PANDUAN PERALATAN MEDIK

(Elektro Medik)

RUMAH SAKIT KHUSUS BEDAH BANJARMASIN SIAGA

Jl. Jend. Achmad Yani no. 73 Km. 4,5 Banjarmasin-70236
Telp. 0511-3267532 , Fax. 0511- 3267533
 DAFTAR ISI

BAB I DEFINISI............................................................................................................................................... 2
BAB II RUANG LINGKUP............................................................................................................................... 3
BAB III
A. TATA LAKSANA................................................................................................................................ 4
B. LANDASAN HUKUM......................................................................................................................................... 4
C. PENGELOLAAN PERALATAN MEDIK........................................................................................................ 4
BAB IV.............................................................................................................................................................. 11

PANDUAN_PERALATAN MEDIK_RSKBBS | 1
 BAB I
DEFINISI
Untuk menjamin peralatan medis dapat digunakan dan layak pakai maka rumah sakit perlu
melakukan pengelolaan peralatan medis dengan baik dan sesuai standar serta peraturan perundangan
yang berlaku. Proses pengelolaan peralatan medis (yang merupakan bagian dari progam Manajemen
Fasilitas dan Keselamatan/MFK pada standar MFK 1 meliputi:
a) Identifikasi dan penilaian kebutuhan alat medik dan uji fungsi sesuai ketentuan penerimaan alat
medik baru.
b) Inventarisasi seluruh peralatan medis yang dimiliki oleh rumah sakit dan peralatan medis kerja
sama operasional (KSO) milik pihak ketiga; serta peralatan medik yang dimiliki oleh staf rumah
sakit jika ada Inspeksi peralatan medis sebelum digunakan.
c) Pemeriksaan peralatan medis sesuai dengan penggunaan dan ketentuan pabrik secara berkala.
d) Pengujian yang dilakukan terhadap alat medis untuk memperoleh kepastian tidak adanya bahaya
yang ditimbulkan sebagai akibat penggunaan alat.
e) Rumah sakit melakukan pemeliharaan preventif dan kalibrasi, dan seluruh prosesnya
didokumentasikan.
Rumah Sakit menetapkan staf yang kompeten untuk melaksanakan kegiatan ini. Hasil pemeriksaan
(inspeksi), uji fungsi, dan pemeliharaan serta kalibrasi didokumentasikan. Hal ini menjadi dasaruntuk
menyusun perencanaan dan pengajuan anggaran untuk penggantian, perbaikan, peningkatan
(upgrade), dan perubahan lain.
Rumah sakit memiliki sistem untuk memantau dan bertindak atas pemberitahuan bahaya peralatan
medis, penarikan kembali, insiden yang dapat dilaporkan, masalah, dan kegagalan yang dikirimkan oleh
produsen, pemasok, atau badan pengatur. Rumah sakit harus mengidentifikasi dan mematuhi hukum
dan peraturan yang berkaitan dengan pelaporan insiden terkait peralatan medis. Rumah sakit
melakukan analisis akar masalah dalam menanggapi setiap kejadian sentinel. Rumah sakit mempunyai
proses identifikasi, penarikan (recall) dan pengembalian, atau pemusnahan produk dan peralatan
medis yang ditarik kembali oleh pabrik atau pemasok. Ada kebijakan atau prosedur yang mengatur
penggunaan setiap produk atau peralatan yang ditarik kembali (under recall).

PANDUAN_PERALATAN MEDIK_RSKBBS | 2
 BAB II
RUANG LINGKUP
Ruang lingkup pengelolaan perlatan medik yang meliputi :
1. Inventarisasi peralatan
2. Pemeliharaan alat medic
3. Pelaku pemeliharaan
4. Kerusakan
5. Perbaikan pemeliharaan alat medic
6. Kalibrasi
7. Equipment recall

PANDUAN_PERALATAN MEDIK_RSKBBS | 3
 BAB III
TATA LAKSANA
A. TATA LAKSANA
Tata laksana Pengelolaan peralatan medik yang dimaksud adalah suatu kegiatan yang terpola
dan menyeluruh untuk bagaimana MM mengelola aset alat medik yang dimiliki oleh RSKBBS.
Peralatan medik yang ada RSKBBS berjumlah puluhan item dimana diperlukan suatu
pengelolaan secara baik. Unit yang ditunjuk sebagai pengelola peralatan medik adalah alat
medis baru, inventarisasi aset alat medik, pembuatan SPO, pemeliharaan, kalibrasi, perbaikan,
pengujian alat dan equipment disposition
B. LANDASAN HUKUM
1. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor. HK.01.07/menkes/314/2020 tentang Standar
Operasional Elektro medic
C. PENGELOLAAN PERALATAN MEDIK
1. Identifikasi Penerimaan Alat medic Baru
Pengadaan alat medik di RSKBBS mempunyai alur dimana dapat membuka permintaan
barang dalam bentuk Permintaan Pembelian Barang yang dibuat berdasarkan 2 alur besar;
pengadaan untuk sprarepart dan alat medik yang digunakan perbaikan dan kerusakan dan
pengadaan yang alat medik yang bersifat penambahan aset alat medik atau pengadaan baru
yang diajukan oleb unit dengan dilengkapi kajian kebutuhan penambahan alat baru.
Inputan mengenai pengadaan berdasarkan inventarisasi alat medik dan spek teknik.
Pengadaan yang dibuat baru memiliki beberapa isian yang harus dilengkapi sebagai dasar
pengajuan permintaan diantaranya:
a. Tgl pengajuan
b. Nama barang yang diajukan
c. Jumlah barang yang dimmta
d. Sisa stock
e. Keterangan bisa berupa alasan permintaan
Permintaan diajukan akan di evaluasi dan disetujui oleh Direktur dan diterima
oleh petugas pengadaan untuk proses pembeliannya.
2. Uji Fungsi
Setelah proses pembelian selesai dan barang yang dimaksud telah datang ke RSKBBS yang
diterima oleh Departemen Logistik Umum, maka tahap selanjutnya alat medik baru tersebut
dilakukan uji kelayakan (commssioning) yang dilakukan seperti:
a. Periksa bahwa seluruh komponen, acessories, dan kelengkapan pilihan (options) yang
tercatat dalam surat pesanan telah diterima dengan baik.

PANDUAN_PERALATAN MEDIK_RSKBBS | 4
 b. Arsipkan hasil pengetesan unjuk kerja saat awal, sehingga dapat digunakan sebagai
pembanding path saat dilakukan inspeksi
c. climasa yang akan datang seandainya terjadi keraguan terhadap unjuk kerja alatmedik
d. Kelengkapan berkas administrasi seperti: ijin edar dagang dan DEPKES, kartu garansi,
manual book, sertifikat uji dan pabrikan dan petunjuk singkat penggunaan dalam
bahasa Indonesia.
e. Pelaksanaan pengetesan fungsi dan alat dengan bedasar dan prosedur pabrik (check
list standar tahapan pengujian pabrik)
f. Berita acara kesiapan alat untuk digunakan ke pelayanan diserahkan oleh teknisi
RSKBBS ke unit ruangan yang memiliki alat tersebut
3. Inventarisasi Peralatan Medik
Pendataan seluruh alat medik merupakan kunci penting dan management pengelolaan
dimana proses pencatatan aset dilakukan oleh beberapa unit seperti Logistik umum,
akunting,internal kontrol dan oleh teknisi sebagai pengelola Iangsung dan alatmedik.
Inventarisasi peralatan medik berisi data yang berkaitan dengan aspek teknis setiap alat
seperti: nama alat, merk, type, lokasi atau ruangan pemilik, jumlah alat. Total peralatan yang
tertuang dalam lembar inventarisasi akan menjadi kebijakan pemeliharaan. Dan data akan
dapat diprediksi kebutuhan aspek
pemeliharaan secara keseluruhan sehingga pemeliharaan peralatan dapat dilaksanakan
dengan baik. Inventarisasi peralatan dapat digunakan untuk kepentingan pemeliharaan alat
dilakukan oleh pengelola pemeliharaan dan ditinjau secara periodik paling tidak setahun
sekali dan setiap ada perubahan atau penambahan alat baru.
4. Pemeriksaan Alat medik
Pelayanan pemeriksaan selalu tetap menjadi kegiatan rutin teknisi, adapun kegiatan yang
bersifat darurat berupa perbaikan terhadap kerusakan alat medik yang mendadak atau
tidak terduga dan harus segera dilaksanakan mengingat alat sangat dibutuhkan dalam
pelayanan dengan didukung adanya tenaga yang selalu siap dan fasilitas pendukung yang
juga siap mensupport permasalahan. Frekuensi perbaikan tidak terencana dapat ditekan
serendah mungkin dengan cara meningkatkan kegiatan pemeliharaan rutin. Kegiatan
perbaikan dapat dilakukan oleh teknisi medik RSKBBS dan vendor alat medik. Untuk dapat
memperbaiki alat medik yang megalami kerusakan dan memerlukan sejumlah biaya
tertentu maka unit pengelola alat medik dapat mengajukan permintaan perbaikan dengan
alur seperti berikut:
a. Alat medik yang rusak harus ada Laporan yang menjelaskan kapan terjadinya, unit
asal pemakainya dan yang paling penting penyebab kerusakan

PANDUAN_PERALATAN MEDIK_RSKBBS | 5
 b. Respon untuk perbaikan pada alat medik hanya untuk penggantin sparepart bukan
untuk penggantian unit
c. Membuat pengajuan perbaikan dalam form yang diketahui jajaran Management
langsung mendapat persetujuan dan Direktur)
d. Setelah perbaikan selesai dilakukan maka teknisi akan membuat laporan ke pada
Manajemen
e. Biaya yang dikeluarkan dicatat dan akan dievaluasi dikemudian hari sebagai bahan
acuan penentuan kebijakan selanjutnya
1) Teknisi alat Medik RSKBSS
Untuk penanganan kerusakan atas alat medik, dapat menanganinya secara internal.
Yang dilakukan dan proses perbaikan adalah:
a) Setiap keluhan yang masuk akan merespon dengan waktu kurang lebih 15menit
b) teknisi akan menganalisa permasalah yang ada,
2) Perbaikan oleh vendor
a) Bila permasalahan tidak dapat ditangani maka teknisi akan menindaklanjutinya
dengan berkoordinasi dengan vendor alat medik bersangkutan.
b) Vendor alat medik bersangkutan juga akan mengeluarkan service report bila
perbaikan selesai tetapi jika permasalahan belum juga
c) dapat ditangani maka vendor akan membuat penawaran penggantian sparepart
d) Pengajuan perbaikan dengan pengantian sparepart akan diajukan ke management,
pengajuan dibuat dalam format Bon
3) Alur permintaan perbaikan atau keluhan peralatan medic
a) Peralatan medik juga adalah sebuah alat bantu manusia yang dimana alat mi
difungsikan dalam kegiatan medis oleh para pengguna yang memiliki latar
b) Peralatan medik terkadang tiba-tiba tidak dapat digunakan sebagaimana mestinya-
error, kondisi mi disebabkan karena banyak faktor sehingga alat medik sampai
dikondisi tidak lagi dapat digunakan. Bila hal ini terjadi maka teknisi membuat suatu
alur penanganan kerusakan atau keluhan yang dapat memberikan support kepada
pengguna alat medik agar pelayanan medis dapat berjalan dengan baik. Alur
penanganan permintaan perbaikan atau keluhan alat medik seperti dapat
digambarkan seperti dibawah mi:
a. Dokter, perawat dan karyawan lain disebut sebagai Pelapor.
b. Apabila pelapor menemukan peralatan/material/barang yang rusak dan
perlu diperbaiki, maka perawat tersebut hams melaporkan ke
supervisornya dan membuat permintaan perbaikan ke bagian
maintenance

PANDUAN_PERALATAN MEDIK_RSKBBS | 6
 c. Pelapor tidak diperkenankan untuk melakukan perbaikan kerusakan
sendiri tanpa koordmasi dengan marntenence
d. Segala kerusakan yang ditimbulkan setelah pelapor melakukan perbaikan
sendiri, akibat lainnya yang ditimbulkan setelah itu menjadi
tanggungjawab pelapor bersangkutan
e. Apabila teknisi mendapat masalah dalam memperbaiki, maka teknisi
tersebut harus segera menginformasikan masalahnya dan melapor ke
vendor
f. Pendokumentasian
c) Prioritas pelaksanaan perbaikan
sebagai pengelola alat medik yang salah satu kegiatannya adalah melakukan
perbaikan terhadap kerusakan alat medik. Dan sekian banyak alat medik yang
dimiliki Rumah Sakit dengan tingkat kerumitan kesulitan perbaikan dan juga
permintaan user agar semua alat medik yang ada di Rumak harus siap selalu untuk
dapat memberikan pelayanan medis. Dalam melakukan perbaikan atas kerusakan
dan alat medik, teknisi juga memiliki prioritas dimana prioritas mi diperlukan untuk
dapat menentukan alat medik mana yang harus diperbaiki terlebih dahulu..
Penentuan prioritas ini diberikan sebagai berikut:
a. alat medik yang rusak berasal dan area critical (IGD, ICU, OK, Laboratorium,
Radiologi)
b. alat medik yang bila down time perbaikannya lama akan mengakibatkan
bertambahnya kerusakan lain pada alat tersebut diatas (akan terjadi rembetan
kerusakan)
c. alat yang atas permintaan user dengan landasan CITO sedang dipakai untuk
pelayanan medis
5. Pemeliharaan Alat Medik
Pemeliharaan peralatan medik adalah suatu upaya atau kegiatan terencana secara periodik
yang tertuang dalam jadwal pelaksanaan preventive maintenance dengan tujuan untuk
menjaga agar peralatan medik selalu dalam kondisi laik pakai, dapat difungsikan dengan
baik dan menjamin usia pakai yang lama. Agar pemeliharaan peralatan kesehatan dapat
dilaksanakan dengan sebaik-baiknya maka unit kerja perlu dilengkapi dengan aspek-aspek
pemeliharaan yang berkaitan dan memadai meliputi sumber daya manuasia, fasilitas teknis,
peralatan kerja, dokumen pemeliharaan, suku cadang dan bahan pemeliharaan. Semua
aspek pemeliharaan pastinya memerlukan biaya.
a) Pemeliharaan fisik
- Kegiatan yang dilakukan secara periodik meliputi:

PANDUAN_PERALATAN MEDIK_RSKBBS | 7
 - pembersihan alat, pelumasan, pengecasan batre dll
b) Uji fungsi
- Kegiatan yang dilakukan secara periodik untuk memastikan fungsi dan alat
medik
c) Penempatan
- Pemeriksaan kesesuaian penempatan alat dengan petujuk dan vendor alat
tersebut.
d) Kalibrasi
Suatu kegiatansecara periodik untuk menentukan kebenaran konvensional
penunjukan instrumen ukur dan bahan ukur, dengan cara membandingkan terhadap
standar ukurnya yang tertelusur (tracable) ke standar Nasional dan /atau
Internasional.
e) Adjusment
Kegiatan yang dilakukan secara periodik untuk menstandardkan ulang output
setting agar dapat mengembalikan unjuk kerja dari alat medik seperti baru.
f) Over Houl
Kegiatan yang dilakukan secara periodik untuk mengganti beberapa komponen
penting path alat medik yang telah terukur usia pakainya (usia pakal spare telah
habis)
g) Pelaku Pemeliharaan alat medic
Berdasarkan berbagai aspek yang meliputi volume pekerjaan, kemampuan teknisi,
tingkat teknologi peralatan, fasilitas kerja dan prosedur pembiayaan yang ada di
internal RSKBBS, maka pelaksanaan pemeliharaan peralatan kesehatan
h) Jadwal Pelaksanaau Pemeliharaan Alat medic
Dan sekian banyak item alat medik yang ada di RSKBBS, maka agar dalam
pengelolaan alat medik menjadi terarah dan terkoordmasi dengan baik maka
pemeliharaan alat medilc harus dibuat jadwal pelaksanaannya. Untuk dapat
menentukan seberapa sering alat medik dilakukan pemeliharaan, teknisi membuat
pemilihan data yang berasal dan inforniasi pada manual book dan beberapa faktor
seperti: frekuensi, pemakaian alat medik, resiko-resiko fisik, dan faktor keselamatan
pasien.

PANDUAN_PERALATAN MEDIK_RSKBBS | 8
6. Kalibrasi
Dewan Standar Nasional menyatakan suatu filosofi yaitu: “setiap instrumen harus tidak
cukup baik untuk dipergunakan, sampai terbukti melalui pengujian dan kalibrasi bahwa
instrument tersebut memang baik”. Dengan mengacu pada filosofi tersebut, maka terhadap
instrumen yang masih baru harus dilakukan pengujian atau kalibrasi sebelum
dipergunakan. Kalibrasi dapat didefinisikan sebagai : Suatu kegiatan untuk menentukan
kebenaran konvensional penunjukan instrumen ukur dan bahan ukur, dengan cara
membandingkan terbadap standar ukurnya yang tertelusur (tracable) ke standar Nasional
dan /atau Internasional. Tingkat teknologi, beban kerja dan umur sangat mempengaruhi
kinerja alat kesehatan, baik untuk akurasi, ketelitian maupun keamananya. OIeh karena itu
selang waktu pengujian atau kalibrasi ulang peralatan kesehatan, dipengaruhi oleh faktor-
faktor tersebut.
1) Alat medik wajib kalibrasi
a) Berkaitan dengan kegiatan pengujian atau kalibrasi, secara teknis peralatan
kesehatan dapat dibedakan ke dalam alat kesehatan yang memiliki acuan
b) besaran dan alat kesehatan yang tidak memiliki acuan lisensi
c) Acuan besaran dapat dipergunakan sebagai pembanding terhadap nilai
2) Tanda Laik atau tidak laik Pakai
Setelah alat medik selesai dikalibrasi, akan diberikan evaluasinya dalam bentuk
perincian basil pengukuran dan disertai dengan ceklist ditempel langsung di alat
bersangkutan alat at kesehatan dinyatakan lulus pengujian atau kalibrasi apabila:
a) Penyimpangan hasil pengukuran dibandingkan dengan nilai yang diabadikan pada
alat kesehatan tersebut tidak melebihi penyimpangan yang diijinkan
b) Nilai hasil pengukuran keselamatan kerja, berada dalam nilai ambang batas yang
diijinkan
3) Petugas kalibrasi
Yang dapat melakukan pengujian kalibrasi adalah institusi penguji yang
diselenggarakan oleh pemerintah maupun sewata harus memenuhi persyaratan antara
lain:
a) berbadan hukum
b) memiiki sumber daya manusia yang ahli dalam pegujian dan kalibrasi alat medic
c) memiliki fasilitas kerja meliputi laboratorium serta peralatan uji dan kalibrasi untuk
alat medic
d) memperoleh ijin dan DEPKES RI

PANDUAN_PERALATAN MEDIK_RSKBBS | 9
7. Equipment Recall
Peralatan dipakai dan disingkirkan dan rumah sakit sesering pasien yang datang dan pergi.
Teknisi medik dan management rumah sakit harus bisa mengikuti perubahan teknologi
peralatan kedokteran yang ada sehingga mengakibatkan peralatan harus ditinjau ulang
apakah akan diganti dengan yang lebih barn atau tidak. Ada beberapa alasan untuk alat
medik perlu adanya penggantian (recall):
a. Perubahan dalain standar perawatan. Prosedur klinis yang barn dapat
menyebabkan peralatan menjadi kuno. Kemajuan teknologi dengan kriteria unjuk
kerja atau akurasi yang Iebih balk, membuat rumah sakit membeli peralatan dengan
teknologi yang Iebih memenuhi kebutuhan.
b. Faktor keamanan alat, yang dapat menambah resiko kecelakaan pasien, staf atau
pengunjung.
c. Masalah-masalah pemeliharaan, seperti perbaikan yang sering atau mahal dan
waktu nganggur yang benlebihan.
d. Usia pakal dan alat medik telah mencapai 10 sampai 15 tahun (sesuai dengan batas
maksimal usia pakai peralat medik)
e. Riwayat penggantian spare part tinggi (history kerusakan tinggi)
f. Tidak tersedianya lagi spare part baik di pasar umum ataupun sampai di pabrik asal
alat medik itu dibuat.
g. Biaya operasional tinggi.
h. Adanya kebijakan atau permintaan dan vendor alat bersangkutan mengenai alat
yang disupply akan ditarik (recall) ke pabrik dengan alasan tertentu
Dalam mengidentifikasi sebuah alat untuk diganti, unit harus melakukan tindakan tertentu,
Pertama, tanggung jawab untuk memesan suku cadang habis pakai dan khusus harus
diperhatikan sehingga tidak menambah biaya pengeluaran. Peralatan yang lama dapat
ditempatkan ditempat penyimpanan dan dipakai sebagai unit cadangan. ini pilihan yang
harus sedikit dipilih, karena tetap membutuhkan dukungan suku cadang Kemungkinan lain
dapat dipilh pembelian sistem tukarb tambah, mengkanibal suku cadang untuk menunjang
peralatan yang sejenis, memindahkann peralatan ke laboratorium penelitian, atau
menyumbangnya kepada organisasi Pilihan terakhir adalah membiarkan barang tidak bisa
dipakai dan menjualnya sebagat besi tua.
Bila vendor akan merecall produknya yang sudah terjual, maka teknisi akan melakukan
kajian bersama dengan vendor bersangkutan untuk dapat memberikan laporan tertulis
tentang adanya penggantian atau recall tersebut.

PANDUAN_PERALATAN MEDIK_RSKBBS | 10
 BAB IV
PENUTUP

Semua kegiatan yang di kelola oleh Unit Elektro medic dan peralatan Elektro medic secara
berkelanjutan di monitoring kemudian dilakukan pemeriksaan sampai tindak evaluasi di
dokumentasikan. Pelaporan dibuat secara berkala setiap bulan dan dan tahunan

PANDUAN_PERALATAN MEDIK_RSKBBS | 11