1.1.

Departemen Pemastian Mutu/Quality Assurance (QA)

Pemastian Mutu atau Quality Assurance (QA) adalah suatu yang penting bagi
perkembangan industri farmasi sehingga dapat menjaga setiap kualitas produk
yang dihasilkan, jika terjadi penyimpangan dalam produk dapat segera melakukan
perbaikan. Hal ini dilakukan untuk memastikan produk dalam keadaan baik sampai
ke tangan konsumen dan sesuai dengan tujuan pemakaiannya. Departemen QA
dapat menentukan disposisi atau status dari produk, apakah produk tersebut
diterima, ditolak atau dikarantina. Untuk memastikan status dari produk atau
proses pada saat produksi dari tim QA akan melakukan investigasi untuk
mengetahui akar dari permasalahan sehingga dapat menentukan solusi dari masalah
tersebut. Dalam melakukan pengajain perlu didukung oleh dokumen-dokumen
acuan. Selama obat diproduksi, QA akan melakukan review batch record, proses
produksi, hingga pengemasan. Departemen QA akan melakukan analisis pada
dokumen yang mengintepretasikan hasil pengujian dari QC (Quality Control)
terkait dengan Bulk Product Worksheet (BPW), Finished Product Worksheet
(FPW), dan enviromental monitoring, menganalisa In Process Control Record yang
akan dikaji oleh manager QA untuk mendapatkan status “release” atau “reject”,
beberapa jobdesk / tugas dari QA yaitu :
1.1.1. Audit

Pelaksanaan audit dilakukan oleh departemen QA, untuk mengetahui bagaimana

tahapan proses sampai produksi serta pengawasan mutu sesuai dengan CPOB. Dalam
pelaksanaan ada 3 jeni audit yang diselenggarakan di PT. Sanbe Farma, yaitu :

1) Inspeksi diri (self inspection)

Dilakukan di suatu departemen kemudian melakukan audit dirinya sendiri
yang diminpin oleh manager pada setiap departemenya. Yang dilihat apakah
sesuai dengan CPOB dan SOP yang berlaku, kemudian dari SOP itu dilihat
apakah masih efektif atau tidak. Jika tidak maka harus adanya usulan
perubahan menjadi SOP yang lebih aktual dan terbaru. Setiap SuperVisior
harus melakukan Self inspection pada masing – masing departemennya.
Inspeksi diri dilaporkan setiap bulannya pada departemen QA.
 2) Audit internal
Pada audit internal dilakukan oleh tim auditor dari Sanbe Grup yang sudah
terkualifikasi dan pemahami konsep serta penerapan CPOB. Tim auditor harus
yang telah berpengalaman dalam melakukan audit internal. Audit internal
dilakukan setiap 6 bulan sekali.
3) Audit eksternal
Audit internal dilakukan oleh pihak diluar PT. Sanbe Farma untuk pihak dari
regulator nasional yaitu dari BPOM. BPOM akan melakukan audit eksternal
setiap 2 tahun sekali atau lebih jika audit dinyatakan lulus maka akan
dilakukan resertifikasi, jika didapatkan temuan maka akan diberi waktu untuk
melakukan perbaikan. Pihak regulator tidak hanya dari indonesia tetapi ada
juga dari luar negeri yang bekerja sama dengan PT. Sanbe Farma. Jika produk
yang dihasilkan memenuhi spesifikasi dari regulatori di luar negeri maka dapat
dilakukan proses ekspor produk, jika tidak memenuhi maka tidak dapat
mengirimkan produk ke luar negeri.
1.1.2. Change Control Management
Change Control merupakan laporan yang berisi tindakan pengendalian terhadap
segala sesuatau perubahan yang terjadi di departement tertentu. Perubahan yang
dimaksudkan terdiri dari perubahan formula, proses, metode, alat, SOP dll. Change
control terbagi manjadi 2 berdasarkan pengaruhnya terhadap produk, yaitu :
1) Change control level 1 yaitu, perubahan yang terjadi tidak berdampak
langsung pada produk. Timeline pengerjaannya selama 3 bulan. Contoh kasus
adanya perubahan pada SOP. Untuk perubahan level 1 disetujui oleh QA
manager.
2) Change control level 2, perubahan yang terjadi berdampak langsung pada
produk. Timeline dalam pengerjaan selama 6 bulan. Contoh kasus pada
departemen terjadinya perubahan pada metode dalam produksi sediaan steril,
perlunya pengkajian pada setiap perubahan karena berdampak langsung pada
produk. Untuk perubahan level 2 disetujui oleh Head of Quality dan QA
manager.

Setiap departemen yang merencanakan perubahan harus mengisi form usulan

perubahan beserta Change Control nya untuk selanjutnya diajukan kepada departemen
QA.
Adapun poin-poin yang dimuat dalam form usulan perubahan antara lain :

1. Level Change Control (ditentukan oleh QA)

2. Pengaju perubahan
3. Departemen asal pengaju perubahan
4. Tipe perubahan
5. Deskripsi perubahan
6. Alasan dilakukannya perubahan
7. Tingkat pengaruh perubahan
8. Internal review (review dari departemen terkait yang terkena dampak
perubahan)
1.1.3. Deviation report (DVR)

Deviasi merupakan istilah dari penyimpangan atau kejadian diluar proses normal
terjadi pada suatu proses yang dilakukan oleh departemen tertentu. Adapun contoh
deviasi seperti adanya kerusakan pada mesin pada saat kegiatan produksi atau hasil
dari yield product tidak memenuhi persyaratan dari hasil teoritis, hal ini dapat
menyebabkan hasil produksi terjadi deviasi. Departemen yang mengalami deviasi
harus mengisi formulir deviasi dan melaporkan ke departemen QA melalui Quality
Information Form. Poin-poin yang terdapat dalam Quality Information Form antara
lain :

1) Departemen pelapor
2) Deskripsi deviasi
3) Remedial action (tindak perbaikan)
4) Risk assesment (diisi oleh QA)

Terdapat 2 kategori

1) Batch deviation, contohnya yang terlibat langsung dengan produk.

2) Non batch deviation, contohnya terkait ruangan, water system, atau mesin.

Dari hasil Risk Assesment, selanjutnya deviasi akan diklasifikasikan menjadi beberapa
kategori deviasi. Menggunakan pendekatan tertentu yang mempertimbangkan
keparahan (severity); kemungkinan (probability); dan tingkat pendeteksian
(detectability) deviasi,

Maka suatu deviasi akan diklasifikasikan sebagai berikut :

1) Deviasi minor (ringan)

2) Deviasi major (berat)
3) Deviasi critical (parah)

Dari hasil pengkajian form deviasi, departemen QA akan menetukan disposisi untuk
mengambil tindakan yang harus dilakukan. Dari deviasi tersebut kemudian harus
dibuat. Deviation Report yang memuat poin-poin sebagai berikut :

1) Deskripsi deviasi
2) Klasifikasi deviasi
3) Root case analysis
4) Investigation report
5) CAPA

Root Cause Analysis merupakan poin yang berisi analisis untuk mencari akar masalah
penyebab terjadinya deviasi. Root Cause Analysis dapat dilakukan dengan beberapa
pendekatan, seperti menggunakan fishbone diagram atau 5 why. Deviation Report
akan menghasilkan luaran berupa laporan CAPA (Corrective Action and Preventif
Action).

Contoh kasus pada produksi produk steril terdapat mikroorganisme, kemudian di

investigasi dari mana asal mikroorganisme tersebut. apakah dari personil, peralatan
atau dari air. Jika sudah ditemukan akar dari permasalahan maka dapat dilakukan
tindak perbaikan serta tindak pencegahan untuk produksi pada batch selanjutnya.

1.1.4. Corrective and Preventive Action (CAPA)

Corrective and Preventif Action (CAPA) merupakan sebuah tindakan yang dilakukan
dalam upaya perbaikan, menangani deviasi, dan tindakan dari pencegahan untuk agar
deviasi tidak terulang kembali. Adapun tujuan dari pembuatan CAPA yaitu untuk
meningkatkan kualitas, keamanan, dan mutu yang terjaga serta menjamin Quality
Management System terhadap persyaratan regulasi. Tindakan CAPA yang telah
dilakukan harus dipantau dan di evaluasi untuk menentukan efektifitas dari tindakan
yang telah dilakukan. CAPA dibuat sebagai respon dari terjadinya deviasi yang
ditemukan dari beberapa kegiatan antara lain yaitu :

1) Audit (internal / eksternal)

2) Deviation Report (DVR)
3) Quality Risk management (QRM)
4) Product Quality Review (PQR)
5) Product complaint / re-call
6) Change Control
7) Out Of Spesification (OOS)
8) Data Trend
9) Management Review

Terdapat dua bagian penting dalam detail CAPA yaitu : 1) tindakan perbaikan dan
pencegahan ; 2) detail masalah harus dijelaskan dalam grafik “fish bone” atau “5 why
system”. H al ini dimaksudkan untuk mengetahui akar dari permasalahannya, jika
sudah didapat akar masalahnya maka akan lebih efektif dalam penyelesaian masalah.

Waktu dari penyelesaian CAPA report tergantung dari hasil temuan dan dari tingkat
keparahan deviasi yang ditimbulkan untuk menentukan termasuk dalam kategori
Minor, Major, atau Moderate. Untuk CAPA deviasi yang berpengaruh terhadap
kualitas produk, maka efektivitas CAPA harus dipantau terhadap 3 bets produksi
berturut-turut setelah kejadian deviasi. Sementara untuk CAPA deviasi yang tidak
berpengaruh terhadap kualitas produk, maka efektivitas CAPA harus dipantau selama
3 bulan setelah kejadian deviasi. Jika dalam rentang waktu yang telah ditetapkan
deviasi terulang kembali, maka dapat dikatakan bahwa CAPA tidak efektif dan harus
dilakukan investigasi dan penyusunan CAPA ulang. Adapun waktu penyelesaian dari
CAPA report yaitu berdasarkan tingkat keparahan deviasi antara lain :

Tabel 3.4 Deviasi berdasarkan keparahan & waktu penyelesaian CAPA

Timeline penyelesaian
Tingkat Keparahan Deviasi
CAPA report
Critical 25 hari kerja
Major 35 hari kerja
Minor 40 hari kerja
Jika terdapat status Critical atau parah maka timeline menyelesaiannya lebih cepat
karena akan sangat berpengaruh ke produk, sehingga perlu segera diselesaikan.
Contoh adanya maintenance pada peralatan produksi harus segera mendapat
perbaikan atau pergantian part jika diperlukan.

1.1.5. Produk Recall

Tim QA akan menarik kembali produk yang telah dipasarkan hingga ke tingkat
konsumen apabila ditemukan adanya kecacatan mutu produk atau adanya reaksi
merugikan dari produk dan dapat membahayakan kesehatan pasien atau konsumen.
Namun jika dalam dua tahun tidak ada kejadian recall maka PT. Sanbe Farma akan
melakukan recall simulation dengan tujuan agar personil serta distributor selalu siaga
ketika menemui kejadian recall. Penanganan keluhan konsumen oleh Oncology Plant
PT. Sanbe Farma akan diterima dengan baik oleh bagian marketing untuk selanjutnya
dilakukan investigasi oleh QA mengenai penyebabnya. Adapun tipe dari Re-call
antara lain yaitu :
1. Mandatory Re-call, yaitu re-call yang diinisiasi oleh regulator nasional (BPOM)
dan bersifat wajib dilakukan oleh industri farmasi.
2. Voluntary Re-call, yaitu re-call yang diinisiasi oleh industri farmasi pemegang
izin edar produk secara sukarela karena beberapa alasan tertentu.

1.1.6. Produk Complain

Keluhan dari konsumen yang diterima oleh marketing dan kemudian disampaikan ke
bagian QA. Bagian QA berkoordinasi dengan departemen terkait untuk
mengidentifikasi penyebab terjadinya keluhan. Hal ini dapat dilakukan dengan
menguji retained sample yang ada. Hasil investigasi harus dibuat laporan oleh
departemen terkait, di-review oleh QA manager dan disetujui oleh HoQ. Setelah itu
QA manager membuat surat jawaban keluhan kepada product manager yang akan
dikirimkan ke customer. Adapun upaya investigasi yang dapat dilakukan antara lain :
1) Mengkaji batch record dan dokumen terkait
2) Mengkaji hasil pengujian kualitas produk dari QC.
3) Melihat stabilitas “Retained sampel” (sampel pertinggal merupakan sampel
produk yang disimpan sebagai upaya untuk meninjau kondisi produk setelah
dipasarkan (stability post marketing) dan sebagai sampel acuan jika terjadi
keluhan mengenai kualitas produk).
1.1.7. Supplier monitoring dan evaluasi

Kinerja setiap pemasok harus dievaluasi, dimana waktu evaluasi dilakukan setiap 12
bulan. Evaluasi pemasok dibagi menjadi 3 kategori:

1) Berdasarkan kriteria pemeriksaan:

 Excellent, jika hasil uji diluar spesifikasi (HULS) yang dilaporkan kurang
dari 10% dari total kedatangan
 Adequate, jika hasil uji diluar spesifikasi (HULS) yang dilaporkan dalam 1
tahun lebih dari 10% dan kurang dari 40% dari total kedatangan
 Poor, jika hasil uji diluar spesifikasi (HULS) yang dilaporkan dalam 1 tahun
lebih dari 40% dari total kedatangan
2) Berdasarkan standar waktu tunggu barang
 Excellent, jika standar waktu tunggu barang kurang dari 4 bulan
 Adequate, jika standar waktu tunggu barang antara 4 – 6 bulan
 Poor, jika standar waktu tunggu barang lebih dari 6 bulan
3) Berdasarkan ketanggapan masalah kepada konsumen
 Excellent, ketanggapan terhadap masalah cepat
 Adequate, ketanggapan terhadap masalah lambat
 Poor, tidak menanggapi masalah

Jika kinerja pemasok selama satu tahun adalah excellent, maka pemasok termasuk
kedalam list Approved Supplier. Jika kinerja pemasok selama satu tahun adalah
adequate, QA manager dan Head of Quality/HoQ akan menginfokan ke pemasok
terkait hasil kinerja pemasok dan mengusulkan ke Purchasing Departement untuk
menginformasikan ke supplier terkait hasil evaluasi agar dilakukan perbaikan Jika
kinerja selama satu tahun adalah poor, QA manager dan Head of Quality akan
menginformasikan ke pemasok terkait hasil kinerja pemasok dan mengajukan ke
Purchasing Departemen untuk meninjau alternatif lain pemasok dan mengajukan
menghapus pemasok dari Approved Vendor List. Jika kinerja pemasok 5 tahun
berturut – turut hasilnya selalu excellent, pemasok harus dimasukkan ke dalam list
Preferred Supplier. Jika kinerja pemasok 10 tahun berturut – turut hasilnya selalu
excellent, pemasok dapat dimasukkan kedalam list Certified Supplier.
1.1.8. Pengkajian Mutu Produk (Product Quality Review)
Pengkajian terhadap mutu produk secara berkala untuk membuktikan konsistensi
proses, kesesuaian dari spesifikasi bahan awal, bahan kemas dan obat jadi serta yang
didaftarkan ke BPOM, untuk melihat trend dan mengidentifikasi perbaikan yang
diperlukan untuk produk dan proses. PQR merupakan report tentang rangkuman data
produk yang diproduksi selama satu tahun. Laporan PQR dibuat setiap tahun. Untuk
produk ethical/generik/ekspor pembuatan PQR dijadikan satu report, dengan catatan
proses pembuatan, formula, spesifikasi dan mutu produk yang sama dan untuk produk
dengan variasi ukuran batch size, PQR dijadikan satu report, dengan catatan proses
pembuatan, formula, spesifikasi dan mutu produk yang sama. Laporan PQR dibuat
oleh QA pharmacist dan direview oleh QA manager, QC manager, validasi manager,
Production manager, Plant manager dan di-approved oleh Head of Quality (HOQ).
1.1.9. Manajemen Risiko Mutu (Quality Risk Management)
QRM (Quality Risk Management) merupakan analisis untuk menilai, mengendalikan,
mengkomunikasikan dan mengkaji risiko terhadap mutu obat sepanjang siklus
hidupnya. QA manager bertanggungjawab untuk mengembangkan SOP manajemen
risiko, selanjutnya dilakukan identifikasi risiko di tiap departemen, dan meeting
reguler untuk menganalisis dan mengkaji risiko yang teridentifikasi. Adapun tahapan
dari pelaksanaan QRM antara lain:
a. Risk identification (Identifikasi risiko), identifikasi risiko dapat dilakukan
berdasarkan produk yang diproduksi (Product based identification) atau
berdasarkan aktivitas yang dilaksanakan (Activity based identification).
b. Risk assessment (Penilaian risiko), risiko yang teridentifikasi kemudian dinilai
dan dikategorikan. Metode yang biasa digunakan untuk penilaian risiko adalah
FMEA (Failure Mode Effect Analysis). Metode FMEA dapat menilai risiko
secara kuantitatif. Dalam menilai risiko, metode FMEA mempertimbangkan 3
aspek, yaitu keparahan risiko (Severity); kemungkinan terjadinya risiko
(Occurrence / Probability); dan tingkat pendeteksian risiko (Detectability). Dari 3
aspek tersebut, FMEA akan menilai risiko melalui rumus RPN (Risk Priority
Number), yaitu :
RPN = S x O x D
Keterangan:
 S = Severity (Keparahan)
O = Occurance (Besarnya kemungkinan / frekuensi kejadian)
D = Detection (Kemungkinan deviasi dapat segera dideteksi)

c. Risk control (Pengendalian risiko), pengendalian risiko dilakukan atas dasar

kategori risiko yang diperoleh dari penilaian risiko menggunakan metode FMEA,
dimana Critical (High risk) merupakan jenis risiko yang paling diprioritaskan
pengendaliannya. Pengendalian risiko dilakukan oleh masingmasing departemen
dimana risiko tersebut teridentifikasi untuk selanjutnya dikaji oleh QA manager.
d. Risk communication (Komunikasi risiko), tindakan pengendalian risiko harus
dikomunikasikan kepada para personil yang terkait dengan risiko tersebut.
Komunikasi pengendalian risiko dapat dilakukan dengan beberapa cara, seperti
melaksanakan pelatihan, membuat SOP pengendalian risiko, melakukan meeting,
dan sebagainya.
e. Risk review (Pengkajian risiko), tindakan pengendalian risiko yang telah
dikomunikasikan dan dilaksanakan harus terus dikaji dan dievaluasi secara
berkala untuk menilai efektivitas tindakan pengendalian risiko tersebut. Jika
tindakan pengendalian risiko dirasa belum cukup efektif, maka harus disusun
kembali tindakan pengendalian risiko lain yang lebih efektif.
1.1.10. Pelatihan (Training)
Departemen QA juga bertanggungjawab untuk memberikan pelatihan dan melakukan
kontrol terhadap pelatihan tersebut. Pelatihan yang dimaksud terutama untuk
pelatihan internal, seperti pelatihan untuk karyawan baru, karyawan yang dimutasi,
dan karyawan yang mengambi cuti dalam jangka waktu yang cukup lama. Pelatihan
yang diberikan dapat berupa pelatihan tentang GMP (Good Manufacturing Practice) /
CPOB (Cara Pembuatan Obat yang Baik), instruksi pengoperasian peralatan / mesin
baru, Standard Operasional Prosedur (SOP), dan pelatihan lainnya. Tujuan
dilakukannya pelatihan adalah untuk memenuhi kebutuhan kompetensi karyawan
dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, sehingga seluruh kegiatan
operasional yang dilaksanakan di PT. Sanbe Farma dilakukan oleh personil-personil
yang kompeten.
1.1.11. Management Review
Management Review adalah suatu kegiatan untuk mengkaji adanya perubahan.
Management Review dilakukan setiap 3 bulan sekali dengan seluruh kepala bagian di
departemen.

1.1.12. Release and Reject Finished Product

Produk akan diberikan status release dari QA manager yang sebelumnya perlu
melakukan tahapan verifikasi dimulai dari produk yang dikirim dari area pengemasan
ke area gudang pusat dengan diberikan status karantina. Dari departemen QA akan
memastikan bahwa keseluruhan proses, pengemasan, pengawasan mutu, prosedur
sesuai dengan spesifikasi. Tahapan selanjutnya yaitu pengumpulan dokumen mulai
dari dispensing, proses (pencampuran, pengisian, liofilisasi, sterilisasi), pengemasan,
pengujian fisikokimia, dan pengujian mikroorganisme. Jika semua data telah lengkap
sesuai dengan spesifikasi dari pengawsan mutu, no. batch akan di release. Jika ada
parameter di luar spesifikasi maka dilakukan investigasi, dan mengikuti SOP dari
investigasi OOS. Jika OOS telah dikonfirmasi maka investigasi dapat dilakukan. Jika
telah dikonfirmasi bahwa hasil luar spesifikasi maka produk akan di reject.