PENGENDALIAN DOKUMEN

No. Dokumen : I/SOP/I/23/008

No. Revisi : 00
SOP
Tanggal Terbit : 02 Januari 23

Halaman :1/2
UPTD PUSKESMAS Rezki Wahyudi Nur,S. Kep, Ns
LAROMPONG NIP. 197912252007012032

1. Pengertian a. Dokumen adalah data yang memuat informasi penting yang

disimpan dalam suatu media berupa prosedur, laporan, standar,
rekaman, spesifikasi dan lain-lain. boleh dalam bentuk soft
copy maupun hard copy.
b. Pengendalian dokumen adalah kegiatan pengelolaan dan
pengendalian dokumen-dokumen sistem manajemen mutu yang
mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan
dengan mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam
prosedur ini.
c. Dokumen terkendali adalah bahwa dokumen acuan kerja
tersebut di up datte/ diperbarui secara berkala sesuai
perubahan-perubahan yang terjadi selama pemakainya.
d. Dokumen tidak terkendali adalah bahwa dokumen tersebut
sejak diterbitkan tidak di up date/ diperbarui dan karenanya
diperuntukkan sebagai acuan kerja.
2. Tujuan Sebagai acuan mengatur tata cara pengendalian dokumen agar
sesuai dengan persyaratan sistem manajemen mutu
3. Kebijakan SK Kepala UPTD Puskesmas Larompong tentang pengendalian
Dokumen dan Rekaman
4. Referensi a. Pedoman Tata Naskah UPTD Puskesmas Larompong
b. Peraturan Bupati Kabupaten Luwu
5. Prosedur a. Alat
- Komputer
- Lemari dokumen
- Mesin Scanner,Printer dan fotocopy
- Alat tulis
- Stempel
b. Bahan
- Dokumen
6. Langkah- A. Pengendalian dokumen dengan menerapkan hal-hal sebagai
langkah berikut
1. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan :
a. Nomor/KAPUS/PKM-L/I/2023

b. Jenis Dokumen
1) Standar Operasional Prosedur,disingkat :SOP,
2) Daftar Titik disingkat : DT
3) Kerangka Acuan disngkat : KAK,
4) Surat Keputusan disingkat : SK,
5) Kebijakan disingkat :KB
6) Dokumen eksternal disingkat : DEK
 7) Manual Mutu disingkat : MM
8) Pedoman Mutu disingkat PM
9) Audit Internal disingkat : AI.
2. Sistem Penomoran :
a) Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan
pemerintah Kabupaten luwu( Tata Naskah)
b) Penomoran kelompok pelayanan masing-masing
disesuaikan dengan sistem pengkodean yang telah
ditentukan.
c) Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan
pengkodean,
d) Urutan penomoran
3. Penyimpanan Dokumen Manajemen
a. Penyimpanan dokumen/ Arsip perkantoran sesuai dengan
sistem penyimpanan dokumen/ arsip aturan tata naskah
Puskesmas Larompong
b. Penyimpanan dokumen akreditas disimpan domasing-
masing kelompok, sedangkan di KMP atau administrasi
dan manajemen (admen) menyimpan master dokumen
semua kelompok pelayanan dan program.

PENATAAN DOKUMEN
1. Pengertian Penataan Dokumen adalah pengolahan dan penyimpanan
Dokumen masuk dan keluar.

2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ketertiban

pengolahan penyimpanan dan melayani peminjaman dokumen.
3. Kebijakan SK Kepala UPTD Puskesmas Larompong Nomor
KAPUS/PKM-L/I/2023 tentang tertib administrasi dalam
penyelenggaraan program dan pelayanan di UPTD Puskesmas
Larompong
4. Referensi 1. Peraturan Pemerintah No. 30 Tahun 2019 tentang penilaian
Kinerja Prestasi Kerja PNS
2. Peraturan Pemerintah No. 94 Tahun 2021 tentang disiplin PNS
5. Prosedur/ 1. Alat :
Langkah- a. ATK
langkah
b. Map Dokumen
2. Bahan :
a. Buku Register Surat Keluar
b. Buku Register Surat Masuk
c. Buku Pedoman Kearsipan
d. Lemari Dokumen

Staff administrasi mengarsipkan dengan cara :

1. Menerima berkas-berkas Dokumen yang diserahkan dari
unit kerja di lingkungan UPT Puskesmas Lrompong untuk
disimpan agar mudah dicari kembali bila dibutuhkan.
2. Meneliti berkas-berkas Dokumen dengan menyortir,
memilah-milah serta mengelompokan menurut jenis, sifat
macamnya untuk bahan pencatatannya dalam buku register.
3. Mencatat data-data berkas Dokumen ke dalam buku register
berdasarkan pedoman pencatatan kearsipan untuk
memudahkan pencarian dan pelacakan kembali apabila
dibutuhkan.
4. Memberi pengkodean pada berkas yang telah dicatat dan
dikelompokan
untuk dimasukan kedalam map atau kantong-kantong berkas.
5. Menyimpan berkas-berkas yang telah dimasukan kedalam
map dan kantong-kantong berkas ke dalam rak atau tempat
penyimpanan berkas untuk kemananan dan kerapihan serta
memudahkan pencarian apabila dibutuhkan.
6. Bagan Alir Menyortir, memilah,
Staff administrasi mengelompokkan menurut
jenis, sifat macamnya untuk
menerima berkas
dicatat di buku register
arsip dari unit kerja
 Memberi kode pada berkas Mencatat ke dalam buku
register berdasarkan buku
yang telah dicatat dan pedoman kearsipan

dikelompokkan

7. Unit Terkait Bagian Tata Usaha

8. Dokumen Sub.Bag. Tata Usaha dan Kepegawaian

Terkait
9. Hal-hal yang
perlu
diperhatikan
10. Rekaman No Yang Dirubah Isi perubahan
Tanggal
Historis Terbit
Perubahan

DISTRIBUSI DOKUMEN
No. Dokumen : A/I/SOP/I/23/009

No. Revisi : 00
SOP
Tanggal Terbit : 02 Januari 2023

Halaman :1/2
UPTD PUSKESMAS Rezki Wahyudi Nur,S. Kep, Ns
LAROMPONG NIP. 197912252007012032
1. Pengertian Distribusi Dokumen adalah kegiatan penyaluran dokumen-
dokumen sistem manajemen mutu dari kesekertariatan mutu
kepada unit yang membutuhkan dokumen dengan mengikuti
ketentuan/ metode yang diatur dalam prosedur ini.
2. Tujuan Sebagai acuan poenerapan langkah-langkah distribusi dokumen
ini sesuai dengan ketentuan akreditasi.
3. Kebijakan Surat keputusan Kepala UPTD Puskesmas Larompong
No. KAPUS/PKM-L/I/2023 Tentang pengendalian Dokumen
dan Rekaman Puskesmas Larompong
4. Referensi Pedoman penyusunan Dokumen akreditasi Fasilitas Kesehatan
Tingkat Pertama. Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan tahun
2017.
5. Prosedur/ 1. Kesekertariatan tim mutu menyerahkan dokumen kepada
Langkah- pengusul untuk di gandakan
langkah 2. Kesekertariatan tim mutu mendistribusikan dokumen yang
sudah diberi stempel terkendali
3. Kesekertariatan tim mutu dan unit yang membutuhkan
dokumen mengisi ekspedisi dan formulir tanda terima
distribusi dokumen.
4. Kesekertariatan tim mutu menarik dokumen l;ama apabila
dokumen lama terdapat perubahan dan diganti oleh dokumen
pengganti serta mengisi format usulan penambahan/ Penarikan
dokumen.
6. Bagan Alir
Tim mutu menyerahkan
dokumen untuk

Mendistribusikan
dokumen

Mengisi ekspedisi

Menarik atau menambah

dokumen

7. Hal-hal yang - Kepala Puskesmas

perlu - Pengendali Dokumen
diperhatikan - Kelompok Kerja Puskesmas
8. Unit Terkait
9. Rekaman Tanggal
Historis No Yang Dirubah Isi perubahan Mulai
Perubahan Diberlakukan
 PENERAPAN HASIL
PENINGKATAN KOMPETENSI
PEGAWAI
No. Dokumen : I/SOP/I2023/017

No. Revisi : 00

SOP Tanggal Terbit : 02 Januari 2023

Halaman :1/2
UPTD PUSKESMAS Rezki Wahyudi Nur,S. Kep, Ns
LAROMPONG NIP. 197912252007012032

1. Pengertian Cara yang dilakukan puskesmas untuk mengevaluasi efektivitas

peningkatan kompetensi terhadap peningkatan kinerja dan
 capaiannya.
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk evaluasi
penerapan hasil peningkatan kompetensi pegawai.
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas No, Tentang Mengikuti Kegiatan
Pendidikan dan Pelatihan
4. Referensi Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 43 Tahun 2019 tentang
Puskesmas
5. Prosedur/ 1. Kepala Puskesmas menetapkan kebijakan mengikuti
Langkah- kegiatan Pendidikan dan Pelatihan
langkah 2. Kepala Puskesmas menginformasikan kepada seluruh
pegawai apabila ada peluang untuk meningkatkan
kompetensi, baik melalui Pendidikan dan Pelatihan
3. Kepala Puskesmas memberikan dukungan kepada pegawai
yang ingin meningkatkan kompetensi melalui Pendidikan
dan pelatihan
4. Kepala Puskesmas memerintahkan kepada kepala tata usaha
untuk membuat surat tugas dan/ atau rekomendasi kepada
pegawai yang ingin meningkatkan kompetensi melalui
pendidikan dan pelatihan
5. Pegawai menjalankan tugas untuk meningkatkan kompetensi
dengan penuh dedikasi, penuh tanggung jawab dan disiplin
serta profesional
6. Pegawai memberikan laporan secara tertulis dengan
melampirkan sertifikat dan atau lisensi hasil pengkatan
kompetensi melalui pendidikan dan pelatihan.
7. Kepala tata usaha menyimpan sertifikat dan atau lisensi hasil
pendidikan dan pelatihan pegawai dalam file kepegawaian
8. Kepala Puskesmas melalui kepala tata usaha melakukan
evaluasi terhadap evektifitas program peningkatan
kompetensi bagi pegawai yang mengikuti kegiatan
Pendidikan dan pelatihan
9. Kepala tata usaha melaporkan hasil evaluasi evektifitas hasil
Pendidikan dan pelatihan pegawai kepada kepala Puskesmas
6. Bagan Alir

7. Unit terkait 1. PJ UKM

2. PJ UKP
3. PJ Mutu
8.
9. Rekaman Tanggal
historis No Yang Dirubah Isi perubahan Mulai
perubahan Diberlakukan