BAB III

TINJAUAN UMUM
PT. JALUR REJEKI PRATAMA SEMARANG
A. Sejarah Singkat PBF Jalur Rejeki Pratama
PT Jalur Rejeki Pratama didirikan oleh Bapak Twantono Rahardjo sebagai
Komisaris dan Bapak Andre Rahardjo sebagai Direktur Utama. Bapak Komisaris
Twantono Rahardjo memberi nama PT Jalur Rejeki Pratama,yang memiliki arti
membuka jalan rezeki yang berlimpah. Pengurusan legalitas PBF dilakukan pada
tanggal 30 Agustus 2018 mengurus izin pendirian PBF dan dilanjutkan pada bulan
januari 2019 mengurus izin CDOB dan izin keluar pada bulan Juli 2020 barulah
dimulai kegiatan penyaluran obat keberbagai fasilitas kefarmasian hingga saat ini.
B. Profil PT Jalur Rezeki Pratama
Alamat : Jl. Permata Hijau Blok BB No. 33 A Telp
(024) 36042046, Semarang.
Nomor ijin PBF : FP.01.04/IV/0079/2019
NIB 8120005921997
Komisaris : Twantono Rahardjo
Direktur : Andre Rahardjo
Penanggung Jawab : Apt.Putri Octaviana MES., S. Farm

C. Visi dan Misi

PT. Jalur Rejeki Pratama mempunyai visi dan misi yaitu sebagai berikut:
1. Visi
Menjadikan perusahaan yang tangguh, tahan uji dan bersaing dalam bidang usaha
farmasi baik di tingkat regional maupun nasional.
2. Misi
Menyalurkan obat berkualitas tinggi dengan harga terjangkau bagi
masyarakat.
D. Kebijakan Mutu
Secara continue menjaga kualitas pelayanan dengan meningkatkan kinerja
dari masing - masing personal demi tercapainya kepuasan pelanggan.
 E. Struktur Organiasai PBF Jalur Rejeki Pratama Semarang

KOMISARIS
Twanto Rahardjo

DIREKTUR
Andre Rahardjo

KEPALA ADMINISTRASI APOTEKER

DAN Apt. Putri Octaviani Mes, S.Farm
KEUANGAN
SALESMAN

ADMINISTRASI ADMINISTRASI ADMINISTRASI ADMINISTRASI ADMINISTRASI

PAJAK PIUTANG PEMBELIAN FAKTURIS PELUNASAN

LOGISTIK STAFF GUDANG

Gambar 3. 1 Struktur Organisasi PBF Jalur Rejeki Pratama

33
F. Tugas Pokok dan Tanggung Jawab
Adapun tugas dan tanggung jawab dari struktur organisasi di PBF Jalur
Rejeki Pratama Semarang yaitu sebagai berikut:
1. Direktur
 Uraian tugas secara umum
Merencanakan, mengarahkan dan mengendalikan kegiatan penjualan di
wilayah kerja yang telah ditentukan agar sasaran penjualan dan
pertumbuhan pasar tercapai didalam batasan biaya yang ditetapkan.
 Ruang lingkup tugas dan tanggung jawab
a) Mengarahkan dan mengendalikan kegiatan penjualan di wilayah
kerja guna tercapainya target penjualan dan pertumbuhan pasar
yang telah ditetapkan.
b) Berpartisipasi aktif dalam pengembangan rencana kerja bulanan
dan tahunan departemen untuk memastikan tercapainya sasaran
jangka pendek dan panjang perusahaan.
c) Merencanakan dan mengembangkan sistem distribusi di wilayah
kerjanya agar kebutuhan pelanggan terpenuhi secara efektif dan
efisien.
d) Melalui koordinasi dengan berbagai pihak terkait, memastikan
terlaksananya program pemasaran dan kebijakan perusahaan
lainnya dalam mendukung pencapaian sasaran perusahaan.
e) Mengawasi dan mengendalikan penggunaan dana operasional
cabang agar berada dalam batas anggaran yang ditetapkan guna
tercapainya target keuntungan.
f) Memastikan semua aset perusahaan di wilayah pemasarannya
digunakan secara efektif dan efisien dalam kegiatan pencapaiaan
target penjualan.

34
 g) Membuat laporan periodik penjualan kelompok dan kegaitan di
pasar sebagai dasar pengembalian keputusan management dalam
pengelolaan wilayah penjualan yang efektif.
h) Melatih dan mengembangkan potensi seluruh bawahan agar
terbentuk suatu kelompok kerja yang efektif.
2. Kepala administrasi dan keuangan
 Uraian tugas secara umum
a) Memastikan stabilitas dan keamanan keuangan perusahaan.
b) Mengatur ketertiban pada saat pembayaran.
c) Memberi informasi kepada salesman untuk pelanggan yang sudah
jatuh tempo belum membayar.
 Ruang lingkup tugas dan tanggung jawab
a) Menerima dan menghitung uang yang disetorkan salesman.
b) Melakukan kegiatan transaksi di bank disertai dengan bukti cetak
buku tabungan agar bisa mengetahui dan mengontrol transaksi yang
dilakukan.
c) Membuat giro pembayaran kepemasok.
d) Melaporkan rugi laba perusahaan kepada direktur
e) Membuat dokumentasi dan menyusun arsip kegiatan accounting
selama 1 bulan.
f) Bertanggung jawab terhadap pemasukan dan pengeluaran
perusahaan.
g) Bertanggung jawab terhadap hasil laporan kerja staff administrasi
dan setoran salesman.
h) Bertanggung jawab terhadap penyimpanan dokumen dan arsip
kegiatan staff administrasi dan laporan keuangan salesman.
3. Apoteker
 Uraian tugas secara umum
a) Memastikan bahwa fasilitas distribusi telah menerapkan CDOB
dan memenuhi pelayanan pabrik.
 Ruang lingkup tugas dan tanggung jawab
a) Menyusun, memastikan dan mempertahankan penerapan sistem
managemen mutu .
b) Fokus pada pengelolaan kegiatan yang menjadi kewewenangan
serta menjaga akurasi dan mutu dikumentasi.
c) Menyusun dan menyetujui program pelatihan dasar dan pelatihan
lanjutan mengenai CDOB untuk semua personil yang terkait
dalam kegiatan distribusi.
d) Mengkoordinasi dan melakukan dengan segera setiap kegiatan
penarikan obat.
e) Memastikan bahwa keluhan pelanggan ditangani dengan efektif
f) Melakukan kualifikasi dan persetujuan terhadap pemasok
pelanggan.
g) Meluluskan obat kembalian untuk dikembalikan dalam stok obat
yang memenuhi syarat jual.
h) Turut serta dalam pembuatan perjanjian atara pemberi kontrak dan
penerima kontrak yang menjelaskan mengenai tanggung jawab
masing-masing pihak yang berkaitan dengan distribusi dan
transportasi obat.
i) Memastikan inspeksi diri dilakukan secara berkala sesuai program
dan tersedia Tindakan perbaikan yang diperlukan.
j) Mendelegasikan tugasnya ke AA atau APJ pengganti sementara
yang telah mendapat persetujuan instansi berwenang Ketika
sedang tidak ada ditempat dalam jangka waktu tertentu dan
 menyimpan dokumen terkait dengan setiap pendelegasian yang
dilakukan .
k) Turut serta dalam setiap pengambilan keputusan untuk
mengkarantina atau memusnahkan obat kembalian, rusak hasil
penarikan atau diduga palsu.
l) Memastikan pemenuhan persyaratan lain yang diwajibkan untuk
obat sesuai peraturan perundang-undangan.
4. Administrasi pajak
 Uraian tugas secara umum
a) Menjamin kebenaran laporan pajak masing-masing konsumen.
b) Mengatur ketertiban laporan pajak.
 Ruang lingkup tugas dan tanggung jawab
a) Menulis buku pajak penjualan sesuai rayon salesman baik dalam
kota maupun luar kota.
b) Menulis faktur penjualan kantor meliputi tanggal transaksi dan
jumlah penjualan.
c) Menulis buku pajak pembeliaan yang merupakan data faktur
pembeliaan yang meliputi tanggal pembeliaan, nomor faktur,
nama supplier, jumlah dan nomer seri pajak.
d) Membuat faktur pajak yang meliputi mengurutkan faktur sesuai
dengan nomor, memberi nomor seri pajak pertanggal penjualan,
mencetak faktur pajak dan membubuhi stemple perusahaan
kefaktur pajak.
e) Mengitung pemasukan dan pengeluaran pajak setiap bulannya
f) Membuat laporan kegiatan perpajakan.
g) Melaporkan pajak kekantor perpajakan setiap bulan paling lambat
tanggal 20.
h) Melaporkan laporan yang dibuat kepada direktur.
i) Mendokumentasikan dan menyimpan laporan yang telah dibuat.
 j) Bertangung jawab terhadap kegiatan perpajakan perusahaan.
k) Bertanggung jawab terhadap penyimpanan data-data dan laporan
perpajakan kantor.
5. Administrasi piutang
 Uraian tugas secara umum
a) Menginformasikan kepada salesman tentang faktur tagihan yang
sudah jatuh tempo.
b) Mengatur ketertiban pada saat penagihan.
c) Menjaga faktur penagihan yang sudah jatuh tempo agar tidak
terlewati dari waktu penagihan.
d) Memisahkan faktur penagihan yang akan ditagih atau sudah jatuh
tempo dengan faktur penagihan yang sudah dilunasi.
e) Menjaga kerapian penataan faktur yang disimpan baik yang sudah
dilunasi atau yang akan dilunasi.
 Ruang lingkup tugas dan tanggung jawab
a) Memeriksa kembali faktur penjualan yang dikembalikan dari
salesman setelah faktur penjualan sudah diperiksa oleh APJ.
b) Membubuhi paraf dibuku penjualan apabilafaktur penjualan
Kembali sudah memenuhi spesifikasi.
c) Memisahkan faktur penjualan yang sudah memenuhi spesifikasi
dengan faktur penjualan yang belum memenuhi spesifikasi
disimpan dibagian yang sudah diberi label yang jelas.
d) Melaporkan faktur penjualan yang sudah Kembali ke kepala
kantor dan kepala keuangan.
e) Memisahkan dan menyimpan faktur penjualan yang krmbali yang
sudah disetujui oleh kepala kantor dan kepala keuangan sesuai
dengan rayon area kerja salesman.
f) Melampirkan faktur pajak dibelakang faktur penjualan yang sudah
disetujui oleh kepala kantor dan kepala keuangan.
 g) Membuat tanda terima sebagai faktur titipan untuk faktur
penjualan yang sudah disetujui oleh kepala kantor dsn kepala
keuangan.
h) Membuat nota penagihan piutang untuk faktur yang sudah jatuh
tempo.
i) Membuat pelunasan tagihan sesuai dengan bukti tagihan piutang
yang sudah dibayar atau dilunasi.
j) Bertanggung jawab terhadap arsip data faktur penagihan.
6. Administrasi pembeliaan
 Uraiaan tugas secara umum
a) Mengatur ketertiban pada saat membuat faktur pembeliaan.
b) Mengatur urutan nomor faktur pembeliaan.
c) Menjaga kerapihan penataan faktur pembeliaan.
d) Menjamin faktur pembeliaan yang akakn diinput sudah disetujui
oleh kepala kantor.
 Ruang lingkup tugas dan tanggung jawab
a) Melakukan input database program sesuai dengan faktur
pembeliaan.
b) Membuat nota bayar hutang dagang atau pelunasan dari faktur asli
pembeliaan dan melaporkan kekapala kauangan untuk dilunasi.
c) Membuat dokumen dan menyusun dokumen nota bayar hutang
dan tanda bukti dilunasi.
d) Memasukkan data CN atau RB dan mencocokkan data yang
dimasukkan dengan faktur beli dari pemasok.
e) Memotong tagihan pada nota bayar hutang setelah mencocokkan
data yang dimasukkan dengan faktur beli dari pemasok.
f) Menyesuaikan harga barang (HNA atau PPN) sesuai dengan
faktur pembeliaan dari pemasok terutama jika ada kenaiakan harga
maupun perubahan kondisi diskon.
 g) Membuatan laporan kegiatan faktur pembeliaan atau pelunasan.
h) Melaporkan laporan ke kepala kantor dan kepala keuangan.
i) Bertanggung jawab tentang dokumentasi dan penyimpan arsip-
arsip faktur pembeliaan atau pelunasan.
7. Administrasi pelunasan
 Uraian tugas secara umum
a) Mengatur ketertiban pada saat pelunasan.
b) Menjaga kerapihan dokumentasi pelunasan yang disimpan
dengan baik.
 Ruang lingkup tugas dan tanggung jawab
a) Membuat nota bayar hutang dagang/pelunasan dari faktur asli
pembeliaan dan melaporkan ke kepala keuangan untuk dilunasi.
b) Membuat dokumen dan menyusun dokumen nota bayar hutang
dan tanda bukti dilunasi.
c) Memasukkan data CN atau RB dan mencocokkan data yang
dimasukkan dengan faktur beli dari pemasok.
d) Memotong tagihan pada nota bayar hutang setelah mencocokkan
data yang dimasukkan dengan faktur beli dari pemasok.
e) Menyesuaikan harga barang (HNA atau PPN) sesuai dengan
faktur pembeliaan dari pemasok terutama jika ada kenaiakan harga
maupun perubahan kondisi diskon.
f) Membuatan laporan kegiatan faktur pembeliaan/pelunasan.
g) Melaporkan laporan ke kepala kantor dan kepala keuangan.
h) Bertanggung jawab tentang dokumentasi dan penyimpan arsip-
arsip faktur pembeliaan/pelunasan.
8. Administrasi penjualan
 Uraian tugas secara umum
a) Mengatur ketertiban pada saat membuat faktur penjualan.
b) Mengatur urutan nomor faktur yang akan dibuat.
 c) Menjaga kerapihan penataan faktur penjualan yang sudah selesai
dibuat dan copy faktur penjualan.
d) Menjamin faktur penjualan akan dibuat sudah disetujui oleh
kepala kantor.
 Ruang lingkup tugas dan tanggung jawab
a) Melakukan input database program sesuai dengan surat pesanan
baik macam, barang, jumlah, diskon, dan harga barang.
b) Meminta persetujuan faktur penjualan yang sudah dibuat ke
kepala kantor.
c) Menyerahkan faktur penjualan yang sudah disetujui kepala kantor
ke APJ untuk ditindak lanjuti.
d) Menyusun dan menyimpan copy faktur penjualan yang telah
dibuat sebagai arsip.
e) Mencetak laporan gabungan penjualan dan memriksa antara copy
faktur penjualan dengan laporan gabungan apakah ditemukan
selisih atau tidak dan melapor ke kepala kantor.
f) Menyusun dan menyimpan dokumentasi faktur penjualan telah
dibuat sebagai arsip.
g) Mengarsipkan nota kas dan mengurutkan per tanggal dan setoran
dan melaporkan ke bagian administrasi pajak.
h) Bertanggung jawab terhadap dokumentasi dan penyimpanan copy
faktur penjualan.
9. Petugas Gudang
 Uraian tugas secara umum
a) Memastikan mutu obat tetap terjaga baik kualitas dan kuantitasnya
selama proses penyimpanan digudang.
 Ruang lingkup tugas dan tanggung jawab
a) Menyusun obat pada tempat obat yang disediakan dan menjamin
obat keluar dengan syarat FIFO atau FEFO.
b) Membantu APJ dalam memeriksa obat yang disimpan ke
Gudang penyimpanan.
c) Membantu menjaga obat selama penyimpanan di
Gudang penyimpanan obat.
d) Menjaga kebersihan Gudang penyimpanan obat.
e) Mengemas obat yang sudah diperiksa APJ yang diberi
label alamat dan menempelakn alamat pengirim salesman.
f) Mengangkut obat yang sudah dikemas ke dalam mobil
pengiriman dan menandatangani bukti penyerahan barang
disertai stemple perusahaan dan menyerahkan bukti
penyerahan barang ke bagian administrasi dan keuangan.
g) Bertanggung jawab terhadap obat yang disimpan dalam
gudang.