Anda di halaman 1dari 8

PROSEDUR

Manajemen Fasilitas Rumah Sakit

Judul
Tan ggal
Dibuat

10/01/2014

Tanggal
Berlaku

Dibuatoleh

10/01/2014

FM Dept

Dokumen Baru

1.0

No. Dokumen

Perubahan

Departemen

Revisi

Disetujuioleh
Tidak ada Perubahan
Review :

Facility Management
00

Halaman

1 dari8

Chief of FMS
Pembatalan

TUJUAN

Untuk mengatur, mengelola dan memastikan sumber daya secara efektif untuk mencapai
sasaran dalam pengelolaan fasilitas Rumah Sakit demi memberikan pelayanan maksimal dengan
mengutamakan keamanan pasien, karyawan dan penghuni rumah sakit lainnya.
2.0

RUANG LINGKUP
2.1
2.2

3.0

Departemen FM unit Hospital


Seluruh Fasilitas Rumah Sakit

DEFINISI
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7

3.8
3.9
3.10
3.11

Manajemen: Pengelolaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran


Fasilitas Rumah Sakit: Sarana dan prasarana yang berada di Rumah Sakit
Sistem Kerja Manajemen Fasilitas: Suatu sistem kerja yang dijalan oleh
Departemen Manajemen Fasilitas (FM) dalam mengelola fungsinya sebagai
penyelenggara pemeliharaan yang memenuhi standar kualitas dan kuantitas
Perawatan Peralatan Medis dan Non Medis: Suatu kegiatan yang dilakukan untuk
manjaga fungsional peralatan medis dan peralatan non medis, meminimalisasi
waktu kerusakan dan mengurangi dampak negatif dari kerusakan peralatan
Sistem Tata Udara: Sistem yang mengatur fungsi tata udara yang memenuhi
persyaratan kesehatan lingkungan Rumah Sakit khususnya pada ruangan-ruangan
yang beresiko tinggi dan menjaga kenyamanan penghuni rumah sakit
Sistem Pemipaan Air: Sistem penyedia, distribusi dan pengolahan air bersih, bekas
atau kotor dan air hujan di dalam fasilitas rumah sakit
Sistem Proteksi dan Pemadam Kebakaran: Sistem proteksi terhadap api yang
bersifat aktif dan pasif serta pemadaman api manual maupun otomatis yang
terpasang di dalam rumah sakit untuk memastikan keamanan penghuni fasilitas
terhadap bahaya kebakaran.
Sistem Elektrikal: Sistem distribusi maupun pembangkit listrik tegangan rendah
dan tinggi untuk pencahayaan dan mengfungsikan semua peralatan medis dan non
medis di dalam rumah sakit untuk memberikan pelayanan
Sistem Elektronik: Sistem distribusi maupun pembangkit listrik arus lemah untuk
mengfungsikan sistem yang mengandalkan sistem arus searah.
Sistem Transportasi Vertikal: Sistem mekanik untuk mengangkat dan membawa
material maupun manusia secara vertikal.
Sistem Pneumatic Tube: Sistem pengiriman material melalui pipa yang
menggunakan tenaga udara tekan maupun hisap

PROSEDUR
Manajemen Fasilitas Rumah Sakit

Judul
Tan ggal
Dibuat

10/01/2014

3.12
3.13
3.14

4.0

4.8
4.9
4.10

10/01/2014

Revisi

Facility Management
00

Halaman

2 dari8

Sistem Gas Medis: Sistem produksi maupun distribusi gas-gas medis di dalam
gedung untuk dipakai dalam pelayanan medis terhadap pasien di ruang tindakan
dan ruang perawatan
Pemeliharaan Gedung: Pemeliharaan yang dilakukan terhadap fisik gedung selain
sistem Elektrikal, Mekanikal dan Pemipaan, baik yang ada didalam gedung
maupun yang diluar
Penanganan Kalibrasi dan Recall Alat Medis: Serangkaian kegiatan untuk
menjamin kebenaran kondisi alat dengan memberikan bukti ketelesuran dan
pengukuran kepada standar nasional/internasional

Pedoman Pelayanan Pemeliharaan Fasilitas (Q-Pulse No. ST-SHPED-10)


FMS 5 JCI
FMS 8 JCI
FMS 9 JCI
FMS 10 JCI
Peraturan Perusahaan
Peraturan Menteri Kesehatan No.1204 Tahun 2004 Tentang persyaratan Kesehatan
Lingkungan Rumah Sakit
Peraturan Menteri Kesehatan No.416 Tahun 1990 Tentang Air Bersih
PUIL (Peraturan Umum Instalasi Listrik)
Peraturan Menteri Kesehatan No.363 Tahun 1998 Tentang Pengujian dan kalibrasi
alat Kesehatan pada sarana pelayanan kesehatan

DOKUMEN
5.1
5.2

6.0

Tanggal
Berlaku

Departemen

ACUAN
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7

5.0

No. Dokumen

Panduan Masing-masing Peralatan


P

RINCIAN PROSEDUR
6.1

Sistem Kerja Manajemen Fasilitas


6.1.1 Briefing dilakukan setiap hari pada pagi hari oleh Supervisor atau FM
Manager
6.1.2 Rapat Rutin dilakukan setiap sebulan sekali yang dihadiri oleh seluruh staff
FM dan dipimpin oleh FM Manager dalam rangka mempererat hubungan
tim departemenFM (motivasi kerja, menerima masukan/keluhan dari staff
dan sosialisasi Visi Misi)
6.1.3 Jadwal kerja FM adalah 24 jam. Diluar jam kerja rutin staff dapat
melakukan perbaikan bila terjadi suatu kerusakan
6.1.4 Keselamatan Kerja dan Lingkungan Kerja

PROSEDUR
Judul
Tan ggal
Dibuat

No. Dokumen

Manajemen Fasilitas Rumah Sakit


10/01/2014

6.1.5

6.1.6

6.1.7

6.1.8

Tanggal
Berlaku

10/01/2014

Departemen

Revisi

Facility Management
00

Halaman

3 dari8

6.1.4.1 Untuk menjaga keselamatan kerja, Perusahaan telah menyediakan


APD (Alat Pelindung Diri) berupa; topiproyek, masker, Ear Muff,
sarung tangan tegangan tinggi dan sarung tangan las,safety shoes,
goggle untuk las dan goggle biasa, safety belt, body harness,
sertaLead Appron untuk pelindung dari radiasi radioaktif
6.1.4.2 Dengan ini setiap karyawan FM wajib memakai alat safety tersebut
sesuai dengan pekerjaannya untuk mencegah terjadinya penyakit
akibat kerja
6.1.4.3 Selain itu diwajibkan dijaga kersihan dankenyamanan dilingkungan
kerja
Training dilakukan untuk menjaga kinerja dan kualitas sumber daya
manusia didalam departemen FM
6.1.5.1 Training Internal (Inhouse Training) yaitu yang diadakan tiap satu
bulan sekali yang diambil dari nara sumber dari staff yang
berkompeten dibidanganya
6.1.5.2 Training Eksternal (External training) Training exsternal inidapat
dilakukan dengan cara mengirim staff keluar RumahSakit
berkordinasi dengan bagian Talent Management atau dengan cara
memanggil nara sumber dari luar, dengan waktu yang disesuaikan
dengan kebutuhan dan dijaukan terlebih dahulu ke pihak
manajemen dan mendapatkan persetujuan dari Direksi
Pelaporan
6.1.6.1 Untuk hal-hal mendesakdapat dilaporkan segera dalam briefing dan
ditindak lanjuti dengan bertemu langsung dengan Head of Divison
terkaitataupun Chief Executive Officer
6.1.6.2 Pelaporan bulanan menyangkut pelaporan mengenaipekerjaan yang
telah dilakukan, perencanaan pekerjaan yang akan dilakukan
strategi yang akan dijalankan untukmenyelesaikan pekerjaan
tersebut, selain itu bila adamasukan untuk penghematan cost atau
cara-cara yang lebihefisien dan inovatif
6.1.6.3 Pelaporan tahunan setiap akhir tahun dan diselesaikan palinglambat
tanggal 10Januari tahun berikutnya. Isi laporan sama dengan
laporanbulanan ditambah dengan grafik ataupun bagan-bagan
yangmemudahkan pembacaan pelaporan
6.1.6.4 Laporan bulanan maupun tahunan untuk diteruskan ke departemen
FM Head Office untuk arsip
Anggaran Tahunan untuk kebutuhan operasional departemen FM dalam
tahun berjalan dipersiapkan setiap akhir tahun sebelumnya untuk
mendapatkan persetujuan tertulis dari CEO dan dilaksanakan sesuai
perencanaan
Uang Kas Operasional Sehari-hari / Petty Cash sebesar Rp.2,000,000.- (dua
juta rupiah) perlu disimpan dan digunakan untuk keperluan pembelian suku

PROSEDUR
Judul

No. Dokumen

Manajemen Fasilitas Rumah Sakit

Tan ggal
Dibuat

10/01/2014

Tanggal
Berlaku

10/01/2014

Departemen

Revisi

Facility Management
00

Halaman

4 dari8

cadang mendesak dan direimburse secara rutin setiap minggu kepada


departemen finance dengan memberikan bukti pembelian
6.1.9 Perizinan untuk semua alat sesuai perundang-undangan yang berlaku harus
dipastikan ada dan masih berlaku
6.1.10 Kalibrasi Alat Ukur untuk semua peralatan bantu tim FM wajib dilakukan
setiap tahun untuk menjaga kualitas hasil ukur alat tersebut
6.2

Peralatan Medis dan Non Medis dan Manajemen Pemeliharaan


6.2.1 Peralatan Medis adalah Bagian dari peralatan yang berkaitan
denganperalatan medis
6.2.2 Peralatan Non medis adalah Bagian dari peralatan yang berkaitandengan
peralatan Mekanik, Elektrik, Pemipaan Airdan Peralatan Sipil
6.2.3 Kontrak Servis kepada pihak ketiga wajib dilakukan untuk peralatan medis
kritikal dan peralatan sumber pemasukan Utama bagi rumah sakit, dan
dianjurkan untuk peralatan-peralatan rumah sakit lain dimana tenaga ahli di
departemen FM tidak mencukupi
6.2.4 Alat bantu atau alat penunjang kegiatan operasional dept FM wajib
diadakan untuk memastikan kegiatan bisa dilakukan secara efisien dan
akurat
6.2.5 Stok Suku Cadang Minimum perlu dipertahankan untuk peralatan medis
kritikal dan material habis pakai yang rutin diganti
6.2.6 Sistem Permintaan Perbaikan Fasilitas menggunakan sistem form
permintaan perbaikan (Maintenance Request) dalam program Q-Pulse
6.2.7 Instalasi alat baru termasuk peminjaman dan KSO diatur untuk menjamin
semua peralatan medis dan non medis yang masuk ke dalam fasilitas rumah
sakit diuji fungsi dan dinyatakan aman untuk penggunaan
6.2.8 Pemeliharaan semua peralatan medis dan non medis beserta komponen dan
peralatan dalam Sistem-sistem Utama wajib dilakukan secara berkala, dan
ditelusuri akar permasalahan untuk tindak lanjut bila ditemukan
ketidaksesuaian terhadap baku mutu atau standar kinerja
6.2.9 Semua aktifitas dalam manajemen pemeliharaan harus terdokumentasi
dengan baik

6.3

Sistem Tata Udara


6.3.1 Sistem tata udara mencakup Chiller, Cooling Tower, unit AC, sistem
tekanan negatif, positif maupun laminar, filtrasi HEPA, sistem penjaga
kelembapan udara, serta sistem distribusi udara segar dan sirkulasi udara
ruangan
6.3.2 Memastikan sistem tata udara bekerja dengan baik memberikan udara
segar, nyaman dan bersih kepada penghuni fasilitas
6.3.3 Memastikan sistem tata udara tidak memacu penyebaran infeksi dalam
rumah sakit

PROSEDUR
Judul

No. Dokumen

Manajemen Fasilitas Rumah Sakit

Tan ggal
Dibuat

10/01/2014

6.3.4
6.3.5

Tanggal
Berlaku

10/01/2014

Departemen

Revisi

Facility Management
00

Halaman

5 dari8

Pemeriksaan kualitas udara secara Mikrobiologi dilakukan


departemenLaboratorium
Pemeriksaan kualitas udara terhadap partikel dilakukan oleh departemenFM

6.4

Sistem Pemipaan Air


6.4.1 Sistem Air Bersih: Sistem yang digunakan untuk menjamin tersedianya air
bersih sesuai dengan standar kualitas, kuantitas dan kebutuhan pelayanan
kesehatan di Rumah Sakit. Komponen sistem termasuk sumber air
alternatif, sistem filtrasi, sistem penghangat air, dan sistem distribusi
6.4.2 Sistem Air Bekas / Kotor: Sistem yang digunakan untuk mengalirkan
limbah cair di rumah sakit ke sistem pengelolaan limbah cair
6.4.3 Sistem Air Hujan: Sistem yang digunakan untuk mengalirkan air hujan
yang jatuh di lingkungan rumah sakit ke saluran kawasan atau kota
6.4.4 Memastikan sumber air bersih ada dalam 24 jam, 7 hari perminggu
6.4.5 Pemantauan kualitas air bersih, air minum, air RO dan air limbah dilakukan
setiap 1, 3 atau 6 bulan sekali sesuai ketentuan yang berlaku
6.4.6 Memastikan hasil pengolahan limbah cair termasuk limbah cair radioaktif
memenuhi baku mutu hasil pembuangan limbah yang diperbolehkan dan
tidak mencemari lingkungan di sekitar Rumah Sakit

6.5

Sistem Proteksi dan Pemadam Kebakaran


6.5.1 Sistem ini mencakup sistem Hydrant, Sprinkler, Fire Alarm, Pressurized
Fan System, dan jalur evakuasi
6.5.2 Memastikan sistem harus selalu dalam keadaan aktif dan siap pakai dengan
mengetest minimal enam bulan sekali dengan komprehensif

6.6

Sistem Elektrikal
6.6.1 Sistem ini mencakup sistem distribusi tenaga listrik tegangan arus bolak
balik 220volt atau lebih termasuk sistem pencahayaan dan peralatan utama
Genset, Transformer, Panel-panel Listrik, Sinkronisasi, Penangkal Petir dan
Grounding
6.6.2 Sumber listrik harus selalu tersedia selama 24jam untuk daerah perawatan
intensif dan kritikal dengan memiliki sumber listrik cadangan pada saat
diperlukan

6.7

Sistem Elektronik
6.7.1 Sistem yang termasuk dalam ini seperti Public Address, Code Blue, Nurse
Call, Duress Call dan Building Automation System
6.7.2 Memastikan sistem bekerja dengan baik untuk kebutuhan pelayanan rumah
sakit

6.8

Sistem Transportasi Vertikal

PROSEDUR
Judul

No. Dokumen

Manajemen Fasilitas Rumah Sakit

Tan ggal
Dibuat

10/01/2014

6.8.1
6.8.2
6.8.3

Tanggal
Berlaku

10/01/2014

Departemen

Revisi

Facility Management
00

Halaman

6 dari8

Sistem yang termasuk seperti Lift, Escalator, Travelator, dumbwaiter dan


Gondola
Memastikan selalu ada fasilitas transportasi vertikal untuk pasien yang
perlu bantuan berjalan (bedridden)
Memastikan semua alat transportasi vertikal aman untuk digunakan

6.9

Sistem Pneumatic Tube


6.9.1 Memastikan sistem transportasi material ini selalu aktif dan siap digunakan
untuk pelayanan rumah sakit terutama Pharmacy dan Laboratorium

6.10

Sistem Gas Medis


6.10.1 Memastikan selalu tersedia gas medis oksigen, udara tekan maupun vakum,
nitrous oxide dan gas medis lain pada ruang keperawatan
6.10.2 Memastikan sistem dan komponen aman untuk digunakan oleh rumah sakit
dan tidak beresiko kebakaran maupun penyakit akibat kerja lainnya

6.11

Sistem Reverse Osmosis


6.11.1 Memastikan selalu tersedia air olahan yang siap dan aman digunakan untuk
keperluan dialysis pasien gangguan atau gagal ginjal

6.12

Pemeliharaan Bangunan
6.12.1 Perawatan gedung dilakukan secara berkala
6.12.2 Perawatan gedung termasuk pekerjaan sipil, yaitu struktur bangunan,bentuk
fisik bangunan, serta pengecatan
6.12.3 Semua pelaksana pemeliharaan gedung yang memerlukan biayabesar harus
mendapatkan persetujuan direksi
6.12.4 Perawatan gedung dilakukan oleh departemen FM bagianEngineering

6.13

Penanganan Kalibrasi Alat Medis and Recall Alat Medis


6.13.1 Penanganan Kalibrasi Internal: adalah kalibrasi alat yang dilakukan oleh
pihakBiomedik yang berkompeten untuk melakukan kalibrasidengan
kalibrator yang sudah terkalibrasi oleh institusi penguji
6.13.2 Penanganan Kalibrasi Exsternal: adalah kegiatan pengujian dan kalibrasi
yangdilakukan oleh institusi penguji yang mempunyai akreditasistandar
nasional/internasional
6.13.3 Pelaksanaan Kalibrasi: Sesuai peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor363/MENKES/PER/IV/1998 tentang pengujian dan
kalibrasi alatkesehatan pada pasal 4 bahwa pengujian/kalibrasi alat
Kesehatan dilakukan oleh institusi pengujian secara berkala, sekurangkurangnya satu kali dalam setahun
6.13.4 Penandaan dan Sertifikasi: Setiap alat kesehatan yang telah dilakukan
pengujian dan ataukalibrasi dengan hasil yang memenuhi standar diberikan
sertifikat. Stiker atau tanda yang menyatakan alat tersebut laik pakai yang

PROSEDUR

No. Dokumen

Manajemen Fasilitas Rumah Sakit

Judul
Tan ggal
Dibuat

10/01/2014

Tanggal
Berlaku

10/01/2014

Departemen

Revisi

Facility Management
00

Halaman

7 dari8

diberikan institusipengujian eksternal ditempel selama memungkinkan atau


digantung pada alat
6.13.5 Medical Equipment Recall: bila ada penarikan produk dari pabrik, alat
wajib dikembalikan ke distributor untuk diperbaiki atau diganti yang baru
6.14

7.0

INDIKATOR KINERJA
7.1
7.2

7.3
7.4
7.5
7.6

8.0

Manajemen Keadaan Darurat Utilitas


6.14.1 Dalam keadaan Utility Failure yang menjadi:
6.14.1.1
Komandan tertinggi adalah Kepala Departemen FM
6.14.1.2
Tim Engineering dibagi pada posisi bersarkan tugas
dantanggung jawab masing-masing
6.14.2 Area yang perlu di prioritaskan pada keadaan darurat
6.14.2.1
OT,ICU,ICCU, Dialysis, NICU, Cathlab, Emergency, dan
Kedokteran Nuklir
6.14.3 Pada keadaan Utility Failure area tersebut diatas harusmendapatkan
prioritas utama untuk listrik & air
6.14.4 Ada manajemen diluar keadaan darurat agar fasilitas siap menghadapi
keadaan darurat ini dan terdokumentasi dengan baik

Identifikasi sistem utama fasilitas dalam rumah sakit termasuk Elektrikal,


Elektronik, Tata Udara, Pemipaan Air, Proteksi dan Pemadam Kebakaran,
Transportasi Vertikal, Gas Medis, Produksi Air untuk Dialysis, dan lainnya
Peralatan medis dan non-medis dikelola di seluruh rumah sakit berdasarkan suatu
rencana: terdapat program pemeliharaan preventif, dilakukan oleh individu
berkualitas, terdokumentasi dan pengumpulan data pemantauan untuk perencanaan
dan perbaikan
Terdapat inventarisasi semua peralatan medis dan non-medis
Peralatan medis dan non-medisdiuji jika baru dan berdasarkan usia dan diinspeksi
secara berkala
Air minum dan listrik tersedia 24 jam sehari, tujuh hari seminggu
Rumah sakit mengidentifikasi area dan layanan yang beresiko terbesar saat terjadi
pemadaman listirk atau kontaminasi atau gangguan air, berusaha mengurangi
resiko terjadinya interupsi ini, merencanakan sumber-sumber alternatif dalam
keadaan darurat, menguji sumber-sumber alternatif minimal setahun sekali dan
mendokumentasikan semua ini

ARSIP
8.1

Departemen Quality & Risk

PROSEDUR
Judul
Tan ggal
Dibuat

No. Dokumen

Manajemen Fasilitas Rumah Sakit


10/01/2014

Tanggal
Berlaku

10/01/2014

Departemen

Revisi

Facility Management
00

Halaman

8 dari8