SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN

Prosedur Mutu Sistem

INSAN CENDEKIA MEDIKA

Pengendalian Catatan
Mutu (03)
1. TUJUAN
Prosedur ini mengatur identifikasi, pengumpulan, pengindeksan, pengarsipan,
penyimpanan, pemeliharaan, pengambilan kembali, dan pemusnahan catatan mutu yang
terkait dengan sistem manajemen mutu untuk menjamin efektifitas penerapan sistem di
lingkungan STIKES Insan Cendekia Medika (ICME), dan agar pada saat diperlukan
catatan mutu mudah ditemukan/didapat.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup semua Catatan Mutu yang digunakan dalam sistem manajemen
mutu di lingkungan ICME yang meliputi pembuatan Daftar Catatan Mutu, permintaan
persetujuan Ketua QAC, penyimpanan dan pemeliharaan sampai dengan pemusnahan
Catatan Mutu yang sudah tidak dipergunakan.
3. DEFINISI
3.1.
Catatan Mutu adalah catatan yang digunakan sebagai bukti pelaksanaan
prosedur atau Instruksi Kerja
3.2.
Matriks catatan mutu catatan tentang elemen, nama prosedur, rekaman mutu,
masa simpan, penanggung jawab, dan lokasi penyimpanan dokumen.
3.3.
Catatan mutu aktif adalah catatan mutu yang masih digunakan secara langsung
dan terus-menerus untuk keperluan operasional dan administrasi
3.4.
Catatan mutu pasif adalah catatan mutu yang sudah tidak digunakan secara
langsung untuk keperluan operasional dan administrasi
3.5.
Daftar Catatan Mutu adalah daftar catatan mutu tentang pelaksanaan prosedur
baik yang bersifat umum (berlaku di STIKES) maupun yang berlaku khusus
(ditingkat fakultas, prodi, unit)
3.6.
Pengendali Dokumen adalah KPMP di tingkat program studi dan QAC untuk
Fakultas dan unit di tingkat STIKES.
4. REFERENSI
4.1.
Manual Mutu ICME
4.2.
Peraturan-peraturan dari Dikti
4.3.
ISO 9001 : 2008 Klausul Pengendalian Catatan Mutu
5. DISTRIBUSI
5.1.
Pimpinan STIKES
5.2.
Pimpinan fakultas
5.3.
Pimpinan unit
5.4.
Pimpinan prodi
5.5.
QAC Ketua Penjaminan Mutu Prodi (KaPMP)
5.6.
Tata Usaha (TU) fakultas
5.7.
TU prodi

SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN

Prosedur Mutu Sistem

INSAN CENDEKIA MEDIKA

Pengendalian Catatan
Mutu (03)
5.8.

Laboran Prodi/fakultas

6. PROSEDUR
6.1.
Ketentuan Umum
6.1.1. Daftar Catatan Mutu yang disimpan sama dengan yang tercantum pada
Matriks Catatan Mutu
6.1.2. Catatan Mutu harus disimpan sedemikian rupa dengan diberi ID,
indeks, grouping, dan lain-lain sehingga mudah dan cepat diambil apabila
sewaktu-waktu dibutuhkan
6.1.3. Catatan Mutu yang disimpan dalam bentuk hard copy maupun soft
copy harus dipelihara sedemikian rupa sehingga terhindar dari kerusakan
ataupun hilang selama penyimpanan
6.1.4. Catatan Mutu berupa tulisan tangan tidak boleh ditulis dengan
menggunakan pensil, agar jelas dan mudah dibaca, serta apabila terjadi
kesalahan tulis bisa dicoret dan direvisi dengan diparaf.
6.1.5. Catatan Mutu aktif harus disimpan pada tempat yang memadai
sehingga terlindung dari kerusakan, tetapi mudah untuk diperoleh kembali
jika sewaktu-waktu diperlukan, serta diberi label dengan warna hijau
6.1.6. Catatan Mutu pasif harus disimpan pada tempat yang memadai
sehingga terlindung dari kerusakan sampai masa simpan catatan tersebut,
serta diberi label dengan warna merah
6.1.7. Catatan Mutu dikumpulkan, dijaga, dan dipelihara oleh penanggung
jawab pada unit kerja masing-masing
6.1.8. Masing-masing Kepala Unit menjadi penanggung jawab penyimpan
Catatan Mutu yang ada di unitnya masing-masing, dengan ketentuan berikut:
menandatangani Record List yang berada di bawah unitnya, menyimpan
menurut urutan yang telah ditetapkan, memberikan label identitas Catatan
Mutu, dan menyimpan pada tempat yang terlindung dari kerusakan
6.1.9. Di dalam setiap prosedur harus dijelaskan siapa yang bertanggung
jawab menyimpan catatan dan untuk berapa lama catatan akan disimpan
6.1.10. Catatan Mutu ada 2 jenis: internal yaitu Catatan Mutu yang berasal
dari dalam organisasi (baik dari bagian maupun departemen lain), serta
eksternal yaitu catatan mutu record yang berasal dari pihak ketiga
6.1.11. Setiap unit wajib memeriksa validitas penyimpanan dan pemeliharaan
Catatan Mutu secara berkala
6.2.

Ketentuan Khusus
6.2.1.
Jika pihak di luar penanggung jawab memerlukan Catatan Mutu, maka
harus seizin tertulis dari atasan langsung dari unit kerja dimana Catatan Mutu
itu tersimpan, dan penanggung jawab harus mencatatnya dalam Formulir
Peminjaman Catatan Mutu

SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN

Prosedur Mutu Sistem

INSAN CENDEKIA MEDIKA

Pengendalian Catatan
Mutu (03)
6.2.2.
Hal-hal yang bersifat spesifik yang belum diatur dalam prosedur ini
akan diatur dalam dokumen mutu tersendiri
6.3.

Prosedur
6.3.1.
Pengendali Dokumen membuat Daftar Catatan Mutu yang berisi nama
catatan, masa penyimpanan, dan penanggung jawab menyimpan Catatan Mutu
yang diambil dari Manual Prosedur dan prosedur
6.3.2.
Pengendali Dokumen meminta persetujuan tentang Daftar Catatan
Mutu yang dibuat kepada QAC
6.3.3.
Kepala Unit memastikan Catatan Mutu yang berada di bawah
tanggung jawabnya terjaga, terkendali dengan baik, dan tersimpan dengan rapi
6.3.4.
Staf yang ditunjuk menyimpan Catatan Mutu oleh Kepala Unitnya,
harus menyimpan Catatan Mutu di tempat yang sudah ditentukan
6.3.5.
Staf yang ditunjuk merapikan dan merawat Catatan Mutu selama
waktu penyimpanan
6.3.6.
Staf yang ditunjuk memeriksa Catatan Mutu yang habis masa waktu
penyimpanannya
6.3.7.
Staf yang ditunjuk menginformasikan kepada atasan langsungnya
(Kepala Unit) mengenai Catatan Mutu yang akan dimusnahkan
6.3.8.
Staf yang ditunjuk di bawah pengawasan atasan langsungnya,
memusnahkan Catatan Mutu, dan Membuat Berita Acara Pemusnahan Catatan
Mutu

SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN

Prosedur Mutu Sistem

INSAN CENDEKIA MEDIKA

Pengendalian Catatan
Mutu (03)
6.4.

7. ARSIP
7.1.
7.2.

Alur Kerja

Matriks Catatan Mutu

Catatan Mutu

8. LAMPIRAN
8.1.
Matriks Catatan Mutu
8.2.
Berita Acara Pemusnahan Catatan Mutu

SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN

Prosedur Mutu Sistem

INSAN CENDEKIA MEDIKA

Pengendalian Catatan
Mutu (03)
8.3.

Formulir Peminjaman Catatan Mutu