mencatat identitas dan
status pasien rawat jalan yang berkunjung ke puskesmas.

1/5
 c. Kartu Indeks Penyakit
Kartu indeks penyakit merupakan alat bantu untuk mencatat
identitas pasien, riwayat, dan perkembangan penyakit. Kartu
indeks penyakit diperuntukkan khusus penderita penyakit TBC
paru dan kusta serta 10 besar penyakit yang ada di puskesmas.
d. KMS Ibu Hamil
Merupakan alat bantu mengetahui identitas dan mencatat
perkembangan kesehatan ibu hamil dan janin serta pelayanan
kesehatan yang diterima ibu hamil dan tindak lanjut.
e. Register
Register merupakan formulir untuk mencatat atau merekap
data kegiatan didalam dan diluar gedung puskesmas, yang
telah dicatat di kartu dan catatan lainnya.
2. Bentuk Pencatatan
a. Bentuk pencatatan berdasarkan pada sasaran, yaitu:
1) Catatan individu (Catatan ibu, bayi, dan balita);
2) Catatan keluarga (Kesehatan keluarga tertentu);
3) Catatan masyarakat (biasanya pada kegiatan survey
komunitas apabila ditemukan masalah komunitas yang
lebih diarahkan pada ibu dan anak balita).
b. Bentuk pencatatan berdasarkan kegiatan, yaitu:
1) Catatan pelayanan kesehatan anak;
2) Catatan pelayana kesehatan KB;
3) Catatan pelayanan kesehatan Ibu;
4) Catatan Imunisasi;
5) Catatan Kunjungan Rumah/ PHN;
6) Catatan Persalinan;
7) Catatan kematian ibu dan bayi; dan
8) Catatan rujukan.
c. Bentuk pencatatan berdasarkan proses pelayanan, yaitu:
1) Catatan awal/masuk;
2) Catatan pengembangan berisi kemajuan/perkembangan
pelayanan;
3) Catatan pindah;
4) Catatan keluar.
3. Mekanisme Pencatatat
Pencatatan kegiatan harian program puskesmas dapat dilakukan di
dalam dan di luar gedung.
a. Pencatatan yang dibuat di dalam gedung Puskesmas

2/5
 Pencatatan yang dibuat di dalam gedung Puskesmas adalah
semua data yang diperoleh dari pencatatan kegiatan harian
program yang dilakukan dalam gedung Puskesmas seperti
tekanan darah, laboratorium, KB dan lain-lain. Pencatatan dan
pelaporan ini menggunakan family folder, kartu indeks penyakit,
buku register dan sensus harian.
b. Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas
Pencatatan yang dibuat di luar gedung Puskesmas adalah data
yang dibuat berdasarkan catatan harian yang dilaksanakan diluar
gedung Puskesmas seperti kegiatan posyandu, kesehatan
Lingkungan, UKS, dan lain-lain.
Pencatatan harian masing-masing program puskesmas
dikombinasi menjadi laporan terpadu puskesmas atau yang
disebut dengan system pencatatan dan pelaporan terpadu
puskesmas (SP2TP). SP2TP ini dikirim ke Dinas Kesehatan
Kabupaten atau Kota setiap awal bulan, kemudian Dinas
Kesehatan Kabupaten ataau Kota mengolah dan mengirimkan
umpan baliknya ke Dinas Kesehatan Provinsi dan Departemen
Kesehatan Pusat. Umpan balik tersebut harus dikirimkan
kembali secara rutin ke puskesmas untuk dapat dijadikan
evaluasi keberhasilan program.
4. Pelaporan
Pelaporan puskesmas menggunakan tahun kalender yaitu dari bulan
Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang sama. Formulir
laporan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan/
beban kerja di puskesmas.
5. Mekanisme Palaporan
a. Tingkat Puskesmas
1) Laporan dari Puskesmas Pembantu dan bidan di desa
disampaikan ke pelaksana kegiatan di Puskesmas.
2) Pelaksana kegiatan merekapitulasi data yang dicatat baik di
dalam maupun di luar gedung serta laporan yang diterima
dari puskesmas pembantu dan bidan di desa.
3) Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dimasukkan ke
formulir laporan sebanyak 2 rangkap, untuk disampaikan
kepada koordinator SP2TP.
4) Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diolah dan
dimanfaatkan untuk tindak lanjut yang diperlukan untuk
meningkatkan kinerja kegiatan.

3/5
 b. Tingkat Kabupaten
1) Laporan SP2TP dari Puskesmas dilaporkan dan diterima
Dinas Kesehatan Kabupaten Agam disampaikan kepada
pelaksana SP2TP untuk direkapitulasi/ entri data.
2) Hasil rekapitulasi dikoreksi, diolah serta dimanfaatkan
sebagai bahan umpan balik, bimbingan teknis ke puskesmas,
dan tindak lanjut untuk meningkatkan kinerja puskesmas.

Pelaksana Program

Melakukan Kegiatan Program

Puskesmas

Pelaksana Program Mencatat

Kegiatan

Hasil Pencatatan disampaikan

6. Bagan alir kepada Pemegang Program

Pemegang Program dan

Pelaksana Program Membuat
Laporan

Laporan disampaikan
kepada Kepala
Puskesmas

7. Hal – hal
yang perlu -
diperhatikan

4/5
 8. Unit terkait Tim manajemen Puskesmas Sungai Pua
Koordinator Program Puskesmas

9. Dokumen Laporan Bulanan Puskesmas

terkait

Tanggal mulai
No Yang diubah Isi Perubahan diberlakukan
10. Rekam
historis
perubahan

5/5