PENGENDALIAN REKAMAN

PUSKESMAS
No. :
SOP Dokumen
No :
Revisi
Tanggal :
terbit
Halaman :
Kepala Puskesmas Martoba
Kota
Pematangsiantar Lamtiar Betty Togatorop,SKM
NIP 19730729 199303 2 005

1. Pengertian Pengendalian rekaman merupakan pengendalian yang berisi catatan

informasi tentang pelaksanaan suatu kegiatan.

Jenis rekaman dapat berupa Laporan Bulanan Upaya Pelaksanaan

Kegiatan, Gambar hasil kegiatan, Grafik,Surat undangan dan Data
Komputer
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk mengendalikan dan
memelihara rekaman puskesmas

Memudahkan dibaca, diambil dan ditunjukkan bila diperlukan.

3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas Nomor: 800/ /ADM/I/2016 tentang Pengendalian
Dokumen

4. Referensi Persyaratan SML ISO 14001:2004, Klausul 4.5.4 Pengendalian Rekaman.

5. Prosedur A.Penyimpanan Rekaman
1) KTU menetapkan jangka waktu penyimpanan rekaman yang akan
disimpan (5 tahun) dan bila telah melampaui masa simpan, maka
rekaman dapat dimusnahkan atau diperpanjang masa simpannya
sesuai dengan kebijakan dari Manajemen Mutu
2) Rekaman harus di simpan pada media yang aman dan sesuai dengan
jenis rekaman yang disimpan.
3) Selama disimpan, rekaman harus dijaga agar tetap mudah dibaca dan
diambil untuk ditunjukkan bila diperlukan.
4) Media penyimpanan harus diidentifikasi sesuai dengan jenis dan nama
rekaman yang disimpan.
5) Rekaman yang disimpan harus dicatat pada Daftar Rekaman yang
Disimpan
 6) Untuk Rekaman yang bersifat rahasia (seperti : Hasil Medical Check
Up,Data base pegawai , hasil investigasi kecelakaan kerja) dan diberi
label RAHASIA

B. Pemusnahan Rekaman,
1) Sebelum memusnahkan rekaman, pemelihara rekaman membuat Berita
Acara Pemusnahan dan harus disetujui oleh Manajemen Mutu
2) Rekaman yang dimusnahkan harus dicatat dalam Daftar Rekaman yang
Dimusnahkan
6.Diagram Alir

KTU menetapkan jangka waktu

penyimpanan

Petugas mencatat pada Daftar

Rekaman yang Disimpan

Petugas memasukkan dokumen

dalam file folder yang sesuai

7.DokumenTerkait Laporan Bulanan Upaya Pelaksanaan Kegiatan, Gambar hasil kegiatan,

Grafik,Surat undangan Data Komputer, Buku Daftar Rekaman yang
disimpan , Daftar Rekaman yang dimusnahkan

8.Unit Terkait KTU, PJ Program, Pelaksana,Manajemen Mutu

9. Rekaman historis perubahan

No Yang dirubah Isi Perubahan Tgl.mulai
diberlakukan