KERANGKA ACUAN

PROGRAM
PENGELOLAAN PERALATAN LABORATORIUM
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH
CARUBAN MADIUN
TAHUN 2017

1
 PROGRAM PENGELOLAAN PERALATAN LABORATORIUM

I.PENDAHULUAN
Peralatan kesehatan merupakan salah satu faktor penting dalam
penyelenggaraan pelayanan kesehatan dirumah sakit, untuk mencapai kondisi dan
fungsi peralatan yang optimal maka perlu adanya pengelolaan peralatan kesehatan.
Pengelolaan peralatan kesehatan diawali dengan perencanaan,pengadaan
,penerimaan ,pengoperasian ,pemeliharaan, kalibrasi dan penghapusan/ penarikan
alat.Peralatan kesehatan yang dikelola dengan baik diperlukan untuk mendukung
proses pemeriksaan specimen sehingga diperoleh hasil yang tepat dan akurat.

II.LATAR BELAKANG
Laboratorium merupakan salah satu unit penunjang medis di Rumah Sakit yang
berfungsi sebagai tempat untuk melakukan tindakan pemeriksaan dengan
memanfaatkan peralatan laboratorium. Kegagalan dalam pemeriksaan dengan
menggunakan peralatan laboratorium dapat disebabkan oleh faktor tenaga medik,
peralatan medik, fisik bangunan dan lingkungan yang kurang memenuhi syarat.
Peralatan laboratorium memiliki peran sangat penting dalam penyelenggaraan
pelayanan laboratorium. Oleh karena itu, kondisi maupun fungsi alat-alat tersebut
harus dalam keadaan baik sehingga dapat mendukung pelayanan secara prima.
Untuk menjamin mutu layanan yang optimal dan terpercaya, peralatan laboratorium
harus tetap terjaga dan terpelihara dengan aman dan pasti. Pelayanan yang cepat,
tepat, akurat, aman dan dapat dipercaya merupakan tuntutan dan harapan
masyarakat. Untuk itu, Instalasi Laboratorium menyusun program pengelolaan
peralatan sebagai salah satu upaya penyelenggaraan pelayanan prima.

III. TUJUAN
1. Tujuan Umum
Terpeliharanya sarana prasarana Laboratorium yang bermutu, aman, siap pakai,
layak pakai, dan nyaman sesuai dengan standar pelayanan Rumah Sakit.
2. Tujuan Khusus
Tercapainya mutu sarana dan prasarana sesuai standar pelayanan Rumah Sakit
melalui:
1. Seleksi dan Pengadaan Peralatan
2. Pengelolaan Inventarisasi Peralatan.
3. Inspeksi dan pengetesan Peralatan.
4.Kalibrasi dan Pemeliharaan Peralatan.
5.Dokumentasi, Monitoring dan evaluasi.
6.Penarikan Alat dari Peredaran jika tidak laik pakai.
7.Pendidikan dan Pelatihan

IV.KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN

Kegiatan pokok program pengelolaan fasilitas dan peralatan Laboratorium
patologi klinik di RSUD Caruban antara lain :
1. Seleksi dan Pengadaan Peralatan

2
 a.Usulan pengadaan ke bagian logistik
b.Usulan pemilihan vendor
c.Presentasi peralatan dari vendor
d. MOU
2. Pengelolaan Inventarisasi Peralatan.
Membuat daftar inventarisasi peralatan setiap tahun.
Indentifikasi dan inventarisasi peralatan dilakukan dengan cara :
a.Mencatat nama alat
b.Mencatat No Serial Number (SN) alat
c.Mencatat nama suplier alat
d.Mencatat Tanggal/Bulan/Tahun pengadaan
e.Mencatat status/kondisi alat.
f.Mencatat masa Kerjasama (Untuk Alat KSO)
3. Inspeksi dan pengetesan Peralatan.
a.uji fungsi peralatan
b.Control dengan kalibrator.
4. Kalibrasi dan Pemeliharaan Peralatan
a.Bagian Laboratorium melaksanakan pemelharaan harian dan kontrol dengan
kalibrator .
b. Bagian IPSRS berkoordinasi dengan Laboratorium patologi klinik melakukan
atau mengelolaan peralatan, pemeliharaan , pengujian, inspeksi dan kalibrasi
peralatan medis dengan terjadwal.

5. Dokumentasi, Monitoring dan evaluasi.

a.Pendokumentasian inventaris
b. Pendokumentasian kontrol.
c.Pendokumentasian kalibrasi

6. Penarikan Alat dari Peredaran jika tidak laik pakai.

Penarikan alat jika alat tidak laik pakai

7. Pendidikan dan Pelatihan

a.Cara pengoperasian peralatan baru
b.Maintenen /pemeliharaan harian , mingguan ,bulanan
c.Cara penanganan /mengatasi trobel shooting

V. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN

1. Pemilihan dan Pengadaan Peralatan
Pemilihan peralatan Laboratorium patologi klinik di RSUD Caruban
dilaksanakan berdasarkan kepentingan pelayanan yang diperlukan. Laboratorium
patologi klinik melakukan analisa kebutuhan peralatan yang diperlukan dalam
pelayanan pemeriksaan. Kemudian membuat pengajuan perencanaan pengandaan
melalui RAPB, proposal pengajuan atau mengisi form permintaan barang kepada
Rumah Sakit. Berdasarkan pengajuan tersebut tim pengadaan Rumah Sakit akan
menganalisa dan melakukan tender pengadaan barang.
Kegiatan untuk mengidentifikasi kebutuhan dan penggantian peralatan
direncanakan berdasarkan jadwal dan jangka waktu tertentu dalam bentuk
3
 perencanaan anggaran fixed aset. Kegiatan pemilihan dan pengadaan peralatan
yang dilakukan antara lain :
a. Membuat analisa dan identifikasi teknis kebutuhan Fasilitas dan peralatan
Laboratorium patologi klinik.
b. Menyusun perencanaan kebutuhan barang dalam RAPB disetiap tahun..
c. Mengajukan form permintaan barang melaluhi pihak logistik setiap bulan untuk
memenuhi kebutuhan bulanan.
d. Melakukan peninjauan penawaran dan memverifikasi spesifikasi kinerja.
e. Benchmarking dengan pesaing yang sejenis.
f. Menentukan alat yang dipilih dan melakukan pembelian/pengadaan alat yang
disepakati sesuai kebutuhan pelayanan.
2. Pengelolaan Inventarisasi Peralatan.
Inventarisasi seluruh peralatan medis di Laboratorium patologi klinik dikelola
oleh bagian Bendahara Barang. Kegiatan pengelolaan inventarisasi peralatan yang
dilakukan antara lain :
a. Membuat daftar inventarisasi peralatan setiap tahun.
Indentifikasi dan inventarisasi peralatan dilakukan dengan cara :
1) Mencatat nama alat
2) Mencatat No Serial Number (SN) alat
3) Mencatat nama suplier alat
4) Mencatat Tanggal/Bulan/Tahun pengadaan
5) Mencatat status/kondisi alat.
6) Mencatat masa Kerjasama (Untuk Alat KSO)
b. Pengelolaan peralatan secara berkala.
c. Monitoring terhadap kualitas alat dan fasilitas.
d. Membuat jadwal harian Petugas pemeliharaan alat-alat .
Kegiatatan inventarisasi peralatan berfungsi sebagai sistem pemeliharaan
alat dan penerbitan serta mencatat seluruh aktifitas setiap alat. Permintaan
pemeriksaan untuk peralatan Laboratorium patologi klinik meliputi inspeksi,
pengujian, kalibrasi, service alat dan pemeliharaan . Setiap alat memiliki nomor
identifikasi khusus untuk inventarisasi.
3. Inspeksi dan pengetesan Peralatan.
Laboratorium patologi klinik bekerjasama dengan Instalasi Pemeliharaan
Sarana (IPS) bertanggung jawab untuk mengelola keseluruhan pemeriksaan
peralatan, pengujian dan proses pemeliharaan peralatan medis Laboratorium
patologi klinik. Perawatan dan cek kondisi harian dilakukan oleh petugas .
Pemeriksaan berikutnya dilakukan sesuai dengan rekomendasi pabrik, dengan
jangka waktu pemakaian pada periode waktu tertentu.
Bagian IPSRS berkoordinasi dengan Laboratorium patologi klinik melakukan
atau mengelolaan peralatan, pemeliharaan , pengujian, inspeksi dan kalibrasi
peralatan medis dengan terjadwal.
Pekerjaan pemeliharaan, pemeriksaan dan perbaikan peralatan dilakukan
olek teknisi yang berkompeten, teknisi vendor alat atau staf Laboratorium patologi
klinik yang memenuhi syarat. Bila hasil pemeriksaan awal oleh teknisi IPS
ditemukan hal-hal yang tidak dapat diatasi, maka teknisi IPS melakukan koordinasi
dengan Laboratorium patologi klinik untuk memanggil teknisi pihak vendor alat.

4
 Inspeksi peralatan dilakukan oleh BPFK dan vendor setiap 1 tahun sekali
untuk testing dan Uji Kesesuaian alat.
4. Kalibrasi dan Perawatan Peralatan.
a. Pelaksanaan kalibrasi oleh BPFK dilakukan setiap 1 tahun sekali.
b. Perawatan peralatan dilakukan secara rutin (harian, bulanan dan tahunan).
No Jenis Alat Jenis Kegiatan
1 MIKROSKOP  Memberi pelumas pada setiap roda penggerak
 Melakukan warming Up sebelum alat digunakan
 Membersihkan table obyek dari kotoran yang dapat
mempengaruhi kualitas gambar
 Memeriksa fungsi dan perputaran kondensor
 Membersihkan alat dari debu yang menempel
 Mengkalibrasi alat minimal 1 tahun sekali
 Melakukan maintenen berkala yang dilakukan oleh
teknisi
 Melakukan perbaikan jika ada kerusakan alat
2 SYSMEX XT-  Membersihkan alat dari debu yang menempel
2000i  Membersihkan Probe setelah selesai digunakan
 Melakukan back-up data pasien ke CD
 Mengganti reagen yang telah habis
 Melakukan service berkala yang dilakukan oleh
teknisi
 Melakukan perbaikan jika ada kerusakan alat
3 MINDRAY BC  Membersihkan cover dan probe.
2600  Mengganti reagen yang telah habis
 Melakukan service berkala yang dilakukan oleh
teknisi
 Melakukan perbaikan jika ada kerusakan alat
4 EASYLITE  Membersihkan cover dan probe
PLUS  Mengganti reagen yang telah habis
 Melakukan service berkala yang dilakukan oleh
teknisi
 Melakukan perbaikan jika ada kerusakan alat
5 ELLIPSE  Membersihkan cover
 Mengganti reagen yang telah habis
 Menyimpan hasil pemeriksaan di cd
 Melakukan service berkala yang dilakukan oleh
teknisi
 Melakukan perbaikan jika ada kerusakan alat
6 SENTRIFUGE  Membersihkan cover
 Melakukan service berkala yang dilakukan oleh
teknisi
 Melakukan perbaikan jika ada kerusakan alat
7 OVEN  Membersihkan cover
 Memeriksa suhu
 Melakukan service berkala yang dilakukan oleh

5
 teknisi
 Melakukan perbaikan jika ada kerusakan alat
8 VERIFY U 500  Membersihkan cover
 Melakukan service berkala yang dilakukan oleh
teknisi
 Melakukan perbaikan jika ada kerusakan alat
9 SYSMEX  Membersihkan cover
CA 104  Melakukan service berkala yang dilakukan oleh
teknisi
 Melakukan perbaikan jika ada kerusakan alat
10 HOSPITEX  Membersihkan cover
 Memberi pelumas pada setiap roda penggerak
 Memeriksa intensitas cahaya lampu
 Melakukan service berkala yang dilakukan oleh
teknisi
 Melakukan perbaikan jika ada kerusakan alat

5. Dokumentasi, Monitoring dan Evaluasi

Alat utama dan sumber daya yang dibutuhkan untuk pengumpulan data /
manajemen / pengelolaan adalah sebuah sistem komputerisasi pengelolaan
pemeliharaan. Sistem ini menggabungkan inventarisasi peralatan, catatan riwayat
service alat dalam daftar inventaris, sistem permintaan pekerjaan alat dan jadwal
pemeliharaan preventif. Sistem ini digunakan administrasi untuk menelusuri
peralatan, memulai permintaan pekerjaan, mengukur indikator kinerja,
menentukan trend kegagalan peralatan, mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan
menghasilkan laporan pengelolaan untuk perencanaan perbaikan dan peningkatan
teknik pengelolaan selanjutnya.
Monitoring dan evaluasi terhadap kualitas alat dan fasilitas diserahkan
kepada IPS, dan selanjutnya selalu berkoordinasi dengan logistik untuk kesesuaian
spesifikasi peralatannya.
6. Penarikan Alat dari Peredaran
Bagian teknik IPS berkoordinasi dengan Instalasi Laboratorium bertanggung
jawab untuk mengelola peralatan medis yang ditarik dari peredaran (recall).
Informasi mengenai produk yang ditarik dari peredaran diterima dari berbagai
sumber eksternal. Sumber eksternal berkorespondensi langsung ke manager
bagian teknik untuk memberitahukan produk yang ditarik secara resmi disertai
dengan keterangan lengkap mengenai penyebab penarikannya. Ketika suatu
peralatan yang ditarik dari peredaran diidentifikasi, merupakan tindakan yang
tepat diambil untuk mengantisipasi bahaya.
Bagian teknisi melakukan proses tersebut menggunakan sistem inventarisasi
peralatan medis untuk mengetahui peralatan yang dimaksud. Jika keadaan
memungkinkan, alat disingkirkan dari unit pelayanan dan diganti dengan alat lain
yang aman dan efektif. Dalam kasus yang tidak biasa ketika tidak tersedia alat
pengganti, bagian teknik memberikan bantuan kepada pengguna alat untuk

6
 memastikan bahwa bahaya yang teridentifikasi dapat diminimalkan sampai alat
dapat diperbaiki. Alat yang disingkirkan dari pelayanan dijaga oleh bagian teknik
sampai alat dapat dinyatakan aman kembali.
7. Pendidikan dan Pelatihan
a. Untuk pengguna peralatan (User)
Pengguna peralatan memerlukan orientasi peralatan baik pada saat baru
diterima bekerja, setelah menerima tanggung jawab pekerjaan yang baru,
setelah pengenalan peralatan baru atau saat penentuan kebutuhan individual.
Laboratorium bertanggung jawab untuk memberikan orientasi kepada
karyawan agar memiliki kemampuan yang dibutuhkan untuk dapat
menggunakan peralatan dengan aman di lingkungan kerja .Laboratorium juga
bertanggung jawab untuk mengembangkan rencana pendidikan dan pelatihan
penggunaan alat yang dituangkan dalam program pendidikan dan pelatihan
tahunan.
b. Untuk pengelola peralatan
Pengelola peralatan memerlukan orientasi untuk peralatan yang baru
diterima . Kepala Instalasi Laboratorium memberikan orientasi kepada
karyawan untuk menyiapkan staf dengan kemampuan yang dibutuhkan untuk
memelihara dan atau menggunakan peralatan di lingkungan kerja di
Laboratorium .
Setelah pengenalan peralatan baru, kepala Instalasi Laboratorium
menilai metodologi apa yang paling sesuai digunakan sehingga diperoleh
keterampilan yang diperlukan untuk memelihara dan atau menggunakan
peralatan yang baru tersebut dan mencari pelatihan yang sesuai.
.

VI.SASARAN
Semua peralatan laboratorium :
1.Barang yang menjadi asset RSUD CARUBAN
2.Barang dengan kerjasama

VII.JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN

Terlampir

VIII EVALUASI
Evaluasi pemeliharaan dilakukan oleh :
1. tenaga analis (ATLM) setiap hari(checklist)
2. IPSRS setiap 3 bulan .
3. Vendor setiap 3 bulan.

IX.PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN

Pengelolaan Fasilitas dan peralatan di Instalasi Laboratorium RSUD Caruban
menggunakan sistem pengelolaan yang bekerjasama dengan bagian IPSRS Rumah
7
Sakit. Monitoring terhadap kualitas alat dan fasilitas diserahkan kepada panitia
IPSRS dengan segenap jajaran, dan selanjutnya selalu berkoordinasi dengan
Laboratorium untuk kesesuaian spesifikasi peralatannya.
Pencatatan dan pelaporan program pengelolaan fasilitas dan peralatan
Laboratorium dilakukan dengan pengisian data antara lain pada :
1. Daftar inventarisasi alat
2. Daftar atau kartu maintenace alat
3. Proposal pengajuan peralatan
4. Laporan bulanan
Setiap kegiatan yang dilaksanakan oleh Instalasi Laboratorium dilaporkan dan
dievaluasi satu tahun sekali. Hasil evaluasi tersebut dijadikan sebagai acuan tindak
lanjut dari pelaksanaan yang telah dilakukan. Tindak lanjut tersebut bisa berupa
perbaikan, penggantian atau mengadaan peralatan baru.
Demikian kerangka acuan Program Pengelolaan Peralatan Laboratorium ini
dibuat di Rumah Sakit Umum Daerah Caruban Madiun Tahun 2017.

Madiun, Januari 2017

Kepala Instalasi Laboratorium Koordinator Instalasi Laboratorium

dr. NUZULUL QURIYAH, Sp. PK MASRI ULFAH

19741003 200501 2 000 197405071994032003

8
 JADWAL PELAKSANAAN PROGRAM PENGELOLAAN PERALATAN TAHUN 2017
INSTALASI LABORATORIUM PATOLOGI KLINIK RSUD CARUBAN

No Kegiatan Sasaran Penanggung Uraian Kegiatan Pelaksana Rencana Bulan

jawab Biaya 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Pemilihan Tersedianya Kepala a. Membuat pengajuan Kepala
dan peralatan Instalasi peralatan yang Instalasi
Pengadaan Laboratorium Laboratorium diperlukan Laboratorium
Peralatan yang aman, dan b. Mengajukan form Sesuai Kebutuhan
tepat guna sesuai permintaan barang
kebutuhan pasien melalui pihak
logistik
2 Pengelolaan Peralatan Kepala a. Membuat daftar Bendahara
Inventarisasi Laboratorium Instalasi inventarisasi Barang
Peralatan terinventarisasi Laboratorium peralatan
dan terkelola b. Melakukan ATLM
dengan baik perawatan dan
pengecekan kondisi
peralatan harian
3 Inspeksi dan Peralatan - IPS a. Inspeksi peralatan BPFK
Testing Laboratorium - Kepala dilakukan
Peralatan aman digunakan Instalasi b. Testing dan uji BPFK
untuk pemenuhan Laboratorium kesesuaian alat
pelayanan
4 Kalibrasi dan Peralatan - IPS a. Pelaksanaan BPFK
Perawatan Laboratorium - Kepala kalibrasi
Peralatan terkalibrasi Instalasi b. Pelaksanaan IPS

9
 rutin dan baik Laboratorium kegiatan perawatan
peralatan
Laboratorium
5 Monitoring
dan evaluasi
Peralatan
6 Penarikan
Peralatan
dari
peredaran
7 Pendidikan Vendor Kegiatan pelatihan Vendor
dan pelatihan

10