PROSEDUR PENGENDALIAN CATATAN MUTU

1. Tujuan
Prosedur ini memberikan pedoman dalam pelaksanaan pengendalian catatan
mutu.
2.

Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku bagi seluruh catatan mutu, hasil penerapan sistem
manajemen mutu.

3.

Uraian Umum
3.1. Prosedur ini dijalankan untuk memastikan tercapainya persyaratan
kelengkapan, keakuratan, dan validitas catatan mutu sebagai bukti
penerapan sistem manajemen mutu.
3.2. Catatan mutu dipelihara, diberi batas kode penyimpanan untuk
memudahkan dalam penyimpanan dan penggunaan, khususnya bila
dipersyaratkan penelusuran (tracing).
3.3. Catatan mutu, batas retensi dan kode penyimpanan ditetapkan oleh
Management Representative sebagaimana terlampir Formulir Tabel
Catatan Mutu dan Batas Retensi PM.4.2.3./L1, berdasarkan peraturan
perundangan dan atau kepentingan SMK BHAKTI PRAJA MARGASARI
3.4. Catatan mutu hasil penerapan IK, batas retensinya ditetapkan oleh
Kepala Sekolah.
3.5. Faximile dan surat penting dapat dipertahankan sebagai catatan mutu
3.6. Catatan mutu dapat disimpan dalam bentuk floopy disk, hard disk, micro
film, foto dan hard copy.
3.7. Pemberian kode pada kelompok catatan mutu harus jelas sehingga
memudahkan dalam penelusuran, termasuk catatan mutu yang disimpan
di dalam hard disk.
3.8. Setiap lembar catatan mutu harus dipastikan telah lengkap isinya,
sebelum disimpan dalam kelompoknya.
3.9. Catatan mutu harus dapat ditemukan dalam waktu 5(lima) menit sejak
diperlukan.

4.

Prosedur
4.1 Waka, Kapro, Kasubag

4.1.1. Membuat

atau

mengumpulkan

catatan-catatan

mutu

hasil

penerapan sistem manajemen mutu (Prosedur Mutu, IK dan

Rencana Mutu) pada b.Bagian masing-masing.
4.1.2. Mengelompokkan catatan mutu, memberi batas retensi dan kode
penyimpanan pada setiap kelompok, sehingga memudahkan
dalam penggunaan dan penanganannya.
4.1.3. Menyimpan dan memelihara catatan mutu berdasarkan Intsruksi
kerja / SOP yang terdokumentasi atau ketentuan yang berlaku.
4.1.4. Mengendalikan catatan mutu dengan menggunakan formulir
Master List of Record PM 4.2.3/L2.
4.1.5. Melakukan pemeriksaan secara berkala untuk memastikan bahwa
catatan mutu aman dari kerusakan, perubahan fisik dan
berkurangnya kemampuan catatan mutu dalam menjalankan
fungsinya.
4.1.6. Memusnahkan catatan mutu yang telah habis batas retensinya
dengan membuat berita acara pemusnahan yang ditanda tangani
oleh masing-masing Kabag dengan menggunakan Formulir Berita
Acara Pemusnahan Catatan Mutu PM 4.2.3/L3.

5.

Lampiran
5.1.

PM 4.2.3/L1

Tabel Catatan Mutu dan Batas Retensi

5.2.

PM 4.2.3/L2

Formulir Master List of Records

5.3.

PM 4.2.3/L3

Formulir Berita Acara Pemusnahan Catatan Mutu

5.4

PM 4.2.3/L4

Formulir daftar dokumen asli

Disahkan oleh

Dibuat oleh

Kepala Instansi

Management Representative