Materi kuliah :CPOB

PROGRAM : S-1 REGULER

POKOK BAHASAN :
INSPEKSI DIRI, AUDIT MUTU DAN AUDIT & PERSETUJUAN
PEMASOK
PEMBERI KULIAH : DR.ANAYANTI ARIANTO, M.Si. Apt.

1
 Prinsip Inspeksi Diri
 Tujuan inspeksi diri adalah untuk mengevaluasi apakah semua
aspek produksi dan pengawasan mutu industri memenuhi
ketentuan CPOB.
 Program inspeksi diri hendaklah dirancang untuk mendeteksi
kelemahan dalam pelaksanaan CPOB dan untuk menetapkan
tindakan perbaikan yang diperlukan.
 Inspeksi diri hendaklah dilakukan secara independen dan rinci oleh
petugas yang kompeten dari perusahaan yang dapat mengevaluasi
penerapan CPOB secara obyektif.
(Inspeksi diri hendaklah dilakukan oleh tim yang anggotanya
ditunjuk secara tertulis atau ditetapkan dalam sistem inspeksi diri.
Anggota tim inspeksi diri hendaklah mempunyai pengetahuan
tentang CPOB dan penerapannhya, terkualifikasi dan mempunyai
pengalaman yang memadai dalam melakukan inspeksi diri).
06/03/20 2
 Prinsip Inspeksi Diri (Lanjutan)
 Inpeksi diri hendaklah dilakukan secara rutin dan, di samping itu,
pada situasi khusus, misalnya dalam hal terjadi penarikan
kembali obat jadi atau terjadi penolakan yang berulang.
(Inspeksi diri dapat dilakukan sendiri oleh pihak perusahaan
dengan membentuk suatu tim atau oleh konsultan yang
independen dari luar.
Disamping itu menemukan kekurangan dan kelemahan lain, juga
harus ditetapkan cara yang efektif untuk pencegahan
keberulangan hal yang sama dan untuk melakukan perbaikan
 Semua saran untuk tindakan perbaikan supaya dilaksanakan.
Prosedur dan catatan inspeksi diri hendaklah didokumentasikan
dan dibuat program tindak lanjut yg efektif
Dengan melakukan inspeksi diri dapat diketahui kekurangan atas
pemenuhan CPOB, baik yang kritis, yang berdampak besar
maupun yang berdampak besar
06/03/20 3
 Penilaian terhadap kekurangan atas pemenuhan CPOB sebagai
berikut:
Tingkat kekritisan Terdiri antara lain :
1. Kritis - Pencemaran silang bahan/produk
Adalah kekurangan yang - Produk steril ditempatkan terbuka
memengaruhi mutu didaerah non steril
obat dan dapat
- Air murni atau Air untuk injeksitercemar
mengakibatkan
fatal terhadap - Salah penandaan
kesehatan - Personil yang belum terlatih bekerja di daerah
konsumen samapi pengisiaan steril/aseptis
kematian
2. Berdampak Besar - Peralatan ukur utama tidak dikalibrasi atau diluar
Adalah kekurangan yang batas kalibrasi
memengaruhi mutu oba - Penyimpangan dalam proses tidak
tetapi tidak berdampak didokumentasi dengan baik
fatal terhadap - Ketidaklengkapan pengisian catatan Bets
kesehatan konsumen - Tidak dilakukan inspeksi terhadap
perusahaan penerima kontrak
4
 Penilaian terhadap kekurangan atas pemenuhan CPOB sebagai
berikut:
Tingkat kekritisan Terdiri antara lain :
3. Berdampak kecil - Pembersihan gudang tidak sesuai
Adalah kekurangan yang kecil jadwal
pengaruhnya terhadap mutu - Permukaan dinding retak
obat dan tidak berdampak - Catatan ditulis dengan pensil
terhadap kesehatan - Seragam kerja tidak dipakai secara
konsumen benar

Perlu dibuat Prosedur Tetap Inspeksi Diri

Untuk memeroleh standar inspeksi diri hendaklah dibuat
Daftar Periksa Inspeksi Diri sebagai rujukan untuk tim
inspeksi diri dalam melaksanakan tugasnya

06/03/20 5
1. Hendaklah dibuat instruksi tertulis untuk inspeksi diri yang
menyajikan standar persyaratan minimal dan seragam.
(Daftar Periksa Inspeksi Diri).
Daftar ini hendaklah berisi pertanyaan mengenai ketentuan
CPOB yang mencakup antara lain:
Personalia
Bangunan termasuk fasilitas untuk personil
Perawatan bangunan dan peralatan
Penyimpanan bahan awal, bahan pengemas dan obat jadi
Peralatan, Pengolahan dan pengawasan selama proses
Dokumentasi, Sanitasi dan higiene
Program validasi dan revalidasi
Kalibrasi alat atau sistem pengukuran
Prosedur penarikan kembali obat jadi, Penanganan keluhan
Pengawasan label dan
Hasil inspeksi diri sebelumnya dan tindakan perbaikan

06/03/20 6
 Daftar Periksa Inspeksi Diri

Intruksi tertulis untuk inspeksi diri yang

Daftar Periksa
menyajikan standar persyaratan
Inspeksi Diri minimal dan seragam

Daftar inspeksi diri mencakup sejumlah pertanyaan umum yang

perlu disesuaikan setiap akan melaksanakan inspeksi dengan
pertimbangan-pertimbangan sebagai berikut:
Mengikuti dan meliputi perubahan , peraturan pemerintah dan

kebijakan perusahaan
Mengkaji tindak lanjut hasil audit sebelumnya

Hasil Pengkajian Mutu Produk

 Pengkajian penyimpangan bagian terkait

Pengkajian keluhan dan

Penarikan kembali produk bila ada

Daftar periksa hendaklah disusun sesuai dengan program

pembuatan obat yang ada di perusahaan masing-masing agar
mudah
06/03/20
digunakan oleh tim inspeksi diri. 7
 2. Inspeksi diri hendaklah dilakukan secara independen dan rinci oleh
personil perusahaan yang kompeten. Manajemen hendaklah membentuk
tim inspeksi diri yang berpengalaman dalam bidangnya masing-masing dan
memahami CPOB. Audit independen oleh pihak ketiga juga dapat
bermanfaat.

Anggota Tim hendaklah dipilih personil yang

menguasai CPOB dan mengetahui cara penerapannya
berpengalaman pada bidangnya dan
Independen dari bagian yang diinspeksi
Anggota tim dapat dipilih dari bagian pemastian mutu sendiri, atau personil yang
berpengalaman dari bagian lain perusahaan. Jumlah anggota tim tergantung dari
kebutuhan masing-masing perusahaan. Tim ini hendaklah terdiri dari tenaga
teknis yang kompeten dan memiliki kesadaran tinggi akan pentingnya pemastian
mutu dalam kegiatan pembuatan obat.

06/03/20 8
Tim untuk melakukan inspeksi Sistem Mutu dan Bagian Pemastian Mutu dapat
terdiri dari manajer senior perusahaan yang mempunyai pengetahuan tentang
Sistem Mutu. Anggota tim dapat ditunjuk dari dalam atau dari luar perusahaan.
Konsultan dari luar dapat juga masuk dalam tim untuk memeroleh penilaian
yang lebih objektif tentang kegiatan perusahaan
3. Inspeksi diri dapat dilaksanakan per bagian sesuai dengan kebutuhan
perusahaan, namun inspeksi diri yang menyeluruh hendaklah dilaksanakan
minimal 1 kali dalam setahun. Frekuensi inspeksi diri hendaklah tertulis dalam
prosedur inspeksi diri.
Inspeksi diri mencakup bagian-bagian pemastian mutu, produksi, pengawasan
mutu, teknik dan gudang (termasuk gudang produk jadi, bahan awal dan bahan
pengemas. Perusahaan hendaklah menyiapkan program inspeksi diri yang
mencakup frekuensi.
Untuk bagian tertentu dari produksi misalnya pembuatan produk steril
hendaklah dilakukan inspeksi diri lebih sering sesuai kebutuhan.

06/03/20 9
 Program Inspeksi Diri
PROGRAM INSPEKSI DIRI

Frekuensi Tujuan Pelaksana

Triwulan Untuk mengetahui sumber cacat Tim Inspeksi Diri

operasional, per bagian dan melakukan Perusahaan, bila perlu
perbaikan untuk mengatasi masalah yang dibantu seorang
ada agar sesuai dengan ketentuan CPOB konsultan dari luar

Tahunan Untuk mengetahui sumber cacat Tim Inspeksi Diri

operasional pabrik secara keseluruhan Perusahaan, bila perlu
agar memenuhi ketentuan CPOB dan dibantu seorang
menyusun perbaikan dan tindakan konsultan dari luar
preventif untuk mencapai peningkatan
yang berkesinambungan

Inspeksi Untuk memastikan konsistensi Tim Inspeksi Diri

Mendadak pelaksanaan CPOB Perusahaan
06/03/20 10
Lampiran dari Prosedur tetap (protap inspeksi diri)
1. Program Inspeksi Diri (frekuensi, tujuan, Pelaksana)
2. Daftar periksa inspeksi diri
3. Formulir Laporan Temuan Inspeksi Diri
4. Formulir Tindakan Perubahan

06/03/20 11
 Laporan inspeksi diri
4. Semua hasil inspeksi diri hendaklah dicatat. Laporan hendaklah mencakup:
a.Semua hasil pengamatan yang dilakukan selama inspeksi dan bila
memungkinkan
b.Saran untuk tindakan perbaikan
Pernyataan dari tindakan yang dilakukan hendaklah dicatat

Lapora n inspeksi diri mencakup:

Semua temuan dan tingkat kekurangan terhadap temuan
Saran tindakan perbaikan dengan tetap mempertimbangkan
tingkat kekurangan untuk menentukan prioritas pelaksanaan
perbaikan.

06/03/20 12
 Laporan inspeksi diri
Laporan disampaikan kepada Kepala :
 Bagian Pemastian Mutu,
 Produksi
 Pengawasan Mutu
 Teknik dan Pimpinan perusahaan
Tindak Lanjut
 Mengevaluasi laporan inspeksi diri dan tindakan perbaikan
(perubahan bhn pembantu, modifikasi teknologi pembuatan,
perubahan jumlah bahan berkhasiat dll ).

5. Hendaklah ada program penindaklanjutan yang efektif.

Manajemen perusahaan hendaklah mengevaluasi baik laporan
inspeksi diri maupun tindakan perbaikan bila diperlukan.

06/03/20 13
 Audit mutu
 Penyelenggaraan audit mutu berguna sebagai pelengkap inspeksi
diri.
 Audit mutu meliputi pemeriksaan dan penilaian semua atau sbgn
dari sistem manajemen mutu dgn tujuan spesifik utk
meningkatkan mutu (daftar Periksa Audit Mutu)
 Dilaksanakan oleh spesialis dari luar (independen) atau tim khusus
dari perusahaan
 Juga dapat terhadap pemasok dan penerima kontrak (daftar
periksa penilaian terhadap pemasok)

Audit dan persetujuan pemasok

7. Kepala Bagian Manajemen Mutu (Pemastian Mutu) hendaklah
bertanggung jawab bersama bagian lain yang terkait untuk
memberi persetujuan pemasok yang dapat diandalkan memasok
bahan awal dan bahan pengemas yang memenuhi spesifikasi yang
telah ditentukan.

06/03/20 14
 Audit dan persetujuan pemasok
7. Hendaklah dibuat protap untuk mengaudit pemasok bahan
awal dan pemasok bahan pengemas. Protap ini hendaklah
mencakup program yang meliputi frekuensi audit, evaluasi dan
tim audit yangmelibatkan bagian lain yang terkait misal bagian
Pembelian, bagian Pengawasan Mutu, bagian Produksi yang
dipimpin oleh bagian Pemastian Mutu. Persetujuan hendaklah
diberikan oleh kepala bagian Pemastian Mutu.
8. Hendaklah dibuat daftar pemasok yang disetujui untuk bahan
awal dan bahan pengemas. Daftar pemasok hendaklah disiapkan
dan ditinjau ulang.
9. Hendaklah dilakukan evaluasi sebelum pemasok disetujui dan
dimasukkan ke dalam daftar pemasok atau spesifikasi. Evaluasi
hendaklah mempertimbangkan riwayat pemasok dan sifat bahan
yang dipasok. Jika audit diperlukan, audit tersebut hendaklah
menetapkan kemampuan pemasok dalam pemenuhan standar
CPOB.
06/03/20 15
 Audit dan persetujuan pemasok
• Hasil audit hendaklah dievaluasi untuk memastikan bahwa pemasok
masuk dalam kategori pemasok yang disetujui
Pemasok dapat berperan sebagai distributor atau pembuat bahan awal.
Pemasok hendaklah diaudit dan dievaluasi sebelum ditetapkan sebagai
pemasok yang disetujui. Evaluasi dilakukan dengan memeroleh
pengetahuan lebih dulu mengenai keadaan dan sistem mutu, serta
penerapan GMP dari produsen dan perapan Good Distribution
Practices /GOP (Cara distribusi yang baik) dari distributor. Untuk evaluasi
yang lebih efisien perlu dilakukan pre-audit dengan cara mengirimkan
kuesioner, (Pre-audit questionaire for Manufacturing of starting Material
Ketersediaan daftar periksa untuk audit dapat membantu. Daftar periksa
hendaklah mempertimbangkan risiko yang dapat terjadi dari masing-
masing pemasok bahan awal atau bahan pengemas.

06/03/20 16
 Audit dan persetujuan pemasok

10. Semua Pemasok yang telah ditetapkan hendaklah

dievaluasi secara teratur.
Evaluasi Pemasok mencakup antara lain:
a.Mutu bahan yang dipasok, apakah sering ditolak, sering
ditemukan penyimpangan mutu
b.Kecepatan tanggapan pemasok bila ada masalah, keluhan
atau pertanyaan
c.Ketepatan waktu pengiriman
d.Ketepatan jumlah pengiriman
e.Harga
Setelah pemasok disetujui perlu dibuat Quality Assurance
Agreement/GAA antara industri pengguna dan pemasok

06/03/20 17
 Penanganan Keluhan terhadap Produk,
Penarikan Kembali Produk dan Produk Kembalian
Prinsip :
 Semua keluhan dan informasi lain yg berkaitan dengan
kemungkinan terjadi kerusakan obat (dari dalam atau luar
industri) harus dikaji dengan teliti sesuai dengan prosedur
tertulis
Keluhan atau informasi bersumber dari dalam industri dan
dari luar industri
Dalam industri : bagian produksi, pengawasan mutu, gudang ,
pemasaran
Luar industri : pasien, dokter, para medis, klinik, rumah sakit,
apotek, distributor dan Badan POM.

06/03/20 18
 Untuk menangani semua kasus yang mendesak , disusun
suatu sistem, bila perlu mencakup penarikan kembali produk
yang diketahui atau diduga cacat dari peredaran secara cepat
dan efektif
Penarikan Kembali Produk : Suatu proses penarikan
kembali dari satu atau beberapa bets atau seluruh bets produk
tertentu dari rantai distribusi karena keputusan bahwa produk
tidak layak lagi untuk diedarkan.
Penarikan kembali produk dilakukan apabila:
- Ditemukan produk yg cacat mutu
- Ada laporan mengenai reaksi yg akan merugikan yg
serius serta berisiko terhadap kesehatan
Penarikan kembali produk dari peredaran dapat
mengakibatkan penundaan atau penghentian pembuatan obat
tersebut
06/03/20 19
Produk kembalian:
Obat jadi yang tlh beredar, yg kemudian dikembalikan ke
industri farmasi karena keluhan mengenai kerusakan,
daluwarsa atau alasan lain mis: kondisi wadah atau kemasan yg
dpt menimbulkan keraguan akan identitas, mutu, keamanan
obat serta kesalahan administratif yang menjangkut jumlah dan
jenis.
Keluhan
Yang bertanggung Jawab menangani keluhan
 Kepala bagian pemastian mutu
 Personil lain yang ditunjuk yang telah mendapat pelatihan dan
dapat menunjukkan kemampuan untuk melakukan
penanganan keluhan.

06/03/20 20
Laporan mencakup keluhan:
a. Terhadap mutu produk yang disebabkan kerusakan fisis, kimiawi
atau biologis yang disebut sebagai kerusakan mutu teknis.
Contoh kerusakan fisis/kimiawi antara lain: label rusak, tutup botol
bocor, perubahan viskositas, perubahan bentuk, perubahan warna
produk dan dus rusa Contoh kerusakan biologis antara lain:
pertumbuhan mikroba dan jamur
b. Terhadap mutu produk yang disebabkan reaksi yang merugikan antara
lain:reaksi alergi, efek samping lain dri yang telah disebutkan pada
penandaan dan keracunan. (Laporan Reaksi Obat yang merugikan)
c. Mengenai efek terapetik yang tidak diperoleh biasanya disebabkan
dosis terapi (kadar) yang tidak tepat. Oleh sebab itu keluhan seperti
ini dapat dikategorikan sebagai keluhan mutu teknis dan untuk
pelaporan ini dapat digunakan formulir Laporan Keluhan Mutu
Teknis Produk.

21
Penanganan keluhan terhdp obat yg diduga cacat:
I. Dibuat prosedur tertulis yg merinci ;
- penyelidikan
- evaluasi
- tindak lanjut yg sesuai
- pertimbangan utk penarikan kembali produk (protap
penanganan keluhan dan laporan)
II. Keluhan dan laporan diselidiki dan dievaluasi mencakup:
a. pengkajian seluruh informasi mengenai laporan atau
keluhan
b. inspeksi atau pengujian sampel obat yg dikeluhkan dan
diterima (bila perlu pengujian sampel pertinggal dari
bets yg sama)

06/03/20 22
 c. pengkajian semua data dan dokumentasi ( catatanbets,
catatan distribusi dan laporan pengujian dari produk yg
dikeluhkan atau dilaporkan
Penanganan keluhan dan laporan suatu produk termasuk hasil
evaluasi dari penyelidikan serta tindak lanjut dicatat dan
dilaporkan kepada manejemen atau bagian yang
Terkait Perhatian Khusus : Apakah keluhan disebabkan
pemalsuan
Keluhan yang menyangkut kerusakan produk dicatat
mengenai asal usul keluhan dan diselidiki secara
menyeluruh dan mendalam

06/03/20 23
Setelah penyelidikan dan evaluasi terhadap laporan dan
keluhan dilakukan tindak lanjut
Tindak lanjut mencakup:
1. Tindakan perbaikan bila diperlukan mis:
 Perubahan formula ( eksipien, komposisi, bentuk sediaan)
 Perubahan prosedur pembuatan
 Perubahan bahan pengemas
 Perubahan kondisi penyimpanan
2. Penarikan kembali satu bets atau seluruh produk akhir yg
bersangkutan
3. Tindakan lain yg tepat, mis:
- penghentian distribusi obat
- penarikan obat dari distribusi
- penghentian produksi dan distribusi obat
Catatan keluhan dikaji secara berkala

06/03/20 24
Catatan keluhan dikaji secara berkala (Laporan Tahunan
Keluhan Terhadap Obat) untuk mengidentifikasi hal yang
spesifik atau masalah yang berulang terjadi yang
memerlukan perhatian dari kemungkinan penarikan kembali
produk dari peredaran

PENARIKAN KEMBALI PRODUK

 Ditunjuk personil (Kepala bagian pemastian mutu) yang
bertanggung jawab untuk melaksanakan dan mengoordinasikan
penarikan kembali produk. Personil yang independen terhadap
bagian penjualan dan pemasaran.
 Jika personil bukan kepala pemastian mutu, harus ditunjuk
orang yang memahami segala operasi penarikan kembali

06/03/20 25
  Tersedia prosedur tertulis yang diperiksa secara berkala dan
dimutakhirkan jika perlu, untuk mengatur segala tindakan
penarikan kembali
 Operasi penarikan kembali hendaklah mampu untuk dilakukan segera dan
setiap saat
Keputusan penarikan kembali produk:
 Dapat diprakarsai oleh industri farmasi (bila ada informasi yg
berkaitan dgn mutu obat , kesalahan produksi atau efek
merugikan dari obat baik dari dalam maupun luar perusahaan )
atau atas perintah Otoritas Penga-wasan Obat;
 Dari Kepala bagian manajemen mutu dan manejemen perusahaan
 Dapat melibatkan satu bets atau lebih atau seluruh bets produk akhir
 Dapat mengakibatkan penundaan atau penghentian pembuatan
produk

06/03/20 26
PELAKSANAAN PENARIKAN KEMBALI
a. Tindakan penarikan kembali produk dilakukan segera setelah
diketahui ada produk yg cacat mutu atau laporan mengenai reaksi
yang merugikan, dengan segera. (tilpon, email , fax, radio dan tv).
b. Setelah diketahui ada cacat mutu atau diterima laporan mengenai reaksi
yang merugikan yang beresiko tinggi, pendistribusian produk hendaklah
diembargo dan dilanjutkan dengan tindakan penarikan kembali sampai
tingkat konsumen.
c. Sistem dokumentasi penarikan kembali produk di industri farmasi
hendaklah mencakup paling sedikit
- Prosedur penarikan kembali produk yang antara lain mencakup cara, alat,
dan tenggang (batas waktu) untuk melakukan embargo dan penarikan
produk (Protap Penarikan Kembali Produk)
-Format standar surat lengkap dengan amplop yang sudah dipersiapkan
untuk menarik kembali produk
- Catatan distribusi yang lengkap dan akurat

06/03/20 27
 c. Sistem dokumentasi penarikan kembali produk
menjamin embargo dan penarikan kembali dilaksanakan
secara cepat, efektiF dan tuntas ( Catatan distribusi obat)
obat
 Personil yang bertanggung jawb terhadap penarikan menggunakan
catatan distribusi yang berisi informasi yang lengkap mengenai
distributor dan pelanggan yang dipasok secara langsung ( alamat , no telp,
nomor fax, nomor bets dan jumlah yang dikirim
 Produk yang ditarik kembali diberi identifikasi dan disimpan terpisah di
area yang aman sementara menunggu keputusan terhadap produk
tersebut
 Buat laporan akhir perkembangan proses penarikan kembali, hasil
rekonsiliasi antara jlh produk yg dikirim dan yg ditemukan kembali
d. Pedoman dan prosedur penarikan kembali terhdap produk hendaklah
dibuat untuk memungkinkan embargo dan penarikan kembali dapat
dilakukan dengan cepat dan selektif dari seluruh mata rantai distribusi

06/03/20 28
 Produk Kembalian
 Dibuat prosedur untuk penahanan, penyelidikan dan
pengujian produk kembalian serta pengambilan keputusan
apakah produk kembalian dpt diproses ulang atau harus
dimusnahkan setelah dilakukan evaluasi
(Protap Penanganan Produk Kembalian)
 Berdasarkan hasil evaluasi, produk kembalian dapat
dikategorikan sebagai berikut:
a. Produk kembalian yg masih memenuhi spesifikasi dan karena
itu dpt dikembalikan ke dalam persediaan
b. Produk kembalian yg dapat diproses ulang
c. Produk kembalian yg tidak memenuhi spesifikasi dan tdk
dapat diproses ulang

06/03/20 29
 Protap Penangan produk Kembalian mencakup:
a. Identifikasi dan catatan mutu produk kembalian
b. Penyimpanan produk kembalian dalam karantina
c. Penyelidikan, pengujian dan analisis produk kembalian
oleh bagian pengawasan mutu
d. Evaluasi yg kritis sebelum manajemen mengambil
keputusan apakah produk dpt diproses ulang atau tidak
e. Pengujian tambahan terhadap persyaratan dari produk hasil
pengolahan ulang
Produk kembalian yg tidak dpt diolah ulang dimusnahkan.
(Protap Pemusnahan Produk) yang mencakup tindakan
pencegahan terhadap pencemaran lingkungan dan
penyalahgunaan bahan atau produk oleh orang yang tidak
mempunyai wewenang.
06/03/20 30
DOKUMENTASI
Dokumentasi penanganan produk kemba-
lian dan tindak lanjut
Buat Berita acara pemusnahan produk yang
memuat tanggal dan ditandatangani oleh
personil yang melaksanakan dan personil yang
melaksanakan dan yang menyaksikan
pemusnahan

06/03/20 31