Lampiran Surat Keputusan Direktur

Nomor :566 / KS-MERR / SK-DIR / II / 2018

Tanggal : 2 Februari 2018
Tentang : Panduan Pengelolaan Alat Medik
di RSIA Kendangsari MERR Surabaya

PANDUAN PENGELOLAAN ALAT MEDIK

DI RSIA KENDANGSARI MERR SURABAYA

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Alat Kesehatan adalah peralatan, apparatus, mesin, peralatan yang tidak
mengandung obat yang digunakan untuk mencegah, mendiagnosis,
menyembuhkan dan meringankan penyakit, merawat orang sakit serta
memulihkan kesehatan pada manusia dan atau untuk membentuk struktur dan
memperbaiki fungsi tubuh.
Kalibrasi adalah kegiatan peneraan untuk menentukan kebenaran nilai
penunjukan alat ukur dan/ bahan ukur Laik pakai adalah suatu kondisi alat
kesehatan yang telah memenuhi persyaratan, fisik baik, norma keselamatan
kerja, keandalan keluaran dan memiliki ijin operasional yang dikeluarkan
oleh instantasi berwenang.
Program pemeliharaan dan kalibrasi alat kesehatan adalah sebuah
program untuk memelihara alat-alat di RSIA Kendangsari Merr agar tetap
terjaga fungsi dan tetap terjamin mutu yang dihasilkan serta memperpanjang
umur pemakaian alat tersebut.

B. Tujuan
1. Memastikan setiap perencanaan, dalam program pengelolaan peralatan
medik di RSIA Kendangsari Merr dapat berjalan dengan baik dan tepat
2. Terselenggaranya proses pemeliharaan (preventive maintennance) alat
medik yang mampu menjamin hasil yang akurat.
 3. Jumlah kerusakan alat serendah mungkin, baik yang disebabkan karena
pemeliharaan yang kurang baik atau penggunaan yang tidak tepat
prosedur.
4. Tercapainya tingkat penggunaan alat medik dengan optimal, tidak
underutilization
5. Terselenggaranya proses pemakaian alat medik yang aman untuk pasien,
pengguna dan segala pihak yang berkaitan dengan pengelolaan alat
medik tersebut

BAB II
PENGELOLAAN TEKNOLOGI MEDIK

A. Definisi
Pengelolaan peralatan medik adalah suatu kegiatan yang terpola dan
menyeluruh dalam rangka mengelola aset alat medik yang dimiliki oleh
Rumah Sakit Ibu dan Anak Kendangsari Merr. Bentuk pengelolaan yang
dilakukan oleh RSIA Kendangsari Merr inventarisasi aset alat medik,
pembuatan standar operasional, pemeliharaan, kalibrasi, perbaikan dan
equipment dispossition
B. Ruang lingkup
Ruang lingkup pengelolaan teknologi medik meliputi :
1. Pengadaan alat medik
2. Inventarisasi aset alat medik
3. Pembuatan standar operasional
 4. Pemeliharaan alat medik
5. Kalibrasi alat medik
6. Perbaikan alat medik
7. Equipment disposition
Alat medik yang dimaksudkan adalah alat medik yang dimiliki oleh RSIA
Kendangsari Merr maupun alat medik kerjasama operasional (KSO) milik
pihak lain
C. Tata Laksana
1. Pengadaan alat medik
Pengadaan alat medik di RSIA Kendangsari Merr harus melalui
pengajuan. Setiap unit yang mengajukan harus menulis dalam form
permintaan barang dan meminta persetujuan atasan langsung. form
permintaan barang terlampir dalam panduan ini.
Pemilihan alat medik harus sesuai dengan panduan pemilihan alat
medik dan obat-obatan berdasarkan paradigma evidence based medicine dan
diputuskan oleh tim penapisan teknologi.

2. Uji kelayakan alat medis baru

Setelah proses pembelian selesai dan barang yang dimaksud telah
datang ke RSIA Kendangsari Merr maka selanjutnya alat diterima oleh
instalasi farmasi. Hal-hal yang perlu diperhatikan pada saat uji kelayakan alat
medis baru adalah sebagai berikut :
a. Periksa bahwa seluruh komponen, acessories, dan kelengkapan
pilihan yang tercatat dalam surat pesanan telah diterima dengan baik.
b. Periksa kelengkapan berkas administrasi seperti: ijin edar dagang dan,
kartu garansi, manual book, senifikat uji dan pabrikan dan petunjuk
singkat penggunaan dalam bahasa Indonesia (bila ada).
c. Pelaksanaan pengetesan fungsi dan alat
d. Penandatanganan berita acara kesiapan alat oleh teknisi vendor,
teknisi RSIA Kendangsari Merr dan user ruangan yang memiliki alat
tersebut
 3. Inventarisasi Peralatan Medik
Pendataan seluruh alat medik merupakan kunci penting dan management
pengelolaan,
Kode barang inventaris ditulis menggunakan numerik dengan urutan

sebagai berikut:

X.XX.XX.XX.XXX

Digit pertama: Kode golongan barang

Digit kedua dan ketiga: Kode bidang

Digit keempat dan kelima: Kode kelompok

Digit keenam dan ketujuh: Kode sub kelompok

Digit kedelapan, kesembilan dan kesepuluh: Kode nomor urut barang

Penomoran barang inventaris mengacu pada form klasifikasi dan kodefikasi barang
inventaris RSIA Kendangsari Merr yang terlampir dalam panduan ini.
Inventarisasi peralatan dapat digunakan untuk kepentingán pemeliharaan alat
dilakukan oleh pengelola pemeliharaan dan ditinjau secara periodik paling
tidak setahun sekali dan setiap ada perubahan atau penambahan alat baru.

4. Pembuatan standar operasional

Standar prosedur operasional dibuat dan disusun secara urnum untuk
setiap jenis alat medik agar user mampu menggunakan alat dengan mudah
dan tepat. SPO dibuat berdasarkan manual book alat/barang bersangkutan.
Secara umum tahapan operasional alat medik adalah sebagai berikut:
a. Tahapan operasional alat medik sistem elektronik
Tahapan yang dimaksud disini adalah tahapan operasional untuk
peralatan elektronik. Adapun tahapan operasional alat medik sistem
elektronik secara umum sebagai berikut:
1) Persiapan
Persiapan yaitu langkah-langkah yang harus dilakukan sebelum alat
dioperasikan dengan mempersiapkan aksesoris maupun bahan operasional
agar alat siap dioperasikan. Persiapan dilakukan sebelum alat dihubungkan
dengan sumber daya.
2) Penggunaan
Pemanasan yaitu langkah-langkah yang harus dilakukan terhadap suatu
alat, sebelum dipergunakan untuk tindakan pelayanan. Kegiatan pemanasan
meliputi:
a) Menghubungkan alat dengan catu daya
b) Memberikan waktu alat medik melakukan selfiest secara sistem
(otomatis)
c) Melakukan pengecekan fungsi alat
3) Pemberesan alat
Pemberesan alat yaitu langkah yang dilakukan terhadap suatu alat
berserta aksesoris setelah selesai melakukan pelayanan kesebatan agar alat
selalu siap untuk dipergunakan. Alat dan aksesorisnya disimpan dalam
keadaan bersih dan ready.
b. Tahapan operasional alat medik sistem non elektronik
Tahapan operasional dengan sistem non elektronik digunakan
bertujuan untuk mengidentifikasikan sistem alat medik yang dipakai, dimana
alat medik non elektronik adalah alat medik yang tidak memerlukan sumber
listrik dengan segala atribut elektronik. Adapun tahapan operasional secara
umum untuk alat medik non elektronik adalah sebagai benkut.
1) Persiapan
Persiapan yaitu langkah-langkah yang harus dilakukan sebelum alat
dioperasikan dengan mempersiapkan aksesoris maupun bahan opersional
agar alat siap dioperasikan.
2) Penggunaan
Penggunaan yaitu langkah-langkah yang harus dilakukan terhadap
suatu alat selama melakukan pelayanan kesehatan,agar dicapai hasil yang
optimal. Tata cara pengoperasian dan penggunaan alat harus memperhatikan
prosedur yang tersedia pada setiap unit pelayanan.
3) Pemberesan alat
 Pemberesan alat yaitu langkah yang dilakukan terhadap suatu alat
berserta aksesoris setelah selesai melakukan pelayanan kesebatan agar alat
selalu siap untuk dipergunakan. Alat dan aksesorisnya disimpan dalam
keadaan bersih dan ready.

5. Pemeliharaan alat medik

Pemeliharaan peralatan medik adalah suatu upaya atau kegiatan
terencana secara periodik sebagai upaya preventive maintenance dengan
tujuan untuk menjaga agar peralatan medik selalu dalam kondisi laik
pakai, dapat difungsikan dengan baik dan menjamin usia pakai yang lama.
Agar pemeliharaan peralatan kesehatan dapat dilaksanakan dengan sebaik-
baiknya maka memerlukan pemeliharaan yang berkaitan dan memadai
meliputi sumber daya manuasia, fasilitas teknis, peralatan kerja, dokumen
pemeliharaan, suku cadang dan bahan pemeliharaan. Adapun pelaksana
pemeliharaan alat medik di RSIA Kendangsari Merr dilaksanakan oleh
tenaga teknik elektromedik pihak ketiga yang telah bekerjasama dengan
Rumah Sakit. Tenaga teknik elektromedik melakukan pemeliharaan alat
medik secara periodek ataupun oncall service sesuai kebutuhan. Dalam
pelaksanaan service maintenance harus berkoordinasi dengan instalasi
pemeliharaan sarana dan pihak vendor harus menyerahkan copy bukti
pemeliharaan kepada unit medical maintenance.

6. Kalibrasi alat medik

Suatu kegiatan yang dilakukan secara periodik untuk menentukan
kebenaran konvensional penunjukan instrumen ukur dan bahan ukur,
dengan cara membandingkan terhadap standar ukurnya yang tertelusur
(tracable) ke standar Nasional dan /atau Internasional. Kalibrasi alat
medik digunakan untuk memastikan bahwa alat medik dinyatakan laik
pakai. Biaya pengajuan kalibrasi dan rekalibrasi alat medik diatur dan
dianggarkan dalam Rencana Kerja Anggaran Tahunan. selang waktu
pengujian atau kalibrasi ulang peralatan kesehatan, dipengaruhi oleh
tingkat teknologi, beban kerja dan umur alat.
a. Alat medik wajib kalibrasi
Berkaitan dengan kegiatan pengujian atau kalibrasi, secara teknis
peralatan kesehatan dapat dibedakan ke dalam alat kesehatan yang
memiliki acuan besaran dan alat kesehatan yang tidak memiliki acuan.
Acuan besaran dapat dipergunakan sebagai pembanding terhadap nilai
terukur.
b. Tanda Laik atau tidak laik pakai
Setelah alat medik selesai dikalibrasi, akan diberikan evaluasinya
dalam bentuk perincian basil pengukuran dan disertai dengan stiker
ditempel langsung di alat bersangkutan stiker tersebut bertuliskan
“DINYATAKkN AMAN UNTUK PELAYANAN” tetapi bila
dinyatakan tidak laik pakai maka stikernya akan berwarna merah dan
bertuliskan “DINYATAKAN TIDAK AMAN UNTUK PELAYANAN”
Alat kesehatan dinyatakan lulus pengujian atau kalibrasi apabila:
a. Penyimpangan hasil pengukuran dibandingkan dengan nilai
yang diukur pada alat kesehatan tersebut, tidak melebihi
penyimpangan yang diijinkan
b. Nilai hasil pengukuran keselamatan kerja, berada dalam nilai
ambang batas yang diijinkan.

Pengujian dan kalibarasi alat kesehatan hanya dapat dilaksanakan oleh

tenaga profesional, menggunakan alat ukur dan besaran standar yang
terkalibrasi. Kalibrasi alat medik di RSIA Kendangsari Merr
dilaksanakan satu tahun sekali dengan bekerjasama melalui lembaga
pengujian dengan syarat sebagai berikut:
a. berbadan hukum
b. berijin dan tersertifikasi KAN
c. memiiki sumber daya manusia yang ahli dalam pegujian dan
kalibrasi alat medic
d. memiliki fasilitas kerja meliputi laboratorium serta peralatan
uji dan kalibrasi untuk alat medic
7. Perbaikan alat medik
 Perbaikan dapat didefinisikan adalah kegiatan yang bersifat darurat
berupa perbaikan terhadap kerusakan alat medik yang mendadak atau
tidak terduga dan harus segera dilaksanakan mengingat alat sangat
dibutuhkan dalam pelayanan dengan didukung adanya tenaga yang
selalu siap dan fasilitas pendukung yang juga siap mensupport
permasalahan. Frekuensi perbaikan tidak terencana dapat ditekan
serendah mungkin dengan cara meningkatkan kegiatan pemeliharaan
rutin. Kegiatan perbaikan di RSIA Kendangsari Merr dilaksanakan
oleh tenaga teknik elektromedik yang bekerjasama dengan Rumah
Sakit. User yang menggunakan alat tersebut memberikan form laporan
kerusakan kepada instalasi sarana prasarana. Selanjutnya instalasi
sarana prasarana bekerjasama dengan tenaga teknik elektromedik
untuk memperbaiki alat. Untuk perbaikan alat medik yang
memerlukan sejumlah biaya tertentu maka instalasi pemeliharaan
sarana dapat mengajukan permintaan perbaikan. Vendor tenaga
elektromedik bersangkutan juga akan mengeluarkan service report
apabila perbaikan selesai. Tetapi jika permasalahan dapat ditangani
maka vendor akan membuat penawaran penggantian sparepart. Waktu
perbaikan dapat dilaksanakan vendor tenaga medik sewaktu-waktu
dengan sistem on call. Penentuan prioritas perbaikan alat medik
dikriteriakan sebagai berikut:
a. alat medik yang rusak berasal dan area critical (IGD, HCU,
OK, NICU)
b. alat medik yang bila down time perbaikannya lama akan
mengakibatkan bertainbahnya kerusakan lain pada alat tersebut
(akan terjadi rembetan kerusakan)
c. alat medik yang mendapat prioritas tinggi untuk diperbaiki
segera adalah alat yang atas permintaan user dengan landasan
CITO sedang dipakai untuk pelayanan medis
8. Equipment recall and disposition
RSIA Kendangsari Merr bisa mengikuti perubahan teknologi peralatan
kedokteran yang ada sehingga mengakibatkan peralatan harus ditinjau
ulang apakah akan diganti dengan yang lebih baik atau tidak. Ada
beberapa alasan untuk alat medik perlu adanya penggantia/pembelian
baru:
1. Perubahan dalam standar perawatan. Kemajuan teknologi dengan
kriteria unjuk kerja atau akurasi yang lebih baik, membuat rumah sakit
membeli peralatan dengan teknologi yang lebih memenuhi kebutuhan.
2. Faktor keamanan alat, yang dapat menambah risiko kecelakaan
pasien, staf atau pengunjung.
3. Masalah pemeliharaan, seperti perbaikan yang sering atau mahal.
4. Usia pakai dan alat medik telah mencapai batas maksimal usia pakai
peralatan medic.
5. Riwayat penggantian spare part tinggi (history kerusakan tinggi)
6. Tidak tersedianya lagi spare part baik di pasar umum ataupun di
pabrik asal alat medik itu dibuat.
7. Biaya operasional tinggi.
Peralatan yang lama dapat ditempatkan ditempat penyimpanan dan
dipakai sebagai unit cadangan. Alternatif lain adalah melakukan
pembelian sistem tukar tambah, mengkanibal suku cadang untuk
menunjang peralatan yang sejenis, atau menyumbangnya kepada
organisasi lain. Pilihan terakhir adalah membiarkan barang tidak bisa
dipakai dan menjualnya sebagai besi tua. Adapun pemusnahan alat
medik harus didokumentasikan dengan berita acara pemusnahan.
Apabila terjadi kebijakan atau permintaan dari vendor alat untuk
melakukan penarikan alat (recall) ke pabrik maka diperlukan kajian
bersama dengan vendor bersangkutan untuk dapat memberikan laporan
tertulis tentang adanya penggantian atau recall tersebut. Adapun proses
penarikan produk/peralatan medis adalah sebagai berikut:
a) Produk/peralatan medis yang rusak/gagal berfungsi di setiap
unit/instalasi dicatat dan dilaporkan ke unit pemeliharaan sarana
dan prasarana
b) Petugas Unit Pemeliharaan sarana dan prasarana melakukan
pemeriksaan produk/peralatan medis yang rusak/gagal fungsi.
 c) Apabila ada produk/peralatan medis yang dinyatakan tidak
memenuhi standar, maka petugas Unit Pemeliharaan Sarana dan
Prasarana akan melakukan penarikan dari seluruh unit/instalasi.
Peralatan/produk tersebut kemudian dikirim kembali ke pihak
distributor.
d) Serah terima peralatan/produk yang akan ditarik antara
unit/instalasi dengan Unit Pemeliharaan Sarana dan Prasarana
e) Serah terima petugas Unit Pemeliharaan Sarana dan Prasarana
dengan pihak distributor/produsen dicatat dengan mengisi berita
acara serah terima produk/peralatan dengan pihak
produsen/distributor
9. Proses identifikasi risiko pada peralatan medik
RSIA Kendangsari Merr menyusun beberapa proses identifikasi resiko
(Risk Assessment) yang dibuat sesuai dengan hasil pengamatan, diskusi.
dan evaluasi atas penggunaan alat medik oleh user, K3RS dan instalasi
pemeliharaan sarana RSIA Kendangsari Merr. Faktor penyebab timbulnya
bahaya risiko pada alat medik adalah sebagai berikut:

a. penyimpangan setting dan pembacaan atau display parameter dan

komponen (mesin)

b. pengguna alat medik yang tidak memahami tentang prosedur penggunaan

Alat medik

Adapun Jenis risiko bahaya yang ada didalam penggunaan alat medic
adalah sebagai berikut:

a. Luka bakar pada alat

b. Tersengat listrik

c. Pemberian terapi pernapasan yang kurang tepat pada mesin anestesi dan
ventilator

d. Terjatuhnya pasien saat menggunakan alat

e. Terpotongnya bagian tubuh yang tidak diinginkan

 f. Tidak baiknya proses sterilisasi pada alat autoclave sehingga tidak
terpenuhinya proses sterilisasi alat atau instrument bedah.

g. Salah diagnosa karena faktor pemeliharaan alat medik yang kurang baik/
tidak dilakukan kalibrasi secara teratur.

h. Tidak Ada kesesuaian antara seting dengan output dari suatu alat medik

i. Dukungan sistem keamanan internal alat medik tidak berfungsi

dikarenakan adanya kegagalan sistem pada alat tersebut saat penggunaan

j. Faktor pendukung keselamatan yang tidak ditaati atau dijalankan oleh

pekerja

BAB III
PENUTUP

Puji syukur kepada Allah SWT yang telah memberikan rahmat-Nya

sehingga panduan ini dapat diselesaikan. Semoga panduan ini dapat memberikan
petunjuk dan arahan bagi Rumah Sakit dalam menetapkan pengelolaan teknologi
medik yang sesuai dengan misi dan kebutuhan masyarakat.

Ditetapkan di : SURABAYA
Pada tanggal : 2 Februari 2018

DIREKTUR
RSIA Kendangsari MERR Surabaya
dr. Agustini Rizky Dhiniharia, Sp.OG