Pengendalian Dokumen

No. Dok :
No. revisi :
SOP Tgl Terbit :
Halaman :

UPTD ARUM PURWANINGTYAS, SKM

LABORATORIUM NIP. 19720316 199403200119700303
199003 1006
KESEHATAN

1.Pengertian Pengendalian dokumen Laboratorium adalah sistem pengelolaan

dokumen/surat-menyurat yang meliputi sistem penomoran maupun
penyimpanan dokumen Laboratorium, baik dokumen perkantoran maupun
dokumen akreditasi Laboratorium.
2. Tujuan Agar peraturan yang dipedomani, kebijakan, kerangka acuan dan prosedur
yang ditetapkan oleh kepala Laboratorium didokumentasikan.

3. Kebijakan Pedoman pengendalian dokumen

4.Referensi Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor :

364/MENKES/SK/III/2003 tentang Laboratorium Kesehatan
5. Prosedur a. Pengkodean dan Penomoran
1) Pengkodean berdasakan kelompok/pokja:
a) ADM : Administrasi Manajemen

b) KESM : Kesmas

c) KLIN : Klinik

2) Pengkodean sesuai dengan Standar Akreditasi

a) Bab 1

b) Bab 2

c) Bab 3

d) Bab 4

e) Bab 5

f) Bab 6

g)Bab 7

h)Bab 8

i) Bab 9

3) Pengkodean berdasarkan Level Dokumen

1
 a) SK : Kebijakan

b) PD : Panduan

c) PDN : Pedoman

d) KAK : Kerangka Acuan Kegiatan

e) SOP : Standar Operasional Prosedur

f) DT : Daftar Tilik

g) DEK : Dokumen Eksternal

h) AI : Audit Internal

i) PI : Penetapan Indikator

j) MM : Manual Mutu

k) TK : Tata Kelola

4) Sistem penomoran :

a) Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah

Kabupaten Blora.

b) Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok

pelayanan masing-masing disesuaikan dengan sistem
pengkodean yang telah ditentukan.

c) Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengkodean

d) Urutan penomoran

Contoh : AA/BB/CC/DD/EE/XX/YY
Keterangan :
AA : Nomor urut dokumen dimuat 3 digit
BB : Kelompok atau POKJA
CC : BAB Standar Akreditasi
DD : Level Dokumen
XX : Bulan Penerbitan dengan huruf Romawi
YY : Tahun Terbit
.

b. Prosedur
1) Dokumen terkendali: Salinan dokumen mutu di UPTD
Laboratorium Kesehatan yang disampaikan pada pihak yang
tercantum pada daftar distribusi dan peredaran dan dikendalikan
oleh Pengendali Dokumen dengan memberi paraf, tanggal
distribusi dan cap/stempel TERKENDALI warna Merah.

2
 2) Dokumen Tidak Terkendali: salinan dokumen mutu di UPTD
Laboratorium Kesehatan yang disampaikan pada pihak yang tidak
tercantum pada daftar distribusi dan tidak ditarik dari peredaran
jika ada revisi.
3) Penerbitan/perubahan dokumen mutu di UPTD Laboratorium
Kesehatan halaman pertama dan seterusnya dari Pedoman Mutu,
Prosedur Mutu, dan Instruksi Kerja disajikan dengan membuat
daft persetujuan.

Disusun Diperiksa Disetujui

Jabatan POKJA ..... TIM MUTU Ka. TU

Nama Joko Suharto, A.Md

Tanggal

Tandatangan

Dokumen Mutu disahkan/ditandatangani oleh Kepala

Laboratorium Kesehatan terlebih dahulu diparaf oleh Ketua TM
disebelah kiri, Sekretaris sebelah kanan di tandatangan oleh
Bagian Tata Usaha.
4) Kode revisi dituliskan dengan angka 00, 02, 03, dst
5) Format tanggal : hari-bulan-tahun contoh: 01 Maret 2019
6) Bila revisi dari Dokumen Mutu sebelumnya menulis jenis
perubahan pada lembar daftar revisi dan melampirkan pada draft
dokumen mutu.
c. Penyimpanan
1) Master Dokumen Mutu (Dokumen Asli) di UPTD Laboratorium
Kesehatan yang telah disahkan disimpan di Galeri Mutu (di
stempel dan di catat dalam Register Kendali Dokumen TM).
2) Softcopy Dokumen Mutu disimpan dalam Galeri Kendali
Dokumen Mutu TM.
3) TM memberi cap “TERKENDALI” warna merah pada setiap
lembar fotocopy dokumen mutu lalu di paraf dan tanggal
pengecekan dibawah cap.
4) Penyimpanan dokumen yang asli harus rapi, sesuai metode
pengarsipan sehingga mudah dicari kembali bila diperlukan.
5) Sekretariat TM atau Bagian Tata Usaha organisasi dapat
memusnahkan fotocopy dokumen yang tidak berlaku tersebut,
namun untuk dokumen yang asli agar tetap disimpan, dengan lama
penyimpanan sesuai ketentuan dalam ketentuan retensi dokumen
yang berlaku di UPTD Laboratorium Kesehatan.
6) Dokumen UPTD Laboratorium Kesehatan harus diletakkan di
tempat yang mudah dilihat, mudah diambil, dan mudah dibaca

3
 oleh pelaksana.
d. Pendistribusian
Kebutuhan Dokumen harus terpenuhi setiap Unit Kerja dapat
dilakukan sebagai berikut :
1) Dokumen yang Sudah disahkan digandakan setiap unit kerja yang
memenuhi sejumlah kebutuhan.
2) Dokumen Master/Asli disimpan “Galeri Mutu” tanpa distempel.
3) Dokumen yang didistribusikan di stempal cap “Puskesmas”, di
stempel cap “terkendali” Dokumen siap didistribusikan dan di
stempel “Copy” dengan tinta merah.
4) Dokumen yang sudah di stempel diserahkan ke unit terkait dan
penerima dan menandatangani bukti penerimaan dokumen.
5) Setiap unit wajib mengarsipkan dokumen yang ada di Unit terkait.
e. Penarikan
Penarikan dokumen dari pendistribusian setiap unit kerja revisi
dokumen/kadaluarsa ditarik dan di stempel “Tidak Terkendali”.
Kemudian disimpan di “Galeri Mutu” dan dokumen yang dikeluar dari
lingkungan Laboratorium di stempel “Tidak Terkendali”.
f. Pemusnahan
Pengelolaan dokumen mutu yang sudah tidak berlaku/sudah direvisi
dapat dilakukan sebagai berikut:
1) menyerahkan kepada Tim Mutu untuk diidentifikasi atau
dimusnahkan.
2) Bila masih ingin menyimpan dokumen mutu harus di identifikasi
yaitu diberi cap “TIDAK TERKENDALI” pada setiap Fotocopy
dokumen mutu serta disimpan ditempat yang sudah diberi label
tidak berlaku lagi.
3) Pemusnahan dokumen mutu yang tidak berlaku harus dibuat berita
acara.
4) Memberi cap “TIDAK VALID” pada dokumen asli mutu yang
tidak berlaku dan memindahkan penyimpanan ke Dokumen tidak
terkendali.
5) Memusnahkan dokumen sesuai dengan waktu yang telah
ditetapkan. Dokumen internal dapat dimusnahkan sekurang-
kurangnya 5 tahun.
6.Unit Terkait 1. Penanggungjawab Klinik

2. Penanggungjawab Kesmas

3. Penanggungjawab Admen

7. Rekaman Historis

No Halaman Yang dirubah Perubahan Tgl Mulai

Diberlakukan

4
5