Nama Dokumen

No kode dokumen
Terbitan
No revisi
PUSKESMAS
SENTOLO 1

1.

Tanggal berlaku
Halaman

:
:
:
:
:
:

Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen

PM/MR/001/2007
01
00
5 Februari 2007
Halaman 1 dari 8

TUJUAN
Prosedur Pengendalian Dokumen ini dibuat untuk memastikan semua
dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu ISO-9001:2000
dapat dikelola dan dikendalikan secara efektif sehingga memenuhi
persyaratan standar Internasional ISO-9001:2000 .

2.

RUANG LINGKUP
Prosedur ini digunakan untuk mengelola dan mengendalikan semua
dokumen yang terkait dengan sistem manajemen mutu ISO-9001:2000 baik
yang dibuat sendiri di Puskesmas maupun dokumen-dokumen terkait yang
diterima dari luar. Termasuk katagori dokumen adalah acuan-acuan yang
bersifat standar/model yang tidak dalam bentuk hard copy.

3.

REFERENSI
Pedoman Manajemen Mutu Puskesmas Sentolo 1

4.

DEFINISI
Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen
yang terkait dengan sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai
acuan dalam kegiatan pengendalian mutu.
4.1. Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen
sistem manajemen mutu yang mencakup pembuatan, distribusi,
penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan/metoda yang
diatur dalam prosedur ini.
4.2. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen
acuan kerja tersebut di-up-date/diperbarui secara berkala sesuai
perubahan-perubahan yang terjadi selama pemakaiannya.
4.3. Dokumen Tidak Dikendalikan
Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa
dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui dan
karenanya tidak diperuntukan sebagai acuan kerja.

Nama Dokumen
No kode dokumen
Terbitan
No revisi
PUSKESMAS
SENTOLO 1

Tanggal berlaku
Halaman

:
:
:
:
:
:

Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen

PM/MR/001/2007
01
00
5 Februari 2007
Halaman 2 dari 8

4.4. Dokumen Tidak Berlaku

Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa
dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya
diperlakukan sebagai arsip.
4.5. Pedoman Manajemen Mutu
Pedoman Manajemen Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu
yang memuat ketentuan-ketentuan / persyaratan-persyaratan /
kebijakan-kebijakan yang digunakan sebagai acuan umum dalam
menjalankan semua kegiatan operasional perusahaan.
4.6. Prosedur Kerja
Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang
mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi
agar dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan.
4.7. Instruksi Kerja
Instruksi kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang
merupakan petunjuk kerja instruktif yang menjelaskan urutan-urutan
kerja secara spesifik dan terperinci.

5. LANGKAH-LANGKAH
5.1. Pedoman Manajemen Mutu, Prosedur Mutu, Prosedur Kerja dan Instruksi
Kerja dibuat mengikuti ketentuan format yang telah disepakati.
5.2. Pedoman Manajemen Mutu dan Prosedur mutu disiapkan oleh
Management Representative berdasarkan input dari semua Unit/fungsi
terkait.
5.3. Pedoman Manajemen Mutu disahkan oleh Kepala Puskesmas sebelum
digunakan sebagai acuan formal.
5.4. Pembuatan Prosedur Mutu mengikuti ketentuan dan format yang telah
ditetapkan (contoh terlampir)
5.5. Prosedur kerja dan Instruksi kerja disiapkan oleh masing-masing Unit
sesuai dengan keperluan.
5.6. Pembuatan Prosedur kerja dan Instruksi kerja mengikuti ketentuan dan
format yang telah ditetapkan (contoh terlampir)

Nama Dokumen
No kode dokumen
Terbitan
No revisi
PUSKESMAS
SENTOLO 1

Tanggal berlaku
Halaman

:
:
:
:
:
:

Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen

PM/MR/001/2007
01
00
5 Februari 2007
Halaman 3 dari 8

5.7. Prosedur kerja dan Instruksi kerja disiapkan oleh koordinator unit
diperiksa oleh management representatif dan disahkan oleh Kepala
Puskesmas
5.8. Semua dokumen yang dikendalikan didaftarkan dalam daftar Induk
dokumen sesuai format yang telah ditentukan
5.9. Management Representative bertanggung jawab untuk memelihara daftar
Induk dokumen: Pedoman Manajemen Mutu, Prosedur mutu, Prosedur
kerja, Instruksi kerja dan dokumen program pendukung
5.10.Masing-masing Unit memelihara daftar induk dokumen untuk instruksi
kerja yang ada/dibuat di masing-masing departement dan daftar induk
dokumen eksternal (dokumen-dokumen relevan yang diterima dari luar)
5.11.Semua dokumen sistem manajemen mutu harus didistribusikan secara
tercatat sesuai ketentuan yang telah disepakati. Formulir pendistribusian
dapat mengikuti format yang telah ditetapkan
5.12.Setiap dokumen sistem manajemen mutu harus diberi status dengan jelas
pada setiap halaman dengan menggunakan cap warna merah
DOKUMEN TERKENDALI atau TIDAK DIKENDALIKAN.
5.13.Nama penerima dokumen tercantum pada halaman pertama dokumen
yang didistribusikan.
5.14.Daftar nama-nama penerima dokumen dituangkan dalam daftar penerima
dokumen
yang
dikelola/disimpan
di
sekretariat
Management
Representative.
5.15.Tatacara revisi dokumen dilakukan secara terkendali seperti yang telah
ditetapkan pada contoh terlampir.
5.16.Dokumen yang sudah tidak berlaku harus ditarik dari peredaran untuk
disimpan atau dimusnahkan.
5.17.Bila dokumen yang sudah tidak berlaku akan disimpan sebagai arsip
maka harus diidentifikasi secara jelas.
5.18.Bila pengguna dokumen ingin menyampaikan revisi/perubahan maka usul
revisi harus disampaikan secara tertulis kepada masing-masing
penanggung jawab dokumen.

:
:
:
:
:
:

Nama Dokumen
No kode dokumen
Terbitan
No revisi
PUSKESMAS
SENTOLO 1

Tanggal berlaku
Halaman

Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen

PM/MR/001/2007
01
00
5 Februari 2007
Halaman 4 dari 8

6. DIAGRAM ALUR
PMM, PM, PK dan IK dibuat sesuai ketentuan
format yang telah disepakati

PMM dan PM disiapkan MR berdasarkan input dari

semua unit/fungsi terkait
Pedoman Manajemen Mutu disahkan Kepala
Puskesmas sebelum dijadikan acuan formal

MR mengidentifikasi dan
mengendalikan dokumen eksternal

Form Daftar
Dokumen
eksternal

Prosedur Mutu dibuat sesuai format yang ditentukan

PK dan IK disiapkan koordinator unit sesuai format ,

diperiksa MR dan disahkan Kepala Puskesmas
Semua dokumen terkendali didaftarkan dalam daftar
induk dokumen

Form Daftar
Induk Dokumen

MR mendistribusikan salinan dokumen dengan

memberi stempel DOKUMEN TERKENDALI dengan
tinta warna merah

Form Distribusi
Dokumen

MR menyimpan dokumen asli

Dokumen di revisi?

Ya

Tidak

Dokumen ditinjau ulang setiap satu

tahun

Form.
Usulan Revisi

Dokumen direvisi

Tidak

Dokumen diterbitkan
ulang?

Pemohon mengajukan usulan revisi

Ya

MR menarik salinan dokumen lama

Form.
Bukti penarikan
dokumen

Dokumen asli diberi cap TAK TERKENDALI,

dandisimpan MR sebagai arsip

Salinan dokumen dimusnahkan dengan cara

dibakar

7. DOKUMEN TERKAIT
Pedoman Manajemen Mutu Puskesmas Sentolo 1

Form.
Berita acara
pemusnahan
dokumen

Nama Dokumen
No kode dokumen
Terbitan
No revisi
PUSKESMAS
SENTOLO 1

Tanggal berlaku
Halaman

:
:
:
:
:
:

Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen

PM/MR/001/2007
01
00
5 Februari 2007
Halaman 5 dari 8

8. REKAMAN HISTORIS PERUBAHAN

No

Isi Perubahan

Tanggal mulai
berlaku

Nama Dokumen
No kode dokumen
Terbitan
No revisi
Tanggal berlaku

PUSKESMAS
SENTOLO 1

Halaman

:
:
:
:
:
:

Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen

PM/MR/001/2007
01
00
5 Februari 2007
Halaman 6 dari 8

Lampiran 1

PUSKESMAS
SENTOLO 1

Nama Dokumen
No kode dokumen
Terbitan
No revisi
Tanggal berlaku
Halaman

: Nama Dokumen Prosedur Mutu

: PM/MR/Nomor/Tahun
:
:
:
: Halaman ....dari ....

1.

TUJUAN

2.

RUANG LINGKUP

3.

REFERENSI

4.

DEFINISI

5.

LANGKAH-LANGKAH

6.

DIAGRAM ALUR

7.

DOKUMEN TERKAIT

8.

REKAMAN HISTORIS PERUBAHAN

:
:
:
:
:
:

Nama Dokumen
No kode dokumen
Terbitan
No revisi
Tanggal berlaku

PUSKESMAS
SENTOLO 1

Halaman

Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen

PM/MR/001/2007
01
00
5 Februari 2007
Halaman 7 dari 8

Lampiran 2
Nama Dokumen Prosedur Kerja

PUSKESMAS
SENTOLO 1

PROSEDUR
KERJA

No kode dokumen
Terbitan
No revisi
Tanggal berlaku
Halaman

1.

TUJUAN

2.

RUANG LINGKUP

3.

REFERENSI

4.

DEFINISI

5.

LANGKAH-LANGKAH

6.

DIAGRAM ALUR

7.

DOKUMEN TERKAIT

8.

REKAMAN HISTORIS PERUBAHAN

: PK/Nama Unit/Nomor/Tahun
:
:
:
: Halaman ....dari ....

:
:
:
:
:
:

Nama Dokumen
No kode dokumen
Terbitan
No revisi
Tanggal berlaku

PUSKESMAS
SENTOLO 1

Halaman

Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen

PM/MR/001/2007
01
00
5 Februari 2007
Halaman 8 dari 8

Lampiran 3

Nama Dokumen Instruksi Kerja

PUSKESMAS
SENTOLO 1

INSTRUKSI
KERJA

No kode dokumen
Terbitan
No revisi
Tanggal berlaku
Halaman

1.

TUJUAN

2.

RUANG LINGKUP

3.

REFERENSI

4.

DEFINISI

5.

LANGKAH-LANGKAH

6.

DIAGRAM ALUR

7.

DOKUMEN TERKAIT

8.

REKAMAN HISTORIS PERUBAHAN

: IK/Nama Unit/Nomor/Tahun
:
:
:
: Halaman ....dari ....