NOTULEN PERTEMUAN TIM PENDAMPING AKREDITASI

JUMAT, 15 JULI 2016

KESIMPULAN :

1. Jika di suatu kab kota sudah ada peraturan maka silahkan dilaksanakan. Kita tinggal
menyempurnakan apa yang belum diatur. Dalam Perwal Tata Naskah Kota Tangerang
Selatan sudah diatur mengenai SK.
2. Dalam hal surat keluar mengikuti Perwal tata naskah, namun untuk internal puskesmas
seperti SOP mengikuti juknis akreditasi. Diperkenankan memakai lambang puskesmas
untuk dokumen internal. Untuk dokumen eksternal tidak diperkenankan (misalnya surat
keluar, tidak diperkenankan menggunakan lambing puskesmas maupun Bhakti Husada)
3. Kode surat untuk Puskesmas disepakati : surat yang dikeluarkan oleh Puskesmas
memakai kode Puskesmas yaitu 445.4/no.surat/pokja yang mengeluarkan dan nama
Puskesmas (nomor surat berlanjut). Tanggal surat ada di bawah surat. Penomoran
surat kembali menjadi nomor 1 di awal bulan. Contoh : 445.4/0003/UKM Pondok Aren.
4. Untuk penulisan nama puskesmas (tata naskah) adalah UPT Puskesmas .(di kop
surat maupun di tanda tangan)
5. Sesudah terpapar akreditasi, Puskesmas mengikuti yang sekarang untuk penomoran
surat. Nomor tetap berlanjut dari yang sudah ada , sebelum dilaksanakan bimbingan.
6. Stempel untuk surat keluar : ukuran diameter lingkaran luar 4 cm, lingkaran tengah 3,8
cm, lingkaran dalam 2,7 cm. warna tinta stempel surat keluar adalah UNGU. Dokumen
asli atau induk disepakati penamaannya adalah ASLI. Untuk warna stempel dokumen
akreditasi : ASLI warna UNGU, TERKENDALI warna HIJAU, TIDAK TERKENDALI
warna BIRU, KADALUWARSA warna merah. Stempel untuk dokumen bentuknya
persegi panjang, lebar 3 cm, panjang 10 cm. contoh terlampir
7. Dokumen yang kadaluarsa disimpan selama 5 tahun
8. Revisi dilakukan jika ada update ilmu terbaru atau jika tidak ada update maka
disesuaikan keinginan puskesmas setiap 1 atau 2 Tahun sekali.
9. Margin surat :
atas 3 enter di bawah garis kop naskah dinas,
bawah : 5 enter dari tepi kertas sebelah bawah
kiri : 9 huruf M (arial 12) dari tepi kertas sebelah kiri
kanan : 7 huruf M (arial 12) dari tepi kertas sebelah kanan

spasi surat 1 atau 1,5, menyesuaikan dengan panjang pendeknya surat.

Huruf arial 11 atau 12 menyesuaikan dengan panjang pendeknya surat.

10. Untuk SK, sesuai dengan perwal tata naskah, tanda tangan kapus memakai NIP dan
pangkat.
11. Setiap dokumen yang akan didistribusikan keluar, harus dibuatkan lembar serah terima
dokumen sebagaimana contoh berikut. Dan didokumentasikan dalam buku document
control. Buku document control hanya ada 1.
12. Penomoran SOP seperti di juknis akreditasi namun nomornya tersendiri untuk dokumen
internal. Contoh : SOP/pokja/unit/nomor SOP (mengalir atau berkelanjutan)

Stempel dokumen akreditasi untuk dokumen induk/asli : warna tinta UNGU

2 mm

3 cm

ASLI 2 mm

10 cm

Stempel dokumen akreditasi untuk dokumen terkendali : warna tinta HIJAU

 TERKENDALI
Stempel dokumen akreditasi untuk dokumen TIDAK TERKENDALI : warna tinta BIRU

TIDAK TERKENDALI

Stempel dokumen akreditasi untuk dokumen KADALUWARSA : warna tinta MERAH

KADALUWARSA

Penjelasan lebih lengkap ada di dalam fotokopi buku Perwal Tata Naskah