PENGENDALIAN DOKUMEN

No. 440/001/SOP/
:
Dokumen ADMEN
No. Revisi :
SOP
Tanggal
:
Terbit
Halaman : 1/5
UPT PUSKESMAS
drg. Yatni Suprapti Nafisah
KECAMATAN
NIP. 197409052007012003
MANCAK
1. Pengertian Pengendalian Dokumen adalah kegiatan pengelolaan dan
pengendalian dokumen-dokumen, sistem manajemen mutu yang
mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan dengan
mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam semua dokumen yang
terkait dengan sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai
acuan dalam kegiatan pengendalian mutu.
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk memastikan semua
dokumen dikelola dan terkendali sesuai manajemen mutu.
3. Kebijakan Keputusan Kepala UPT Puskesmas Kecamatan Mancak No. /
/KEP tentang Pengendalian Dokumen
4. Referensi Pedoman tata naskah UPT Puskesmas Kecamatan Mancak
5. Prosedur / Alat:
Langkah-Langkah a. Clear Holder/Bussines File
b. Box File/Odner
Bahan:
a. Daftar Induk Dokumen Internal
b. Daftar Induk dokumen eksternal
c. Laporan bulanan pengelola program
d. Surat Keputusan (SK)
e. Standar Operasional Pelayanan (SOP)
f. Pedoman
g. Rekam implementasi
Langkah-langkah:
1. Kepala Puskesmas / Pemegang Program / Kootdinator Unit
Menetapkan jenis dokumen meliputi : Surat Keputusan (SK),
SOP dan Formulir
2. KA TU menetapkan sistimatika pembuatan dokumen sebagai
berikut : SOP dan instruksi kerja terdiri dari: Pengertian Tujuan,
 SOP PENGENDALIAN DOKUMEN

No. Dokumen : / /ADMEN

Tanggal Terbit :
Halaman : 2/5

Kebijakan, Referensi, Prosedur, Langkah-langkah, Diagram alir

(jika diperlukan), hal-hal yang perlu diperhatikan, Unit terkait,,
Dokumen terkait, Catatan revisi/Perubahan.
3. Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan
dan pengesahan dari Kepala Puskesmas berupa cap dan tanda
tangan.
4. Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang
merupakan Identitas dokumen yang berisi: Judul Dokumen,
Nomor Kode dokumen, Terbitan (dua Digit), Revisi (dua Digit),
Tanggal mulai berlaku, Halaman, Penanggung jawab
(disiapkan, diperiksa, disahkan)
5. Memberi Penomoran Dokumen. Setelah disahkan, sekretariat
memberi nomor dokumen yang terdiri dari 5 bagian:
a. Penomoran dokumen dibuat sebagai berikut:
Bagian I menunjukkan nomor urut penerbitan dokumen yang
terdiri dari 3 (tiga) digit contoh:
001, 002, 003 dan seterusnya
Bagian II menunjukkan unit yang membuat dokumen,
contoh:
KAPUS untuk Kepala Puskesmas
TU untuk Tata Usaha, dst
Bagian III menunjukkan Jenis dokumen t, contoh:
SK untuk Surat Keputusan,
SOP untuk Standar Operasional Pelayanan
Form untuk formulir
Bagian IV menunjukkan bulan penerbitan dokumen, contoh:
I untuk Januari,
II untuk Februari,
III untuk Maret dan seterusnya
Bagian V menunjukkan tahun penerbitan dokumen, contoh :
2016, 2017, 2018 dan seterusnya.
b. CONTOH Penomoran Dokumen. 001/KAPUS/SK/I/2018
c. CONTOH Penomoran Formulir. 003/TU/FORM/I/2018
d. Untuk penomoran dokumen SOP ada penambahan 1 bagian,
yaitu Bagian yang ke IV menunjukkan Kelompok dokumen
 SOP PENGENDALIAN DOKUMEN

No. Dokumen : / /ADMEN

Tanggal Terbit :
Halaman : 3/5

SOP
ADMEN untuk Kelompok Administrasi
UKP untuk Kelompok Upaya Kesehatan Perorangan
UKM untuk kelompok Upaya Kesehatan Masyarakat
Bagian V menunjukkan bulan penerbitan dokumen, contoh:
I untuk Januari,
II untuk Februari,
III untuk Maret dan seterusnya
Bagian VI menunjukkan tahun penerbitan dokumen, contoh :
2016, 2017, 2018 dan seterusnya.
CONTOH Penomoran Dokumen SOP.
001/KAPUS/SOP/ADMEN/II/2016
002/KAPUS/SOP/UKP/II/2016
003/KAPUS/SOP/UKM/II/2016
6. Menerbitkan dan Mendistribusikan Dokumen
a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat
persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas
b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh sekretariat
kepada semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi
formulir bukti penerimaan dokumen
c. Sekretariat bertanggungjawab menyimpan dokumen sah,
memelihara daftar induk prosedur kerja, instruksi kerja,
Formulir yang ada pada bagian, Sub bagian Bidang, seksi
d. Untuk menunjukkan salinan dokumen tersebut terkendali
diberi cap “TERKENDALI” dengan persetujuan Kepala
Puskesmas
7. Merevisi Dokumen, Suatau dokumen dapat direvisi dengan tata
cara:
a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala
Puskesmas
b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang
c. Revisi dicatat dalam rekaman histori perubahan pada tiap
dokumen
8. Menerbitkan ulang Dokumen, Suatu dokumen dapat diterbitkan
ulang jika:
 SOP PENGENDALIAN DOKUMEN

No. Dokumen : / /ADMEN

Tanggal Terbit :
Halaman : 4/5

a. Terjadi perubahan sistem mutu

b. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi
dokumen
c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan
pelaksanaan tugas
d. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik
9. Melakukan Penarikan dan Pemusnahan Dokumen.
a. Kepala Puskesmas menarik salinan dokumen yang sudah
tidak berlaku dari peredaran dengan menggunakan formulir
bukti penarikan
b. Salinan dokumen yang sudah ditarik dimusnahkan dengan
cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara
pemusnahan dokumen
c. Dokumen Asli dan dokumen yang sudah ditarik diberi cap
“TAK TERKENDALI” dan disimpan seretariat sebagai arsip
d. Formulir berita acara pemusnahan disimpan oleh sekretariat
10. Melakukan peninjauan ulang dokumen, Setiap dokumen ditinjau
ulang setiap satu tahun sekali
11. Melakukan pengendalian dokumen eksternal,
Koordinator unit/Pemegang program mengidentifikasi dan
mengendalikan distribusi dokumen eksternal dengan formulir
daftar dokumen eksternal. Bila suatu dokumen eksternal sudah
tidak digunakan secretariat menarik dokumen eksternal tersebut
dan dicatat dalam formulir daftar dokumen eksternal.
6. Diagram Alir Mengesahkan Isi
Menetapkan Membuat Dokumen
Dokumen
Jenis Dokumen

Menerbitkan Memberikan Penomoran Memberikan

Dokumen Dokumen. Identitas
Dokumen

Merevisi Dokumen. Menerbitkan Ulang Melakukan

Dokumen penarikan
Dokumen

Melakukan Melakukan Melakukan

Pengendalian peninjauan ulang penarikan &
dokumen Dokumen Pemusnahan
Dokumen
 SOP PENGENDALIAN DOKUMEN

No. Dokumen : / /ADMEN

Tanggal Terbit :
Halaman : 5/5

7. Unit Terkait 1. Penanggung Jawab Program

2. Pemegang Program
3. Ruang Dokumen
8. Dokumen Terkait 1. Formulir Bukti Penerimaan Dokumen
2. Formulir Daftar Induk Dokumen
3. Formulir Daftar Induk Formulir
4. Formulir Usulan Revisi
5. Formulir Bukti Penarikan Dokumen
6. Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen
7. Formulir Daftar Induk Dokumen Eksternal
8. Rekaman Historis
Perubahan Tanggal mulai di
No Yang di ubah Isi Perubahan
berlakukan