PANDUAN

PENGELOLAAN
PERALATAN
RADIOLOGI
RUMAH SAKIT GIGI
DAN MULUT YARSI

RUMAH SAKIT GIGI DAN MULUT YARSI

JL. LETJEND SUPRAPTO KAV 13 JAKARTA 59346
Telp (0291) 438234, 088802530101 Fax (0291) 434711
Email :mardirahayu@gmail.com
2014
 BAB I
PENDAHULUAN

I.1. Latar Belakang

Bagian Radiologi merupakan salah satu bagian pelayanan di Rumah Sakit Gigi Dan
Mulut YARSI yang bekerja sama dengan bagian lain untuk mewujudkan pelayanan
kesehatan yang baik. Sebagai sarana penunjang Bagian Radiologi juga berkomitmen untuk
mewujudkan visi Rumah Sakit Gigi Dan Mulut YARSI dan program “Patien Safety” yang
menjadi prioritas Rumah Sakit sesuai Keputusan Mentri Kesehatan.
Mutu Pelayanan kesehatan bidang Radiologi tidak saja ditentukan oleh kualitas
sumber daya manusia penyelenggara pelayanan, tetapi juga sangat ditentukan oleh kualitas
sarana, prasarana dan peralatan yang digunakan, oleh sebab itu kemampuan Radiografer
dalam mengelola khususnya memelihara sarana, prasarana dan peralatan dalam batas
kewenangannya sangat menentukan kualitas hasil layanan yang diberikan.
Mengingat pentingnya managemen pengelolaan peralatan radiologi maka Rumah Sakit Gigi
Dan Mulut YARSI perlu untuk membuat panduan program pengelolaan peralatan radiologi .

I.2. TUJUAN
A. TUJUAN UMUM
Sebagai acuan atau petunjuk bagi petugas radiologi dalam melakukan program
pengelolaan peralatan radiologi di Rumah Sakit Gigi Dan Mulut YARSI

B. TUJUAN KHUSUS
1. Petugas radiologi dapat melakukan pelaksanaan pengelolaan peralatan radiologi
di Rumah Sakit Gigi Dan Mulut YARSI
2. Meningkatkan pengawasan , monitoring dan evaluasi pemanfaatan radiasi
sehingga memungkinkan manfaat yang semakin besar dibanding dengan resiko
bahaya yang ditimbulkan
3. Pemilihan dan pengadaan peralatan Radiologi dan diagnostik imaging bertujuan
untuk meningkatkan jumlah layanan pemeriksaan radiologi yang sekaligus akan
menunjang mutu layanan rumah sakit.
4. Pengelolaan dan Pemeliharaan peralatan radiologi dan diagnostik imaging
bertujuan untuk menjamin bahwa semua alat menjaga peralatan berfungsi
dengan baik sehingga dapat dioperasionalkan pada tingkatan yang dapat diterima
sekaligus aman bagi para operator .
 BAB II
RUANG LINGKUP

1. Perencanaan , seleksi, dan pengadaan peralatan

2. Instalasi peralatan radiologi
3. Inventaris alat
4. Pendidikan dan pelatihan
5. Kalibrasi dan uji kesesuaian alat radiologi
6. Maintenance
7. Troubel shooting dan perbaikan alat
8. Penarikan alat
9. Monitoring dan Evaluasi
 BAB III
TATALAKSANA

1. Perencanaan , seleksi, dan pengadaan peralatan

a. Menganalisa kebutuhan peralatan Instalasi radiologi .
b. Menetapkan jenis alat yang digunakan sesuai dengan jenis layanan.
c. Menetapkan jumlah alat yang dibutuhkan sesuai dengan volume pelayanan
(jumlah layanan dan frekuensi layanan).
d. Memastikan unit alat yang dipesan lengkap (termasuk suku cadang, aksesoris).
e. Memastikan memperoleh paket pelatihan bagi petugas operasional.
f. Memastikan memperoleh layanan purna jual, ketersediaan dan suplay suku
cadang serta bahan baku.
g. Memastikan infrastruktur radiologi mendukung peralatan yang dipesan.
h. Membuat anggaran biaya pengadaan alat.
i. Menentukan sistem pengadaan alat (pembelian atau kerjasama dengan
distributor).
j. Bagian Radiologi mengajukan usulan pengadaan / permintaan alat sesuai dengan
prosedur yang berlaku (sesuai program dan kebutuhan).
k. Menyerahkan formulir permintaan pengadaan alat ke Bagian Pembelian Medis.
l. Bagian pembelian medis menerima formulir permintaan pengadaan alat
kemudian mencari penawaran & kuaklifikasi alat dan harga dari pihak
distributor.
m. Para pihak distributor masing – masing mempresentasikan alat yang ditawarkan
dan menjawab pertanyaan yang diajukan dalam rangka mengetahui detail alat.
n. Bagian radiologi mengajukan usulan pemilihan alat berdasarkan urutan prioritas
o. Setelah dikaji Pihak Direksi & manajemen maka ditentukan alat mana yang akan
diambil /Proses penawaran pembelian atau kerjasama (KSO)
p. Instal alat di radiologi
q. Pelatihan operator

2. Instalasi peralatan radiologi

a. Menyiapkan desain ruangan sesuai dengan standar dari bapeten
b. Menyiapkan kebutuhan listrik
c. Melakukan pemeriksaan fisik alat yang akan diinstal :
 mencocokkan alat dengan kontrak dan brosur : Merk, tipe/model, jumlah,
 Dokumen teknis yang terdiri dari : Certificate of Origin, Test Certificate,
anual (operation, service, installation, wiring/schematic diagram), Izin
Edar.
d. Pelaksanaan pemasangan alat oleh vendor
e. Pelaksanaan pengujian alat secara keseluruhan, melalui uji bagian-bagian alat
dengan kemampuan maksimum (secara teknis saat itu) tanpa beban sebenarnya,
sehingga dapat diketahui apakah secara keseluruhan suatu alat dapat dioperasikan
dengan baik sesuai fungsinya oleh teknisi vendor
 f. Melakukan uji keselamatan yang merupakan suatu bentuk pengujian yang
dilakukan terhadap produk untuk memperoleh kepastian tidak adanya bahaya
yang ditimbulkan sebagai akibat penggunaan produk tersebut, seperti arus bocor,
pembumian, radiasi bocor dan paparan radiasi dll.
g. Melakukan uji coba alat dan probandus yang setuju serta kesiapan operator
sebelum alat dioperasionalkan
 operator yang telah mengikuti training mengoperasikan pengoperasian
alat, dengan pasien/beban sesuai kebutuhan.
 kemampuan fungsi dan kemampuan teknis alat.
h. Serah terima alat dari vendor

3. Infentaris alat
a. Membuat daftar infentaris alat-alat radiologi sesuai dengan jenis dan keberadaan
alat di radiologi dengan mengidentifikasi dengan cara;
i. Nama alat
ii. No. SN
iii. Supplier
iv. Tgl/bln/thn pengadaan
v. Status alat
vi. No Aktiva (untuk alat milik rumah sakit)
vii. Masa Kerjasama (untuk alat KSO)
b. Peralatan Medis dan Non Medis tiap bulan sekali dilakukan pencatatan dan
pengontrolan semua peralatan Radiologi
c. Petugas radiologi/ pelaksana umum melakukan pengontrolan peralatan radiologi
dan diagnostik imaging dan pengecekan kesesuaian label .
d. Jika ada label yang rusak petugas radiologi melaporkan ke bagian acounting
untuk diganti label.
e. Petugas radiologi melakukan pencatatan semua peralatan Radiologi dan
mencocokkan barang yang ada dan jika ada barang yang baru dilakukan
pencatatan dalam catatan infentaris untuk dilaporkan ke bagian acounting
f. Memberi label jika ada peralatan yang baru
g. Melaporkan hasil inventaris Kepada kepala Bagian Radiologi kemudian
diserahkan ke Bagian Acounting Rumah Sakit Gigi Dan Mulut YARSI

4. Pendidikan dan pelatihan

a. Menetukan Jenis Perlatan yang perlu pelatihan.
Menentukan alat yang perlu dilakukan pelatihan di instalasi radiologi.
b. Menginventaris Tenaga Teknis Radiologi yang perlu pelatihan.
Dilakukan dengan pendataan terhadap semua Tenaga Teknis Radiologi sesuai
dengan UTW dan peralatan.
 c. Menetukan Tenaga Teknis Radiologi yang perlu pelatihan
Menentukan Tenaga Teknis Radiologi sesuai dengan UTW dan peralatan yang
harus mengikuti pelatihan.
d. Menentukan Jenis pelatihan
Menentukan Jenis pelatihan yang sesuai kebutuhan dengan Tenaga teknis yang
harus mengikuti pelatihan.
e. Mencari dan menentukan narasumber pelatihan
Mencari dan menentukan narasumber yang sesuai dengan jenis pelatihan yang
dibutuhkan.
f. Menetukan Waktu Dan Tempat Pelatihan
Bersama narasumber membuat kesepakatan waktu dan tempat pelatihan.
g. Melaksanakan Pelatihan
Pelatihan dilaksakankan untuk tenaga teknis sesuai jenis pelatihan pada waktu
dan tempat yang telah ditentukan.
h. Melakukan Evaluasi Hasil Pelatihan
Tenaga teknis Radiologi yang telah mengikuti pelatihan di lakukan observasi
setelah 1 bulan melakukan pelatihan

5. Kalibrasi dan uji kesesuaian alat radiologi

a. Kalibrasi sekali dalam satu tahun dan uji kesesuaian peralatan radiologi dalam 4
tahun sekali
b. Usulan dari radiologi ke Direktur melalui Divisi Penunjang . lewat program
tahunan
c. Pendaftaran kalibrasi dan uji kesesuaian ke Badan penguji
d. Menerima surat tagihan dari badan penguji
e. Meminta persetujuan pembayaran tagihan dari badan penguji ke DIRUT
f. Pembayaran biaya kalibrasi/uji kesesuaian setelah ada persetujuan dari DIRUT
g. Penjadwalan kalibrasi/ uji kesesuaian dari badan penguji
h. Pelaksanaan kalibrasi/uji kesesuaian dengan pendampingan teknisi IPSRS.
i. Khusus untuk peralatan X-Ray dilakukan uji Kesesuaian alat oleh badan yang
telah ditunjuk oleh BAPETEN tiap 4 tahun sekali
j. Setelah proses kalibrasi dilakukan, didokumentasikan dengan :
- mengisi cek list QC harian.
- Mengisi Log Book perawatan peralatan di masing masing file alat
- Menyimpan hasil kalibrasi/Uji kesesuaian alat di masing masing file alat

6. Maintenance
a. Pemeliharaan harian
- Pesawat selalu dibersihkan dari debu dan juga cairan yang tumpah
dari pasien karena akan membuat peralatan menjadi cepat berkarat, atau
sisa bahan kontras dapat membuat cacat pada gambar. Dengan
menggunakan bahan pembersih sesuai rekomendasi pabrik
 - Pelumasan
Bagian-bagian yang bergerak perlu diberi pelumas seperti roda gigi serta
roda penggerak lainnya. Bahan pelumas harus sesuai dengan rekomendasi
dari pabrik. Hal ini berkordinasi dengan bagian IPSRS / teknisi.
- Pemeriksaan fungsi pesawat
Pastikan semua fungsi pada pesawat tersebut dapat berfungsi dengan baik,
sesuai dengan batas toleransi yang diizinkan
- Mengecek suhu agar optimal untuk operasional alat

b. Maintenance rutin
Maintenance rutin dilakukan oleh teknisi IPSRS tiap 3 bulan sekali
Maintenance yang dilakukan dengan vendor yang dilakukan 4 x dalam satu
tahun.
Yoshida maintenance dilakukan 3 bulan sekali oleh teknisi rekanan dan sewaktu-
waktu jika terjadi troubel
7. Troubel shooting dan perbaikan alat
a. Jika alat dinyalakan kembali tidak bisa hidup , Radiografer melapor ke bagian
sarana prasarana lewat telepon disertai dengan menulis di blangko laporan
kerusakan.
b. Petugas sarana prasarana datang untuk melakukan verifikasi .
c. Petugas sarana prasarana meneruskan laporan kerusakan kepada teknisi PT Henli
Jaya.
d. Petugas sarana prasarana menelpon teknisi yoshida dan dipandu untuk mengatasi
troubel dan jika tidak bisa diatasi minta supaya teknisi yoshida datang untuk
perbaikan.
e. Apabila teknisi PT Henli Jaya datang, petugas radiologi memberitahukan kepada
petugas sarana prasarana untuk mendampingi teknisi PT Henli Jaya memperbaiki
alat sampai selesai.
f. Setelah teknisi selesai memperbaiki, teknisi menyerahkan service report kepada
petugas sarana prasarana.
g. Setelah proses perbaikan dilakukan, didokumentasikan dengan mengisi cek list
QC harian , mengisi log book pemeliharaan harian dan teknisi membuat laporan
job shit

8. Penarikan alat
A. PENARIKAN ALAT KARENA ALAT RUSAK
1) Petugas ruangan membuat bon perbaikan ke bagian PSRS.
2) Petugas PSRS mendokumentasikan laporan dan memberitahukan ke Petugas
Teknik bahwa ada alat mengalami kerusakan.
3) Petugas Teknik mengecek ke ruangan untuk memastikan bahwa peralatan
tersebut benar – benar rusak.
 4) Apabila benar rusak peralatan dibawa ke bengkel teknik untuk dicek lebih lanjut,
apabila salah satu sparepartnya yang rusak maka dilaporkan ke Kepala Seksi
Teknik untuk dibelikan sparepart tersebut.
5) Kepala Seksi Teknik meminta ke Bagian Pembelian Non Medis untuk mencari
sparepart. Apabila sparepart tidak ada maka bagian Pembelian Non Medis
melaporkan ke Kepala Seksi Teknik.
6) Petugas Teknik membuat catatan di bon Perbaikan Barang yang rusak bahwa alat
tidak bisa diperbaiki, ditandatanggani oleh Kepala Seksi Teknik dan Kepala
Bagian PSRS.
7) Petugas PSRS memberitahukan ke Petugas Ruangan bahwa alat tidak bisa
diperbaiki.
8) Petugas Ruangan mengambil bon perbaikan yang sudah disetujui ganti baru di
bagian PSRS.

B. PENARIKAN ALAT KARENA REGULASI PERATURAN

1. Petugas PSRS menerima surat dari direktur bahwa peralatan dengan spesifikasi
ini tidak diperbolehkan pemerintah untuk digunakan lagi.
2. Petugas Teknik melakukan identifikasi peralatan tersebut.
3. Petugas Teknik mengajukan jumlah alat untuk dilakukan pergantian dengan yang
baru.
4. Direktur memutuskan untuk dilakukan penarikan secara keseluruhan atau
bertahap.
5. Petugas Teknik melakukan penarikan barang sesuai dengan keputusan direksi.
6. Petugas PSRS mendokumentasikan penarikan peralatan tersebut

C. PENARIKARIKAN ALAT KARENA DITARIK VENDOR

1. Petugas PSRS menerima surat dari vendor bahwa peralatan dengan spesifikasi ini
tidak diperbolehkan untuk digunakan lagi.
2. Petugas Teknik melakukan identifikasi peralatan tersebut.
3. Petugas Teknik mengajukan jumlah alat untuk dilakukan pergantian dengan yang
baru.
4. Direktur memutuskan untuk dilakukan penarikan secara keseluruhan atau
bertahap.
5. Petugas Teknik melakukan penarikan barang sesuai dengan keputusan direksi.
6. Petugas PSRS mendokumentasikan penarikan peralatan tersebut.

D. PENARIKAN ALAT KARENA TIDAK BISA DIKALIBRASI

1. Petugas ruangan membuat bon perbaikan ke bagian PSRS.
2. Petugas PSRS mendokumentasikan laporan dan memberitahukan ke Petugas
Teknik bahwa ada alat mengalami kerusakan.
3. Petugas Teknik mengecek ke ruangan untuk memastikan bahwa peralatan
tersebut benar – benar tidak sesuai standar.
4. Petugas Teknik melakukan identifikasi peralatan tersebut.
5. Petugas Teknik mengajukan penarikan alat untuk dilakukan pergantian dengan
yang baru.
6. Direktur memutuskan untuk dilakukan penarikan.
7. Petugas Teknik melakukan penarikan barang sesuai dengan keputusan direksi.
8. Petugas PSRS mendokumentasikan penarikan peralatan tersebut
 BAB IV
DOKUMENTASI

A. Kebijakan yang mendasari pelayanan

1. Peraturan Pemerintah No. 33 Tahun 2007 tentang Keselamatan Radiasi Pengion
dan Keamanan Sumber Radioaktif
2. Keputusan mentri Kesehatan RI No. 1014/MENKES/SK/IX/2008 tentang Standar
Pelayanan Radiologi Diagnostik di sarana pelayanan kesehatan
3. Peraturan Kepala Badan Pengawas Tenaga Nuklir No.8 Tahun 2011 tentang
Keselamatan radiasi dalam penggunaan pesawat sinar-X radiologi diagnostik dan
intervensional
4. SK Nomor : 088/SK/DIR/XII/2014, tentang Kebijakan Pelayanan Radiologi
Rumah Sakit Gigi Dan Mulut YARSI

B. Pedoman pelayanan suatu unit kerja yang mendasari pelayanan

1. Pedoman Pelayanan Radiologi

C. SPO-SPO terkait proses kerja yang disebutkan di dalam panduan ini

1. SPO Perbaikan alat
2. SPO QC dan pengoperasian peralatan radiologi
3. SPO

D. Form-form yang digunakan di dalam proses kerja

1. Chek List QC Harian
2. Logbook Perawatan peralatan
3. Job sheet / laporan pemeliharaan alat dari vendor

E. Metodologi pendokumentasian proses kerja ini

1. Chek List QC Harian
Cheek List QC Harian disimpan/dilekatkan pada masing-masing peralatan radiologi
2. Log Book Perawatan preralatan
Log Book Perawatan peralatan disimpan pada masing- masing file jenis peralatan
radiologi
3. Job Sheet laporan pemeliharaan alat dari vendor
Jobsheet laporan pemeliharaan alat dari vendor disimpan pada masing- masing file
jenis peralatan radiologi

Ditetapkan di Jakarta
Pada tanggal 23 Desember 2016
Direktur RSGM Yarsi

Drg. Liana Zulfa, Sp. Perio, MARS