Spesifikasi Tugas JK Majlis Kualiti IPGM&IPG (MKI)

SPESIFIKASI TUGAS
JAWATANKUASA MAJLIS KUALITI (MKI)
INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA

Disclaimer

Spesifikasi tugas yang disediakan ini hanya sebagai garis panduan kepada jawatankuasa
berkaitan. Kebanyakan tugas yang dinyatakan adalah berdasarkan prosedur kerja (PK) masing-
masing dan rujukan terhadap tanggungjawab jawatankuasa perlu dilakukan sekerap yang boleh
dengan proses kerja dan carta alir kerja masing-masing. Sekiranya terdapat percanggahan dalam
spesifikasi tugas ini, maka PK masing-masing perlu dirujuk. Sumber yang sahih adalah pada PK
masing-masing.

PENGURUSAN ATASAN

Rektor dan Timbalan Rektor terlibat secara langsung dalam pelaksanaan SPK IPG
KPM berdasarkan visi dan misi IPGM KPM. Bagi memantapkan pengurusan,
komitmen Rektor dan Timbalan Rektor adalah seperti berikut:

1. Menyampaikan kepada semua warga kerja mengenai pentingnya bagi

organisasi memenuhi kehendak pelanggan serta mematuhi keperluan
peraturan serta perundangan;
2. Mewujudkan dasar kualiti;
3. Mewujudkan objektif-objektif kualiti;
4. Memastikan pengurusan berasaskan risiko diamalkan;
5. Mempengerusikan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan; dan
6. Memastikan sumber yang perlu disediakan.

1|Page
 Spesifikasi Tugas JK Majlis Kualiti IPGM&IPG (MKI)

PENGARAH/KETUA P/S/J/U DAN PENGARAH IPG

1. Menetapkan dan memastikan pelaksanaan dasar dan objektif kualiti IPGM

KPM.

2. Mempengerusikan mesyuarat Majlis Kualiti Institut IPG (MKI IPG) seperti

yang dijadualkan.

3. Memastikan sumber-sumber pengurusan kualiti mencukupi.

4. Memastikan dasar dan objektif kualiti dihayati dan dibudayakan oleh setiap
warga di IPGM/IPG.

5. Menentukan tugas dan tanggungjawab setiap warga IPGM/IPG di bawahnya

seperti dalam struktur pengurusan kualiti (MKI) IPGM/IPG.

6. Meneliti dan meluluskan (jika sesuai) keperluan sumber yang dikenal pasti
dari segi kewangan, perjawatan, peralatan dengan anggaran belanjawan
mengurus.

7. Memastikan pengurusan berasaskan risiko diamalkan.

8. Menghadiri Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP).

KETUA JABATAN JPKK IPGM / TIMBALAN PENGARAH

1. Memastikan Sistem Pengurusan Kualiti dilaksanakan secara berkesan

di IPGM/IPG.

2. Mempengerusikan mesyuarat MKI IPG semasa ketiadaan Pengarah.

3. Melaporkan kepada Pengarah keperluan sumber yang dikenal pasti dari segi
kewangan, perjawatan, peralatan dengan anggaran belanjawan mengurus.

4. Melaporkan dalam MKI prestasi dan keberkesanan Sistem Pengurusan

Kualiti.

5. Memastikan pengurusan berasaskan risiko diamalkan.

6. Menguruskan dengan pihak-pihak yang berkenaan mengenai perkara

berkaitan dengan Sistem Pengurusan Kualiti.

2|Page
 Spesifikasi Tugas JK Majlis Kualiti IPGM&IPG (MKI)

PENGERUSI SEKRETARIAT IPGM/IPG

1. Merancang aktiviti pelaksanaan MS ISO 9001:2015 IPGM/IPG.

2. Menyelaras aktiviti semua Jawatankuasa MKSP/MKI.

3. Menjadi urus setia kepada mesyuarat MKSP/MKI, dan penyelarasan

penulisan laporan Jawatankuasa MKSP/MKI.

4. Menyediakan Minit Mesyuarat MKSP/MKI.

5. Menjadi urus setia bersama dengan Pasukan Audit Institut dalam pentadbiran
aktiviti pengauditan SPK.

6. Menghantar minit mesyuarat MKI dan laporan-laporan JK MKI yang telah

dibentang dalam mesyuarat MKI kepada Pengerusi Sekretariat IPGM.

7. Merujuk Manual Kualiti dan Prosedur-prosedur Kerja mengenai

tanggungjawab jawatankuasa-jawatankuasa berkaitan yang lebih spesifik.

8. Menjalankan tugas yang diarahkan oleh Rektor/Timbalan Rektor/Pengarah

dan Timbalan Pengarah dari semasa ke semasa.

9. Menyelaras dan menyediakan maklum balas terhadap rumusan MKSP.

JAWATANKUASA PENCAPAIAN DASAR DAN

OBJEKTIF KUALITI

1. Mengadakan mesyuarat AJK Pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti bagi

tujuan pengurusan dan pemantapan Sistem Pengurusan Kualiti
sekurang-kurangnya sekali satu semester yang dipengerusikan oleh
pemegang PT-02, PT-05 dan PT-06.

2. Memastikan dasar dan objektif kualiti yang terkini diguna pakai dalam
peringkat IPGM/IPG.

3. Memastikan warga IPGM/IPG mengetahui dan memahami dasar dan objektif

kualiti organisasi yang terkini.

4. Menerima, merumuskan laporan dari IPGM/IPG, dan menyediakan Laporan

Pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti untuk MKSP.

3|Page
 Spesifikasi Tugas JK Majlis Kualiti IPGM&IPG (MKI)

JAWATANKUASA AUDIT DALAMAN

1. Menyediakan takwim dan pelan tindakan untuk melaksanakan tugas-tugas

pengauditan di IPGM/IPG berdasarkan jadual yang diselaraskan oleh IPGM.

2. Memaklumkan kepada semua auditee mengenai jadual Audit Dalaman agar mereka
membuat persiapan yang lengkap.

3. Memberi taklimat dan laporan dalam majlis pembukaan dan penutupan Audit
Dalaman.

4. Melaksanakan tugas mengaudit seperti yang telah ditetapkan dalam takwim

sekurang-kurangnya dua kali setahun meliputi semua bidang yang dinyatakan.

5. Merekodkan semua keputusan pengauditan dan melaporkan kepada Rektor,

Timbalan Rektor, Pengarah dan Timbalan Pengarah.

6. Melaksanakan audit susulan bagi memastikan tindakan pembetulan ke atas

ketidakpatuhan dan ketakakuran telah dilaksana dengan berkesan.

7. Menyediakan laporan dapatan audit dalaman selepas pengauditan dijalankan dan

menyerahkannya kepada JK Penambahbaikan untuk dianalisis sebelum
dibentangkan dalam mesyuarat MKSP/MKI.

8. Menerima, merumuskan laporan dari IPGM/IPG, dan menyediakan Laporan Audit

Dalaman untuk MKSP/MKI.

9. Mengamalkan pengurusan berasaskan risiko.

JAWATANKUASA ADUAN PELANGGAN

1. Menyediakan saluran untuk aduan pelanggan yang secukupnya untuk kegunaan

pelanggan memberi maklum balas.

2. Mendaftar, menyemak dan merekod semua aduan yang diterima daripada

pelanggan.

3. Mengadakan mesyuarat berkala dan mesyuarat khas (jika diperlukan) jika ada kes-
kes kritikal daripada aduan yang memerlukan tindakan segera.

4. Menjalankan siasatan mengenai aduan tersebut sama ada berasas atau tidak.

5. Menyimpan rekod pendaftaran aduan pelanggan.

4|Page
 Spesifikasi Tugas JK Majlis Kualiti IPGM&IPG (MKI)

6. Memaklumkan kepada pengadu yang dikenal pasti secara rasmi dan bertulis
mengenai tindakan yang telah diambil dan menyimpan rekod makluman tersebut.

7. Menyediakan laporan untuk dibentang dalam mesyuarat MKI.

8. Menyediakan laporan aduan pelanggan dan menyerahkannya untuk dianalisis oleh

JK Penambahbaikan.

9. Mencadangkan beberapa alternatif lain bagi membolehkan pelanggan membuat

aduan secara rasmi.

10. Menerima, merumuskan laporan dari IPGM/IPG, dan menyediakan Laporan Aduan
Pelanggan untuk MKSP.

11. Mengamalkan pengurusan berasaskan risiko.

JAWATANKUASA MAKLUM BALAS PELANGGAN

1. Menyediakan saluran yang sesuai kepada pelanggan organisasi untuk

memberi maklum balas terhadap kepuasan pelanggan.

2. Mengumpul, menyimpan rekod dan membuat analisis maklum balas

pelanggan.

3. Menyediakan laporan maklum balas pelanggan yang mengandungi aspek

pemantauan dan pengukuran produk untuk dibentang dalam mesyuarat MKI
IPG.

4. Menerima, merumuskan laporan dari IPG dan menyediakan Laporan

Maklum Balas Pelanggan yang mengandungi aspek pemantauan dan
pengukuran produk untuk dibentang dalam mesyuarat MKSP.

5. Semua cadangan penambahbaikan dalam laporan diserahkan kepada

Pengarah/Ketua P/S/J/U dan Pengarah IPG untuk tindakan susulan.

6. Mengadakan mesyuarat berkala dan mesyuarat khas (jika diperlukan) jika

ada kes-kes kritikal daripada maklum balas yang memerlukan tindakan
segera.

7. Mengamalkan pengurusan berasaskan risiko.

5|Page
 Spesifikasi Tugas JK Majlis Kualiti IPGM&IPG (MKI)

JAWATANKUASA KAWALAN DOKUMEN

1. Mengadakan mesyuarat berkala untuk mengurus dan memantapkan tugas

AJK Dokumentasi.

2. Menerima dokumen kualiti MS ISO 9001:2015 daripada IPGM dan

melaksanakan prosedur kerja yang ditetapkan dalam IPGM-PPK-PUS-02.

3. Melaksanakan urusan penerbitan, percetakan dan penyusunan segala

dokumen dan bahan yang diterima berkaitan kualiti.

4. Mengemaskini segala dokumen kualiti dari semasa ke semasa mengikut

prosedur yang ditetapkan.

5. Memperbanyak dan merekodkan penyerahan dokumen mengikut prosedur

untuk kegunaan pemegang dan penggerak Prosedur Kualiti.

6. Mendapatkan cadangan dan pindaan terhadap dokumen serta pelaksanaan

sistem kualiti daripada staf untuk tujuan penambahbaikan.

7. Memastikan keselamatan dan kawalan dokumen-dokumen yang disimpan

agar tidak disebar dan dipinda tanpa kawalan dan tanpa mengikut prosedur
yang ditetapkan.

8. Membatalkan dokumen yang USANG dan menyimpan satu salinan untuk

rujukan.

9. Menerima, merumuskan laporan dari IPGM/IPG, dan menyediakan Laporan

Kawalan Dokumen untuk MKSP.

JAWATANKUASA PENAMBAHBAIKAN

1. Mengenal pasti dan mengumpul maklumat ketidakpatuhan dari sumber-sumber

seperti audit dalaman, aduan pelanggan, proses pemantauan, cadangan IPGM/IPG
dan lain-lain.

2. Menyemak, mengkaji dan menentukan punca ketakakuran.

3. Menganalisis dan membuat perbandingan dengan pencapaian objektif kualiti.

4. Mengemukakan cadangan pelan tindakan pembetulan dan penambahbaikan

berterusan kepada Pengarah.

5. Merancang dan memberi latihan serta pendedahan kepada staf IPGM/IPG berkaitan
SPK dan dokumen kualiti serta menyediakan anggaran perbelanjaan jika perlu, bagi

6|Page
 Spesifikasi Tugas JK Majlis Kualiti IPGM&IPG (MKI)

melicinkan pelaksanaan dan pemantauan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)

IPGM/IPG.

6. Membantu Pusat/Sektor/Jabatan/Unit dalam pelaksanaan SPK di IPGM/IPG sebagai

satu mekanisme penambahbaikan dan bimbingan.

7. Memantau bagi memastikan Pusat/Sektor/Jabatan/Unit melaksanakan tindakan

pembetulan dan penambahbaikan secara berterusan serta mematuhi prosedur dan
keberkesanan SPK sebagai satu mekanisme bimbingan.

8. Menjalankan pemantauan ke atas tindakan pembetulan (NC) yang dikeluarkan

semasa proses pengauditan dan di luar proses pengauditan.

9. Menjalankan pemantauan ke atas tindakan susulan daripada cadangan-cadangan

penambahbaikan dalam laporan MKSP.

10. Melaporkan hasil tindakan pembetulan dan penambahbaikan dalam Mesyuarat

Pengurusan IPGM/MKSP/MPPP/MKI serta mengkaji keberkesanannya.

11. Mengurus dan menyediakan rekod tindakan pembetulan dan penambahbaikan

berterusan.

12. Menerima, merumuskan laporan dari IPGM/IPG, dan menyediakan Laporan

Penambahbaikan untuk MKSP.

13. Mengamalkan pengurusan berasaskan risiko.

JAWATANKUASA PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL

1. Mengadakan mesyuarat berkala untuk menguruskan aktiviti perolehan

tahunan.

2. Menguruskan aktiviti perolehan melalui pembelian terus, sebut harga dan

kontrak pusat.

3. Menilai prestasi pembekal berdasarkan bekalan, kerja dan perkhidmatan

yang diperolehi.

4. Menyediakan laporan prestasi pembekal berdasarkan maklumat dalam

Borang Penilaian Prestasi Pembekal (LAM-PUP-10-02).

5. Menerima, merumuskan laporan dari IPGM/IPG, dan menyediakan Laporan

Penilaian Prestasi Pembekal untuk MKI/MKSP.

6. Mengamalkan pengurusan berasaskan risiko.

7|Page