RSCM

Rumah Sakit Umum Pusat Nasional

Dr. Cipto Mangunkusumo
Disiapkan oleh:
Nama

Dr.dr.Widya Artini, SpM (K)

Jabatan

Kepala Departemen Mata

PENGENDALIAN CATATAN MUTU

Nomor Dokumen :

No. Revisi :

No. Dokumen Unit:

MTA.ADM.SPO.002

00

Disetujui oleh:
Dr. dr. Nina Kemala Sari,
SpPD. K-Ger
Ketua Komite
Mutu,Keselamatan dan
Kinerja

Tanda
Tangan

Halaman :
1/3

Ditetapkan Oleh:
Direktur Utama

Prof.Dr.dr.Akmal Taher, Sp.U(K)

NIP. 195507271980101001

Standar Prosedur
Operasional

Tanggal Terbit :
20 April 2012

Unit Kerja :
RSCM Kirana

Pengertian
1. Rekaman adalah dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau dokumen yang memberi bukti
pelaksanaan kegiatan
2. Pengendalian rekaman adalah mekanisme yang dilakukan untuk mengidentifikasi, menyimpan,
memberi perlindungan, mengambil, menetapkan masa simpan dan memusnahkan rekaman yang
merupakan bukti kesesuaian persyaratan dan beroperasinya secara efektif Sistem Manajemen Mutu
3. Masa retensi atau masa simpan adalah masa berlakunya catatan mutu di area kerja
Tujuan
Acuan untuk mekanisme pengendalian yang diperlukan dalam mengidentifikasi,
perlindungan, pengambilan, menetapkan lama masa simpan dan pembuangan rekaman

menyimpan,

Kebijakan
1. Rekaman harus tetap mudah dibaca, siap ditunjukkan dan siap diambil
2. Lama penyimpanan rekaman pada setiap unit kerja tidak sama, bergantung kepada peraturan yang
berlaku,
kebutuhan terhadap proses mampu telusur, bukti kesesuaian operasional dengan
persyaratan, kebutuhan verifikasi kegiatan dan kebutuhan diterapkannya tindakan perbaikan dan
pencegahan
3. Sistem pengkodean dan penomoran rekaman terdiri dari nomor urut unit Kirana
4. Rekaman yang sudah melewati masa simpan dapat dimusnahkan
5. Setiap ada penambahan atau perubahan jenis dan format rekaman harus diinventarisasi dalam Daftar
Induk Rekaman Unit, dilaporkan kepada MR dan diarsipkan pada unit terkait.
6. Unit mengarsipkan Daftar Induk Rekaman Unit yang terkini dan memusnahkan Daftar Induk Rekaman
Unit yang lama

Prosedur

PENGENDALIAN CATATAN MUTU

RSCM

Nomor Dokumen :

Rumah Sakit Umum Pusat Nasional

Dr. Cipto Mangunkusumo

Penanggun
g Jawab
Ka. Unit

Ka. Unit

Ka. Unit

MR

No. Revisi :
00

No.Dok.Unit:

MTA.ADM.SPO.002

Flowchart
Identifikasi kebutuhan
catatan mutu (rekaman)
Desain format/catatan

Mengusulkan
format/catatan mutu
Pengkodean

Pendaftaran catatan mutu

Aktivitas
1. Mengidentifikasi
format/catatan mutu yang
sudah digunakan maupun
yang masih dibutuhkan
unit
2. Mendesain format/catatan
mutu sesuai kebutuhan
proses
3. Menetapkan masa simpan
dan mengusulkan
format/catatan mutu
kepada MR

MR
Pengesahan

MR
Ka Unit

Ka Unit

MR

Halaman :
2/3

Penyimpanan

Evaluasi

Perubahan

4. Menetapkan kode
penomoran format/catatan
mutu unit berdasarkan
urutan pengusulan & unit
5. Memasukkan catatan
mutu baru dalam Daftar
Induk Rekaman Unit
berdasarkan urutan
pengusulan
6. Mengesahkan pemakaian
format/catatan mutu
dengan validasi Daftar
Induk

Catatan
Mutu
Form
kegiatan
/Catatan Mutu

Form
kegiatan
/Catatan Mutu
Form
kegiatan
/Catatan Mutu

Form
kegiatan
/Catatan Mutu

Daftar Induk
Rekaman Unit

Daftar Induk
Rekaman Unit

5. Menyimpan rekaman
kegiatan proses sampai
waktu penghapusan

Form
kegiatan
/Catatan Mutu
Daftar Induk
Rekaman Unit

6. Mengevaluasi kecukupan
rekaman terhadap
kebutuhan penerapan
Sistem Manajemen Mutu
ISO 9001:2008

Form
kegiatan
/Catatan Mutu

Pemusnahan Rekaman

RSCM

PENGENDALIAN CATATAN MUTU

Nomor Dokumen :

Rumah Sakit Umum Pusat Nasional

Dr. Cipto Mangunkusumo

No. Revisi :
00

No.Dok.Unit:

MTA.ADM.SPO.002
Mengusulkan perubahan
format rekaman apabila
dibutuhkan untuk memenuhi
persyaratan dalam
penerapan SMM ISO
9001:2008
Memusnahkan rekaman yang
sudah habis masa
retensi/masa simpan

UnitTerkait
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Koordinator Administrasi Keuangan

Koordinator Pelayanan Masyarakat
Koordinator Pendidikan Dokter Spesialis Mata
Koordinator Pendidikan S1
Koordinator Penelitian
Kepala Divisi

Halaman :
3/3