REKAMAN
No. Dokumen : SOP/JB/ V /13/2016
SOP No. Revisi : 00
TanggalTerbit : 01 /07/2016
Halaman : 1/7
Pengertian
Pengendalian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen
yang terkait dengan sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan dalam
kegiatan pengendalian mutu.
1. Pengendalian Dokumen
Adalah Kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen sistem
manajemen mutu yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan,
perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam proses ini.
2. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen acuan
kerja tersebut di-up-date/diperbaharui secara berkala sesuai perubahan-
perubahan yang terjadi selama pemakaian.
3. Dokumen Tidak Dikendalikan
Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen
tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbaharui dan karenanya tidak
diperuntukkan sebagai acuan kerja.
4. Dokumen Tidak Berlaku
Dokumen dengan status KADALUARSA adalah artinya bahwa dokumen
tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai arsip
5. Pedoman Mutu
Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang memuat
ketentuan-ketentuan/persyaratan-persyaratan/kebijakan-kebijakan yang
digunakan sebagai acuan umum dalam menjalankan semua kegiatan
operasional puskesmas
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN
REKAMAN
No. Dokumen : SOP/JB/ V /13/2016
SOP No. Revisi : 00
TanggalTerbit : 01 /07/2016
Halaman : 2/7
6. Prosedur Kerja
Prosedur kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang mengatur/
mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi agar dicapai sasaran
dan persyaratan yang telah ditetepkan.
7. Program Pendukung
Program Pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk jadwal
kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung pelaksanaan sistem
manajemen mutu.
Tujuan Prosedur pengendalian dokumen ini dibuat untuk memastikan semua dokumen yang
terkait dengan Sistem Manajemen Mutu ISO-9001:2008 dapat dikelola dan
dikendalikan secara efektif sehingga memenuhi persyaratan standar internasional
ISO-9001:2008.
Kebijakan SK Kepala Puskesmas Jombang Nomor 002/I/SK/PKMJB/2016 tentang Penilaian
Kinerja oleh Kepala Puskesmas dan Penanggung jawab Program
Referensi Sistem Manajemen Mutu ISO-9001:2008
Prosedur 1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN REKAMAN.
Kepala Puskesmas/MR/Pemegang Program/ Koordinator unit/menetapkan
jenis dokumen dan rekaman terkendali , meliputi Manual Mutu,Prosedur
Kerja/SOP dan formulir.
2. MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN
MR/Wakil Manajemen menetapkan sistematika pembuatan dokumen sebagai
berikut : Prosedur kerja dan instruksi kerja. Terdiri dari : Pengertian,Tujuan,
kebijakan,prosedur,diagram alir,unit terkait, referensi,dokumen terkait.
3. MENGESAHAN ISI DOKUMEN DAN REKAMAN
Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan
dari Kepala Puskesmas.
4. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN
Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan identitas
dokumen yang berisi : Judul Dokumen, Nomor Kode Dokumen, Terbitan
(Dua Digit), Revisi (dua digit), Tanggal Mulai Berlaku, Halaman,
Penanggungjawab ( disiapkan,diperiksa,disahkan).
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN
REKAMAN
No. Dokumen : SOP/JB/ V /13/2016
SOP No. Revisi : 00
TanggalTerbit : 01 /07/2016
Halaman : 1/7
Bagan Alir
Memberikan Menertibkan
Penomeran
Melakukan Pengendalian
Dokumen Eksternal
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN
REKAMAN
No. Dokumen : SOP/JB/ V /13/2016
SOP No. Revisi : 00
TanggalTerbit : 01 /07/2016
Halaman : 1/7