PENGENDALIAN DOKUMEN DAN

REKAMAN
No. Dokumen : SOP/JB/ V /13/2016
SOP No. Revisi : 00
TanggalTerbit : 01 /07/2016
Halaman : 1/7

Hj. Sri NaikowatiNingsih S.ST

PUSKESMAS JOMBANG
NIP.197104021991012001

Pengertian
Pengendalian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen
yang terkait dengan sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan dalam
kegiatan pengendalian mutu.

1. Pengendalian Dokumen
Adalah Kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen sistem
manajemen mutu yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan,
perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam proses ini.
2. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen acuan
kerja tersebut di-up-date/diperbaharui secara berkala sesuai perubahan-
perubahan yang terjadi selama pemakaian.
3. Dokumen Tidak Dikendalikan
Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen
tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbaharui dan karenanya tidak
diperuntukkan sebagai acuan kerja.
4. Dokumen Tidak Berlaku
Dokumen dengan status KADALUARSA adalah artinya bahwa dokumen
tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai arsip
5. Pedoman Mutu
Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang memuat
ketentuan-ketentuan/persyaratan-persyaratan/kebijakan-kebijakan yang
digunakan sebagai acuan umum dalam menjalankan semua kegiatan
operasional puskesmas
 PENGENDALIAN DOKUMEN DAN
REKAMAN
No. Dokumen : SOP/JB/ V /13/2016
SOP No. Revisi : 00
TanggalTerbit : 01 /07/2016
Halaman : 2/7

Hj. Sri NaikowatiNingsih S.ST

PUSKESMAS JOMBANG
NIP.197104021991012001

6. Prosedur Kerja
Prosedur kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang mengatur/
mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi agar dicapai sasaran
dan persyaratan yang telah ditetepkan.
7. Program Pendukung
Program Pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk jadwal
kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung pelaksanaan sistem
manajemen mutu.

Tujuan Prosedur pengendalian dokumen ini dibuat untuk memastikan semua dokumen yang
terkait dengan Sistem Manajemen Mutu ISO-9001:2008 dapat dikelola dan
dikendalikan secara efektif sehingga memenuhi persyaratan standar internasional
ISO-9001:2008.
Kebijakan SK Kepala Puskesmas Jombang Nomor 002/I/SK/PKMJB/2016 tentang Penilaian
Kinerja oleh Kepala Puskesmas dan Penanggung jawab Program
Referensi Sistem Manajemen Mutu ISO-9001:2008
Prosedur 1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN REKAMAN.
Kepala Puskesmas/MR/Pemegang Program/ Koordinator unit/menetapkan
jenis dokumen dan rekaman terkendali , meliputi Manual Mutu,Prosedur
Kerja/SOP dan formulir.
2. MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN
MR/Wakil Manajemen menetapkan sistematika pembuatan dokumen sebagai
berikut : Prosedur kerja dan instruksi kerja. Terdiri dari : Pengertian,Tujuan,
kebijakan,prosedur,diagram alir,unit terkait, referensi,dokumen terkait.
3. MENGESAHAN ISI DOKUMEN DAN REKAMAN
Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan
dari Kepala Puskesmas.
4. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN
Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan identitas
dokumen yang berisi : Judul Dokumen, Nomor Kode Dokumen, Terbitan
(Dua Digit), Revisi (dua digit), Tanggal Mulai Berlaku, Halaman,
Penanggungjawab ( disiapkan,diperiksa,disahkan).
 PENGENDALIAN DOKUMEN DAN
REKAMAN
No. Dokumen : SOP/JB/ V /13/2016
SOP No. Revisi : 00
TanggalTerbit : 01 /07/2016
Halaman : 1/7

Hj. Sri NaikowatiNingsih S.ST

PUSKESMAS JOMBANG
NIP.197104021991012001

5. MEMBERI PENOMERAN DOKUMEN

Setelah disahkan,sekertariat ISO memberi nomor dokumen yang terdiri dari 4
bagian:
a. Penomeran manual mutu,prosedur kerja dan instruksi kerja.
Bagian I menunjukkan jenis dokumen.
MM untuk Manual Mutu
Pk untuk Prosedur Kerja
FORM untuk Formulir yang digunakan
Bagian II menunjukkan unit yang membuat dokumen menunjukkan
nomer urut penerbitan dokumen,dengan 3 digit menunjukkan tahun
penerbitan dengan 2 digit.
Contoh penomeran dokumen: PK/BPG/001/15
Artinya : PK ; Jenis dokumen Prosedur Kerja
BPG; BP Gigi
001; Nomor urut dokume
15; tahun 2015
b. Penomoran formulir
Contoh ; FORM/BPG/001/15
Form menunjukkan jenis dokumen dan rekamana artinya ; Jenis dokumen
formulir
BPG : BP gigi
001 Noror urut
6. MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI DOKUMEN DAN REKAMAN
a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan
pengessahan dari Kepala Puskesmas.
b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh sekertariat ISO dan MR
kepada semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi Formulir Bukti
Penerimaan Dokumen.
 PENGENDALIAN DOKUMEN DAN
REKAMAN
No. Dokumen : SOP/JB/ V /13/2016
SOP No. Revisi : 00
TanggalTerbit : 01 /07/2016
Halaman : 1/7

Hj. Sri NaikowatiNingsih S.ST

PUSKESMAS JOMBANG
NIP.197104021991012001

c. Skekertariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah memelihara

Daftar Induk Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, dan Formulir yang ada pada
Bagian Sub, Bagian bidang atau Seksi.
d. Untuk menunjukkan salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap
“TERKENDALI’ dengan persetujuan MR
7. MERIVISI DOKUMEN DAN REKAMAN
Suatu dokumen dapat direvisi dengan cara :
a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala Puskesmas
b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang.
c. Revisi dicatat dalam rekaman histori perubahan pada tiap dokumen.
8. MENERTIBKAN ULANG DOKUMEN DAN REKAMAN
Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika:
a. Terjadi perubahan sistem mutu.
b. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen.
c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksaan tugas.
d. Bila terjadi penertiban ulang, dokumen lama ditarik.
9. MELAKUKAN PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN DAN
REKAMAN.
a. MR menarik salinan dokumen dan rekaman yang sudah tidak berlaku dari
peredaran dengan menggunakan formulir bukti penarikan dokumen.
b. Salinan dokumen dan rekaman yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan
cara dibakat dan dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan.
c. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi cap “
TAK TERKENDALI “ dan disimpan MR sebagai arsip.
d. Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh MR.
10. MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG DOKUMEN.
Setiap dokumen dan rekaman ditinjau mulang setiap satu tahun sekali.
 PENGENDALIAN DOKUMEN DAN
REKAMAN
No. Dokumen : SOP/JB/ V /13/2016
SOP No. Revisi : 00
TanggalTerbit : 01 /07/2016
Halaman : 1/7

Hj. Sri NaikowatiNingsih S.ST

PUSKESMAS JOMBANG
NIP.197104021991012001

11. MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMEN DOKUMEN EKSTERNAL.

Koordinator unit / pemegang program mengidentifikasi dan mengendalikan
distribusi dokumen eksternal dengan formulir daftar dokumen ekternal. Bila
suatu dokumen eksternal sudah tidak digunakan, MR menarik dokumen
ekternal tersebut dan dicatat dalam formulir daftar dokumen eksternal.

Bagan Alir

Menetapkan Jenis Membuat Dokumen

Dokumen

Memberikan Mengesahkan Isi

Identitas Dokumen

Memberikan Menertibkan
Penomeran

Menertibkan Ulang Merevisi Dokumen

Melakukan Melakukan Peninjauan

Penarikan dan Ulang Dokumen
Pemusnahan

Melakukan Pengendalian
Dokumen Eksternal
 PENGENDALIAN DOKUMEN DAN
REKAMAN
No. Dokumen : SOP/JB/ V /13/2016
SOP No. Revisi : 00
TanggalTerbit : 01 /07/2016
Halaman : 1/7

Hj. Sri NaikowatiNingsih S.ST

PUSKESMAS JOMBANG
NIP.197104021991012001

Dokumen Terkait 1. Formulir Bukti Penerimaan Dokumen

2. Formulir Daftar Induk Dokumen
3. Formulir Daftar Induk Formulir
4. Formulir Usulan Revisi
5. Formulir Bukti Penarikan Dokumen
6. Formulir Berita Aacara Pemusnahan Dokumen dan Rekaman
7. Formulir Daftar Induk Dokumen Eksternal

Rekaman historis perubahan

No. Yang diubah Isi Perubahan Tgl. Mulai Diberlakukan