PROGRAM PENGELOLAAN PERALATAN

A. PENDAHULUAN
Peralatan radiologi merupakan peralatan yang memiliki peraan sangat penting
dalam penyelenggaraan pelayanan kesehatan kepada masyarakat, baik dirumah sakit
maupun di sarana pelayanan kesehatan lainnya. Oleh karena itu, kondisi maupun
fungsi alat-alat radiologi harus dalam keadaan baik sehingga dapat mendukung
pelayanan medis secara prima pada sarana pelayanan kesehatan tersebut.

Dalam upaya pengembangan pelayanan terhadap keselamatan pasien di Rumah

Sakit, sangatlah dibutuhkan adanya sarana dan prasarana yang memadai sesuai dengan
perkembangan ilmu dan teknologi terkini. Banyak faktor yang melatarbelakangi
perkembangan yang ada ,selain atas dasar pertimbangan efisiensi dan
efektifitas ,pertimbangan yang lebih utama adalah meningkatkan mutu pelayanan
terhadap pasien/pelanggan dimana radiologi adalah bagian yang tidak terpisahkan dari
pelayanan di Rumah Sakit yang berperan penting dalam menegakkan diagnosa
penyakit,dengan demikian radiologi mengupayakan adanya sarana prasarana sesuai
dengan standar dan permintaan pemeriksaan yang ada.

B. LATAR BELAKANG
Untuk menjamin mutu pelayanan yang optimal dan terpercaya,peralatan tetap
terjaga dan terpelihara secara aman dan pasti. Pelayanan radiologi yang cepat, tepat,
teliti, aman dan dapat dipercaya merupakan tuntutan dan harapan masyarakat.
Pelayanan radiologi klinik yang rasional dan aman dengan akibat tanpa ada kesalahan
dalam pemeriksaan dan interpretasi hasil, terverifikasi dan validasi secara aman.
Kesalahan dan ketidak telitian dalam pekerjaan mengakibatkan kerugian baik terhadap
pasien maupun rumah sakit bahkan mengakibatkan tingkat kematian bertambah.
Program pengelolaan peralatan radiologi menjadi salah satu jawaban untuk
mengatasi masalah tersebut diatas.
C. CAKUPAN
Seluruh alat medis yang ada di Instalasi Radiologi Rumah Sakit , baik itu yang
dimiliki sendiri, sewa, kerjasama operasi, maupun pinjaman tercakup dalam
perencanaan ini. Kompetensi staf yang bertanggung jawab untuk pemeliharaan alat
medis juga tercakup dalam perencanaan ini.

D. TANGGUNG JAWAB
1. Kepala Instalasi bertanggung jawab untuk membuat perencanaan pengadaan
peralatan medis sesuai kebutuhan yang ada dan perkembangan tekhnologi terkini,
untuk mendukung upaya Unit Radiologi Rumah Sakit dalam memberikan
pelayanan terbaik, aman, bermutu tinggi dan inovatif, sesuai dengan visi dan
misinya.
2. Kepala Instalasi bertanggung jawab untuk memberikan orientasi kepada staf baru
perihal peralatan medis yang akan digunakannya. Jika diminta, staf Bagian Teknik
Pemeliharaan Sarana Prasarana dapat memberikan bantuan. Hal yang sama juga
berlaku untuk alat baru dan staf yang dapat penugasan baru. Kepala Unit juga
bertanggung jawab secara harian dalam pemeliharaan alat dan wajib segera
melaporkan kepada Bagian Teknik Pemeliharaan Sarana dan Prasarana jika ada
masalah pada alat medis di area kerjanya.
3. Setiap karyawan bertanggung jawab untuk mempelajari dan mengikuti prosedur
kerja spesifik agar dapat mengoperasikan peralatan medis dengan aman.

E. SELEKSI DAN PENGADAAN ALAT MEDIS

Seluruh pihak yang terkait dengan alat medis yang akan dilibatkan secara aktif
dalam pemilihan pengadaan alat. Kegiatan untuk mengindentifikasi kebutuhan dan
penggantian peralatan direncanakan berdasarkan jadwal dan jangka waktu tertentu
dalam bentuk perencanaan anggaran fixed asset. Kegiatan yang dilakukan selama
proses seleksi mencakup, namun tidak terbatas pada, mengindentifikasi spesifikasi
teknis, membuat permintaan barang, meninjau penawaran memverifikasi spesifikasi
kinerja, benchmarking dengan pesaing yang sejenis, melakukan kunjungan lapangan,
dan negosiasi dengan vendor. Keputusan pengadaan alat dilakukan oleh panitia
pembelian setelah mempertimbangkan berbagai faktor diatas.
F. INVENTARISASI PERALATAN MEDIS
Inventarisasi seluruh peralatan medis di Instalasi Radiologi dikelola oleh Bagian
Teknik Pemeliharaan Sarana Prasarana menggunakan system yang terkomputerisasi.
Membuat daftar inventaris alat-alat radiologi sesuai dengan jenis dan keberadaan alat
dengan mengindentifikasi dengan cara :
1. Nama alat
2. No.SN
3. Supplier
4. Tgl / bln / tahun pengadaan
5. Status alat
6. No.Aktivasi ( untuk alat milik Rumah Sakit )
7. Masa kerjasama ( untuk alat KSO )
Sistem tersebut berfungsi sebagai sistem pemeliharaan alat dan menerbitkan
serta mencatat seluruh akatifitas permintaan pekerjaan untuk setiap alat. Permintaan
pekerjaan itu mencakup inspeksi, pengujian, kalibrasi, dan pemeliharaan preventif.
Setiap alat memiliki nomor identifikasi khusus untuk inventarisasi.

A. INSPEKSI, PENGUJIAN, DAN PEMELIHARAAN PREVENTIF

1. Bagian IPSRS bertanggung jawab untuk mengelola keseluruhan pemeriksaan ,
pengujian, dan proses pemeliharaan peralatan medis di Instalasi Radiologi. Seluruh
Peralatan medis baru di Instalasi Radiologi diperiksa oleh teknisi Bagian IPSRS
sebelum digunakan pada pasien. Pemeriksaan berikutnya dilakukan sesuai dengan
rekomendasi pabrik, pemakaian, dan periode waktu tertentu.
2. Peralatan medis yang bukan milik RS tapi digunakan di rumah sakit juga diperiksa
sebelum penggunaan awal pada pasien. Contoh peralatan yang tidak dimiliki oleh
rumah sakit meliputi :
a. Alat medis kerjasama operasional ( KSO)
b. Alat medis sewa
c. Alat medis pinjaman
d. Alat demonstrasi / trial ,dll
3. Bagian IPSRS berkoordinasi dengan Instalasi Radiologi melakukan atau mengelola
pemeliharaan preventif, pengujian, inspeksi dan kalibrasi peralatan medis dengan
terjadwal. Pekerjaan pemeliharaan, perbaikan di prioritaskan berdasarkan : alat
 Utama ( pesawat X-Ray, Processing Unit, pesawat USG ) ,alat penunjang , dan
peralatan rutin ( Viewer , lampu periksa , Sterilisator ) .
4. Pekerjaan pemeriksaan , pengujian dan pemeliharaan prevetif dilakukan oleh staf
Bagian IPSRS yang berkompeten, staf teknisi vendor, atau outsource yang
memenuhi syarat.
5. Staf teknisi Bagian IPSRS tersedia 24 jam sehari , tujuh hari seminggu untuk
mengantisipasi permasalahan peralatan medis yang timbul.
6. Bila hasil pemeriksaan awal oleh staf teknisi Bagian IPSRS ditemukan hal-hal yang
tidak dapat diatasi , maka staf teknisi Bagian IPSRS melakukan koordinasi dengan
Instalasi Radiologi / user untuk memanggil teknisi pihak Vendor.

B. DOKUMENTASI, PEMANTAUAN, EVALUASI, DAN PENINGKATAN

1. Alat utama dan sumber daya untuk pengumpulan data / manajemen / pengelolaan
adalah sebuah system komputerisasi pengelolaan pemeliharaan. Sistem ini
menggabungkan inventarisasi peralatan, semua catatan riwayat service alat dalam
daftar iventaris, system permintaan pekerjaan dan jadwal pemeliharan preventif.
Sistem ini digunakan sebagai alat administrasi untuk menelusuri peralatan, memulai
permintaan pekerjaan, mengukur indikator kinerja menentukan trend kegagalan
peralatan, mengindentifikasi kebutuhan pelatihan, dan menghasilkan laporan
pengelolaan selanjutnya.
2. Bagian IPSRS berkoordinasi dengan Instalasi Radiologi melakukan beberapa
aktifitas peninjauan lain dalam rangka evaluasi. Misalnya:
a. Tinjauan perusahaan kontrak / sewa alat
b. Tinjauan perusahaan kontrak perbaikan alat
c. Tinjauan perusahaan kontrak kerjasama antara lain : pembuangan limbah medis ,
sampah , dan lain-lain.
3. Hasil tinjauan tersebut digunakan untuk perencanaan perbaikan dan
program peningkatan selanjutnya.
C. PENARIKAN ALAT DARI PEREDARAN
1. Bagian IPSRS berkoordinasi dengan Instalasi Radiologi bertanggungjawab untuk
mengelola peralatan medis yang ditarik dari peredaran ( recall ).
2. Informasi mengenai produk yang ditarik dari peredaran diterima dari berbagai
sumber eksternal berkorespondensi langsung ke Kepala IPSRS untuk
memberitahukan produk yang ditarik secara resmi disertai keterangan lengkap
mengenai penyebab penarikannya. Ketika suatu peralatan yang ditarik dari
peredaran diindentifikasi , tindakan yang tepat diambil untuk mengatasi bahaya.
3. Bagian IPSRS melakukan proses tersebut menggunakan system inventarisasi
peralatan medis untuk mengetahui peralatan yang dimaksud. Jika keadaan
memungkinkan, alat disingkirkan dari unit pelayanan dan diganti dengan alat lain
yang aman dan efektif.
Dalam kasus yang tidak biasa ketika tidak tersedia alat pengganti ,staf Bagian
IPSRS memberikan bantuan kepada pengguna alat untuk memastikan bahwa bahaya
yang terindentifikasi dapat di minimalkan sampai hal itu dapat diperbaiki. Alat yang
disingkirkan dari pelayanan dijaga oleh Bagian IPSRS sampai dapat dinyatakan aman
untuk dipakai kembali.

D. PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

1. Untuk Pengguna peralatan :
a. Pengguna peralatan memerlukan orientasi untuk peralatan baik pada saat baru
diterima bekerja , setelah menerima tanggung jawab pekerjaan yang baru ,
setelah pengenalan peralatan baru, atau saat penentuan kebutuhan individual.
b. Setelah diterima bekerja pertama kali atau menerima tanggung jawab pekerjaan
baru, Instalasi Radiologi bertanggung jawab untuk memberikan orientasi
kepada karyawan agar memiliki kemampuan yang dibutuhkan untuk dapat
menggunakan peralatan dengan aman dilingkungan kerja mereka. Unir
Radiologi bertanggung jawab untuk mengembangkan rencana pendidikan dan
pelatihan tersebut, yang dituangkan dalam program pendidikan dan pelatihan
tahunan.
 2. Untuk Pengelola Peralatan :
a. Pengelola peralatan memerlukan orientasi untuk peralatan baik pada saat baru
diterima bekerja, setelah menerima tanggung jawab pekerjaan baru, atau pada
saat pengenalan peralatan baru.
b. Setelah diterima bekerja pertama kali atau menerima tanggung jawab pekerjaan
baru, Kepala Ruangan Radiologi memberikan orientasi kepada karyawan untuk
menyiapkan staf dengan kemampuan yang dibutuhkan untuk memelihara dan
atau menggunakan peralatan di lingkungan kerja Unit Radiologi.
c. Setelah pengenalan peralatan baru , Kepala Ruangan Radiologi menilai
metodologi apa yang paling sesuai untuk memperoleh ketrampilan yang
diperlukan untuk memelihara dan atau menggunakan peralatan yang baru
tersebut dan mencari pelatihan yang sesuai.

E. PEMANTAUAN DAN KEPATUHAN

Kinerja Instalasi dan Staf dipantau pada monitoring utilisasi peralatan tersebut.
Kepatuhan dengan kebijakan dan prosedur di nilai dan dilaporkan kepada Komite
Keselamatan Rumah Sakit.
 REFERENSI

1. The University of Michigan Hospital and Health Centers Equipment Management

Plan 2010.
2. Harborview Medical Center Medical Equipment Management 2010.
3. Pedoman Pengujian dan Laliberasi Alat Kesehatan Dirjen Pelayanan Medik Jakarta
2001.

Kepala Instalasi Radiologi

Dr. H Saiful Iskandar, Sp.Rad, M.Kes