PROGRAM PENGELOLAAN PERALATAN

INSTALASI LABORATORIUM

RUMAH SAKIT SATRIA MEDIKA

2018

ii
 DAFTAR ISI
DAFTAR ISI..........................................................................................................................................................ii
A. PENDAHULUAN.............................................................................................................................................1
B.TUJUAN............................................................................................................................................................ 1
C. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN........................................................................................2
D. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN..........................................................................................................2
E. SASARAN........................................................................................................................................................6
F. JADWAL PELAKSANAAN.............................................................................................................................7
G. EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN TINDAK LANJUT............................................................7
H. PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN....................................................................7

ii
A. PENDAHULUAN
Peralatan laboratorium merupakan salah satu faktor penunjang yang sangat
penting dalam penyelenggaraan pelayanan kesehatan kepada masyarakat, baik di
Rumah Sakit maupun di sarana pelayanan kesehatan lainnya, sehingga kondisi dan
fungsi peralatan laboratorium harus baik agar dapat mendukung pelayanan medik yang
prima pada sarana pelayanan kesehatan tersebut.
Pengembangan pelayanan yang berorientasi pada keselamatan pasien di Rumah
Sakit Satria Medika membutuhkan tersedianya sarana dan prasarana yang memadai
sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi mutakhir. Banyak faktor
yang mempengaruhi perkembangangan pelayanan. Faktor utama adalah peningkatan
mutu pelayanan kepada pasien yang merupakan bagian tak terpisahkan dari pelayanan
kesehatan di Rumah Sakit dalam menegakkan diagnosis. Faktor lainnya adalah
efisiensi dan efektifitas peralatan yang digunakan di laboratorium.
Untuk menjamin mutu pelayanan laboratorium, maka peralatan laboratorium
harus terjaga dan terpelihara dengan baik. Pelayanan laboratorium yang bermutu,
unggul dan profesional merupakah harapan dari masyarakat. Pelayanan laboratorium
yang aman harus tanpa kesalahan dalam pemeriksaan, interpretasi hasil, verifikasi dan
validasi hasil. Kesalahan dan ketidaktelitian dalam pemeriksaan mengakibatkan
kerugian baik pada pasien maupun Rumah Sakit serta dapat mengakibatkan
peningkatan angka kematian.
Program pengelolaan peralatan laboratorium menjadi salah satu cara untuk
mengatasi permasalahan tersebut di atas.

B.TUJUAN
1. Tujuan Umum
Meningkatkan jaminan kualitas pelayanan laboratorium sesuai dengan ilmu
pengetahuan dan teknologi di bidang kedokteran
2. Tujuan Khusus
a. Meningkatkan pengawasan, monitoring dan evaluasi pemanfaatan reagensia
dan peralatan laboratorium sehingga dapat memberikan manfaat yang besar
bagi pelayanan pada pasien
b. Pemilihan dan pengadaan peralatan laboratorium bertujuan untuk
meningkatkan jumlah layanan pemeriksaan laboratorium dan menunjang mutu
layanan Rumah Sakit.aa
c. Pengelolaan dan pemeliharaan peralatan laboratorium bertujuan untuk
menjamin semua alat dapat berfungsi dengan baik sehingga dapat
dioperasionalkan, dapat diterima serta aman bagi para operator.

1
C. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN

1. Perencanaan
2. Seleksi dan pengadaan peralatan
3. Instalasi peralatan baru
4. Edukasi staf
5. Kalibrasi dan pengujian alat
6. Maintenance peralatan
7. Troubleshooting
8. Service and repair
9. Retiring and disposing
10. Monitoring dan evaluasi

D. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN

1. Perencanaan
a. Menganalisis kebutuhan peralatan instalasi laboratorium
b. Menetapkan jenis alat yang akan digunakan sesuai dengan jenis layanan
c. Menetapkan jumlah alat yang dibutuhkan sesuai dengan volume pelayanan (jumlah
layanan dan frekuensi layanan)
d. Memastikan unit alat yang akan dipesan secara lengkap (termasuk spare part dan
aksesoris)
e. Memastikan mendapat paket pelatihan bagi petugas laboratorium
f. Memastikan mendapat layanan purna jual, ketersediaan serta suplai spare part dan
reagensia
g. Memastikan infrastruktur laboratorium mendukung peralatan yang dipesan
h. Membuat anggaran biaya pengadaan alat laboratorium
i. Menentukan sistem pengadaan alat (pembelian atau kerjasama operasional)

2. Seleksi dan Pengadaan

a. Instalasi laboratorium mengajukan usulan pengadaan / permintaan alat sesuai
dengan prosedur yang berlaku (sesuai program dan kebutuhan)
b. Menyerahkan formulir permintaan pengadaan alat ke bagian pembelian medik
c. Bagian pembelian medik menerima formulir permintaan pengadaan alat, kemudian
mencari penawaran dan kualifikasi alat serta harga dari pihak distributor; sekurang-
kurangnya 3 distributor kecuali bila alat tersebut dibawa oleh distributor tunggal

2
 d. Pihak distributor masing-masing mempresentasikan alat yang ditawarkan dan
menjawab pertanyaan yang diajukan dalam rangka mengetahui detail alat
e. Instalasi laboratorium mengajukan usulan pemilihan alat laboratorium berdasarkan
urutan prioritas
f. Usulan instalasi laboratorium akan dikaji oleh pihak direksi, manajemen dan
yayasan untuk menentukan alat mana yang akan dipilih dan status alat tersebut
(beli atau KSO)

3. Instalasi Peralatan Baru

a. Menyiapkan disain ruangan yang memadai bagi peralatan yang akan digunakan
b. Menyiapkan kebutuhan listrik, de-ionized water dan saluran pembuangan limbah
c. Melakukan pemeriksaan fisik alat yang akan diinstal:
 mencocokkan alat dengan perjanjian kerja sama (PKS) dan brosur mengenai
merk, tipe / model dan jumlah unit
 dokumen teknis yang terdiri dari certificate of origin, test certificate, annual
(operation, service, installation, schematic diagram) serta ijin edar
d. Pelaksanaan pemasangan alat oleh vendor yang ditunjuk
e. Pelaksanaan pengujian alat secara keseluruhan melalui uji bagian-bagian alat
dengan kemampuan maksimum sehingga dapat diketahui apakah secara
keseluruhan alat tersebut dapat dioperasikan dengan baik sesuai fungsinya oleh
teknisi vendor
f. Melakukan uji keselamatan untuk memperoleh kepastian tidak ada bahaya yang
ditimbulkan akibat pemakaian alat tersebut, misalnya kebocoran arus listrik,
pembumian, kebocoran saluran pembuangan dll
g. Melakukan uji coba alat serta kesiapan operator sebelum alat digunakan
h. Serah terima alat dari vendor ke petugas laboratorium

4. Edukasi Staf
a. Menentukan jenis peralatan yang perlu pelatihan
b. Menginventarisir tenaga teknis laboratorium yang memerlukan pelatihan, melakukan
pendataan semua tenaga teknis laboratorium sesuai dengan UTW dan peralatan
c. Menentukan tenaga teknis yang memerlukan pelatihan
d. Menentukan jenis pelatihan yang dibutuhkan
e. Mencari dan menentukan narasumber pelatihan
f. Menentukan tempat dan waktu pelatihan
g. Melaksanakan pelatihan
h. Melakukan evaluasi hasil pelatihan. Tenaga teknis laboratorium yang telah
mengikuti pelatihan dilakukan observasi setelah 1 bulan mengikuti pelatihan

3
 5. Kalibrasi dan pengujian alat
Kalibrasi di Rumah Saki Satria Medika Bekasi dilakukan saat awal ketika alat baru
diinsta ldan diuji fungsi yang selanjutnya dilakukan secara berkala sesuai instruksi pabrik.
Di Laboratorium Rumah Sakit Satria Medika Bekasi untuk peralatan yang dimiliki
sendiri kalibrasi dan pemeliharaan dilakukan setiap bulan rutin dan saat itu juga bila ada
permasalahan dengan pembacaan hasil pemeriksaan. Peralatan yang KSO dilakukan
kalibrasi setiap setahun sekali, pemeliharaan yang dilakukan setiap setahun sekali oleh
teknisi alat. Setiap peralatan seperti mikropipet dilakukan kalibrasi setiap setahun
sekali oleh pihak yang berkompeten.
Kalibrasi bertujuan untuk memastikan apakah peralata diperiksa dengan baik dan
akurat. Kalibrasi dapat dilakukan oleh teknisi penjual alat, petugas laboratorium yang
mempunyai kompetensi dan pernah dilatih, atau oleh institusi yang berwenang.
6. Maintenance alat
a. Maintenance harian
 Sysmex XP – 100, Maintenance harian meliputi :
o Mematikan Alat
o Check ketersediaan reagen
o Check SRV Tray

 Mindray BS-120, Maintenance harian meliputi:

o Check ketersedian Reagen
o Check ketersediaan cuvet
o Check ketersediaan dionized water
o Mematikan alat

 Easylite elektrolit Analyzer

o Check ketersediaan reagen
o Melakukan prosedur Daily Clean
b. Maintenance rutin
Maintenance rutin dilakukan oleh teknisi dari vendor tiap 6 bulan sekali.
Jadwal maintenance alat-alat laboratorium adalah sebagai berikut :
 Sysmex Xp-100 (hematologi rutin 3 diff) dilakukan 4 bulan sekali oleh
teknisi rekanan dan sewaktu-waktu apabila terjadi trouble
 Mindray BS-120 (kimia klinik) dilakukan 2 bulan sekali oleh teknisi rekanan
dan sewakt-waktu apabila terjadi trouble
 Easylite (elektrolit) dilakukan 3 bulan sekali oleh teknisi rekanan dan
sewaktu-waktu apabila terjadi trouble

4
6. Troubleshooting

1. Jika alarm error alat berbunyi atau alat tidak dapat dihidupkan, petugas
laboratorium melapor ke kepala jaga
2. Kepala jaga berkoordinasi dengan koordinator laboratorium klinik
3. Koordinator Laboratorium melakukan verifikasi trouble dan melakukan langkah-
langkah troubleshooting seperti yang tertuang pada manual book alat
4. Koordinator Laboratorium menelpon teknisi vendor dan dipandu untuk
mengatasi trouble bila memungkinkan, bila tetap tidak dapat diatasi maka
teknisi vendor diminta datang untuk melakukan perbaikan
5. Saat teknisi datang, petugas dan Koordinator Laboratorium memberitahukan
kerusakan yang dialami pada teknisi
6. Setelah teknisi selesai melakukan perbaikan, teknisi menyerahkan work
service report kepada petugas laboratorium
7. Setelah proses perbaikan dilakukan, didokumentasikan dengan melakukan cek
list QC harian, mengisi log book / kartu maintenancealat dan teknisi membuat
job shift

8. Perawatan and Perbaikan

Perawatan alat laboratorium adalah upaya yang dilakukan untuk menjaga
performa alat pada kondisi yang baik guna mendapatkan hasil pemeriksaan yang
akurat. Perawatan dilakukan secara berkala oleh teknisi dari IPSRS jika alat tersebut
milik pribadi dan teknisi dari vendor jika alat tersebut berstatus KSO.

9. Retiring and disposing

Semua peralatan laboratorium yang digunakan untuk pemeriksaan berstatus
KSO (Kerja Sama Operasional). Retiring dan disposing alat dilakukan apabila terjadi
kerusakan pada alat yang tidak dapat diperbaiki atau masa pinjam pakai yang
tertuang dalam addendum telah habis.

10. Monitoring dan Evaluasi

a. Melakukan inventarisasi pada semua peralatan laboratorium
b. Melakukan monitoring kelayakan peralatan berdasar kalibrasi dan maintenance
yang dilakukan
c. Melakukan evaluasi pemakaian alat disusul dengan tindak lanjutnya berupa
penentuan apakah alat tersebut digunakan atau tidak digunakan lagi di instalasi
laboratorium

5
E. SASARAN

1. Semua pengadaan peralatan melalui proses seleksi.

2. Semua peralatan di Laboratorium teridentifikasi dan terinventarisasi.
3. Semua peralatan di Laboratorium termonitor kondisi, kalibrasi dan pemeliharaannya.
4. Semua problem, problem solving dan kondisi peralatan terdokomentasi dengan baik.

No Kegiatan Sasaran Target PIC

1 Perencanaan 100 % Ka Instalasi

2 Seleksi dan pengadaan alat 100 % Ka Instalasi

3 Instalasi peralatan baru 100 % Ka Instalasi

4 Edukasi staf 100 % Ka Instalasi

5 Kalibrasi dan pengujian alat 100 % Ka Instalasi

6 Maintenance 100 % Ka Instalasi

7 Troubleshooting 100 % Ka Instalasi

8 Service and repair 100 % Ka Instalasi

9 Retiring and disposing 100 % Ka Instalasi

10 Monitoring dan evaluasi 100 % Ka Instalasi

6
 F. JADWAL PELAKSANAAN
KEGIATAN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 KETERANGAN
1 Perencanaan
2 Seleksi dan
pengadaan
peralatan
3 Instalasi dilakukan bila sudah mendapat
peralatan baru persetujuan dari direktur

4 Edukasi staf dilakukan bila alat baru sudah ter

install
5 Kalibrasi dan
pengujian alat
6 Maintenance dilakukan setiap bulan
peralatan
7 Troubleshooting dilakukan sewaktu bila terjadi trouble
shooting
8 Service and dilakukan setiap bulan
repair
9 Retiring and dilakukan bila alat tidak dapat ber
disposing fungsi dan perlu di ganti baru

10 Monitoring dan
evaluasi

G. EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN TINDAK LANJUT

Evaluasi dan pelaporan pelaksanaan program pengelolaan peralatan

laboratorium dilakukan setelah terealisasi. Laporan pelaksanaan kegiatan program
pengelolaan peralatan laboratorium kepada Direktur Medik dan Perawatan

H. PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN

- Pencatatan : dilakukan pencatatan hasil terealisasinya program pengelolaan

laboratorium
- Laporan pelaksanaan kegiatan terealisasinya program pengelolaan peralatan
laboratorium kepada Ka-Instalasi Laboratorium, Kabag Penunjang Medik dan
Direksi
- Evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan setiap akhir tahun

7
Bekasi, 8 januari 2018
Mengetahui,
Direktur Koordinator Instalasi Laboratorium,

dr. Satriawan Resi Resnawati, Amd.AK